烟酒使用管理制度

烟酒使用管理制度一、总则1.目的为加强公司对烟酒使用的规范管理，合理控制烟酒使用成本，确保烟酒使用符合公司相关规定及法律法规要求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。3.管理原则严格审批：烟酒使用必须经过严格的审批流程，确保使用合理、必要。节约使用：倡导节约理念，避免浪费，提高烟酒资源的使用效率。规范用途：明确烟酒的使用场景和用途，严禁违规使用。

二、烟酒采购管理1.采购计划各部门根据工作需要，提前制定烟酒采购计划，详细注明所需烟酒的种类、数量、用途等信息，并提交至行政部门。行政部门汇总各部门采购计划后，结合库存情况，编制公司整体烟酒采购计划，报公司领导审批。2.采购流程经审批后的采购计划，由行政部门负责统一采购。采购人员应选择正规、信誉良好的供应商进行采购，确保所采购烟酒的质量和合法性。采购过程中，采购人员需与供应商签订采购合同，明确采购数量、价格、交货时间、质量标准等条款，并严格按照合同执行。采购完成后，采购人员应及时办理入库手续，将所采购烟酒交至公司仓库保管。仓库管理人员应认真核对烟酒的数量、规格、质量等信息，并做好入库登记。

三、烟酒库存管理1.库存盘点仓库管理人员应定期对烟酒库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结果应形成盘点报告，报行政部门审核。如发现库存数量与账面记录不符，仓库管理人员应及时查明原因，并进行相应的调整。如属人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。2.库存安全仓库应设置专门的烟酒存放区域，保持通风、干燥、防火、防盗等条件良好。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。对于库存烟酒，应妥善保管，防止损坏、变质或丢失。定期对仓库进行安全检查，确保消防设施、防盗设备等完好有效。如发现安全隐患，应及时采取措施进行整改。

四、烟酒使用审批管理1.使用申请因工作需要使用烟酒时，使用部门应填写《烟酒使用申请表》，详细注明使用事由、烟酒种类、数量、预计使用时间等信息，并提交至行政部门。申请表应由使用部门负责人签字确认，并加盖部门公章。2.审批流程行政部门收到《烟酒使用申请表》后，应进行初步审核。审核内容包括使用事由是否合理、所需烟酒数量是否适当等。对于一般性烟酒使用申请，经行政部门负责人审核后即可批准。对于涉及金额较大、使用范围较广或特殊用途的烟酒使用申请，需报公司领导审批。审批通过后，行政部门应在申请表上签署审批意见，并通知仓库管理人员按照申请内容发放烟酒。3.紧急情况处理如遇紧急情况需要临时使用烟酒，无法提前办理审批手续时，使用部门应先电话向行政部门负责人报告情况，并在事后及时补办审批手续。

五、烟酒使用场景及标准1.业务招待适用范围：用于接待来访客户、合作伙伴等，促进业务交流与合作。使用标准：根据接待对象的级别和人数，合理确定烟酒的档次和数量。一般情况下，接待重要客户或团队时，可提供中高端烟酒；接待普通客户时，应选择性价比适中的烟酒。每次业务招待使用的香烟数量不得超过[X]包，白酒（500ml）不得超过[X]瓶，红酒（750ml）不得超过[X]瓶。具体标准可根据实际情况进行调整。业务招待应尽量选择在公司内部餐厅或指定的合作酒店进行，如需在外就餐，应严格控制费用标准。2.会议活动适用范围：用于公司内部会议、培训、庆典等活动。使用标准：根据会议或活动的规模、性质，合理安排烟酒供应。一般会议可提供普通香烟和适量的茶水；重要会议或庆典活动，可根据需要提供档次较高的烟酒。会议期间，每桌香烟供应数量不得超过[X]包，白酒（500ml）不得超过[X]瓶，红酒（750ml）不得超过[X]瓶。具体标准可根据会议桌数和参会人数进行调整。会议活动中使用的烟酒应在活动结束后及时清理，避免浪费。3.员工福利适用范围：作为公司给予员工的福利，增强员工归属感和凝聚力。使用标准：公司定期为员工发放烟酒福利，具体发放标准和时间由公司统一规定。福利烟酒的选择应注重品质和实用性，符合大多数员工的需求。发放福利烟酒时，应做好登记工作，确保每位员工都能领取到相应的福利。4.其他特殊情况对于其他特殊情况需要使用烟酒的，应根据实际情况进行审批，并严格按照规定的标准和用途使用。

六、烟酒使用监督与检查1.监督部门公司行政部门负责对烟酒使用情况进行日常监督检查，审计部门负责对烟酒使用情况进行不定期审计。2.监督检查内容烟酒使用审批手续是否齐全，是否按照规定的流程进行申请和审批。烟酒使用是否符合规定的场景和标准，有无超标准、超范围使用的情况。烟酒库存管理是否规范，账实是否相符，库存安全是否得到保障。采购过程是否合规，是否存在收受回扣、以次充好等违规行为。3.检查方式行政部门定期对各部门烟酒使用情况进行抽查，查阅相关申请审批文件、使用记录等资料，实地检查库存情况。审计部门不定期对公司烟酒使用情况进行专项审计，通过查阅账目、核对发票、实地盘点等方式，全面审查烟酒采购、使用、库存等环节的合规性。4.违规处理对于发现的烟酒使用违规行为，行政部门应及时下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改。对于情节较轻的违规行为，给予责任人警告处分，并责令其退还违规使用的烟酒或赔偿相应的经济损失。对于情节严重的违规行为，除给予责任人相应的纪律处分外，还应追究相关部门负责人的管理责任，并视情况对公司造成的经济损失进行赔偿。如发现采购过程中的违规行为，除追究采购人员的责任外，应立即终止与违规供应商的合作，并依法追究其法律责任。

七、附则1.本制度自