小公司财务报销制度及报销流程2024

小公司财务报销制度及报销流程2024一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，不得伪造、变造。合理性原则：报销费用应符合公司实际业务需要，不得铺张浪费。合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。

二、费用报销范围及标准1.差旅费定义：员工因工作需要到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。交通费用乘坐飞机经济舱，如因特殊情况需乘坐公务舱，需提前经部门负责人及分管领导批准。乘坐火车（动车、高铁），原则上应选择二等座，如需乘坐一等座及以上，需提前审批。长途汽车、轮船（三等舱及以下）凭有效票据报销。市内交通以公交车、地铁等公共交通票据为主，特殊情况可乘坐出租车，但需注明事由。住宿费用根据出差目的地及职级标准执行，具体标准如下：|职级|一线城市（元/天）|二线城市（元/天）|三线及以下城市（元/天）|||||||部门经理|500|400|300||主管|400|300|200||普通员工|300|250|200|餐饮补贴根据出差自然天数，按照以下标准发放：|地区|补贴标准（元/天）|||||一线城市|150||二线城市|120||三线及以下城市|80|2.业务招待费用于公司经营活动中招待客户、供应商等发生的餐饮、礼品等费用。业务招待费应严格控制，实行预算管理。各部门应根据年度业务计划，提前编制业务招待费预算，报财务部门审核后执行。招待费报销时，应注明招待对象、事由、人数等信息，并附相应的发票及消费清单。单次招待费超过[X]元的，需提前经部门负责人及分管领导批准。礼品赠送应符合公司规定，原则上礼品价值不得超过[X]元/次，且应在礼品上注明公司标识及用途。3.办公费包括办公用品、办公设备、耗材等费用。办公用品应通过公司指定的采购渠道购买，报销时需附购买清单及发票。办公设备购置需提前填写申购单，经审批后采购。达到固定资产标准的，应按照公司固定资产管理制度进行管理。4.通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费用，根据职级标准给予补贴，具体如下：|职级|补贴标准（元/月）|||||部门经理|300||主管|200||普通员工|100|员工需提供正规发票报销通讯费，发票抬头应为公司名称。

三、报销凭证要求1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应真实、完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等。发票应加盖发票专用章，印章清晰可辨。发票如有涂改、刮擦、挖补等情况，视为无效发票，不得报销。2.其他凭证除发票外，还可能需要提供收据、车票、机票、行程单、合同等相关凭证。这些凭证应符合相应的规定和要求，能够证明业务的真实性和合理性。所有报销凭证应粘贴整齐，使用胶水或固体胶粘贴，不得使用订书钉、回形针等。

四、报销流程1.填写报销单员工应根据实际发生的费用，按照报销单格式要求填写相关信息，包括报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等。费用明细应详细注明费用发生的时间、地点、事由等，确保与报销凭证一致。2.部门负责人审核报销单填写完成后，先提交给部门负责人进行审核。部门负责人应根据公司规定及实际业务情况，对报销费用的真实性、合理性、必要性进行审核。如发现问题，部门负责人应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。审核通过后，部门负责人在报销单上签字确认。3.财务审核报销单经部门负责人审核后，提交至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性、金额准确性等进行审核。财务审核主要包括以下内容：发票是否真实、有效，是否符合规定要求。费用是否在报销范围内，标准是否符合规定。报销金额计算是否准确，报销凭证粘贴是否规范。如财务审核发现问题，应及时通知报销人进行整改。整改完成后，重新提交审核。4.分管领导审批对于金额较大或特殊的报销事项，需经分管领导审批。分管领导应根据公司整体财务状况及业务情况，对报销申请进行审批。审批通过后，分管领导在报销单上签字确认。5.总经理审批超过一定金额的报销事项，还需经总经理审批。总经理对重大费用支出进行最终决策。总经理审批通过后，报销单方可进入报销流程的下一环节。6.报销支付经各级审批通过的报销单，由财务部门按照公司资金支付流程进行报销支付。报销款项原则上通过银行转账方式支付至报销人银行账户，特殊情况需现金支付的，需经财务负责人批准。

五、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，逾期未提交的，原则上不予报销。如有特殊情况，需提前向财务部门说明原因，并经批准后方可报销。2.财务部门在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核工作，审核无误后提交审批流程。各级审批人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批，如遇特殊情况不能及时审批的，应及时告知财务部门。3.报销款项支付时间根据公司资金安排确定，一般在审批通过后的[X]个工作日内支付。

六、其他规定1.备用金管理因工作需要，经批准可预借备用金的员工，应填写备用金借款单，注明借款金额、用途、预计还款时间等信息。备用金借款应专款专用，不得挪作他用。借款员工应在业务完成后的[X]个工作日内到财务部门办理报销还款手续，如有逾期未还的，财务部门将从其工资中扣除相应款项。2.培训费用报销员工参加公司组织的培训课程，培训费用由公司统一支付的，凭培训通知、培训发票等相关凭证报销。员工自行参加外部培训，需提前填写培训申请单，经部门负责人及分管领导批准后，方可参加培训。培训结束后，凭培训发票、培训证书等报销相关费用。报销金额不得超过公司规定的标准。3.出国（境）费用报销员工因工作需要出国（境），需提前填写出国（境）申请单，经公司相关部门及领导审批后，方可办理出国（境）手续。出国（境）费用包括差旅费、签证费、手续费等，应按照国家及公司相关规定进行报销。报销时需提供相关的发票、行程单、护照签证页等凭证。4.财务审计财务部门定期对公司财务报销情况进行审计，检查报销凭证的真实性、合法性、合规性，以及报销流程的执行情况。如发现违规