数据处理与分析

数据处理与分析

1.1建立数据清单

数据清单是Excel2010工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。数据清单是一种特殊的表格，必须包括两部分：表结构和表记录。表结构是数据清单的第一行，即列标题，又叫字段名，Excel将利用这些字段名对数据进行查找、排序和筛选等操作；表记录是Excel实施管理功能的对象，表记录不允许有非法的数据内容。创建数据清单应遵循以下原则：

（1）避免在一张工作表中建立多个数据清单。如果工作表中除了数据清单还有其他数据，则要用空行或空列把它们分隔开。

（2）字段名必须唯一，且每一字段的数据类型必须相同。

（3）数据清单不能有完全相同的两行记录。

1.2数据排序

排序是指对数据清单按某字段名重新组织记录的排列顺序，用来排序的字段称为关键字。排序方式分为升序（递增）和降序（递减），排序方向有按行排序和按列排序。此外，还可以自定义排序。其中数值按照大小排序，时间按照先后排序，英文按照字母顺序排序，汉字按照拼音或者笔画排序。

数据排序有两种：简单排序和复杂排序。

（1）简单排序。简单排序指按照1个关键字（单一字段）进行升序或降序排列。可以通过单击“数据”选项卡“排序和筛选”功能组中的“升序排列”或“降序排列”按钮快速实现。

（2）复杂排序。Excel允许指定多个关键字作为组合关键字参加排序，关键字按照顺序分别称为主要关键字、次要关键字和第三关键字等。当主要关键字相同时，次要关键字才起作用；当主要关键字和次要关键字都相同时，第三关键字才起作用，以此类推。复杂排序指按照多个关键字进行的排序。

单击“数据”选项卡“排序和筛选”功能组中的“排序”按钮可以打开“排序”对话框。复杂排序可以通过“排序”对话框实现。

1.3数据筛选

筛选数据列表就是将不符合用户特定条件的行隐藏起来，这样可以更方便地让用户查看数据。Excel提供了自动筛选、高级筛选两种筛选数据列表的命令。自动筛选适用于简单的筛选条件，高级筛选适用于复杂的筛选条件。

1.自动筛选

想要使用Excel的自动筛选功能，首先要单击数据列表中的任意单元格，然后切换至“数据”选项卡，单击“排序和筛选”功能组中的“筛选”按钮，所有的列标题下都出现一个下拉按钮，单击数据列表中的任何一列标题行的下拉按钮，从中选择希望显示的特定行的信息，Excel会自动筛选出包含这个特定行信息的全部数据，如图4-48所示。在数据表格中，如果单元格填充了颜色，使用Excel2010还可以按照颜色进行筛选；如果要使数据恢复显示，再次单击“排序和筛选”功能组中的“筛选”按钮即可。

1.3数据筛选

自动筛选可以实现单个字段筛选，还可以实现多个字段筛选的“逻辑与”关系（同时满足多个条件），其操作简便。

1.3数据筛选

2.高级筛选当筛选的条件较为复杂，或者出现多字段间的“逻辑或”关系时，使用“高级筛选”命令更为方便。高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，也可以对一个特定的列指定3个以上的条件，还可以指定计算条件，这些都是比自动筛选优越的地方。在进行高级筛选时，不会出现自动筛选中的下拉按钮，而是需要在设置条件区域输建立在数据清单以外，至少有两行，第1行用来放置列标题，下面的行则放置筛选条件。需要注意的是，这里的列标题一定要与数据清单中的列标题完全一样。在条件区域的筛选条件的设置中，同一行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。

1.4分类汇总

分类汇总是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算；针对同一个分类字段，还可进行多种汇总。在分类汇总前，必须对分类字段进行排序，否则将得不到正确的分类汇总结果。分类汇总有两种：简单汇总和嵌套汇总。

（1）简单汇总。简单汇总是指对数据清单的一个或多个字段仅做一种方式的汇总。

（2）嵌套汇总。嵌套汇总是指对同一字段进行多种不同方式的汇总。

1.5数据透视表

分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个字段或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，就需要使用数据透视表。

数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。例如，计算平均数、标准差，建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。建好数据透视表后，可以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。数据透视表可以从大量看似无关的数据中寻找相关性，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息，以供研究和决策使用。

1.6数据透视图对于汇总、分析、浏览和呈现汇总数据，数据透视表非常有用。数据透视图则有助于形象地呈现数据透视表中的汇总数据，以便用户轻松查看、比较。数据透视表和数