会议室使用管理制度

会议室使用管理制度1.目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目组使用公司会议室的相关管理活动。二、会议室分类及设施配备1.会议室分类大型会议室：可容纳[X]人以上，适用于公司级大型会议、重要活动等。中型会议室：可容纳[X][X]人，常用于部门会议、项目研讨会等。小型会议室：可容纳[X]人以下，主要用于小组讨论、一对一沟通等。2.设施配备大型会议室：配备投影仪、音响系统、麦克风、电子白板、空调、桌椅等。中型会议室：配备投影仪、音响设备、麦克风、桌椅、空调等。小型会议室：配备投影仪、桌椅、空调等基本设施。三、会议室使用申请1.申请流程提前预约：使用部门或个人需提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细注明会议主题、时间、参会人数、预计时长等信息。提交申请：将填写完整的申请表提交至行政部。行政部对申请信息进行审核，审核通过后予以安排。紧急申请：如遇紧急情况需要使用会议室，可在使用前[X]小时内提出申请，但需说明紧急原因，经行政部及相关领导批准后方可使用。2.申请信息填写要求会议主题：明确、简洁地概括会议主要内容。时间：准确填写会议开始时间和结束时间，注意避免与其他重要安排冲突。参会人数：如实填写预计参会人数，以便合理安排会议室。预计时长：根据会议内容预估会议所需时间，以便行政部统筹安排会议室资源。四、会议室安排原则1.先申请先安排：按照申请时间先后顺序安排会议室，确保公平、公正。2.重要优先：对于公司级重要会议、紧急会议，优先安排会议室。3.合理匹配：根据会议规模和需求，合理安排相应类型的会议室，避免资源浪费。五、会议室使用规定1.使用时间使用者应在申请的时间段内使用会议室，如需提前进入或延迟离开，需提前告知行政部并得到同意。如因特殊情况需要变更使用时间，应至少提前[X]小时通知行政部，经行政部重新安排后方可变更。2.使用人数会议室使用人数不得超过该会议室规定的最大容纳人数，以确保参会人员有舒适的会议环境。如因会议需要增加临时参会人员，需提前通知行政部，经行政部确认会议室可容纳后，方可增加。3.设备使用使用者应正确操作会议室设备，如发现设备故障或异常，应及时通知行政部进行维修。使用完毕后，应关闭投影仪、音响等设备电源，整理好桌椅，保持会议室整洁。4.环境卫生使用者需保持会议室环境卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾。会议结束后，应清理会议产生的文件、纸张等垃圾，将会议室恢复原状。六、会议室维护与管理1.日常巡检行政部安排专人负责会议室的日常巡检，检查设备运行情况、环境卫生等，及时发现并解决问题。巡检人员应填写《会议室巡检记录表》，记录巡检时间、发现问题及处理情况等信息。2.设备维护定期对会议室设备进行维护保养，确保设备正常运行。对于出现故障的设备，及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。根据设备使用情况和技术发展，适时对会议室设备进行更新升级。3.钥匙管理会议室钥匙由行政部统一管理，使用部门或个人如需借用钥匙，需填写《会议室钥匙借用申请表》，经行政部批准后领取。借用人员应妥善保管钥匙，不得转借他人，使用完毕后及时归还行政部。七、会议室使用费用管理1.费用标准公司内部会议原则上不收取使用费用。如因特殊情况需要使用外部会议场地或设备，产生的费用由使用部门或项目组承担。2.费用报销使用部门或项目组在使用会议室过程中产生的费用，应按照公司财务制度进行报销。报销时需提供相关发票、费用明细清单等凭证，并填写《会议室费用报销申请表》，经审批后到财务部办理报销手续。八、违规处理1.未按规定申请未经申请擅自使用会议室的，行政部有权责令其停止使用，并视情节轻重给予警告或相应的处罚。2.未按时使用或变更未在申请时间段内使用会议室，且未提前通知行政部的，取消其下次申请会议室的资格。未按规定提前通知行政部变更使用时间的，每次给予警告处分；因变更时间影响其他部门正常使用会议室的，承担相应的责任。3.设备损坏因使用者操作不当导致会议室设备损坏的，由使用者照价赔偿。故意损坏会议室设备的，除照价赔偿外，给予严重警告处分；情节严重的，追究其法律责任。4.环境卫生问题对未保持会议室环境卫生的部门或个人，给予口头警告，并责令其立即清理。多次违反环境卫生规定的，给予相应的处罚。九、附则1.本制度自发布之日