物资申购、采购、入库、保管、出库管理制度及操作流程

物资申购、采购、入库、保管、出库管理制度及操作流程一、目的为了规范公司物资的申购、采购、入库、保管、出库等环节的管理，确保物资供应及时、准确、质量合格、成本合理，特制定本管理制度及操作流程。

二、适用范围本制度适用于公司内所有物资的申购、采购、入库、保管、出库管理活动。

三、职责分工

（一）申购部门1.根据生产、经营、项目等实际需求，填写物资申购单，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求日期等信息。2.对申购物资的必要性、合理性负责，并配合采购部门进行供应商选择和价格谈判等工作。

（二）采购部门1.依据申购单，负责寻找、筛选、评估供应商，建立合格供应商名录。2.与选定的供应商签订采购合同，确保合同条款明确、合法，保障公司利益。3.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量到货。

（三）仓库管理部门1.负责物资的验收入库工作，检查物资的数量、质量、规格型号等是否与申购单和采购合同一致，对验收合格的物资办理入库手续。2.妥善保管入库物资，按照规定的存储方式和条件存放，确保物资安全、完好。3.根据审批后的出库单办理物资出库手续，严格核对出库物资的名称、规格型号、数量等信息。4.定期对库存物资进行盘点，编制盘点报告，确保账实相符。

（四）质量检验部门1.对采购的物资进行质量检验，依据相关标准和规范判定物资是否合格。2.出具质量检验报告，对检验合格的物资予以放行，对不合格物资提出处理意见。

（五）财务部门1.审核物资申购单、采购合同、发票等相关单据，确保费用支出的合理性和合规性。2.负责物资采购款项的支付和账务处理，定期与仓库管理部门核对物资库存金额。

四、物资申购管理制度及操作流程

（一）申购计划制定1.各部门应根据年度生产、经营、项目计划以及实际库存情况，提前制定物资申购计划。申购计划应明确物资的名称、规格型号、预计需求量、需求时间等信息。2.对于常用物资，应设定合理的安全库存，当库存低于安全库存时，及时提出申购。对于临时需求的物资，应填写临时申购单，并说明需求原因和预计使用时间。

（二）申购单填写1.申购部门根据申购计划填写物资申购单，申购单应包含以下内容：申购部门名称、物资名称、规格型号、数量、需求日期、用途说明、预算金额等。2.申购单应由申购部门负责人签字确认，并提交至相关审批部门进行审批。

（三）申购审批1.申购单的审批流程根据公司的审批权限规定执行。一般情况下，申购金额较小的物资由部门负责人审批；申购金额较大的物资需经过分管领导、财务部门等相关部门审批。2.审批部门应重点审核申购物资的必要性、合理性、预算金额的准确性等，对于不符合要求的申购单，应退回申购部门并说明原因。

（四）申购单下达1.经审批后的申购单由申购部门提交至采购部门。采购部门应建立申购单台账，对申购单的执行情况进行跟踪和记录。2.采购部门应及时与申购部门沟通，了解申购物资的需求变化情况，如需求日期变更、数量调整等，确保采购工作的顺利进行。

五、物资采购管理制度及操作流程

（一）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其公司概况、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面的信息。2.对筛选后的供应商进行实地考察或评估，了解其生产能力、质量管理体系、信誉状况等。根据考察结果，建立合格供应商名录，并定期对供应商进行评估和更新。3.与合格供应商签订采购合同，合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，应提交至法律部门或相关专业人员进行审核，确保合同的合法性和有效性。

（二）采购订单下达1.采购部门根据审批后的申购单，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应包含申购单的主要信息，并明确订单编号、供应商名称、订单日期等。2.在采购订单中，应注明物资的交付地点、运输方式、包装要求等细节，确保供应商准确理解采购需求。同时，应要求供应商确认采购订单，并及时反馈订单执行情况。

（三）采购跟踪与协调1.采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，了解物资的生产进度、发货情况等。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商协商解决，并通知申购部门。2.对于采购过程中出现的问题，如质量纠纷、交货延迟等，采购部门应积极协调供应商解决。如无法协商解决，应及时向上级领导汇报，并采取相应的措施，如更换供应商、调整采购计划等，确保公司的生产、经营活动不受影响。

（四）采购验收与付款1.物资到货前，采购部门应通知仓库管理部门和质量检验部门做好验收准备工作。物资到货时，仓库管理部门应按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格型号、外观等进行初步验收。2.质量检验部门对物资进行质量检验，出具质量检验报告。对于验收合格的物资，仓库管理部门办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.采购部门收到供应商开具的发票后，应进行审核，确保发票内容与采购合同一致。审核无误后，提交至财务部门办理付款手续。财务部门按照公司的付款流程和审批权限进行付款，并做好账务处理。

六、物资入库管理制度及操作流程

（一）入库准备1.仓库管理部门在物资到货前，应根据物资的特性和预计到货数量，做好仓库存储空间的规划和准备工作，确保物资能够妥善存放。2.准备好验收所需的工具和设备，如量具、检验仪器等，并确保其精度和准确性符合要求。同时，安排好验收人员，明确验收人员的职责和分工。

（二）物资验收1.物资到货后，仓库管理人员首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物资名称、规格型号、数量、供应商名称等信息。如发现不一致，应及时与采购部门沟通核实。2.对物资的数量进行清点，可采用逐件清点、称重、量尺等方式，确保数量准确无误。同时，检查物资的外观质量，如有无破损、变形、锈蚀等情况。3.质量检验部门按照相关标准和规范对物资进行质量检验，可采用抽样检验、全检等方式。检验合格的物资，质量检验部门出具质量合格证明；检验不合格的物资，质量检验部门应出具不合格报告，并注明不合格原因。

（三）入库手续办理1.仓库管理人员根据验收结果，填写物资入库单。入库单应包含物资名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期、质量状况等信息。入库单应由仓库管理人员、验收人员签字确认。2.对于验收合格的物资，仓库管理人员按照规定的存储方式和条件将物资存放至相应的仓库区域，并做好标识。标识应包含物资名称、规格型号、批次、入库日期等信息，以便于识别和管理。3.仓库管理部门应及时将入库单传递至财务部门和相关申购部门，作为记账和物资核算的依据。同时，更新库存台账，确保库存信息的准确及时。

七、物资保管管理制度及操作流程

（一）仓库规划与布局1.根据物资的类别、特性、用途等因素，对仓库进行合理规划和布局。仓库应划分为不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、备品备件区等，并设置明显的标识。2.按照物资的存储要求，合理安排货架、货位等存储设备。对于易燃易爆、有毒有害等特殊物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。

（二）物资存储1.物资应按照规定的存储方式和条件进行存放，确保物资的质量不受影响。例如，对于易受潮的物资，应存放在干燥通风的仓库；对于有保质期要求的物资，应按照先进先出的原则进行存放，并定期检查保质期。2.对库存物资进行分类标识，标识应清晰、准确、不易褪色。标识内容应包括物资名称、规格型号、批次、入库日期、保质期等信息，便于快速查找和识别物资。3.建立库存物资档案，记录物资的出入库情况、质量检验报告、供应商信息等资料。库存物资档案应妥善保管，以便于查询和追溯。

（三）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。2.盘点人员按照盘点计划对库存物资进行逐一清点，记录实际库存数量。同时，核对库存物资的账实情况，如发现账实不符，应及时查明原因，并编制盘点差异报告。3.对于盘点差异，应进行分析和处理。如属于记账错误、出入库手续不全等原因导致的差异，应及时调整账目；如属于物资丢失、损坏等原因导致的差异，应查明责任，按照公司相关规定进行处理。

（四）仓库安全管理1.仓库应配备必要的安全设施和消防器材，如灭火器、消火栓、防火卷帘等，并确保其处于良好的备用状态。定期对安全设施和消防器材进行检查和维护，确保其有效性。2.仓库管理人员应严格遵守仓库安全管理制度，严禁在仓库内吸烟、使用明火、堆放易燃杂物等。加强对仓库的日常巡查，及时发现和消除安全隐患。3.对仓库的电气设备、通风设备等进行定期检查和维护，确保其正常运行。同时，做好仓库的防潮、防虫、防鼠等工作，保证物资的存储安全。

八、物资出库管理制度及操作流程

（一）出库申请1.物资使用部门根据实际需求，填写物资出库申请单。出库申请单应包含物资名称、规格型号、数量、用途、申请日期等信息。2.出库申请单应由物资使用部门负责人签字确认，并提交至相关审批部门进行审批。审批流程根据公司的审批权限规定执行，一般情况下，出库金额较小的物资由部门负责人审批；出库金额较大的物资需经过分管领导等相关部门审批。

（二）出库审批1.审批部门应重点审核出库物资的必要性、合理性、用途的真实性等，对于不符合要求的出库申请单，应退回物资使用部门并说明原因。2.经审批后的出库申请单由物资使用部门提交至仓库管理部门。仓库管理部门应建立出库申请单台账，对出库申请单的执行情况进行跟踪和记录。

（三）物资出库1.仓库管理人员根据审批后的出库申请单，核对物资的名称、规格型号、数量等信息，并准备好相应的物资。2.物资出库时，仓库管理人员应填写物资出库单。出库单应包含物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期、用途等信息。出库单应由仓库管理人员、领用人员签字确认。3.仓库管理人员按照规定的出库流程办理物资出库手续，将物资交付给领用人员。同时，更新库存台账，确保库存信息的准确及时。

（四）出库记录与跟踪1.仓库管理部门应及时将出库单传递至财务部门和相关申购部门，作为记账和物资核算的依据。同时，对物资出库情况进行记录，包括出库日期、物资名称、规格型号、数量、领用部门等信息。2.定期对物资出库情况进行统计和分析，了解物资的使用情况和流向，为物资管理决策提供参考依据。同时，跟踪物资的使用效果，如发现问题及时与物资使用部门沟通解决。

九、监督与考核1.公司内部审计部门定期对物资申购、采购、入库、保管、出库等环节的管理情况进行审计监督，检查各项制度的执行情况和流程的合规性。2.对在物资管理工作中表现优秀的