医院档案管理制度

医院档案管理制度一、总则1.目的医院档案是医院在医疗、教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。建立健全医院档案管理制度，旨在加强医院档案的科学管理，有效保护和利用档案，为医院的发展提供有力支持。2.适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。3.档案管理原则遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、安全保密、便于利用的原则。

二、档案管理机构与职责1.档案管理部门医院设立综合档案室，负责全院档案的集中统一管理。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程和规范。对档案进行安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。负责档案的借阅、查阅服务，按照规定办理借阅手续，及时催还借出档案。开展档案信息化建设，对档案进行数字化处理，建立档案信息数据库，提高档案管理效率和利用水平。参与档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，经批准后进行销毁。组织开展档案业务培训，提高全院员工的档案意识和档案管理水平。积极开发利用档案信息资源，为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息支持和服务。

三、档案的分类与编号1.档案分类党群工作类：包括医院党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。行政管理类：涵盖医院行政事务管理、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事管理、财务管理、设备管理、后勤管理等文件材料。医疗业务类：包含医疗质量管理、临床诊疗、护理工作、医技检查、病历档案、医疗纠纷处理等文件材料。教学科研类：涉及医院教学工作安排、教学成果、科研项目申报与管理、科研成果等文件材料。基建档案类：有关医院基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件材料。设备档案类：设备购置、安装、调试、使用、维护、报废等过程中形成的文件材料。会计档案类：医院财务会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件材料。声像档案类：医院在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。电子档案类：以电子数据形式存在的各类文件材料，包括办公自动化系统生成的文件、医疗信息系统数据备份等。2.档案编号为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行统一编号。编号采用分类号与案卷号相结合的方式，具体编号规则如下：分类号：按照档案分类的类别，分别用大写字母表示，如党群工作类为DQ，行政管理类为XZ等。案卷号：每一类档案按顺序依次编号，用阿拉伯数字表示。例如，一份行政管理类档案的编号为XZ001，表示行政管理类的第1卷档案。

四、档案的收集与整理1.档案收集各科室、部门应明确专人负责档案材料的收集工作，按照档案管理要求，及时将工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整。医院员工在办理完毕相关业务后，应主动将应归档的文件材料移交至所在科室的档案收集责任人。档案管理部门定期对各科室、部门的档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。2.档案整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。对每份档案材料进行鉴别，剔除重复、无效和不需归档的材料。按照文件材料的形成时间、来源、内容等要素进行系统排列，保持文件之间的有机联系。对每份档案材料进行编目，填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等项目。将整理好的档案材料装订成册，编制案卷封面，填写案卷题名、年度、保管期限、起止日期、卷内文件份数、页数等内容。

五、档案的归档1.归档时间各科室、部门应在次年上半年将上一年度形成的档案材料整理归档完毕。基建项目、设备购置等专项工作形成的档案，应在项目竣工验收或设备交付使用后三个月内归档。2.归档要求归档的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。归档的文件材料应统一使用A4纸，不符合要求的应进行裱糊、折叠等处理。电子档案应与纸质档案同步归档，确保数据的一致性和完整性。电子档案应存储在脱机载体上，并按照档案管理要求进行分类存储和标识。

六、档案的保管1.保管场所医院综合档案室应具备适宜的档案保管条件，配备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管设备档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等必要的设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、窗帘、吸尘器等。档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。3.档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映医院主要职能活动和历史面貌的，对医院发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是在较长时间内对医院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对医院工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。4.档案保管状况检查档案管理人员应定期对档案保管状况进行检查，每月进行一次小检查，每季度进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境、设备运行等情况，发现问题及时采取措施进行处理，并做好检查记录。

七、档案的借阅与查阅1.借阅权限医院内部人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅永久保管档案的，需经档案管理部门负责人审核，报医院分管领导批准。外单位人员因工作需要查阅医院档案的，须持有单位介绍信，经医院分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还需经医院主要领导批准。2.借阅期限一般档案的借阅期限为两周，如需延期使用，应办理续借手续。特殊情况需长期借阅的，应经档案管理部门负责人批准。3.借阅要求借阅档案时，档案管理人员应严格按照规定办理借阅手续，明确借阅期限和归还日期，并向借阅人员当面点清档案数量和状况。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、拆卷、涂改、污损、丢失档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意。借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明情况。逾期未还的，档案管理部门应及时催还。4.查阅服务医院内部人员因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门指定的地点进行查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程符合规定。外单位人员查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅内容应严格限定在批准的范围内。查阅过程中，档案管理人员应提供必要的协助和指导。

八、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家等组成。鉴定小组根据档案的保存价值、历史意义、现实利用需求等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。2.档案销毁经鉴定确需销毁的档案，应报医院分管领导批准。档案销毁时，应在档案管理部门和相关业务部门人员的共同监督下进行，确保销毁过程的真实性和彻底性。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。

九、档案的统计与移交1.档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。定期编制档案统计报表，上报医院领导和上级档案管理部门，为医院档案管理决策提供依据。2.档案移交医院因机构变动、撤销等原因，需要对档案进行移交的，应按照国家有关档案移交的规定，及时办理档案移交手续。档案移交时，应编制《档案移交清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息，双方交接人员签字确认。

十、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的医院档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.数字化处理对医院现有档案进行全面数字化处理，将纸质档案扫描成电子图像，进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立档案信息数据库。电子档案应符合国家相关标准和规范，确保数据的准确性、完整性和安全性。3.系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，方便档案管理人员进行日常管理工作。提供在线查阅服务，医院内部人员可通过网络查询授权范围内的档案信息，提高档案利用效率。4.数据安全加强档案信息化管理系统的数据安全防护，设置用户权限管理，对不同用户赋予不同的操作权限，确保档案信息不被非法访问和篡改。定期对档案数据进行备份，采用磁带、光盘等多