劳动合同签订管理制度HR-003

劳动合同签订管理制度HR-003一、目的为规范公司劳动合同签订管理工作，明确劳动合同签订流程，保障公司和员工的合法权益，促进劳动关系的和谐稳定，特制定本管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工与公司签订劳动合同的相关事宜。

三、职责分工

人力资源部门1.负责制定、修订劳动合同文本及相关附件，确保合同内容符合法律法规要求，并根据公司实际情况进行调整和完善。2.组织劳动合同的签订、续签、解除、终止等手续的办理，负责与员工沟通合同条款，解答员工疑问。3.建立并维护员工劳动合同管理档案，对合同签订、履行、变更、解除、终止等情况进行详细记录和统计分析。4.监督检查各部门劳动合同签订执行情况，及时发现问题并提出改进措施，确保劳动合同签订工作的合规性和有效性。

各用人部门1.负责向人力资源部门提供新员工入职信息及岗位变动信息，协助人力资源部门做好劳动合同签订前的准备工作。2.配合人力资源部门与本部门员工进行劳动合同条款的沟通解释，负责监督本部门员工劳动合同的履行情况。3.在劳动合同期满前，提前通知人力资源部门员工劳动合同到期情况，并根据工作需要提出续签或终止劳动合同的建议。

法务部门1.对劳动合同文本及相关制度进行法律审核，确保其符合法律法规规定，避免法律风险。2.为劳动合同签订、履行、变更、解除、终止等过程中涉及的法律问题提供专业咨询和指导。3.协助处理因劳动合同引发的劳动争议案件，维护公司合法权益。

四、劳动合同文本

合同期限1.劳动合同期限分为固定期限、无固定期限和以完成一定工作任务为期限三种类型。固定期限劳动合同：明确约定合同起始日期和终止日期，期限根据公司与员工协商确定，一般分为一年、两年、三年等不同档次。无固定期限劳动合同：适用于符合《劳动合同法》规定情形的员工，如员工在公司连续工作满十年、连续订立二次固定期限劳动合同且员工没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的等。以完成一定工作任务为期限的劳动合同：适用于因工作性质特殊或项目性工作等，以完成特定工作任务为合同期限的情况。2.试用期期限根据劳动合同期限确定：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。

工作内容和工作地点1.明确员工的工作岗位、工作职责和工作内容，应具体、明确，具有可操作性。2.详细规定员工的工作地点，可根据公司实际情况约定为公司总部、分公司、项目所在地等具体地点，或约定一个较大的范围（如某城市）。

工作时间和休息休假1.根据公司实际情况，明确员工的工作时间制度，如标准工时制、不定时工作制或综合计算工时工作制。标准工时制：员工每日工作时间不超过八小时、平均每周工作时间不超过四十小时。不定时工作制：适用于公司高级管理人员、外勤人员、推销人员、部分值班人员和其他因工作无法按标准工作时间衡量的员工。综合计算工时工作制：适用于因工作性质特殊，需连续作业或受季节及自然条件限制的部分员工，如公司的生产一线员工等。2.按照国家法律法规规定，明确员工的休息休假权利，包括法定节假日、年休假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等各类假期的天数、申请流程和待遇等。

劳动报酬1.明确员工的工资构成，包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴、补贴等部分，并分别说明其计算方式和发放标准。2.约定工资支付方式，如银行代发、现金支付等，并明确工资发放时间，如每月[具体日期]发放上月工资。3.规定加班工资的计算基数和支付标准，按照国家法律法规执行。4.根据公司薪酬政策和员工岗位变动情况，明确工资调整的条件、程序和方式。

社会保险和福利待遇1.按照国家法律法规规定，明确公司为员工缴纳社会保险的种类，包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险。2.说明公司为员工提供的其他福利待遇，如住房公积金、带薪年假、节日福利、培训机会、职业发展规划等。

劳动保护、劳动条件和职业危害防护1.公司按照国家有关规定，为员工提供必要的劳动保护用品，保障员工在工作过程中的人身安全和健康。2.根据员工工作岗位的特点，提供符合国家职业卫生标准和卫生要求的工作环境和劳动条件，采取有效的职业病防护措施。3.对可能产生职业病危害的岗位，公司应向员工如实告知职业病危害及其后果、职业病防护措施和待遇等，并按照规定组织员工进行职业健康检查。

劳动合同的解除和终止1.明确劳动合同解除和终止的条件，包括双方协商一致解除、用人单位单方解除、劳动者单方解除以及劳动合同期满、劳动者达到法定退休年龄等法定终止情形。2.规定劳动合同解除和终止的程序，如提前通知、书面通知、办理工作交接、支付经济补偿等。3.说明用人单位应当向劳动者支付经济补偿的情形和标准，按照国家法律法规执行。

保密和竞业限制1.根据公司实际情况，明确员工在工作期间需要保密的商业秘密和知识产权相关事项，包括公司的技术秘密、经营信息、客户资料等。2.约定员工的保密义务和违约责任，如未经公司书面同意，不得泄露、使用或允许他人使用公司的保密信息。3.对于涉及公司重要商业秘密和核心技术的员工，可约定竞业限制条款，明确竞业限制的期限、范围、经济补偿标准和违约责任等。竞业限制期限不得超过二年。

其他条款1.约定劳动争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼。2.明确劳动合同的生效时间、份数及双方持有情况等。3.根据实际需要，可增加其他相关条款，如培训服务期、服务期违约金、补充保险和福利待遇等。

五、劳动合同签订流程

新员工入职1.用人部门在新员工入职前，将《新员工入职申请表》提交至人力资源部门，申请表应包含新员工基本信息、入职岗位、入职时间等内容。2.人力资源部门收到《新员工入职申请表》后，对新员工的入职资格进行审核，包括学历、工作经历、健康状况等方面。审核通过后，向新员工发送《入职通知书》，告知其入职时间、地点、所需材料等事项。3.新员工入职当天，人力资源部门负责组织新员工签订《劳动合同》。在签订合同前，人力资源部门工作人员应向新员工详细介绍劳动合同的各项条款，确保新员工理解并同意合同内容。新员工确认无误后，在劳动合同文本上签字或盖章，同时公司加盖公章。

劳动合同续签1.在劳动合同期满前[X]天，人力资源部门应通过邮件、短信或内部办公系统等方式向员工发送《劳动合同续签意向通知书》，告知员工劳动合同即将到期，并询问其续签意向。2.员工应在收到《劳动合同续签意向通知书》后的[X]个工作日内，将续签意向反馈给人力资源部门。如员工同意续签，人力资源部门应与员工沟通续签合同的具体条款，协商一致后，准备续签劳动合同文本。3.用人部门应协助人力资源部门做好续签合同的相关工作，如确认员工岗位、工作内容等是否有变动。如有变动，需提前与员工沟通并确定变动后的条款。4.人力资源部门在劳动合同期满前完成续签合同的签订工作。续签合同签订流程与新员工签订劳动合同流程相同，双方签字或盖章后，合同即生效。

劳动合同变更1.当公司与员工协商一致变更劳动合同内容时，由提出变更的一方填写《劳动合同变更申请表》，详细说明变更的事项、原因及变更后的内容。申请表需经双方签字确认。2.《劳动合同变更申请表》提交至人力资源部门审核，人力资源部门审核通过后，对劳动合同文本进行相应修改，并重新打印变更后的劳动合同。3.人力资源部门组织双方签订变更后的劳动合同，签订流程与新员工签订劳动合同流程相同。变更后的劳动合同文本作为原劳动合同的补充，与原合同具有同等法律效力。

劳动合同解除1.协商一致解除公司与员工协商一致解除劳动合同的，由双方填写《劳动合同协商解除协议书》，明确解除劳动合同的原因、时间、经济补偿等事项。协议书需经双方签字确认。《劳动合同协商解除协议书》提交至人力资源部门审核，审核通过后，办理劳动合同解除手续。人力资源部门负责按照规定支付经济补偿，并为员工办理离职手续，如开具离职证明、结算工资、办理社会保险减员等。2.用人单位单方解除当公司因员工出现《劳动合同法》规定的情形需要单方解除劳动合同时，由用人部门填写《解除劳动合同审批表》，详细说明解除劳动合同的原因、依据及相关证据材料。审批表需经部门负责人、人力资源部门和公司领导审批同意。人力资源部门根据审批结果，向员工发送《解除劳动合同通知书》，告知其解除劳动合同的原因、时间及相关权益。通知书应在解除劳动合同前[X]天送达员工。人力资源部门负责办理劳动合同解除手续，按照规定支付经济补偿或不支付经济补偿（根据具体情况），并为员工办理离职手续。3.劳动者单方解除员工因个人原因需要解除劳动合同的，应提前[X]天以书面形式通知公司，提交《解除劳动合同申请书》，说明解除劳动合同的原因。用人部门收到员工的《解除劳动合同申请书》后，应及时与员工沟通，确认其离职意向，并将相关情况反馈给人力资源部门。人力资源部门在收到员工的书面通知后，办理劳动合同解除手续，按照规定结算工资、办理社会保险减员等。如员工未提前通知或违反劳动合同约定解除劳动合同，给公司造成损失的，公司有权要求员工赔偿。

劳动合同终止1.当劳动合同期满、劳动者达到法定退休年龄、劳动者死亡或被宣告死亡等法定情形出现时，劳动合同自动终止。人力资源部门应及时通知用人部门和员工劳动合同终止的情况。2.人力资源部门办理劳动合同终止手续，包括为员工办理离职手续、结算工资、办理社会保险减员等。如劳动合同期满后，公司决定不再与员工续签劳动合同，应按照规定向员工支付经济补偿。

六、劳动合同管理档案1.人力资源部门负责建立员工劳动合同管理档案，对每份劳动合同的签订、续签、变更、解除、终止等情况进行详细记录。档案内容应包括劳动合同文本、相关附件（如员工身份证复印件、学历证书复印件、岗位说明书等）、签订和变更记录、解除和终止通知及证明、经济补偿支付凭证等。2.劳动合同管理档案应按照员工姓名和入职时间顺序进行分类归档，便于查询和管理。档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规规定执行，一般不少于二年。3.人力资源部门应定期对劳动合同管理档案进行整理和核对，确保档案信息的完整性和准确性。同时，应建立档案查阅制度，严格控制档案查阅权限，非经授权人员不得查阅档案内容。

七、监督与检查1.人力资源部门定期对各部门劳动合同签订执行情况进行监督检查，检查内容包括劳动合同签订率、合同条款执行情况、合同变更和解除手续办理情况等。2.对于