收发文件管理制度

收发文件管理制度一、总则1.目的为加强公司文件收发管理，确保文件传递的准确、及时、安全，提高工作效率，规范公司文件处理流程，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及与公司有业务往来的外部单位之间文件的收发、传递、归档等管理工作。3.文件分类公司文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、决议、纪要等正式文件。部门文件：各部门自行制定和发布的工作安排、业务指导、内部沟通等文件。外来文件：上级主管部门、政府部门、合作单位等发来的各类文件、函件、资料等。

二、文件收发管理职责1.行政部负责公司文件收发管理工作的归口管理，制定和完善文件收发管理制度。负责公司各类文件的统一接收、登记、编号、分发、归档等工作。对各部门文件收发工作进行指导、监督和检查，确保文件处理流程规范、有序。负责与外部单位文件收发的沟通协调工作，及时处理外来文件。2.各部门负责本部门文件的起草、审核、签发、打印、分发等工作，并确保文件内容准确、格式规范。明确专人负责本部门文件的收发工作，及时接收行政部分发的文件，并按要求进行处理。负责将本部门形成的文件及时整理、分类，定期移交行政部归档。对涉及多个部门的文件，主办部门负责组织相关部门进行会签、协调，并跟踪文件的执行情况。

三、文件收文管理1.文件接收行政部指定专人负责文件接收工作，接收人员应及时、准确地接收各类文件，包括纸质文件、电子文件等。接收人员在收到文件后，应检查文件的完整性、准确性，如发现文件有破损、缺页、字迹不清等问题，应及时与发文单位联系解决。对于紧急文件，接收人员应立即通知行政部负责人，并按照规定的程序进行处理。2.文件登记接收人员对收到的文件进行详细登记，登记内容包括文件编号、文件名称、发文单位、发文日期、密级、份数、附件等信息。登记应使用统一的文件登记表，确保登记信息准确、完整，并及时录入公司文件管理系统。3.文件编号行政部对接收的公司文件进行统一编号，编号规则为：[年份][部门代码][文件序号]。其中，年份为文件形成年份的后两位数字，部门代码由行政部根据公司部门设置统一编制，文件序号为该部门当年形成文件的流水号。外来文件编号由行政部根据文件来源和类别进行分类编号，编号应体现文件的来源、年份、类别等信息，以便于管理和查询。4.文件分发行政部根据文件内容和性质，按照规定的分发范围进行文件分发。分发时，应填写文件分发登记表，注明文件名称、分发部门、分发日期、签收人等信息。对于涉及多个部门的文件，行政部应组织相关部门进行会签后再行分发。会签部门应在规定时间内完成会签，并将意见反馈给行政部。文件分发后，行政部应及时跟踪文件的传阅情况，确保文件能够及时、准确地传达到相关人员手中。5.文件传阅收到文件的部门或个人应按照文件传阅要求，及时进行传阅，并在文件传阅登记表上签字确认。传阅顺序一般按照文件规定执行，如无规定，则按照部门级别、业务关联度等顺序进行传阅。传阅人员应认真阅读文件内容，如有意见或建议，应在文件上批注，并及时反馈给行政部。对于紧急文件或重要文件，传阅人员应优先处理，确保文件能够及时传递和落实。

四、文件发文管理1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合国家法律法规和公司相关规定，表述准确、简洁、清晰。起草文件时，应明确文件的主题、目的、范围、主要内容、执行要求等要素，并确保文件格式规范。涉及多个部门的文件，主办部门应组织相关部门进行会签，会签意见应作为文件起草的重要参考依据。2.文件审核文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件的合法性、准确性、完整性、规范性等方面。部门负责人应认真审核文件内容，提出修改意见，并在文件审核表上签字确认。对于不符合要求的文件，应退回起草部门进行修改。3.文件签发经部门负责人审核通过的文件，应提交公司领导签发。公司领导根据文件内容和职责范围进行签发，签发后的文件方可生效。涉及公司重大决策、重要事项等文件，应按照公司决策程序进行审批后再行签发。4.文件打印与盖章文件签发后，由行政部负责按照规定的格式和份数进行打印。打印文件应确保字迹清晰、格式规范、页面整洁。需要盖章的文件，应按照公司印章管理制度办理盖章手续。盖章时，应确保印章清晰、端正，与文件内容相符。5.文件分发与存档文件打印盖章后，行政部按照文件分发范围进行分发，并将文件原件及电子文档存档。存档应按照文件分类和编号进行整理，确保文件存储安全、便于查询。行政部应定期对存档文件进行清理和检查，对过期、无效文件进行销毁处理，确保文件存档的有效性和完整性。

五、文件保密管理1.文件密级划分根据文件内容的敏感程度和重要性，将文件划分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密文件：涉及公司核心机密，一旦泄露将给公司造成重大损失的文件，如公司战略规划、财务报表、重大项目方案等。机密文件：涉及公司重要业务信息，泄露后可能对公司业务产生较大影响的文件，如业务合同、技术资料、客户信息等。秘密文件：涉及公司一般业务信息，泄露后可能对公司造成一定影响的文件，如内部工作安排、一般性通知等。2.保密措施密级文件应存放在专门的保密柜中，并由专人负责保管。保密柜应设置密码锁，并定期更换密码。查阅、借阅密级文件应严格履行审批手续，经公司领导批准后方可进行。查阅、借阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播文件内容。在文件传递过程中，应采取加密传输、专人递送等方式，确保文件安全。对于绝密文件，应实行专人专车递送。定期对文件保密情况进行检查和评估，发现问题及时采取措施进行整改。对违反文件保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。

六、文件归档管理1.归档范围公司各类文件，包括收文、发文、会议纪要、工作计划、工作总结、合同协议等均应进行归档。各部门应将本部门形成的具有保存价值的文件及时整理归档，不得擅自留存或销毁。2.归档要求归档文件应齐全完整、真实准确、格式规范，字迹应清晰、耐久。归档文件应按照文件分类和编号顺序进行整理，编制文件目录，注明文件名称、编号、日期、保管期限等信息。归档文件应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照规定的格式和命名规则进行存储。3.档案保管期限根据文件的性质和重要程度，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及公司重大决策、重要资产、核心业务等具有长期保存价值的文件。长期保管的档案：保管期限为[具体年限]年的档案，主要包括公司一般性业务文件、重要会议资料等。短期保管的档案：保管期限为[具体年限]年的档案，主要包括一般性通知、临时性工作文件等。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅档案的，应填写档案查阅申请表或借阅登记表，经部门负责人或公司领导批准后方可进行。查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。借阅档案应严格遵守借阅期限，到期应及时归还。如因特殊情况需要延长借阅期限的，应办理续借手续。

七、文件销毁管理1.销毁范围已过保管期限且无保存价值的文件。因工作失误或其他原因形成的重复、无效文件。涉及公司商业秘密、敏感信息等需要销毁的文件。2.销毁程序由行政部定期对需要销毁的文件进行清理和登记，填写文件销毁申请表，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息。文件销毁申请表经部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。文件销毁应采用安全可