工作方法与时间管理培训课件

工作方法与时间管理

目录

第一章：工作迷思一承认、意愿、改善

1.忙碌不已的人2.工作的十大迷思第二章：为了善于处理工作应有的作法 1.工作评价的着眼点应明确2.着手设定工作目标 3.明列工作计划与执行步骤 4.依照既定的标准执行工作 5.积极寻求工作方法的改善与创新第三章：时间管理1.时间的四种独特之性质 2.时间就是成本3.改变习惯是时间管理的成败关键4.时间管理的重要法则5.怎样从事时间管理第四章：高效率工作的有效行动方案

1.不要一有问题就要开会2.创造更多时间的方法3.如何作正确的决定4.由失败的教训中学习5.授权的艺术6.建立良好的人际关系

前言

如何花较少的时间与精力来完成更多的事？

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要追赶工作,不要被工作追赶!-----富兰克林------l

不浪费时间的只有时间!------路纳雨-------A.解决时间不够支配困境的唯一方法,便是尽可能地提高办事能力,把工作完成,也就是要好好地善用时间,从容不迫地完成应该做的事。

B.想把烦琐的工作,愉快且迅速地完成,在于内在潜力的发挥、健康的身体、敏锐的观察力和渴望成功的意愿。

第一章工作迷思一承认、意愿与改善

1.忙碌不已的人，其类型如下：

1.1过度敏感的人1.2喜欢开会的人

1.3梦想型的人

1.4多管闲事型的人

1.5图表迷

1.6被堆积如山的卷宗埋没的人

1.7天才型的人

1.8门户开发型的人2.工作的十大迷思：

2.1流汗愈多，收获愈多

2.2行动就是生产力

2.3开夜车2.4自己动手是完成工作的最佳手段2.5投机取巧是最好的方法2.6辛勤努力是美德

2.7工作没有乐趣而言

2.8最理想的方法只要一种

2.9一切都公正

2.10压力之下表现最好

第二章为了善于处理工作应有的做法

良好的工作方法应该是：定出一套正确的价值观及一套有效的力行方法，而且对于外来的压力与障碍能洞烛机先，体察入微，进而采取对策，以为因应。而更简单地说，就是要依据订定的适当标准去执行并控制，然后将执行结果详做记录与分析，对于异常应即反映,并采取适当的处理措施，使工作效率由Dothingsright提升到另一个的境界Dotherightthing境界。

※1.工作评价的着眼点应明确

良好而有效的工作方法，是由品质、数量、交期、成本、安全以及士气等为其判定的基准，不但要明确而且须广获全员之了解与认同,其主要内容提纲契领如下表。分类内容品质减低不良，提高品质，防止诉怨，减少异常，减少变异，管制状态之维持，减少修整工作。

成本减低费用，减少工作，时间之活用，缩短时间，节省材料零件，购入价格之降低。

设备提高效率，预防故障，自动化，机械化，减少工费，改良模工具，布置改善，工费之合理化。

失误减少失误，减少疏忽，周全防策设计，零缺点活动，愚巧法、检验遗漏及情报错误等。

效率生产力，生产量，缩短时间，时效性改善，待工闲余的减少，库存量的缩减，日程进度管制，交期改善，时间研究，动作研究，程序分析。

分类内容管制标准之制订，标准化，标准之达成，行动的实施，管制点，操作监督，彻底标准化，自动控制之改善。

努力品质管制技术的教育训练，提高水准。

安全安全、疲劳、环境整理。

环境环境的改善，人因工程，姿势，布置，适性之检讨。士气人群关系，提高士气，提案踊跃性，资料流通之改善，提高出勤率。

发展企业外部关系之强化，主管及幕僚干部之意见沟通，部门与部门间关系之改善，与他公司的互相发展。

其它方针，理想，切身的主题，事务流程及表格改善。

※2.着手设定工作目标

要拟定一个有效的工作计划，首先就要设定目标，而这个目标必须是设想周全，非常明确才行，否则，只会毫无目的地消耗自己的时间与能力罢了。目标设定之原则如下:

2.1设定具挑战性但做得到的目标

2.2使你的目标明确而且适度

2.3检查你的目标是否协调

2.4注意你的目标是否具有弹性

2.5设定目标的完成日期

※3.明列工作计划与执行步骤

3.1为拟订工作计划活用5W、1H3.1.1做什么（What）………对象3.1.2为什么（Why）………理由、动机3.1.3在何处（Where）………场所3.1.4在何时(When)……………时间、期间3.1.5谁(Who)…主体、人物3.1.6如何做(How)……………方法、手段

3.2拟订计划、步骤的检点事项

3.2.1是否与目标有充分的一致性及系统化3.2.2是否漏列重要事项？A.目的、目标、方针、手段B.资金C.时间D.场所E.…等3.2.3是否为自己满意的内容

3.2.4安排程序是否浪费时间

3.2.5是否能加以弹性的因应

3.2.6是否阶段性的达成目标3.3设定每日工作计划一行事表

设定工作之优先顺序，将最重要的事摆在第一位，然后才逐一持续不断地去执行。

※4.依照即定的标准执行工作

4.1应该了解作业的流程

4.2应该了解工作的程序

4.3应该了解达成的基准（品质、成本、数量）

4.4执行与控制

4.5矫正措施与资料回馈

※5.积极寻求工作方法的改善与创新

一面工作一面思考研究。

从工作中运用智慧改善工作。

第三章时间管理

时间管理的真正用意、在善用时间。使我们能从容不迫地完成应该做的事情，以提升时间的使用价值，充实自己的生活，并且珍惜自己的生命。不重视时间管理，就会不知不觉地浪费自己的生命，贬低自己的成就，使自己无可奈何地生活在后悔与抱憾之中。

1.时间的四种独特之性质

1.1供给毫无弹性

1.2无法加以蓄积

1.3无法寻找替代

1.4无法失而复得

2.时间就是成本

就以加班为例，时间就是成本。而一般人对于加班问题，仅停留在「员工不愿意加班」或者「加班费必须从优给付」的层次，很少人去追究什么员工需要加班。是否工作安排不适当？是否工作效率不能提升？如果是故意拖延，不讲效率而造成加班，势必对企业的经营，产生相当的不利影响，值得重视。

2.1计算时间成本之三大原则

◆2.1.1要倒过来计算不要依「领多少钱做多少工作」的通例，要用「能做多少工作」来换算自己「可以领多少钱」。提高自己的工作绩效，用降低自己的时间成本，来换取更高的工作报酬。

◆2.1.2要配合自己的实力年轻时，识浅、经验不足，要「多做」才能够降低成本。年长时，学经验具佳而体力不足，应该「少做」以「完成重要任务」来降低成本。

◆2.1.3要成为时间的主宰我们不应该让时间来管理自己，而必须力求自己去管理时间。不要老以「时间不够用」做为「想做而没有做」的借口。3.改变习惯是时间管理成败关键：时间管理的起点，在坦诚承认自己在浪费时间，最终则在把有限时间，拿来处理最为重要的事情,以免浪费时间。不良习惯经常是不求甚解的恶果。而所谓的不良习惯，是指不正当的观念和不正当的行为。养成良好的习惯，包括：

3.1珍惜时间的习惯

3.2选择事情的习惯

3.3优先顺序的习惯

3.4凡事计划的习惯

3.5机动调整的习惯

3.6讲究方法的习惯

3.7事后检讨的习惯

3.8量力而为的习惯

3.9不断学习的习惯

3.10轻松管理的习惯4.时间管理的重要法则

◆4.1化整为零，聚零为整

4.1.1随机应变，举一反三

4.1.2慎选时间处理特别事件

4.1.3计划变动时间集中处理

4.1.4时间分散化时间分散化，就是化整为零的原则：A.各个击破法B.思维方式改变法C.避免过度追求真、善、美◆4.2自我出发、掌握现在我们应该充分了解：重要的不是过去，不是未来，而是现在。想成功，不是依靠别人，而是依靠自己。

◆4.3提高效率，增加效能效率是指一件事最好的方法，基本上是一种投入产出的观念。以较少的投入，而获得较多的产出时，就说是「有效率」。而效能是指「适切的目标之设定，以及为达成目标所需适切手段的选择」。

效率的达成，就是：效率=工作的程序化+思考、判断和创造力。

5.怎样从事时间管理

5.1个人时间管理

个人的时间管理，需掌握柏金森定律：「工作会延伸，以便填满可供完成工作的时间。」以防止养成拖延的坏习惯，而在工作中最重要的是要区分优先顺序，将经常的工作，逐一依照应遵守的原则与要领，养成更有效率的习惯。

5.2组织时间管理

组织时间管理，大致可分为作业现场、办公室管理及工作关系三个方向。作业现场着重于标准时间的建立；办公室则偏于因应时间管理的合理布置及档案、资料的整理，而工作关系乃为使组织能面对未来的挑战，及早建立其内部的互动，以达到共同参与的目的。

5.3主管的时间管理

企业内的主管，大致可分为：决策面或经营面的高阶主管；管理面的中阶主管及执行面的基层主管。而各阶段主管均因其工作性质不同，时间分配比例亦不同。例如：高阶主管的时间，多半用于「思考及决策」，求变求新，并且有充分的弹性可以应付突发的事件。中阶主管必须将组织内部各种规范及制度建立完整，承上启下。而基层主管则大部分时间在处理人的问题，沟通协调及执行是其主要的课题。

第四章高效率工作的有效行动方案

1.不要有问题就要开会—会而不议，议而不决，决而不行

1.1无效的会议为何开不完1.1.1没有人去在意会议的成本。1.1.2为了满足发表欲。1.1.3为了社交活动。1.1.4为了躲避效益，替延迟找借口。1.1.5习以为常。1.1.6为了推卸责任。1.1.7愚弄别人，使人相信重要决定有他们的功劳。1.2发挥会议的效用1.2.1会议的目的与类型1.2.2会议的计划和准备。A.先决定是否要举行会议。

B.拟订议程计划。

C.会议资料要齐全，且要事先发给与 会人员。

D.会议之会场布置。1.2.3会议的程序A.导入议程。B.让与会人员发表意见。C.导出结论。D.总结。1.2.4会议后之反省检讨及执行追踪A.与会人员的自我检讨及反省（检讨表如附页）。B.决议事项的执行与追踪。

领导者（主席）自我检讨表月日是否1.我准备好有关会议推行的一切

2.我按规定时间宣布开会。3.我能征求全部与会者的意见，而在会议进行过程中，每一个人都能参与。4.我能自然地将开会者引进讨论中，而绝无强求态度。5.我能经常使讨论不脱离主题而能顺利进行议程，更能向目标步步前进。6.我在会议中，从未说过个人的意见、说服式训词，或强求语句。7.我领导大家能聆听和了解别人的意见。8.我把公平立场坚持到底，并对与会者抱着「一视同仁」的能度。9.当我听到与会者发问时，并不立即回答而使大家去想一会。10.我的语气柔和且扼要。11.我常常注意到有关讨论的整理事项。12.我能有效利用黑板和图表。13.我能依照预定计划对重要和其应用尽量去研究。14.我请大家一同讨论做个结论就宣布了会议结束。15.我能按照预定的时间结束会议。续前表:与会者自我检讨表月日是否1.我参加了所有的讨论。2.我并没有受到少数人的强求发言。3.我并没有脱离中心议提而发言。4.我并没有控制会议的意图。5.我协助与会者遵守时间。6.我并不关注接着要说什么而聆听别人的意见。7.我尽量使发言不流于太个人化或情感化。续前表:月日是否8.我站在客观立场上,检讨自己的发言内容。9.我积极协助与会者的发言。10.我对其他与会者的发言非常注意。11.我的发言能度从不夸耀自己。12.我的发言和能度从未伤害过其他与会者的人格。2.创造更多时间的方法

2.1早起十五分钟。

2.2培养速记的能力和速读的技巧。

2.3培养记录的习惯和解决文件垃圾。

2.4利用所有能够利用的东西。

2.5擅于使用电话。2.6尽量避免杂谈。

2.7让邮差去跑腿。

2.8尽量利用空间的时间。

2.9要保持良好的工作环境。

2.10重要而且困难的工作要先做。

2.11要适当的休息，保持健康。

2.12工作中不要胡思乱想。

2.13强化学习与记忆的能力。

2.14培养书写、演义的技巧。3.如何作正确的决定

3.1把握时间的关键。

3.2尽量搜集资料。

3.3找出解决方法。

3.4仔细分析斟酌。

3.5选出最好的方法。

3.6照你所决定的付诸行动。

4.由失败的教训中学习

※

4.1为什么会失败

4.1.1判断错误4.1.2计划不完善4.1.3进行的方式不正确※4.2从失败中站起来4.2.1分析失败的原因4.2.2由各个角度探讨原因4.2.3先想好处理改善的办法4.2.4在失败中学习如何立于不败之地4.2.5重新开始5.授权艺术

5.1将工作交给能处理的最好的人

5.2执行工作务必有正确的训练与工具

5.3授权是性质与范围应清晰及明确

5.4信任被授权的人

5.5协助被授权的人5.6回绝反授权

5.7授予差异与犯错的权利

5.8了解授权并非使你免于负责。

5.9以要求而非命令地讲明期望完成时的状态。

5.10追踪。

6.建立良好的人际关系

6.1倾听的艺术。

6.2保持沟通管道的畅通。

6.3以合作代替争执。

6.4良好的人际关系。

结论

成功不分年龄与时机，也不分职位与环境，任何年龄都是起步的正确时机。

工作能有效率地执行，能从容不迫地完成，不是一种幻想，只要有心追求，必然可以实现。

本课程的结束，正是你行动的开始，祝福你！9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。1月-251月-25Wednesday,January29,202510、人的志向通常和他们的能力成正比例。22:54:33