测绘成果资料档案管理制度

测绘成果资料档案管理制度一、总则1.目的为了加强测绘成果资料档案的管理，确保测绘成果资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥测绘成果资料的作用，根据国家有关法律法规和测绘行业的相关规定，结合本单位实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位在测绘项目实施过程中形成的各类测绘成果资料档案的管理，包括但不限于测绘技术设计书、测绘仪器设备检定资料、测绘原始记录、测绘数据成果、测绘报告、测绘图件等。3.管理原则遵循集中统一管理、分级负责、确保安全、方便利用的原则，对测绘成果资料档案进行科学管理。

二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善测绘成果资料档案管理制度，并组织实施。集中统一管理本单位的测绘成果资料档案，建立健全档案管理台账，对档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节进行全程监督和管理。定期对档案进行检查、清点和统计，确保档案的安全和完整。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。负责向有关部门提供测绘成果资料档案的查询、借阅等服务，并按照规定做好档案利用登记工作。指导和监督各部门的测绘成果资料档案管理工作，组织开展档案业务培训和交流活动。2.项目负责人职责负责组织本项目测绘成果资料的收集、整理和归档工作，确保项目资料的完整性和准确性。在项目实施过程中，督促项目成员及时将形成的各类资料移交档案管理部门，并对资料的质量进行审核把关。配合档案管理部门做好项目档案的整理、编目、装订等工作，协助解决档案管理过程中出现的问题。3.项目成员职责按照项目要求和档案管理规定，及时将个人在项目中形成的各类测绘资料整理齐全，向项目负责人提交。对所提交资料的真实性、准确性和完整性负责，确保资料符合档案管理要求。

三、测绘成果资料档案的收集与整理1.收集范围测绘项目从立项到验收全过程中形成的各类文件、资料、数据、图表等，包括但不限于：测绘技术设计书、项目任务书、技术总结报告等。测绘仪器设备的购置合同、检定证书、使用记录等。测绘原始观测记录、数据处理记录、质量检查记录等。测绘成果数据，如电子地图数据、地理信息数据、控制点成果等。测绘报告、图件，如测绘报告、地形图、专题图等。与测绘项目相关的其他资料，如会议纪要、来往函件等。2.收集要求项目负责人应及时组织项目成员对测绘成果资料进行收集，确保资料的齐全、完整。收集的资料应真实、准确、清晰，字迹工整，签字盖章齐全。对电子数据资料，应确保其存储介质的完好，并按照规定的格式和命名规则进行存储。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照测绘项目的类别、阶段进行分类整理，同一项目的资料应集中在一起。对纸质资料和电子资料应分别整理，并建立相应的目录索引，以便快速查找和利用。4.整理方法纸质资料：按照资料的类别进行分类，如技术文件、原始记录、成果报告等。对每一类资料进行排序，一般按照时间顺序排列。编制资料目录，目录应包括资料名称、日期、编号、页码等信息。对重要资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅。电子资料：按照项目名称建立文件夹，在文件夹内按照资料类别进一步细分文件夹，如数据成果、报告文档等。对电子文件进行命名，命名应规范、统一，体现文件的主要内容和日期等信息。建立电子文件索引目录，记录文件的名称、存储路径、日期等信息，方便查询。

四、测绘成果资料档案的归档1.归档时间测绘项目完成后，项目负责人应在[规定时间]内将整理好的测绘成果资料档案移交档案管理部门归档。2.归档要求移交的档案应符合整理要求，资料齐全、完整，编目准确，装订规范。档案管理部门应对移交的档案进行核对，对不符合要求的档案应退回项目负责人重新整理。办理档案移交手续时，双方应在档案移交清单上签字确认，清单应一式两份，双方各执一份。3.归档流程项目负责人填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、类别等信息。将整理好的档案及档案移交清单一并提交给档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行核对验收，确认无误后，在档案移交清单上签字，并将档案入库保管。

五、测绘成果资料档案的保管1.保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，保证档案存放环境适宜。3.保管方式对纸质档案应按照类别、项目进行分类存放，排列有序，便于查找。对电子档案应进行异地备份存储，定期进行数据检查和维护，确保数据的安全性和完整性。建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、存放位置、保管期限等信息，便于对档案进行跟踪管理。4.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等。对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。

六、测绘成果资料档案的借阅与利用1.借阅范围本单位内部因工作需要查阅测绘成果资料档案的部门和人员，以及按照国家有关规定需要提供档案查阅服务的外部单位和人员。2.借阅手续本单位内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。外部单位或人员借阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人审核，报单位主管领导批准后，方可办理借阅手续。档案管理部门对借阅申请进行审批后，向借阅人发放档案借阅证，并按照规定收取一定的押金（如有需要）。3.借阅期限一般情况下，档案借阅期限不得超过[规定天数]。如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅要求借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。借阅人应在指定的地点查阅档案，如需带出档案库房，应经档案管理部门同意，并办理相关手续。借阅人查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上圈划、批注、污损。借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的数量、完整性和质量，确认无误后，收回档案借阅证，退还押金（如有）。5.利用服务档案管理部门应积极为单位内部各部门提供测绘成果资料档案的利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料，并做好利用登记工作。对利用档案形成的各类成果，如报告、图件等，利用人应注明档案资料的来源，并按照规定进行妥善保管和使用。档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。

七、测绘成果资料档案的保密与安全1.保密制度测绘成果资料档案涉及国家秘密和商业秘密，档案管理部门和相关人员应严格遵守国家保密法律法规和单位保密制度，履行保密义务。对涉及保密的档案应进行标识，并采取相应的保密措施，如限制查阅范围、设置密码等。严禁在非保密场所存储、处理和传递涉密档案资料，严禁将涉密档案资料通过互联网等公共网络传输。对接触和使用涉密档案资料的人员应进行保密教育和培训，签订保密承诺书，明确保密责任。2.安全制度加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。配备必要的安全设施和设备，如监控设备、防盗报警装置、消防器材等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，采取有效的防护措施，防止档案受到损坏或丢失。定期对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处理能力，确保档案管理工作的安全进行。

八、测绘成果资料档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期对测绘成果资料档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家等组成，负责对档案进行鉴定。鉴定小组应根据国家有关规定和单位实际情况，结合档案的形成时间、内容、利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的保管期限和销毁范围。2.保管期限划分测绘成果资料档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：具有重要历史价值、涉及国家核心机密或对单位发展有重大影响的档案。长期保管的档案：保管期限为[规定年限]，主要包括具有一定历史价值、对单位工作有重要参考作用的档案。短期保管的档案：保管期限为[规定年限]，一般为在一定时期内有查考利用价值的档案。3.销毁程序对经过鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册经档案鉴定小组审核，单位主管领导批准后，方可实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并