公文收发及文号编写管理制度

公文收发及文号编写管理制度一、总则1.目的为加强公司公文收发管理，规范公文文号编写，确保公文传递准确、及时、高效，提高公司行政管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位之间公文的收发、处理和文号编写。3.基本原则公文收发应遵循准确、及时、安全、保密的原则，严格按照规定的程序和要求进行操作。文号编写应科学规范、简洁明了，体现公文的类别和年份、序号等信息。

二、公文收发管理收文管理1.收文渠道公司收文主要通过以下渠道：上级单位下发的文件、通知、指示等；平行单位和相关部门发来的公函、协作文件等；下属单位报送的请示、报告、工作总结等。2.收文登记公司办公室负责对收到的公文进行统一登记，详细记录公文的来文单位、文号、标题、日期、密级等信息。收文登记采用纸质台账和电子文档相结合的方式，确保登记信息的准确性和完整性。3.收文分发办公室根据公文的内容和性质，及时将收文分发给相关领导和部门阅处。对于重要公文或紧急公文，应优先呈送公司主要领导，并按照领导批示及时进行传达和办理。收文分发应填写《收文处理单》，注明分发时间、分发对象、文件去向等信息，便于跟踪和查询。4.收文传阅需要传阅的公文，由办公室按照规定的传阅范围和顺序进行传递。传阅人员应在《收文传阅单》上签字，注明传阅时间，确保公文传阅的及时性和有效性。办公室应定期对传阅的公文进行清理和催办，防止公文积压和延误。5.收文办理承办部门收到公文后，应按照要求及时办理，并在规定的时间内将办理结果反馈给办公室。对于需要回复的公文，承办部门应在规定的时间内拟写复文，经部门负责人审核、公司领导审批后，由办公室统一发文。办公室负责对公文办理情况进行跟踪和督促，对逾期未办理的公文进行催办。

发文管理1.发文范围公司发文主要包括以下几类：向上级单位报送的请示、报告等；向下属单位发布的通知、决定、通报等；与平行单位和相关部门沟通协调的公函等。2.发文拟稿公文拟稿由承办部门负责，拟稿人应根据公文的内容和要求，认真撰写，确保公文表述准确、逻辑清晰、格式规范。拟稿人应在公文末页注明拟稿人、审核人、签发人等信息，并加盖部门公章。3.发文审核拟稿完成后，由承办部门负责人对公文内容进行审核，重点审核公文的准确性、完整性、合规性等。审核通过后的公文，报公司领导审批。公司领导应根据公文的性质和内容，认真履行审批职责，签署明确的意见。4.发文编号办公室负责对审核通过的公文进行编号，编号应按照本制度规定的文号编写规则进行编制。发文编号应填写在公文首页的右上角，格式为：[公司简称][年份][序号]。例如：[XX公司][20XX][00X]。5.发文排版公文排版应符合国家有关标准和公司规定的格式要求，包括字体、字号、行距、页边距等。办公室应使用公司统一的公文模板进行排版，确保公文格式的一致性和规范性。6.发文印制排版后的公文经校对无误后，由办公室负责印制。印制公文应保证质量，字迹清晰、图案准确、装订整齐。办公室应按照规定的份数印制公文，并在公文印制完成后进行清点和登记。7.发文用印公文印制完成后，由办公室负责加盖公司公章。加盖公章应确保位置准确、端正，印迹清晰。用印前，办公室应认真核对公文内容和审批手续，确保用印的合法性和准确性。8.发文分发办公室负责将印制好并加盖公章的公文分发给相关单位和部门。发文分发应填写《发文登记表》，注明分发时间、分发对象、文件份数等信息，便于跟踪和查询。对于重要公文或紧急公文，应采用专人送达或特快专递等方式，确保公文及时、安全送达。

三、文号编写规则1.文号构成公司公文文号由公司简称、年份、序号三部分组成，中间用"[]"隔开。例如：[XX公司][20XX][00X]。2.公司简称公司简称应使用规范的简称，具体由公司办公室统一规定。3.年份年份用公元纪年全称，用六角括号"[]"括入。例如：[20XX]。4.序号序号为发文的流水号，用阿拉伯数字表示，不编虚位（即1不编为001），不加"第"字。例如：[00X]。5.文号编写要求文号编写应根据公文的类别和性质进行分类编号，确保文号的唯一性和系统性。不同类别公文的文号应有所区别，便于识别和管理。文号编写应遵循简洁明了、易于记忆的原则，避免过于复杂或冗长。

四、特殊公文处理1.密级公文密级公文的收发、传递、保管等应严格按照国家有关保密规定进行操作，确保公文的安全和保密。密级公文应在公文首页左上角标注密级和保密期限，绝密级公文还应标注份数序号。办公室应建立密级公文收发登记台账，详细记录密级公文的收发时间、文号、标题、密级、保密期限等信息，并定期进行核对和清理。2.紧急公文紧急公文应明确标注"特急"、"加急"等字样，并按照紧急程度优先处理。办公室收到紧急公文后，应立即呈送公司主要领导，并按照领导批示及时进行传达和办理。承办部门应在规定的时间内完成紧急公文的办理，并将办理结果及时反馈给办公室。3.电子公文电子公文的收发应遵循国家有关电子政务的规定和公司的相关要求进行操作。电子公文应采用加密传输、数字签名等技术手段，确保公文的安全性和完整性。办公室应建立电子公文管理系统，对电子公文进行统一登记、存储、分发和归档，实现电子公文的规范化管理。

五、公文归档与保管1.公文归档公文办理完毕后，承办部门应按照档案管理的有关规定，及时将公文整理归档。归档公文应齐全完整、分类准确、编目规范，确保档案的质量。办公室负责对归档公文进行审核和验收，对不符合要求的公文应退回承办部门重新整理。2.公文保管公司档案部门负责对归档公文进行集中保管，建立健全档案管理制度，确保公文的安全和完整。档案部门应按照档案保管期限的要求，对公文进行分类存放，并定期进行清点和核对。借阅公文应按照规定的程序办理审批手续，借阅人应妥善保管公文，不得擅自转借、复印或泄露公文内容。

六、监督与考核1.监督检查公司办公室负责对各部门公文收发及文号编写情况进行定期监督检查，及时发现和纠正存在的问题。监督检查内容包括公文收发登记、传阅、办理、归档等环节的执行情况，以及文号编写的规范性等。2.考核评价公司将公文收发及文号编写管理工作纳入部门绩效考核体系，对工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。对违反本制度规定，导致公文收发延误、丢失、泄密或文号编写不规范等问题的部门和个人，将视情节轻重给予批评教育、责令整改、经济处罚等处理。

七、附则1.本制度由公司办公室负责解释