公司费用报销管理制度34906

公司费用报销管理制度34906一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则费用报销应遵循真实性、合理性、必要性、合规性的原则。报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚报、假报费用。

二、费用报销的审批流程1.一般流程费用发生后，报销人应及时整理相关票据，并填写费用报销单。报销单应注明费用明细、金额、用途、报销日期等信息。将填写好的报销单及相关票据提交给部门负责人审核。部门负责人应根据工作实际情况，对费用的真实性、合理性进行审核，并签署意见。部门负责人审核通过后，报销单流转至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性以及金额的准确性进行审核。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求补充或更正。财务审核通过后，报销单提交给公司领导审批。公司领导根据公司财务状况和相关规定进行审批。审批通过的报销单交回财务部门，财务人员按照公司规定的支付方式进行报销款项的支付。2.特殊情况对于金额较大或特殊性质的费用报销，可能需要经过公司高层会议或专项审批流程进行决策。例如，超过一定金额的业务招待费、重大项目的差旅费等，应提前提交详细的费用预算和说明，经相关会议讨论通过后，方可按照审批流程进行报销。

三、费用报销的分类及标准1.差旅费定义：员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。标准城市间交通费：根据职级和实际需要选择合适的交通工具，凭有效票据报销。具体标准如下：公司高层领导：可乘坐飞机头等舱、高铁一等座等。部门负责人：可乘坐飞机经济舱、高铁二等座等，如有特殊情况需乘坐更高等级交通工具，需提前申请并获批准。普通员工：一般乘坐火车硬座、高铁二等座、长途汽车等，如需乘坐飞机经济舱，需提前申请并说明原因。住宿费：根据出差地区的不同，设定不同的住宿标准。一线城市及经济发达地区，一般员工每天住宿费标准为[X]元，部门负责人为[X]元；二线城市及一般地区，一般员工每天住宿费标准为[X]元，部门负责人为[X]元。如有多人同行且符合合住条件的，应安排合住。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，每人每天标准为[X]元。市内交通费：根据实际情况凭票据报销，一般每人每天标准为[X]元。如因工作需要乘坐出租车的，需注明事由并经部门负责人批准。2.业务招待费定义：公司为开展业务经营活动需要而发生的宴请、招待客户等费用。标准：业务招待费应严格控制，遵循必要、合理的原则。每次业务招待前，应填写《业务招待申请单》，详细注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人和公司领导审批后执行。招待费用报销时，应附上申请单及相关发票。年度业务招待费总额不得超过公司年度销售收入的[X]%。3.办公费定义：公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹等办公用品费用。标准：各部门应根据实际工作需要，制定办公用品采购计划，经部门负责人审批后交行政部门统一采购。办公用品报销时，应提供正规发票及采购清单，由行政部门进行审核确认。4.通讯费定义：员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等。标准：公司根据员工职级设定不同的通讯费补贴标准。高层领导每月补贴[X]元，部门负责人每月补贴[X]元，普通员工每月补贴[X]元。员工凭话费发票在补贴标准范围内报销，超出部分自理。如有特殊情况需要提高通讯费补贴标准的，需经公司领导批准。5.差旅费定义：员工因参加培训、会议等公务活动所发生的交通、住宿、餐饮等费用。标准：参加外部培训、会议的费用报销，需提供培训或会议通知作为附件。交通、住宿费用按照差旅费相关标准执行，餐饮费用按照实际发生额在合理范围内报销，但不得超过当地差旅费伙食补助费标准。培训、会议期间如有主办方统一安排食宿的，应扣除相应补贴。6.车辆费用定义：公司车辆发生的加油费、过路费、停车费、保养费、修理费等。标准：车辆费用报销应提供正规发票，并注明车辆使用事由。加油费应与车辆行驶里程相匹配，过路费、停车费等凭票据实报销。车辆保养、修理费应提前申请，经审批后到指定的维修保养点进行维修，报销时提供维修清单和发票。公司自有车辆实行定额管理，每月每辆车的费用定额为[X]元，超出部分需说明原因并经审批。

四、费用报销的凭证要求1.发票报销必须取得合法有效的发票。发票应具备税务部门统一监制章、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等要素，且字迹清晰、内容完整。发票应加盖发票专用章，印章清晰可辨。对于增值税专用发票，还需确保发票信息准确无误，密码区清晰完整，否则可能影响发票的认证抵扣。发票不得涂改、挖补，如有错误，应由开票方重新开具或在原发票上加盖作废章后重新开具正确发票。2.其他凭证除发票外，部分费用报销可能还需要提供其他凭证，如火车票、飞机票、住宿清单、会议通知、培训证书等。这些凭证应与费用报销内容相关，能够证明费用发生的真实性和合理性。对于自制凭证，如差旅费报销单、办公用品采购清单等，应填写规范、内容完整，并由相关人员签字确认。

五、费用报销的时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内完成报销申请，将填写完整的报销单及相关凭证提交给部门负责人。如因特殊原因未能及时报销的，需提前向部门负责人说明情况并获得批准。2.部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核，并提交给财务部门。3.财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核。如审核通过，应提交给公司领导审批；如审核不通过，应及时反馈给报销人并说明原因。4.公司领导应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批。5.财务部门在报销单审批通过后的[X]个工作日内安排报销款项的支付。对于采用银行转账方式支付的，应确保收款信息准确无误；对于采用现金支付的，应按照公司现金管理规定进行支付。

六、费用报销的监督与检查1.财务部门负责定期对公司费用报销情况进行检查和统计分析，及时发现费用报销过程中存在的问题，并提出改进建议。2.审计部门有权对公司费用报销情况进行不定期审计，检查费用报销的真实性、合理性、合规性以及审批流程的执行情况。对于发现的违规行为，将按照公司相关规定进行严肃处理。3.公司鼓励员工对费用报销过程中的违规行为进行监督举报。对于经查实的举报行为，公司将给予举报人一定的奖励，并对违规责任人进行相应的处罚。

七、违规处理1.对于虚报、假报费用的员工，一经发现，除追回已报销款项外，还将视情节轻重给予警告、罚款、降职降薪、解除劳动合同等处罚。2.对于审核把关不严的部门负责人和审核人员，将给予批评教育，并要求其承担相应的管理责任。如因审核失误导致公司损失的，将根据损失情况追究其经济赔偿责任。3.对于违反本制度规定的其他行为，如未按规定时间报销、未提供完整报销凭证等，将视情节轻重给予相应的警告或罚款