电子教案-《办公自动化技术与应用》-周贺来

第1章办公自动化的基础知识《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社2【本章内容介绍】

本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的基本知识。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社3【本章主要知识点】

办公自动化的含义办公自动化的层次办公自动化的发展过程办公自动化的发展趋势我国办公自动化发展概况办公信息系统的组成与功能办公信息系统的安全与保密 《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社4【本章重点难点】重点办公自动化的基本概念国内外办公自动化的发展情况办公信息系统的组成与功能办公信息系统的安全与保密难点办公自动化的发展趋势办公信息系统的安全与保密措施《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社51.1办公自动化的基本概念1.1.1概念办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”

《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社61985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社71.1.2层次办公自动化分为三个层次事务处理型 最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。

管理控制型包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。辅助决策型 最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社81.1.3办公自动化的内容1．公文管理2．会议管理3．部门事务处理4．个人办公管理5．领导日程管理6．文档资料管理7．人员权限管理8．业务信息管理《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社91.1.4办公自动化的意义1.实现办公活动的高效率、高质量2.实现办公信息处理的大容量、高速度3.实现办公活动的智能化《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社101.2办公自动化的发展现状与未来趋势

1.2.1起源20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。相关知识:美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社111.2.2.办公技术设备的发展演变 办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。

20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。

20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。

20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。

《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社121.2.3办公自动化的发展趋势 办公自动化未来发展将体现以下几个特点：办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多媒体化办公管理知识化《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社131.2.4我国OA发展过程及其整体现状我国OA发展过程 我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段,80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。

20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统. 20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如MicrosoftVisualStudio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社14整体现状 我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:

起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MSOffice系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。 已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社151.3办公信息系统的组成、类型与功能1.3.1办公信息系统的含义

办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人——机信息系统。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社161.3.2办公信息系统的构成要素

办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是办公人员办公信息办公流程办公设备《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社171.3.3办公信息系统的类型1．政府型办公信息系统2．事业型办公信息系统3．企业型办公信息系统4．经营型办公信息系统5．专业型办公信息系统6．案例型办公信息系统7．控制中心型办公信息系统8．事务型办公信息系统《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社181.3.4办公信息系统的主要功能

一个完整的办公信息系统应该实现下面7个方面的功能:（1）建立内部通信平台（2）建立信息发布平台（3）实现工作流程自动化（4）实现文档管理自动化（5）实现辅助办公自动化（6）促进业务信息集成（7）实现分布式办公《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社191.4办公自动化系统的安全与保密1.4.1信息系统安全与保密的含义 办公信息系统的安全与保密是两个不同的概念，安全是指为防止有意或无意的破坏系统软硬件及信息资源行为的发生，避免企业遭受损失所采取的措施，包括硬件安全、软件安全、数据安全和运行安全；保密是指为防止有意窃取信息资源行为的发生，使企业免受损失而采取的措施。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社201.4.2影响办公自动化系统安全与保密因素分析人为原因自然原因计算机病毒其它原因1.4.3系统安全与保密的基本要求1、系统安全的基本要求:能防止对信息的非法窃取；可以预防泄露和毁坏事件的发生；在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社212、数据保密的基本要求数据隐蔽，避免数据被非授权人截获或窃取；数据完整，根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改；发送方鉴别，证明发送方的身份以防止冒名顶替防发送方否认，在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社221.4.4

加强系统安全保密的常用措施1．严格制度管理2．加速法制建设3．加强宣传教育4．开展技术研究1.4.5保证办公自动化系统安全的对策：1、安全监视技术2、“防火墙”技术3、终端识别4、计算机安全加权5．计算机反病毒技术《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社231.4.6加强系统数据保密的常用对策1、用户认证技术利用用户专有信息:口令密码通行字利用用户专有用品:钥匙IC卡磁卡利用保密算法:加密函数动态口令利用用户的生理特征:指纹声音视网膜2、计算机数据加密技术明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文“双钥”-----共钥密钥3、数字签字技术利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名

4、用户的自我保护《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社241.4.7典型的系统安全保密对策方案

（1）．加强系统安全的制度建设，进行安全知识宣传，加强系统使用人员的安全意识；（2）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理；（3）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范；（4）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备；（5）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社25小结

办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。

20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种种原因，各个单位办公程度有所不同。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社26

办公信息系统是一种用来提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人——机信息系统，其构成要素涉及办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。通过一个完整的办公信息系统，可以建立内部通信平台、建立信息发布平台、实现工作流程自动化、实现文档管理自动化、实现辅助办公、达到信息集成以及促成分布式办公的实现。 办公信息系统中，客观存在着许多不安全因素。必须加强安全和保密管理，主要措施包括：强化管理、加速立法、宣传教育、技术研究。其中，保证系统安全的技术对策有：安全监视、“防火墙”、终端识别、计算机安全加权等；加强系统数据保密的技术对策有：用户认证、计算机数据加密、数字签字等。 办公信息系统根据单位性质不同，有政府型、事务型、企业型、专家型等多种类型。小结（续）《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社27习题一、简答1．什么是办公自动化？它包括哪些层次？2．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？3．什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？4．一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？5．为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？

《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社28二、论述1．结合当前办公自动化的现状和发展，论述开展办公自动化的意义。2．假设您是某公司的信息主管，现决定开发一套办公信息系统。试以您学习本章后的知识为基础，谈谈如何开始进行？请给出针对本企业情况的办公自动化解决方案。3．请利用节假日时间，步入一家商场、饭店、学校、医院或者其他企事业单位、政府行政机关，了解其办公信息系统的应用情况，将调查内容写成一篇调查报告。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社29附：调查内容参考提纲

（其中画“※※”的属于需要自己加以发挥的内容）1）该单位基本情况。哪些部门使用了计算机？什么配置？2）该单位是否有内部网？安装和使用了什么软件？4）是否有信息管理领导机构？人员、结构、设备情况？5）是否接入Internet？有没有e-mail和站点地址？6）是否开发了办公信息系统？单机版还是网络版？请描述其功能模块组成。7）办公信息系统的应用对该单位的办公带来了什么好处？9）如果你是该单位的信息主管，你如何充分利用计算机和网络设备，建立办公信息系统用来提高工作效率和提高经济效益？10）结合自身专业特点，认为有必要进行调查的其它问题。第2章办公中的简单文字处理《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社31【本章内容介绍】

本章首先介绍了文字处理的基本知识；然后通过一个简单、实用的某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等；最后介绍了公文处理的基本规范，仍以制作上面的“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作公文的方法。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社32【本章主要知识点】

文字处理工作流程文档的录入与编排文档的页面设置文档的打印操作公文的处理规范利用向导制作公文《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社332.1文字处理软件及其操作流程2.1.1文字处理软件及其功能文件存储内容编辑简单排版输入校验输出提供输入／输出接口对象的嵌入与链接《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社342.1.2文字处理的操作流程文字处理的操作流程:流程中各个步骤的含义如下：1．文字录入：包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体对象采集、导入。2．文本编辑：包括选取、复制、移动、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。3．格式排版：包括字体、段落排版，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置等。4．页面设置：包括纸张设置、边界设置、装订线设置、页面页脚设置等。5．打印预览：就是在实际打印前先在屏幕上模拟显示文档的打印效果。6．打印输出：包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设置、缩放打印设置等。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社352.2简单文档处理实例——“青年歌手大奖赛”通知的制作

本节以利用Word制作某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，来讲解简单文档的处理过程，主要目的是让读者先对办公文档的处理流程有个全面的认识。比赛通知的文档效果如图2-3所示:《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社362.2.1启动Word并作相关设置1．启动Word软件 首先通过单击“开始”|“程序”|“MicrosoftWord”（具体名称、位置可能因机器而异），启动Word软件。启动后的默认界面如图2-4所示，它同时打开一个空白文档。2．工具栏的设置（1）工具栏简介 在Word的默认界面上，通常只存在“常用”和“格式”两个工具栏，如图2-4所示；在工具栏的右端往往还存在折叠按钮，折叠按钮上的双箭头表示还有折叠的工具按钮没有显示出来，单击该按钮可以看到折叠起来的工具按钮。

常用工具栏折叠按钮格式工具栏《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社37

在Word的使用过程中，各种工具栏上的工具按钮会根据用户的使用频率出现或者不出现在默认界面上，这体现了工具栏的自适应性。（2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开 在Word的默认界面上，“常用”和“格式”两个工具栏并排在一行，这使得许多工具按钮不能显示出来，这对于初学者往往感觉无所适从。下面介绍两种将二者分开，各自占据一行的方法。方法一：利用“自定义”命令法 操作时，单击“工具”|“自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在“选项”选项卡中选上“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框。单击“关闭”按钮。使得常用工具栏和格式工具栏在两行并列显示。第二种方法：拖动“移动控点”法 将鼠标移动到所示工具栏的“移动控点”上，当光标呈现带箭头的“十”字形状时，拖动鼠标使之与其他工具栏上下排列。

“常用”工具栏与“格式”工具栏上下排列成两行后，工具栏上常用的所有工具按钮将全部显示出来，便于使用者查找、使用。2.2.2文字和符号的录入《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社381．选择汉字输入方法 可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，可以在各种汉字输入方法之间切换。2．文本内容的输入在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。3．特殊符号的录入文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：♂、※、◎、№、§等）。符号的输入方法主要有四种：（1）菜单法：通过“插入”

|“符号”（“特殊符号”）输入。（2）工具栏法：将“符号栏”工具栏显示在界面上，利用按钮输入。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社39（3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。（4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。4．文档录入后的联机校对2.2.3文档内容的编辑1．光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。2．选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。

Ctrl+A：选择全部文档 三击所选段落：选择整段《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社40Alt+移动鼠标：选择矩形文本块

Ctrl+单击选择栏：选择全文档选定的简化3．修改文本技巧 操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。4．复制、移动、删除文本 首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有：（1）利用快捷键（2）菜单方法（3）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法5．“选择性”粘贴的作用 粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用“选择性粘贴”。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社41 6．撤消和恢复操作 在对文档进行编辑的过程中，Word会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消一些错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。 撤消操作的方法是：选择“编辑”|“撤消”命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。 恢复操作的方法是：选择“编辑”|“恢复”命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。2.2.4字体与段落格式排版 文档中字体和段落格式排版的基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可以通过使用“格式刷”按钮来实现格式的复制2.2.5文档的页面设置单击“文件”|“页面设置”命令，可以打开“页面设置”对话框,可以设置以下步骤：说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置”对话框《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社421．设置纸张大小和方向

“纸张”选项卡主要包括纸张大小和纸张来源，其中“纸张大小”列表列出了默认打印机支持的纸张的型号、尺寸，它的下面表示了相应纸的宽度和高度；如果在列表中选择“自定义大小”，就可以通过设置宽度和高度来定义纸张的大小。“纸张来源”一般选择默认设置即可。2．调整页边距 页边距是指可编辑区域与纸张边界的距离，根据不同纸张定义不同的页边距，可以使打印出来的文档更加美观。“页边距”选项卡，在其中可以选择文本距纸边的上、下、左、右的距离，以及装订线的位置和宽度，纸张的打印方向等。对于这些设置，在预览框中可以看到效果。3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 选择“版式”选项卡，在其中可以进行如下操作：选择“奇偶不同”或者“首页不同”，可以对首页或奇偶页设置不同的页眉页脚；“垂直对齐方式”中选择“顶端”、“靠上”或“居中”，可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式；在页眉、页脚列表框中输入或选取数字，可以设置页眉、页脚至页边界的距离。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社434．确定每页中的行数和每行的字符数 选择“文档网格”选项卡，如图2-14所示，在其中可以设置文字排列的方向，文档内容文字分栏的数目以及文档中每页的行数、每行的字符数（这两个值与纸张的大小、页边框的宽度、字体的大小、排列方式都有关）。2.2.6打印效果的预览（1）单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”|“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口，（2）打印预览窗口中有一个工具栏（3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。（4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面。2.2.7文档的打印输出1．打印操作的基本步骤2．打印操作的其他方式《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社442.3机关办公公文编排及其制作规范2.3.1办公室文字处理的基本规范1．公文种类 我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。2．公文格式 所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。 公文的组成项目分为指定项目和选择项目。 公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。3．公文用纸 公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社454．公文用字 字号一般按发文机关标识、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序从大到小选用。 发文机关标识，推荐使用高22毫米、宽15毫米黑变字体或初号宋体字。 联合行文，推荐用小初号字。 公文标题、小标题，分别推荐使用二号、三号宋体字。 秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句，推荐使用三号黑体字。 主题词，推荐用三号宋体字。 一般公文正文、主抄送机关、无正文说明、附件说明、发文字号、成文日期、印发说明、注释、特殊情况说明等，推荐用三号或四号仿宋体字。5．公文书写 文字一律采用从左到右横排。在左侧装订。少数民族文字按习惯书写、排版。2.3.2利用公文向导制作“比赛通知”1．启动Word，单击“文件”|“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。2．在该任务窗格中，选择“根据模板新建”区的“通用模板”命令，3．选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标，然后再单击“确定”按钮，出现“公文向导”对话框。9．单击“下一步”…………，单击“完成”

根据需要，还可以再对向导制作的公文进行内容编辑和格式编排《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社46小结 在办公事务中，文字处理需要经常进行的一项基本操作。本章通过办公实践中的一个“比赛通知”文档实例，详细介绍了办公中文字处理的基本知识和具体操作方法，主要内容包括文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文等。 通过本章的学习，读者应该能够熟练地进行办公业务管理中文字处理工作，对日常工作中的简单文档如公告文件、工作计划、工作总结能够进行娴熟的输入、编排和打印。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社47习题一、填空题1．在Word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择___________，双击可以选择___________，三击可以选择___________。2．将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用Word“常用”工具栏上的__________按钮，单击它可以___________。双击可以___________。3．在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上___________；如果有语法错误，则英文句子被自动加上___________。4．某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该______。二、简答题1．请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。2．文档录入应该注意什么原则？3．一篇文档共3页，正文内容有12个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：A.第3段内容的最后3句；B.从第2段到倒数第2段；C.最后3段；D.全文。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社483．使用下面习题图2-2给出的文字，按照公文格式的规范化要求，分别利用一般文档的处理方法和Word的公文向导方法制作相应格式的公文，并进行页面设置和打印操作。《办公自动化技术与应用》电子教案水利水电出版社49××省人事厅××省环保局文件关于××省环保局录用国家公务员招考公告各市人事局、环保局、教育局以及省属各高校：根据《国家公务员录用暂行规定》和《××省录用国家公务员特殊考试暂行办法》等有关规定，决定面向社会公开招考国家公务员3名。现将有关事项公告如下：一、招考条件1、具有中华人民共和国国籍，享有公民的政治权利；2、拥护中国共产党的领导，热爱社会主义；3、遵纪守法，品行端正，具有为人民服务的精神；4、身体健康，符合录用国家公务员的体检标准；5、年龄40岁以下（1965年1月1日以后出生）；6、环境科学专业毕业，具有国民教育学士以上学位，有3年以上工作经验。二、招考职位××省环保局污染控制处主任科员1名，一般公务员2名。三、报名时间、地点报名时间：2005年6月21日至28日。报名地点：××省环保局人事处（××市××路xxx号）联系电话：06xx-78xxxxx转8576、8586。四、考试内容和时间2005年7月10日上午9:00---11:00进行行政职业能力测验下午15:00---17:00考试专业知识。未尽事宜，请直接向××省环保局人事处咨询。××省人事厅二OO五年六月十五日第3章

办公中的电子表格设计《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社51【本章内容介绍】

本章首先介绍了办公中电子表格设计的基本知识，包括实际办公中电子表格的主要类型以及制作软件选取的基本原则，电子表格制作中的主要术语，电子表格处理的通用操作；然后分别通过“比赛日程安排表”和“报名登记表”为例，分别介绍了利用Word制作简单规则表格和复杂不规则表格的方法；最后，通过“报名信息汇总表”为例，讲解了利用Excel制作电子表格的完整操作流程，包括：文件操作、内容录入、格式编排、页面设置、打印预览、打印操作等。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社52【本章主要知识点】

办公常用电子表格的类型电子表格制作的软件选取电子表格操作的主要术语电子表格的通用操作规则文字表格的制作复杂文字表格的制作利用Excel制作表格《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社533.1电子表格制作的基本知识3.1.1电子表格类型划分和制作软件选取1．规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。3．形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。4．包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。5．数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社543.1.2电子表格的常用术语和通用操作1．表格的创建

Word中创建表格的方法有插入法、绘制法，Excel无所谓创建表格，因为其工作区域就是一个很大的表格。2．表格整体的缩放与移动 对于Word，拖动其右下角的小方框可以像对窗口操作一样实现表格整体的缩小和放大，拖动左上角的黑色方框可以实现表格的整体移动；而Excel中选定数据区域进行“剪切”操作即可将其移动到指定位置，整体调整单元格大小可以实现缩小放大。3．表格行高、列宽的调整与斜线表头设置 表格行高、列宽的调整一般通过拖动行列之间的分割线即可实现，当然也可以通过有关菜单项进行精确设置，还可以进行多行行高相等、多列列宽相等的操作。 在斜线表头的设置方面，Word2000以后的各个版本都提供了斜线样式。Excel表格中一般不需要斜线表头设置，如果需要，可利用“绘图工具栏”中的直线工具绘制。4．表格中单元格的拆分与合并 在Word中专门有“合并单元格”和“拆分单元格”的专门按钮或命令。对于Excel，软件的“格式”工具栏上专门提供了一个“合并居中”按钮，可以使单元格合并同时使单元格文字在合并后的单元格中自动居中，如果合并错误还可以取消合并，但是Excel不能拆分单元格。

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5．表格边框与底纹背景的设置 表格设置边框与底纹是为了使表格更加美观，通过软件中的“边框与底纹”工具按钮或相关菜单命令可以很容易地选择设置。6．表格中单元格、行、列的编辑 有时表格需要进行单元格、行、列的添加或删除等编辑操作，通过工具按钮、菜单命令、快捷菜单项很容易实现。需要注意的是，此处删除与清除是有区别的，前者指删除对象，表格中不再存在，而后者是清除内容或者有选择则清除内容、格式、公式等。7．表格单元格中文字的对齐方式设置 表格文字对齐方式包括水平和垂直两个方向，“格式”工具栏上的段落对齐按钮只能设置水平方向，而垂直方向需要通过选择快捷菜单中的“文字对齐方式”项来进行设置。一般垂直方向要设置为居中，水平方向根据情况需要进行灵活设置。8．表格中的排序与公式计算 数据表格可以按照一个或多个关键数据进行升序或降序排列；不仅可以按行排序，也可以按列排序；对于汉字，不仅可以按照“字典顺序”排序，也可以按照“姓氏笔画”排序。对于公式计算和数据处理一般利用Excel比较快捷、高效。9．表格与文本的转换操作 在Word中根据需要，可以利用“表格”菜单中的“转换”命令快速地按照指定要求进行表格与文本之间的转换。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社5610．拆分与合并表格 根据需要，有时候要进行表格的拆分和合并，这在Word的“表格”菜单中有专门的“拆分表格”命令，要合并时需要将两个表格之间的空行或内容删除即可。

3.2利用Word的插入法制作比赛日程安排表

本节接着上一章的实例，制作一份“青年歌手大奖赛”的比赛日程安排表，效果如图3-1所示。可以看出，它是一个5列7行的规则文字表格，整个表格从总体上来看宽度大于高度，所以纸张方向应该设置为横向打印。 按照上面的原则，可以利用Word中的插入表格方法或者直接利用Excel的填表方法来制作该表。下面介绍用Word插入表格法制作该比赛日程安排表，操作步骤如下： （1）启动Word，打开一个空文档。 （2）根据表格形状进行页面设置：将纸张设置为B5，上下左右边界均设置为“2.5厘米”，纸张方向为“横向”，其余按默认设置即可。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社57

图3-1比赛日程安排表的制作效果

（3）制作标题。输入文字“比赛日程安排表”，设置字体为黑体、三号、加粗效果，并设置段落对齐方式为“居中”，段后距“0.5行”。（4）插入表格。执行“表格”|“插入”|“表格”命令，在出现的如图3-2所示对话框中设置“行数”、“列数”分别为7和5，其余设置为默认值，设置完毕，单击“确定”按钮，很快得到一个表格框架，效果如图3-3所示。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社58（5）编排文字。首先按照与一般文档中文字录入一样的方法，在各个单元格中输入需要的文字；然后全选表格文字，设置段落对齐方式为“中部居中”；接着再将表格表头文字设置为四号、黑体、加粗效果，其余文字设置小四号，默认字体。文字编排结束后的表格在纸张上的页面效果如图3-4所示。

图3-2“插入表格”对话框图3-3插入表格的初始效果《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社59（6）对表格进行修饰。在图3-4可以看到，表格在整张纸上大小不太合适，表格有些高度不够，这时可以将光标停在表格上任何位置，向下拖动表格右下角出现的“表格缩放控点”使表格高度加大到适应页面大小。另外，图3-4中表格外边框不太醒目，下面将其设置为粗线效果，操作方法为：在表格内，单击鼠标右键，从弹出的菜单中，选择“边框和底纹”按钮，在出现的对话框中，设置表格外框宽“11/2磅”，经过修饰后的表格最终效果如图3-5所示。图3-4输完文字后的表格效果图3-5对表格进行修饰后的最终效果《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社603.3利用Word绘制法制作比赛报名登记表本节实例是制作“青年歌手大奖赛”中使用的，用来记录报名者个人信息的报名登记表，效果如图3-6所示，是个形状不太规则的表格。图3-6“表格和边框”工具栏《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社61本节利用Word的绘制表格法制作这个稍复杂的表格。操作步骤如下：1．制作表格标题 启动Word，建立一个新文件。在文档的前3行输入图3-6所示的3行标题文字，并进行适当的字体和段落格式设置。说明：如果开始没有输入标题而直接在纸张最上端就开始绘制表格。可在表格制作完成后，通过拖动表格左上角的“表格移动控点”使之下移，再将表格标题补充上去。2．绘制表格 在标题行下面单击要创建表格的位置，选择“表格”|“绘制表格”命令，随之出现如图3-7所示的“表格和边框”工具栏，同时鼠标指针变为铅笔状。图3-7“表格和边框”工具栏《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社62

拖动铅笔状鼠标使之在文档上有角度地拉动，出现矩形表格框。然后按住鼠标左键，使之直线移动，按照表格的形状要求在矩形内绘制行、列框线，出现如图3-8所示效果的表格框架。

图3-8利用绘制法制作的表格框架

《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社633．合并与拆分单元格 选中图3-8所示第1行、第1列所在的单元格，单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮，将其拆分为3行6列，用同样方法将第3行、第2列所在的单元格拆分为1行3列；将第4行、第2列所在的单元格拆分为1行3列，此时效果如图3-9所示。 之后，再选中图3-9所示表格的前4行最后一列所在单元格，单击“表格和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮，将其合并成一个单元格。图3-9单元格拆分后的表格框架《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社644．表格中文字的编排 表格框架建好之后，就可以在单元格中输入文字，文字的对齐方式默认为靠上左对齐，大多数情况下还需要进行设置。设置单元格文字对齐方式时，首先选中相应单元格，单击“表格和边框”工具栏上的“单元格对齐方式”按钮右侧的箭头，从弹出的9种对齐方式中选择需要的方式，使所有单元格文字设置为合适的对齐方式。 文字编排完成后的表格效果如图3-10所示。图3-10单元格拆分后的表格框架《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社655．调整表格的整体形状 为了使表格正好充满整个纸张，可以通过拖动表格右下角的“表格缩放控点”将表格适当放大。然后，再根据表格大小的实际需要，通过拖动行与行之间的分隔线使得各个行的高度合适，用同样方法设置列的合适宽度。 另外，表格的外框设置还需要设置为粗线效果。首先单击表格左上角的“移动表格”控点，全选表格；然后单击“表格和边框”工具栏上的“粗细”按钮将边框线设置为1.5磅，单击“表格和边框”工具栏上的“外部框线”按钮，将表格外框设置为粗线效果。至此，本表格全部完成，最终效果如图3-11所示。图3-11最后完成的“报名登记表”表格效果《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社663.4利用Excel制作报名信息汇总表

我们接着上节实例，当参赛选手将填好的个人报名登记表交来之后，比赛组委会需要对报名人员的信息进行汇总处理，以便总体把握报名的总体情况，为此需要设计一份报名信息汇总表。本节就介绍如何利用Excel软件制作歌手大赛报名信息汇总表。 制作好的空白报名信息汇总表，效果如图3-12所示。可以看出，它是一种非常规则的二维表格。按照上面所说的原则，为了提高工作效率，可以考虑利用Excel来制作该表。本书假定读者已经掌握了Excel软件的基础知识和基本操作，所以本节和后续章节关于Excel的基本知识和基本操作不再回顾，而是直接介绍实例表格的处理方法。 利用Excel制作该表有很多好处，例如：在Excel中，类似表格中内容的输入，有一定的方法技巧；输入数据后还可以进行数据分析、汇总、统计以及检索、筛选等操作。这些知识将在下章进行详细介绍。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社67图3-12空白的报名信息汇总表效果3.4.1表格框架的建立操作时，首先启动Excel，在出现的Book1工作中选择Sheet1工作表双击，更名为“报名汇总表”；然后激活该工作表，在A1单元格输入“青年歌手大奖赛选手报名信息汇总表”，对于A2～J2单元格，也按照图3-13所示样式分别输入对应表格标题文字；这样表格的基本框架就建立完毕。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社68图3-13刚建立好还未格式化的表格3.4.2表格格式的设置上面的表格框架还非常简陋，需要进行格式设置，包括标题居中设置、表格中文字的字体格式和段落格式设置、表格边框线的设置等。1．标题的跨列居中设置因为开始不好确定表格有多少列，所以一般都是先在A1输入标题，待表格格列标题都输入完成后，再进行标题跨列居中设置。本例中操作时，首先选取A1：J1单元格区域，然后单击“格式”工具栏上的“合并居中”按钮进行合并即可。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社692．单元格中文字格式的设置在表格单元格中输入的文字，默认情况为左对齐（数字默认效果为右对齐），12号宋体标准字。根据需要，需进一步设置。为醒目起见，首先将表格标题字体设置为黑体、20号字、加粗效果。表格主体中各个列标题文字，对齐方式设置为居中对齐，字号14，加粗效果，默认字体。3．表格边框线的设置虽然从Excel表格中已经看到了有许多细细的线来分开各个单元格，其实这些只是虚框，默认情况下它们是打印不出来的。如果打印的表格需要待上边框线，就必须自行设置。与Word中表格边框线设置方法一样，Excel中边框线设置也是先选取需要设置的单元格或单元格区域，然后选择边框线形和加框线位置即可。本实例操作中，首先选取A2：J22（表头不需要加边框，所以第一行不选；另外，之所以选到22行，目的是通过设置，使将来打印的一张汇总表上能输入20个人的资料），然后使用“格式”工具栏上的“边框”按钮进行设置即可。本步骤操作完之后，报名信息汇总表的整体效果如图3-14所示。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社70图3-14“报名信息汇总表”表格效果3.4.3表格的页面设置本实例制作的报名汇总表需要打印。在打印工作表之前，应该先对工作表进行页面设置，主要操作包括纸张大小和方向的设置、页边距大小的设置、页眉/页脚的设置、工作表的设置以及手工插入分页符等。说明：如果一个工作簿中的几个工作表需要相同的页面效果设置，应该首先选择这些工作表，然后进行页面设置，否则页面设置只对当前活动工作表有效。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社71单击“文件”|“页面设置”菜单命令，即可打开“页面设置”对话框，该对话框中有4个选项卡：“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”。1．“页面”选项卡“页面”选项卡格式如图3-15所示。主要的设置内容包括：打印方向、纸张大小、缩放比例、打印质量和起始页码。此处重点对“缩放”分区的设置操作做出说明。利用“缩放比例”选择区，可以实现对工作表的放大或缩小打印。在默认状态下，“缩放比例”为100%，即正常尺寸。若希望将打印对象整体放大或缩小，可以通过“缩放比例”后面的微调按钮或者在文本框中键入适当的数字（只能在10～400之间）调整。“调整为×页宽×页高”选择区可以设定所要打印的全部内容正好以×页输出，指定页数后，Excel会自动计算需要缩小的比例，可以在缩放比例文本框中看到这个百分比。有些时候，打印对象比一页稍微大些或者稍微差一点不到一页，又不知道缩小或者放大多少比例，则可以选择“调整为1页宽1页高”，这项功能此时非常实用。2．“页边距”选项卡“页边距”选项卡格式如图3-16所示，其中可以进行的操作包括：通过微调按钮设置上、下、左、右的页边距及页眉、页脚区域的大小，还可以通过选取“居中方式”中的“水平”、“垂直”复选框设置被打印的表格在版心的水平和垂直中央。

《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社72图3-15“页面”选项卡图3-16“页边距”选项卡说明：上、下、左、右的页边距以及页眉、页脚区域的大小也可以在下面介绍的预览状态下再进行必要的调整。3．“页眉／页脚”选项卡“页眉／页脚”选项卡格式如图3-17所示。在打印输出时，每一页最上边打印的主题文字，称之为页眉；打印在最下边的称之为页脚。在“页眉”预览框和“页脚”预览框中可以看到页眉和页脚的效果，如图3-17所示就是设置了“工作表名称”为页眉，“第一页共？页”为页脚，这样设置的效果在后面的打印预览视图中将会看到。如果需要修改，还可以选择“自定义页眉”或“自定义页脚”来自定义页眉、页脚的内容和格式。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社734．“工作表”选项卡“工作表”选项卡格式如图3-18所示。该选项卡设置内容较多，比较重要，并且初学者一般不太注意，下面对其中的内容进行详细解释。它包括的具体项目如下：（1）“打印区域”：在此框中输入要打印的单元格范围区域。（2）“打印标题”：如果想使输出表格的每页都像第一页那样打印上顶端标题或者左侧标题。只要在“顶端标题行”或“左端标题列”中输入标题所在行号、列号即可。（3）“打印”区域：此区域中重点介绍一下“网格线”复选框的用处。如果工作表中键入了内容的单元格没有设置边框格式，但是只要在该区域将“网格线”复选框选上，则Excel会根据工作表中的实际情况将键入的内容的单元格的边框设置为默认格式并打印出来。“网格线”复选框最好不要选上，打印的表格中，某些单元格需要不同的边框格式时，使用者最好按照实际需要自己设置。图3-17“页眉/页脚”选项卡图3-18“页眉/页脚”选项卡《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社74（4）“打印顺序”区域：选择“先列后行”，则当数据不能在一页打完时，从第一页向下编排页码并打印，然后移至右边依次向下打印；若选择“先行后列”则相反。3.4.4表格的打印预览制作完一份工作表后，可以使用打印预览命令，在屏幕上先看到要打印出来的结果，在查看的同时，可随时针对打印设置进行检查和修改，直到满意后才将其打印出来。单击“文件”|“打印预览”菜单命令，或单击“常用”工具栏上的“打印预览”命令按钮，都可以打开“打印预览”视图，如图3-19所示，就是上面的报名汇总表经过页面设置后的打印预览效果。在“打印预览”视图窗口上方，有一排按钮，可以用来进行页面的相应调整。图3-19“打印预览”视图《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社753.4.5表格的打印输出打开准备打印的工作表所在的工作薄，并单击对应工作表的标签，使待打印的表格显示出来后，单击“常用”工具栏上的“打印”按钮即可开始打印。如果单击“文件”|“打印”菜单命令，则会出现“打印”对话框，如图3-20所示。在“打印”对话框中：利用“打印范围”区域选项的设置，可以选择是打印工作表全部内容还是只打印制定页；利用“打印”区域选项的设置，可以实现工作表中部分内容、工作表中全部内容和工作簿中全部工作表中全部内容的打印设置。关于工作表打印的更多操作，下章还会进行更加详细的介绍。图3-20“打印”对话框《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社76小结在办公事务中，各种办公表格的制作是经常进行的操作。根据办公需要，办公用表格有不同的类型，在制作时它们有不同的方法、要领与技巧。在制作电子表格时，为了达到事半功倍，提高操作效率，必须要掌握一些基本的软件选取原则和表格制作技巧。本章介绍了办公中表格处理的基本知识，通过歌手大奖赛办公业务实践中的3个表格实例——“比赛日程安排表”、“比赛报名登记表”、“报名信息汇总表”，分别说明了规则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用Excel制作表格的具体方法。通过本章的学习，读者应该能够熟练进行办公表格处理工作，对日常工作中各种工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各种格式的表格能够熟练制作。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社77习题一、简答题1．设计电子表格首先关键确定什么？建立表格一般有哪几种方法？2．请说明表格处理中的通用操作以及电子表格制作时的软件选取原则。3．在Word中如何利用插入法来制作表格？4．在Word中如何利用工具栏来绘制表格？5．Word和Excel表格中单元格内容的居中对齐（水平、垂直两种方向）如何操作？6．在Excel表格中，如何取消网格线的显示？7．在Excel表格中，如何进行页面设置和打印操作？二、应用题1．请自行将本章的实例文档全部操作一遍。2．观察习题图3-1的表格效果，模仿制作。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社78习题图3-13．根据本章所讲原则，自己确定利用Excel或Word制作习题图3-2样式的表格。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社79习题图3-2

《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社804．请模仿习题图3-3的表格样式制作个人求职简历表。个人求职简历表姓名性别出生年月一寸照片学历民族培养方式籍贯政治面貌住址电话通信地址邮编个人履历开始时间结束时间单位职务证明人《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社81在学校期间主要课程成绩课程成绩课程成绩课程成绩课程成绩专业技能个人特长求职意向院系意见(盖章)20年月日学校意见(盖章)20年月日习题图3-3第4章办公中的数据分析与处理《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社83【本章内容介绍】在办公实践中，经常需要对大量的数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公实践中常见的数据分析与处理方法，包括数据的排序、筛选、分类汇总、公式与函数运用以及数据关联表格的操作等。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社84【本章主要知识点】Excel数据库表格的基本要求Excel表格中内容填充的常用技巧Excel数据库表格的特殊格式设置Excel表格中数据有效性的设置Excel数据库表格中的排序Excel数据库表格中的筛选Excel数据库表格的分类汇总Excel表格中公式和函数的使用Excel中的关联表格操作Excel公式使用中的常见错误信息

《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社854.1Excel数据分析与处理概述

在办公业务中，除了文字和表格之外，还需要经常进行有关数据处理，有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。1．Excel中的数据库表格简介 所谓数据库就是与特定主题和目标相联系的信息集合。 在Excel中，可以通过首先创建数据库表格，然后再利用其提供的功能菜单进行数据的分析与处理。 如图4-1示，Excel中数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。

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图4-1Excel中的数据库表格样式说明：数据库表格最好单独占据一个工作表，并且不能跟其他内容（包括数据库标题）直接相连，至少需要一个空行或空列隔开，如图4-1中，第2行作为一个空行，将数据库表格与其标题进行了隔离。同时，也不要使用空白行将列标志和第一条记录分开。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社872．Excel中的数据分析与处理Excel中提供了很多种数据分析和数据处理功能，包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。本章将对上一章的实例进一步进行介绍，包括对报名汇总表进行数据分析，例如：按照某个主题排序、按照指定条件筛选、按照指定字段进行分类汇总、对整个表格进行数据透视分析等；同时，本章还将利用Excel中的公式和函数进行决赛阶段成绩的计算，并将几项不同的比赛成绩进行关联表格的综合处理等。3．Excel中的数据图表制作利用Excel，可以轻松、快捷地制作各种数据图表。这些数据图表可将枯燥的数字形象化，并且通过数据图表可以了解到数据之间的相互关系和变化趋势。数据图表的类型很多，在办公实践中，使用较多的主要有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图等。（1）柱形图用于显示某一段时间内数据的变化，或比较各数据项之间的差异。分类在水平方向组织，而数值在垂直方向组织，以强调相对于时间的变化。其中堆积柱形图显示了单个数据项与整体的关系，三维透视的柱形图可比较两个坐标轴上的数据点。《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社88（2）条形图用于显示各数据之间的比较。分类在垂直方向，而数值在水平方向，以使观察者的注意力集中在数值的比较上，而不在时间上。堆积条形图显示单个数据与整体的关系。（3）折线图用于显示各数据之间的变化趋势。分类在水平方向组织，而数值在垂直方向组织，以强调相对于时间的变化。（4）饼图用于显示组成数据系列的各数据项与数据项总和的比例。当只有一个数据系列，并且用于强调整体中的某一重要元素时，饼状图十分有效。如果要使小扇区更容易查看，可将这些小扇区组织为饼状图中的一个数据项，然后将该数据项在主图表旁边的小饼状图或小条形图中拆分显示。

（5）XY散点图既可用于显示若干数据系列中的数字值的关系，也可将两组数字分别当作单个系列的x坐标和y坐标进行绘制，常用于科技数据处理。制作数据图表时，图表类型的选取最好与源数据表内容以及制作目的相结合，对于不同的数据表，一定要选择最适合的图表类型，这样才能使表现的数据更生动、形象。

《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社894.2“报名信息汇总表”数据库表格的建立上一章我们介绍了Excel中空白报名汇总表的制作。本节主要介绍在Excel中如何制作该表格，效果如图4-2样式所示（版面所限，只是部分效果）。图4-2“报名信息汇总表”数据库表格样式《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社904.2.1建立“报名汇总表”数据库框架将上一章制作好的汇总表框架打开，按照数据库表格的要求进行必要的内容编辑和格式设置，并调整好显示方式，如图4-3所示，等待进行各列数据的输入。图4-3空白的“报名信息汇总表”表格《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社914.2.2“编号”列的自动序列填充对于“编号”列，因为输入的数据是有一定规律的，输入时可以考虑使用自动序列的填充方法。操作时，只要在图4-3所示表格的A3、A4分别输入1和2，然后选取这两个单元格，再拖动右下角的拖动柄到需要的位置即可。4.2.3定义单元格数据的有效性在创建Excel数据库的过程中，有些单元格中输入的数据没有限制，而有些单元格中输入的数据具有有效范围。例如：图4-3的报名汇总表中，“性别”列只能输入“男”、“女”之一；“年龄”列按照报名规定只能输入16~35之间的数字；而“唱法类型”列只能输入“通俗”、“民族”、“美声”中的一种。为了保证数据库中输入的数据都在其有效范围内，并且设置用户选择对应单元格时能够提供提示信息，错误时可以给出错误提示，可以考虑使用Excel提供的“有效性”来为单元格设置条件。下面仅以设置“唱法类型”一列的数据有效性为例，说明设置数据有效性的操作方法。操作步骤如下：《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社92（1）选定需要设置数据有效性的单元格区域E3：E62（根据实际报名人数，后者中行号可以适当扩大，作为教学用例，此处假设报名人数只有60人，下面一样处理）。（2）选择“数据”|“有效性”命令，打开图4-4所示的“数据有效性”对话框。图4-4“数据有效性”对话框《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社93（3）选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中，选择“序列”项。（4）在随之出现“来源”文本框中输入“通俗，民族，美声”自定义序列。注意：序列中各项中间的逗号必须为英文状态符号。（5）根据需要，可以对其余选项卡进行适当设置。说明：数据有效性设置之前，必须首先选取所需单元格或区域；另外，数据有效性应该在输入之前设置，否则不会自动起作用。数据有效性设置之后，单击“唱法类型”列中单元格，则会出现如图4-5所示的列表框，从而可以实现快速的选取录入。图4-5“唱法类型”字段数据有效性的设置效果《办公自动化实用技术》电子教案水利水电出版社94办公实际使用的数据库中字段数往往很多，如果用滚屏的方法来处理数据很不方便。Excel为此专门提供了“记录单”功能，选择“数据”|“记录单”命令，系统即可弹出如图4-6所示对话框，它显示数据记录的所有字段，提供了增加、修改、删除等功能。当数据库很大时，记录单将会显示出很大的优势，利用它可以简捷、精确地输入记录。

图4-6Excel中“记录单”样