公务加油卡管理制度

公务加油卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司公务加油卡的管理，规范加油卡的使用行为，提高加油卡使用效率，节约费用支出，确保公司公务用车燃油使用的安全、规范、高效，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司所有配备公务用车的部门及员工。

（三）基本原则1.严格规范原则：加油卡的申请、使用、保管等环节必须严格按照本制度规定执行，确保操作规范、流程清晰。2.安全保密原则：加强加油卡信息安全管理，防止加油卡丢失、被盗用以及信息泄露，保障公司财产安全。3.节约高效原则：鼓励合理使用燃油，提高燃油使用效率，降低公务用车成本。

二、管理职责（一）综合管理部门1.负责公务加油卡的统一申请、办理、注销等工作。2.定期对加油卡使用情况进行统计、分析，向公司领导汇报。3.协助财务部门做好加油卡费用的审核、报销工作。

（二）财务部门1.负责对公务加油卡费用进行核算、报销，并定期与加油站进行对账。2.对加油卡使用情况进行监督，确保费用支出合理合规。

（三）车辆使用部门1.负责本部门公务用车加油卡的日常使用和保管，严格按照规定使用加油卡。2.配合综合管理部门和财务部门做好加油卡相关管理工作，及时提供车辆行驶里程、加油记录等信息。

（四）加油站1.按照与公司签订的协议，为公司公务加油卡提供优质、高效的加油服务。2.及时、准确地记录加油卡的每笔加油信息，并定期与公司进行数据核对。

三、加油卡的申请与办理（一）申请1.各车辆使用部门根据实际工作需要，填写《公务加油卡申请表》，详细注明申请加油卡的车辆车牌号、预计月加油量、使用人等信息。2.将申请表提交至综合管理部门，综合管理部门对申请信息进行审核，审核通过后报公司领导审批。

（二）办理1.综合管理部门根据公司领导审批意见，统一到指定的加油站办理公务加油卡。2.办理加油卡时，需提供公司介绍信、经办人身份证等相关资料，并确保所办加油卡信息准确无误。3.加油卡办理完成后，综合管理部门将加油卡及相关资料交至车辆使用部门，并做好登记备案工作。

四、加油卡的使用（一）使用范围公务加油卡仅限公司公务用车使用，严禁用于私人车辆加油。

（二）使用流程1.车辆驾驶员在使用加油卡前，应检查车辆燃油状况，确认需要加油后，前往指定加油站加油。2.到达加油站后，驾驶员将加油卡交予加油站工作人员，告知加油金额或加油量。3.加油站工作人员操作加油机为车辆加油，并打印加油小票。驾驶员应认真核对加油小票上的加油金额、加油量、加油站名称等信息，确认无误后签字确认。4.加油完毕后，驾驶员妥善保管加油小票，并及时交回车辆使用部门。车辆使用部门应指定专人对加油小票进行整理、粘贴，每月定期交至财务部门作为报销凭证。

（三）特殊情况处理1.如遇加油卡丢失、损坏或被盗等情况，车辆驾驶员应立即向车辆使用部门报告，车辆使用部门应及时通知综合管理部门。综合管理部门负责挂失加油卡，并按规定办理补办手续。2.在外地出差或执行特殊任务期间，如加油卡无法正常使用，车辆驾驶员可先行垫付现金加油，并保留加油发票。返回公司后，凭加油发票及相关证明材料按照公司报销流程进行报销。

五、加油卡的保管（一）保管责任车辆使用部门负责本部门公务加油卡的日常保管工作，应指定专人负责加油卡的保管，确保加油卡安全存放。

（二）保管要求1.加油卡应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。如因保管不善造成加油卡丢失、被盗等情况，保管责任人应承担相应责任。2.加油卡保管人员不得擅自将加油卡转借他人使用，不得泄露加油卡密码等信息。3.加油卡保管人员应定期检查加油卡的使用情况，如发现异常交易或加油量与实际行驶里程不符等情况，应及时向车辆使用部门负责人报告，并配合相关部门进行调查处理。

六、费用结算与报销（一）费用结算1.加油站每月定期与公司进行加油卡费用结算，提供加油明细清单。2.财务部门根据加油明细清单对加油卡费用进行核算，核对无误后与加油站进行费用结算。

（二）报销流程1.车辆使用部门每月定期将整理好的加油小票及相关资料交至财务部门。2.财务部门对加油小票及相关资料进行审核，审核内容包括加油日期、加油金额、车辆车牌号、驾驶员签字等信息是否完整、准确，加油费用是否符合公司规定的标准。3.审核通过后，财务部门按照公司报销流程进行报销，将加油费用支付给车辆使用部门或驾驶员。

（三）费用控制1.公司根据车辆类型、使用情况等因素，制定合理的燃油费用预算标准。各车辆使用部门应严格控制加油费用支出，确保不超过预算标准。2.财务部门定期对加油卡费用进行分析，如发现某辆车加油费用异常偏高，应及时与车辆使用部门沟通，查找原因，并采取相应措施进行控制。

七、监督与检查（一）内部监督1.综合管理部门、财务部门定期对公务加油卡的使用情况进行检查，检查内容包括加油卡的保管、使用记录、费用报销等方面。2.车辆使用部门应配合公司内部监督检查工作，如实提供加油卡使用情况及相关资料。

（二）外部监督1.公司定期与加油站进行沟通，了解加油卡使用过程中是否存在异常情况，如发现问题及时协商解决。2.接受公司内部审计部门及上级主管部门的监督检查，对检查中发现的问题及时进行整改。

八、违规处理（一）违规行为界定1.将公务加油卡用于私人车辆加油。2.擅自转借公务加油卡给他人使用。3.伪造加油小票或其他报销凭证骗取加油费用。4.因保管不善导致加油卡丢失、被盗，造成公司经济损失。5.其他违反公务加油卡管理制度的行为。

（二）处理措施1.对于首次发现违规行为的个人，公司将给予警告处分，并责令其立即改正违规行为。2.对于多次发现违规行为或违规情节严重的个人，公司将视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣除当月绩效奖金、罚款等，并进行全公司通报批评。3.因违规行为给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。4.