办公用品管理制度37046

办公用品管理制度37046一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，合理控制办公费用，提高办公用品使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工。3.基本原则（1）按需配置原则。根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。（2）成本控制原则。在满足工作需求的前提下，降低办公用品采购成本和使用成本。（3）规范管理原则。建立健全办公用品管理制度，明确各环节职责和流程，确保管理规范有序。

二、职责分工1.行政部门（1）负责制定办公用品管理制度并组织实施。（2）负责办公用品的采购、验收、入库、保管、发放等工作。（3）定期盘点办公用品库存，编制库存报表，及时补充库存。（4）对各部门办公用品使用情况进行监督检查，提出改进建议。2.财务部门（1）负责审核办公用品采购预算和费用报销。（2）协助行政部门做好办公用品成本核算和控制工作。3.各部门（1）负责本部门办公用品需求的申报和领用。（2）合理使用办公用品，杜绝浪费现象，做好本部门办公用品的保管工作。

三、办公用品分类及标准1.办公文具（1）书写工具：如中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔等。（2）纸制品：如复印纸、打印纸、笔记本、便签纸等。（3）文件管理用品：如文件夹、档案袋、标签等。（4）桌面用品：如订书机、订书钉、回形针、胶水、胶带等。（5）其他：如计算器、剪刀、美工刀、橡皮擦等。2.办公设备（1）电脑及周边设备：如台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。（2）办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。（3）电器设备：如空调、饮水机、投影仪等。3.耗材（1）打印机耗材：如墨盒、硒鼓、色带等。（2）复印机耗材：如碳粉、载体等。（3）其他耗材：如打印纸、复印纸等的补充装。4.标准制定行政部门根据公司实际情况，制定各类办公用品的配置标准和使用期限。例如，普通员工每月中性笔使用量不超过[X]支，笔记本每季度不超过[X]本等。办公设备根据使用年限和性能状况制定更新计划。

四、采购管理1.采购计划（1）各部门应于每月[具体日期]前，将次月办公用品需求计划报行政部门。需求计划应详细注明办公用品的名称、规格、数量等。（2）行政部门根据各部门需求计划，结合库存情况，编制办公用品采购计划。采购计划应包括采购物品名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.供应商选择（1）行政部门负责建立办公用品供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和筛选。（2）优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。定期对供应商进行考核，对于不合格的供应商及时淘汰。3.采购实施（1）行政部门根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。（2）对于金额较大的办公用品采购项目，应采用招标、询价等方式进行采购，确保采购过程公开、公平、公正。（3）采购人员应跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保办公用品按时、按质、按量到货。4.验收（1）办公用品到货后，行政部门采购人员应及时组织验收。验收人员应根据采购订单和相关标准，对办公用品的数量、规格、质量等进行核对和检验。（2）对于验收合格的办公用品，办理入库手续；对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。

五、库存管理1.入库管理（1）验收合格的办公用品，由仓库管理人员办理入库手续。入库时，应填写入库单，详细记录办公用品的名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息。（2）仓库管理人员应按照办公用品的类别、规格、型号等进行分类存放，便于管理和查找。2.库存盘点（1）行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，每月至少盘点一次。盘点时，仓库管理人员应认真核对库存数量与入库单、出库单记录是否一致。（2）盘点结束后，仓库管理人员应编制库存盘点表，详细记录盘点结果。对于盘盈、盘亏的办公用品，应查明原因，提出处理意见，报行政部门负责人审批后进行处理。3.库存安全（1）仓库应保持通风、干燥、整洁，确保办公用品不受潮、不受损。（2）仓库应配备必要的消防器材和安全设施，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。（3）严格限制非仓库管理人员进入仓库，仓库管理人员离开仓库时应关好门窗，切断电源。

六、发放管理1.领用流程（1）员工领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量、领用部门、领用人等信息。（2）部门负责人对领用申请表进行审核，签字确认后交行政部门。（3）行政部门根据审批后的领用申请表，按照办公用品配置标准发放办公用品，并在领用申请表上签字确认。（4）仓库管理人员根据行政部门发放记录，办理办公用品出库手续，填写出库单。2.限量发放行政部门根据办公用品配置标准，对员工领用的办公用品进行限量发放。对于超出标准的领用申请，应报行政部门负责人审批。3.特殊情况领用因工作需要临时领用办公用品的，可填写临时办公用品领用申请表，经部门负责人签字后到行政部门领取。临时领用的办公用品应在使用完毕后及时归还。

七、使用与保管1.使用要求（1）员工应按照办公用品的使用说明正确使用办公用品，避免因使用不当造成损坏。（2）节约使用办公用品，提倡双面打印、复印，减少纸张浪费。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、档案袋等，应妥善保管，循环使用。（3）不得将办公用品用于私人用途。2.保管责任（1）各部门负责本部门办公用品的保管工作，指定专人负责办公用品的日常管理。（2）员工应妥善保管领用的办公用品，不得随意丢弃或转借他人。如有丢失或损坏，应照价赔偿。（3）办公设备应由专人负责操作和维护，定期进行清洁、保养，确保设备正常运行。

八、费用管理1.预算管理（1）财务部门根据公司年度经营计划，编制办公用品采购预算。办公用品采购预算应包括采购金额、采购项目、采购时间等内容。（2）行政部门应严格按照预算控制办公用品采购支出，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应报财务部门审核，公司领导审批。2.报销管理（1）办公用品采购费用报销时，应提供正规发票、采购订单、入库单、领用申请表等相关凭证。（2）财务部门对报销凭证进行审核，审核无误后按照公司财务制度进行报销。（3）对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销。

九、监督与检查1.行政部门定期检查行政部门应定期对各部门办公用品使用情况进行检查，检查内容包括办公用品的领用、使用、保管等情况。对于发现的问题，及时提出整改意见，督促各部门进行整改。2.内部审计监督公司内部审计部门定期对办公用品管理情况进行审计监督，检查办公用品采购、使用、库存、费用等方面的管理制度执行情况，发现问题及时督促整改，并提出审计建议。

十、处罚规定1.对于违反本制度，浪费办公用品的员工，行政部门将给予批评教育，并责令其改正。2.对于因保管不善导致办公用品丢失或损坏的员工，应照价赔偿。3.对于未经批准擅自采购办公用品或超预算采购办公用品的行为，