工程物资管理制度

工程物资管理制度一、总则1.目的为加强工程物资管理，规范工程物资采购、验收、储存、发放、使用及核算等环节的工作流程，确保工程物资的质量和供应，有效控制工程成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目的物资管理活动，包括但不限于建筑材料、构配件、设备等物资的采购、供应与管理。3.职责分工工程管理部门负责根据工程进度计划编制物资需求计划，提交物资采购申请。参与物资供应商的考察、评估与选择，协助采购部门签订采购合同。负责对进场物资进行数量和外观质量验收，并及时将验收情况反馈给相关部门。监督工程物资的使用情况，确保物资合理、规范使用。采购部门负责根据物资需求计划组织物资采购，选择合格的供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责协调物资的运输、到货及相关手续办理。建立物资采购台账，记录采购物资的品种、规格、数量、价格、供应商等信息。仓库管理部门负责工程物资的入库、储存、保管和发放工作，确保物资安全、完好。建立物资出入库台账，定期盘点物资，做到账实相符。对库存物资进行分类存放，标识清晰，做好防潮、防火、防盗等工作。财务部门负责审核物资采购合同及相关费用报销，确保资金支付合规。对工程物资进行会计核算，准确记录物资采购成本、领用情况等，定期与仓库管理部门核对账目。参与物资盘点工作，监督物资管理的财务合规性。

二、物资采购管理1.采购计划编制工程管理部门应根据工程施工图纸、施工进度计划等，详细核算各阶段所需的物资品种、规格、数量等，编制月度、季度和年度物资需求计划。物资需求计划应明确物资名称、规格型号、计量单位、数量、预计到货时间等信息。物资需求计划编制完成后，经部门负责人审核，报项目经理审批后提交采购部门。如因工程变更等原因导致物资需求计划发生变化，工程管理部门应及时调整并重新提交。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、招标、询价、供应商推荐等方式，收集潜在供应商信息，并对其进行考察、评估。考察内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等方面。对于新引入的供应商，采购部门应要求其提供营业执照、生产许可证、产品质量检验报告等相关资质证明文件，并进行实地考察。考察合格的供应商纳入合格供应商名录管理。采购部门应定期对合格供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于评估不合格的供应商，应及时从合格供应商名录中剔除，并停止与其合作。3.采购合同签订采购部门根据物资需求计划和供应商选择结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保合同条款合法、合规。审核通过后的采购合同，经采购部门负责人、项目经理签字后生效。采购部门应及时跟踪采购合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。如因供应商原因导致合同无法履行，采购部门应及时采取措施，追究供应商的违约责任，并要求其承担相应的损失。4.采购成本控制采购部门应通过招标、询价、谈判等方式，选择性价比高的供应商和物资，降低采购成本。在采购过程中，应严格控制物资价格，不得高于市场同类产品合理价格。对于批量采购的物资，采购部门应争取更优惠的采购价格。同时，应合理安排采购时间和数量，避免因采购时间过早或数量过多导致资金积压和仓储成本增加。采购部门应建立采购成本分析制度，定期对采购成本进行分析和评估，总结经验教训，不断优化采购成本控制措施。

三、物资验收管理1.验收准备工程管理部门在物资到货前，应通知仓库管理部门做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。仓库管理部门应根据物资采购合同和相关标准，明确验收内容和验收方法，并组织验收人员进行培训，使其熟悉验收流程和要求。2.验收流程物资到货后，仓库管理部门应及时通知工程管理部门和采购部门共同进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的品种、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对和检查。对于物资的外观质量，验收人员应检查物资是否有损坏、变形、生锈等情况；对于物资的内在质量，如需要进行检验检测的，应按照相关标准和规定进行检验检测，确保物资质量符合要求。验收合格的物资，仓库管理部门应填写物资验收单，验收人员签字确认后，办理入库手续；验收不合格的物资，仓库管理部门应及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.验收记录与报告仓库管理部门应建立物资验收台账，详细记录物资的验收情况，包括物资名称、规格型号、数量、供应商、验收时间、验收结果等信息。物资验收台账应妥善保存，以备查阅。对于验收过程中发现的问题，验收人员应及时填写物资验收报告，详细说明问题情况、处理意见等。物资验收报告经相关部门负责人签字后，作为物资质量追溯和处理问题的依据。

四、物资储存管理1.仓库规划与布局仓库管理部门应根据物资的性质、特点和使用要求，合理规划仓库布局，划分不同的储存区域，如原材料区、构配件区、设备区、易燃易爆区等，并设置明显的标识牌。仓库内应设置货架、货柜等储存设施，确保物资分类存放，便于管理和查找。对于贵重物资、易燃易爆物资等，应设置专门的储存区域，并采取相应的安全防护措施。2.物资入库物资验收合格后，仓库管理部门应及时办理入库手续，将物资存放到指定的储存区域。入库物资应按照品种、规格、型号、批次等进行分类存放，并做好标识。仓库管理人员应根据物资验收单，核对物资的数量、规格、型号等信息，确保入库物资与验收单一致。同时，应在物资入库台账上详细记录物资的入库时间、供应商、入库数量等信息。3.物资保管仓库管理部门应定期对库存物资进行检查和盘点，确保物资质量完好、数量准确。对于易受潮、易生锈、易变质的物资，应采取相应的防潮、防锈、防腐等措施，如密封包装、涂防锈油、定期通风等。仓库内应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合物资储存要求。同时，应做好防火、防盗、防虫、防鼠等工作，确保物资安全。对于库存物资的损坏、变质等情况，仓库管理部门应及时查明原因，采取相应的处理措施，并填写物资损坏报告，报相关部门审批。4.物资盘点仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点时，应确保账实相符，如有差异，应及时查明原因并进行调整。物资盘点结束后，仓库管理部门应编制物资盘点报告，详细记录盘点情况，包括物资名称、规格型号、数量、账存数、实存数、差异数及原因分析等信息。物资盘点报告经相关部门负责人签字后，作为物资管理的重要资料保存。

五、物资发放管理1.发放原则物资发放应遵循"先进先出、限额领料、满足施工需要"的原则，确保物资合理使用，避免浪费。工程管理部门应根据工程进度和实际需求，向仓库管理部门提交物资领用申请。物资领用申请应明确物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审核，报项目经理审批后，仓库管理部门方可发放物资。2.发放流程仓库管理部门收到物资领用申请后，应核对申请信息是否齐全、准确。如申请信息不符合要求，应及时通知工程管理部门进行修改。仓库管理人员根据物资领用申请，按照"先进先出"的原则，从库存物资中挑选相应的物资，并填写物资发放单。物资发放单应注明物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用时间等信息。物资发放单经仓库管理人员和领用人员签字确认后，仓库管理部门办理物资发放手续，并在物资出入库台账上记录物资发放情况。3.限额领料管理对于主要材料和构配件，工程管理部门应根据工程预算和施工进度，制定限额领料计划。限额领料计划应明确物资名称、规格型号、数量、使用部位、领用时间等信息。仓库管理部门应按照限额领料计划发放物资，严格控制物资发放数量。如因工程需要超限额领料，领用部门应填写超限额领料申请，经工程管理部门负责人审核，报项目经理审批后，仓库管理部门方可发放。工程管理部门应定期对限额领料执行情况进行检查和分析，如发现物资浪费或不合理使用等情况，应及时采取措施进行纠正，并追究相关人员的责任。

六、物资使用管理1.使用计划与监督工程管理部门应根据工程进度和物资需求计划，合理安排物资的使用时间和顺序，确保物资及时供应，满足施工需要。工程管理部门应加强对施工现场物资使用情况的监督检查，确保物资按照规定的用途和要求使用，严禁挪作他用或浪费。如发现物资使用不当或浪费现象，应及时制止并采取措施进行纠正。2.物资节约与回收利用各施工班组应树立节约意识，合理使用物资，采取有效的节约措施，减少物资损耗。如在施工过程中，应尽量减少材料的浪费，合理控制施工用水量、用电量等。对于可回收利用的物资，如钢材、木材、包装物等，施工班组应及时回收，交仓库管理部门统一处理。仓库管理部门应建立物资回收台账，记录回收物资的名称、规格型号、数量等信息，并定期对回收物资进行整理和处理。

七、物资核算管理1.账务处理财务部门应按照会计制度和相关规定，对工程物资进行准确的会计核算。物资采购成本应包括物资的购买价款、运输费、装卸费、保险费等相关费用。仓库管理部门应定期将物资出入库台账传递给财务部门，财务部门根据物资出入库台账进行账务处理，确保账账相符、账实相符。对于工程领用的物资，财务部门应按照工程成本核算对象，将物资成本计入相应的工程成本项目中。2.成本分析与控制财务部门应定期对工程物资成本进行分析，比