公司费用报销管理制度

公司费用报销管理制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销。3.基本原则（1）真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，如实反映经济业务的内容和金额。（2）合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和业务实际需要，不得铺张浪费。（3）审批原则：所有费用报销均需按照规定的审批流程进行审批，未经审批的费用不予报销。（4）及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。

二、费用报销范围及标准

（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。2.报销标准|项目|标准|||||城市间交通费|根据出差的实际情况，按照公司规定的交通工具等级乘坐，凭据报销。||住宿费|根据出差目的地的不同，按照相应标准报销。一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线及以下城市[X]元/天。||伙食补助费|按照出差自然（日历）天数计算，[X]元/天。||市内交通费|按照出差自然（日历）天数计算，[X]元/天。|3.报销要求（1）出差人员应严格按照规定的标准乘坐交通工具、住宿，超标准部分自理。（2）出差期间发生的招待费、礼品费等不得在差旅费中报销。（3）差旅费报销应提供往返机票、车票、住宿发票等有效凭证，并填写差旅费报销单，注明出差事由、起止时间、地点等信息。

（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等支出。2.报销标准业务招待费应严格控制在公司年度预算范围内，单次招待费用超过[X]元的，需提前报公司领导审批。3.报销要求（1）业务招待费报销应提供真实、合法的发票，发票内容应详细注明招待事项、人数、时间等。（2）报销时应填写业务招待费报销单，注明招待事由、招待对象、金额等信息，并附上相关的招待审批单。（3）严禁以业务招待费名义进行变相的个人消费或其他违规支出。

（三）办公费1.定义办公费是指公司为满足日常办公需要而购买的办公用品、文具、纸张、印刷品、办公设备耗材等费用。2.报销标准办公费应根据实际工作需要进行合理采购，严格控制费用支出。办公用品应按照公司规定的采购流程进行采购，报销时应提供发票和购买清单。3.报销要求（1）办公费报销应提供正规发票，发票内容应清晰注明办公用品名称、规格、数量、单价等信息。（2）对于批量采购的办公用品，应附采购合同或协议。（3）办公用品采购应遵循勤俭节约的原则，避免浪费。

（四）通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费、网络费等费用。2.报销标准公司根据员工的工作岗位和实际需要，制定不同的通讯费报销标准。管理人员[X]元/月，销售人员[X]元/月，其他人员[X]元/月。3.报销要求（1）通讯费报销应提供正规发票，发票抬头应为公司名称。（2）员工应按照规定的标准报销通讯费，超出部分自理。（3）报销时应填写通讯费报销单，注明手机号码、费用期间等信息。

（五）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。2.报销标准|项目|标准|||||城市间交通费|根据出差的实际情况，按照公司规定的交通工具等级乘坐，凭据报销。||住宿费|根据出差目的地的不同，按照相应标准报销。一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线及以下城市[X]元/天。||伙食补助费|按照出差自然（日历）天数计算，[X]元/天。||市内交通费|按照出差自然（日历）天数计算，[X]元/天。|3.报销要求（1）出差人员应严格按照规定的标准乘坐交通工具、住宿，超标准部分自理。（2）出差期间发生的招待费、礼品费等不得在差旅费中报销。（3）差旅费报销应提供往返机票、车票、住宿发票等有效凭证，并填写差旅费报销单，注明出差事由、起止时间、地点等信息。

（六）其他费用1.定义其他费用是指除上述费用以外的其他与公司经营活动相关的费用，如会议费、培训费、咨询费、审计费、诉讼费等。2.报销标准其他费用应根据实际发生情况进行报销，报销时应提供相关的合同、协议、发票等有效凭证，并按照公司规定的审批流程进行审批。3.报销要求（1）其他费用报销应提供真实、合法、有效的原始凭证，发票内容应与费用性质相符。（2）对于金额较大的其他费用，应提前报公司领导审批。（3）报销时应填写相应的费用报销单，注明费用事由、金额、审批情况等信息。

三、费用报销流程

（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写费用申请单，注明费用事由、预计金额、支付方式等信息，并按照规定的审批权限提交审批。2.费用申请单应经部门负责人审核，确认费用的合理性和必要性后签字批准。

（二）费用发生及报销1.员工在费用发生后，应及时收集相关的原始凭证，如发票、收据、车票等，并确保凭证的真实性、合法性和完整性。2.原始凭证应粘贴在费用报销单上，按照费用报销单的格式要求填写报销金额、费用明细、报销事由等信息。3.员工将填写完整的费用报销单及原始凭证提交给部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核费用的真实性、合理性和合规性，签字确认后提交给财务部门。

（三）财务审核1.财务部门收到费用报销单后，应按照本制度的规定对报销凭证进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，报销金额的准确性，费用报销的审批流程是否合规等。2.对于不符合规定的报销凭证，财务部门应要求报销人补充或更正相关信息，直至符合要求为止。对于不符合报销标准或审批流程的费用，财务部门有权拒绝报销。

（四）审批1.经财务审核通过的费用报销单，按照公司规定的审批权限提交给各级领导进行审批。2.审批人应认真审核费用报销的内容，签署审批意见。对于重大费用支出，需经公司总经理或董事长审批。

（五）报销支付1.费用报销单经各级领导审批通过后，由财务部门按照公司的财务管理制度进行报销支付。2.报销支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式按照公司财务规定执行。3.财务部门应及时将报销款项支付给报销人，并做好相关的账务处理。

四、费用报销审批权限

（一）部门负责人审批权限1.部门负责人负责审核本部门员工的费用报销申请，对费用的合理性、必要性进行初审，并签字确认。2.部门负责人审批权限为单次费用报销金额在[X]元以内（含[X]元）。

（二）财务负责人审批权限1.财务负责人负责对费用报销凭证进行财务审核，确保报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销金额的准确性。2.财务负责人审批权限为单次费用报销金额在[X]元以上至[X]元以内（含[X]元）。

（三）公司领导审批权限1.公司领导负责对重大费用支出或超出部门负责人审批权限的费用报销进行审批。2.公司领导审批权限为单次费用报销金额在[X]元以上。

五、费用报销的其他规定

（一）发票要求1.费用报销必须提供正规发票，发票应加盖发票专用章，发票内容应与实际业务相符。2.发票的开具日期应在费用发生期间内，对于跨年度的发票，原则上不予报销。3.发票如有涂改、刮擦、挖补等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。

（二）报销时间规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况除外。2.每月最后[X]个工作日为费用报销截止日，逾期未报销的费用将顺延至次月报销。

（三）费用分摊规定1.对于多人共同发生的费用，如差旅费、业务招待费等，应明确费用分摊方式，并在报销单上注明。2.费用分摊应合理、公平，不得随意分摊费用。

（四）违规处理1.对于违反本制度规定的费用报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括但不限于拒绝报销、责令退回已报销款