乡镇档案管理工作制度

乡镇档案管理工作制度一、总则1.目的为加强乡镇档案管理，有效保护和利用档案，提高乡镇工作效率和服务质量，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本乡镇实际，制定本制度。2.适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、所属事业单位及各村（社区）的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案，是指乡镇在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构与人员1.档案管理机构成立乡镇档案管理工作领导小组，由乡镇党委书记任组长，乡镇长任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。设立乡镇综合档案室，作为集中统一管理档案的专门机构，负责接收、整理、保管、利用本乡镇的各类档案。2.档案管理人员配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟悉档案管理业务流程，经过档案管理专业培训，取得档案管理岗位资格证书。各部门、各村（社区）应指定一名兼职档案员，负责本部门、本辖区档案的收集、整理、移交等工作，并接受乡镇综合档案室的业务指导。

三、档案收集1.收集范围乡镇档案收集范围包括：乡镇党委、政府及各部门在履行职能活动中形成的文件材料，如会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。乡镇所属事业单位在业务活动中形成的文件材料，如业务文件、技术资料、科研成果等。各村（社区）在工作中形成的文件材料，如村规民约、会议记录、财务账目、土地承包合同等。乡镇在重大活动、重点项目建设中形成的文件材料，如活动方案、项目申报材料、工程图纸等。其他具有保存价值的文件材料，如人事档案、荣誉证书、照片、音像资料等。2.收集要求各部门、各村（社区）应按照档案管理要求，及时收集本部门、本辖区在工作中形成的各类文件材料，并进行分类整理。对重要文件材料，应实行"双套制"归档，即同时保存纸质文件和电子文件。电子文件应符合档案管理部门规定的格式和存储要求。档案管理人员应定期对各部门、各村（社区）的档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的及时、完整。

四、档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》，结合乡镇实际，采用年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。年度：将档案按形成年度进行分类。机构（问题）：按乡镇机关各部门、所属事业单位及各村（社区）等机构或问题进行分类。保管期限：根据档案的价值，将档案分为永久、定期（30年、10年）三种保管期限。3.整理方法归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编号，编号应标注在文件首页上端的空白位置。归档文件应使用符合档案管理要求的档案盒进行装盒，并在盒脊上填写相关信息，如年度、机构（问题）、保管期限等。归档文件应编制归档文件目录，目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。

五、档案保管1.保管场所乡镇综合档案室应具备专门的档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等要求，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。2.保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整和可读。档案应按照保管期限和类别进行有序存放，便于查找和利用。电子档案应进行异地备份，确保数据的安全。3.档案鉴定与销毁乡镇档案管理工作领导小组应定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员和相关业务人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报乡镇分管领导批准后，由两人以上在指定地点进行销毁，并在销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。

六、档案利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.利用范围本乡镇工作人员因工作需要，可查阅、借阅本乡镇的档案。外单位人员因工作需要查阅本乡镇档案的，应持单位介绍信，经乡镇分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密的档案，应按照国家保密规定进行管理和利用。3.利用方式查阅档案：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等项目。借阅档案：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限和归还日期，经乡镇分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，按时归还档案。4.利用反馈档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用的需求和效果，及时调整档案管理工作，提高档案服务质量。同时，应收集利用者对档案管理工作的意见和建议，不断改进档案管理工作。

七、档案信息化建设1.信息化目标逐步建立乡镇档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用，提高档案管理工作的效率和水平。2.数字化工作对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理部门规定的要求。建立档案数字化数据库，对数字化档案进行分类存储和管理，并建立相应的索引目录，便于检索和利用。对档案数字化工作进行质量控制，确保数字化档案的准确性和完整性。3.信息系统建设购置或开发适合乡镇档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。在信息系统中设置用户权限管理模块，根据不同用户的工作职责和权限，分配相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。加强对档案管理信息系统的维护和管理，定期进行数据备份和系统升级，确保系统的稳定运行。

八、监督与考核1.监督检查乡镇档案管理工作领导小组应定期对各部门、各村（社区）的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面的工作情况。对发现的问题，应及时下达整改通知书，要求限期整改。2.考核评价建立档案管理工作考核评价制度，将档案管理工作纳入乡镇年度目标考核内容。考核评价结果作为各部门、各村（社区）评先评优的重要依据。对档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对档案管理工作不力的部门和