印章使用流程与管理制度

印章使用流程与管理制度一、总则1.目的为规范公司印章的使用，加强印章管理，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。3.印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章。

二、印章的刻制、启用与废止1.印章的刻制公司各类印章的刻制须由行政部门统一办理。申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、使用范围等信息，并经使用部门负责人、分管领导审核，报总经理批准。行政部门持总经理批准的《印章刻制申请表》到公安机关指定的合法刻章单位刻制印章。2.印章的启用新印章刻制完成后，行政部门应及时登记印章的名称、规格、启用日期、发放部门等信息，并填写《印章启用登记表》。新印章启用前，应在印模卡上预留印样，注明启用日期、发放部门等内容，由行政部门负责人、分管领导签字确认后存档。行政部门将启用的印章发放给使用部门，并做好发放记录。使用部门收到印章后，应指定专人保管，并在《印章保管登记表》上签字确认。3.印章的废止印章因磨损、遗失、损坏或使用期满等原因需要废止时，使用部门应填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经使用部门负责人、分管领导审核，报总经理批准。行政部门根据总经理批准的《印章废止申请表》，收回废止的印章，并在《印章废止登记表》上登记印章名称、规格、废止日期等信息。废止的印章应及时销毁，销毁时需有行政部门、使用部门及相关监督人员在场，并在《印章销毁登记表》上签字确认。

三、印章的保管1.保管原则公司印章应实行专人保管制度，确保印章安全。印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。2.保管职责公司公章、法定代表人章由行政部门负责人保管。合同专用章由合同管理部门负责人保管。财务专用章由财务部门负责人保管。部门章由各部门负责人指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置，防止印章被盗用、丢失或损坏。如因保管不善造成印章丢失或损坏，保管人员应承担相应的责任。3.保管要求印章保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码或钥匙，确保印章的安全。印章保管人员应定期检查印章的使用情况，如发现印章有磨损、损坏等情况，应及时向行政部门报告，并申请更换印章。印章保管人员因工作调动、离职等原因不再保管印章时，应及时办理印章交接手续，将印章及相关资料移交给新的保管人员，并在《印章保管交接登记表》上签字确认。

四、印章的使用1.使用原则公司印章的使用应遵循"严格审批、规范使用、登记备案"的原则。未经批准，任何部门和个人不得擅自使用公司印章。2.使用范围公司公章适用于以公司名义对外签订的合同、协议、文件、信函等重要事项。法定代表人章适用于公司法定代表人在相关文件、合同等上的签字。合同专用章适用于公司对外签订的各类合同。财务专用章适用于公司财务收支、结算等相关业务。部门章适用于本部门内部的文件、通知、报告等。3.使用流程申请：使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印内容、用印份数、用印日期等信息，并经使用部门负责人审核签字。审批：根据用印事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般事项用印，由分管领导审批。重要事项用印，由总经理审批。登记：印章保管人员对经审批的《印章使用申请表》进行登记，注明用印日期、用印事项、用印人、审批人等信息，并在《印章使用登记表》上加盖印章。用印：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，在用印文件或材料上加盖相应的印章，并确保印章清晰、端正。存档：用印完毕后，印章保管人员将《印章使用申请表》、用印文件或材料等进行整理归档，以备查阅。4.特殊情况处理如遇紧急情况需要用印，但无法按照正常流程进行审批时，使用部门应电话请示分管领导或总经理同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。如因工作需要，需携带印章外出使用时，必须经总经理批准，并填写《印章外出使用申请表》，注明外出时间、地点、事由等信息。印章外出期间，应由专人负责保管，使用完毕后应立即归还印章保管部门，并在《印章外出使用登记表》上签字确认。

五、印章使用的监督与检查1.监督部门公司行政部门负责对印章使用情况进行监督检查。2.检查内容印章使用是否符合本制度的规定，包括使用范围、使用流程、审批权限等。印章保管是否安全，是否存在被盗用、丢失或损坏等情况。《印章使用申请表》、《印章使用登记表》等相关记录是否完整、准确。3.检查方式定期检查：行政部门每季度对印章使用情况进行一次全面检查。不定期抽查：行政部门不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时整改。4.违规处理对于违反本制度规定使用印章的部门和个人，行政部门将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚，并责令其立即改正。如因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。

六、附则1.本制度由公司行政部门负责解释和修订。2.本制度自发布之日起生效实施。

附件：1.《印章刻制申请表》2.《印章启用登记表》3.《印章保管登记表》4.《印章废止申请表》5.《印章销毁登记表》6.《印章保管交接登