设备档案管理制度2024.12

设备档案管理制度2024.12一、总则（一）目的为加强公司设备档案的科学管理，确保设备档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥设备档案在设备管理中的作用，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司所有设备档案的管理，包括生产设备、办公设备、运输设备等各类设备从规划、购置、安装、调试、使用、维护、改造到报废全过程中形成的各种文件资料。

（三）职责分工1.设备管理部门负责设备档案管理工作的组织、协调和指导。收集、整理、归档设备前期管理和使用维护过程中的各类文件资料。建立设备档案目录数据库，定期更新和维护。负责设备档案的借阅、查阅登记及归还管理。2.使用部门负责本部门设备档案资料的收集、整理，并及时移交设备管理部门。配合设备管理部门做好设备档案的审核、补充和完善工作。按照规定借阅和归还设备档案，确保档案安全。3.档案管理部门负责对设备档案管理工作进行监督和检查。提供设备档案存储场所和必要的保管条件。指导设备管理部门做好设备档案的整理、装订和编目等工作。

二、设备档案的内容（一）设备前期管理文件1.设备规划书：包括设备选型依据、技术经济论证、投资预算等。2.设备购置合同：含设备名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准等条款。3.设备开箱验收记录：记录设备外观、随机附件、工具、资料等的完整性和质量情况。4.设备安装调试记录：包括安装位置、调试过程、各项技术参数的测试结果等。5.设备试运行记录：试运行时间、运行状况、故障处理情况等。

（二）设备技术资料1.设备操作手册：详细说明设备的操作方法、步骤、注意事项等。2.设备维护手册：包括设备维护保养的周期、内容、方法、维修标准等。3.设备电气原理图、液压原理图、机械结构图等技术图纸。4.设备技术说明书：介绍设备的工作原理、性能特点、技术参数等。

（三）设备运行管理文件1.设备运行记录：记录设备每天的运行时间、运行参数、产量等。2.设备点检记录：包括点检部位、点检时间、点检人员、点检结果等。3.设备维修记录：维修日期、维修内容、更换的零部件、维修人员等。4.设备故障记录：故障发生时间、现象、原因分析、处理措施及结果等。

（四）设备改造与更新文件1.设备改造方案：改造目的、内容、技术措施、投资预算等。2.设备改造验收报告：验收时间、验收人员、验收结论等。3.设备更新申请及审批文件：更新理由、选型依据、资金来源等。

（五）设备报废文件1.设备报废申请报告：报废原因、设备现状等。2.设备报废鉴定报告：由相关部门和人员对设备进行鉴定，提出报废意见。3.设备报废审批文件：公司领导对设备报废的批准文件。

三、设备档案的收集与整理（一）收集要求1.设备管理部门和使用部门应指定专人负责设备档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.在设备采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本及相关资料移交设备管理部门。3.设备到货后，设备管理部门组织相关人员进行开箱验收，并填写开箱验收记录，验收资料一并归档。4.设备安装调试过程中，施工单位应及时提供安装调试记录等资料，交设备管理部门整理归档。5.设备投入使用后，使用部门应按规定定期填写设备运行记录、点检记录、维修记录等，并按时移交设备管理部门。6.设备进行改造、更新或报废时，相关部门应及时整理和提供相应的文件资料，交设备管理部门归档。

（二）整理方法1.设备档案资料应按照其形成的时间顺序或逻辑关系进行分类整理。2.每份文件资料应保持完整，如有破损或缺失，应及时进行修复或补充。3.对于纸张大小不一致的文件资料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。4.整理后的文件资料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。5.建立设备档案目录，目录应包括设备名称、档案编号、文件资料名称、日期、保管期限等内容，并按照目录顺序将文件资料装订成册。

四、设备档案的归档与保管（一）归档要求1.设备管理部门应定期将整理好的设备档案资料移交档案管理部门进行归档。2.归档的设备档案应填写《设备档案归档清单》，双方签字确认。3.档案管理部门应对归档的设备档案进行认真核对，确保档案的质量和完整性。

（二）保管期限1.设备档案的保管期限根据设备的使用寿命和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，适用于一般性设备的档案资料。中期保管期限为10年，适用于重要设备的档案资料。长期保管期限为设备报废后10年，适用于关键设备和具有重要历史价值的设备档案资料。2.保管期限届满后，由档案管理部门会同设备管理部门进行鉴定，提出销毁意见，报公司领导批准后销毁。

（三）保管方式1.设备档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。4.档案管理部门应定期对设备档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。

五、设备档案的借阅与查阅（一）借阅规定1.因工作需要借阅设备档案的，借阅人应填写《设备档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，交设备管理部门审核。2.设备管理部门根据申请内容进行审核，批准后在《设备档案借阅登记表》上登记，并将档案借给借阅人。3.借阅期限一般不超过15天，如需延长借阅期限，应重新办理申请手续。4.借阅人应妥善保管借阅的设备档案，不得转借、复印、涂改、污损或丢失。如发现档案损坏或丢失，应及时报告设备管理部门，并承担相应的责任。5.借阅人使用完毕后，应按时归还设备档案，设备管理部门应对归还的档案进行检查，确认无误后在《设备档案借阅登记表》上注销。

（二）查阅规定1.因工作需要查阅设备档案的，查阅人应填写《设备档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，交设备管理部门查阅。2.设备管理部门安排专人负责查阅服务，并在指定地点进行查阅，查阅人不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅人如需摘录或复制档案内容，应经设备管理部门负责人批准，并在指定人员的监督下进行。摘录或复制的内容应与原件一致，注明出处，并加盖设备管理部门公章。

六、设备档案的信息化管理（一）建立设备档案管理系统1.公司应建立设备档案管理系统，实现设备档案的电子化管理。2.设备档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等功能，方便设备管理部门和相关人员使用。3.设备档案管理系统应与公司其他信息系统进行集成，实现数据共享和业务协同。

（二）数据录入与维护1.设备管理部门应安排专人负责设备档案管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.设备档案管理系统的数据应定期进行备份，防止数据丢失。3.设备档案发生变更时，设备管理部门应及时在系统中进行更新，确保系统数据与实际档案一致。

七、设备档案的统计与分析（一）统计内容1.设备档案的数量统计：包括设备总数、各类设备档案数量等。2.设备档案的借阅情况统计：如借阅次数、借阅期限、借阅部门等。3.设备档案的利用效果统计：如通过查阅档案解决的技术问题、提高的生产效率等。

（二）分析方法1.定期对设备档案的统计数据进行分析，了解设备档案的管理状况和利用情况。2.通过数据分析，发现设备档案管理中存在的问题，提出改进措施和建议。3.根据设备档案的利用效果分析，评估设备档案对公司生产经营的支持作用，为公司决策提供参考依据。

八、设备档案管理的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对设备档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅等情况。2.设备管理部门应配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。3.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。

（二）考核办法1.建立设备档案管理工作考核制度，对设备管理部门和使用部门的档案管理工作进行考核。2.考核指标包括档案资料的完整性、准确性、及时性，档案管理