综合档案室管理制度

综合档案室管理制度一、总则为规范企业综合档案室的管理，提高档案管理效率，保护企业档案的安全与完整性，订立本规章制度。二、定义和职责综合档案室是企业的档案管理中心，负责管理和保管企业的各类档案信息。综合档案室的职责包含：收集、整理、存储企业内部各类档案资料；建立档案管理系统，确保档案信息的准确性和可追溯性；为企业供应档案查询、借阅、归档等服务；订立档案管理制度和流程，确保档案管理工作的顺利进行；负责档案的保密工作，确保档案信息不被泄露。三、档案管理制度档案分类与归档：全部档案依据分类规定进行分类，包含但不限于合同、财务、人事、行政等；档案应依照文件编号、文件标题、文件日期等进行归档，并做好相应的档案登记。档案保管与访问：档案应依照文件保管期限和紧要性进行合理的存放区分，确保易于查找和保管；档案室内应设置相应的存储设备，如防火柜、密封盒等，以保护档案的安全；档案管理人员应依照规定的流程和权限供应档案查询、借阅、复制等服务；对于涉密档案，应严格掌控访问权限，仅限特定人员查阅和使用，并严格执行保密措施。档案借阅与归还：档案借阅需填写借阅申请表，并经过相关主管审批；借阅的档案应妥当保管，不得随便移动或外借；借阅期限一般不超出7个工作日，如有特殊情况需要延期，需提前申请并经过批准；档案归还后，应进行检查确认，确保档案的完整性。档案销毁与归档期限：对于已过保管期限的档案，应依照规定的销毁程序进行销毁，销毁记录应认真记录；紧要档案可依照公司要求存档，存档期限由相关部门决议；归档期限过期的档案应及时清理归档，确保档案室的空间和环境乾净。四、档案管理流程档案录入流程：档案管理人员收到档案料子后，依照分类要求进行处理和整理；对档案料子进行登记、编号，并录入档案管理系统。档案查询流程：档案查询需填写查询申请表，明确查询的目的和范围；档案管理人员依据查询申请，依照档案管理系统进行查询，并及时供应查询结果。档案借阅流程：档案借阅需填写借阅申请表，并经过相关主管审批；档案管理人员依据借阅申请，核实档案的可借阅性，并供应借阅服务；借阅人应定时归还档案，并填写归还确认表。档案销毁流程：档案管理人员依照规定的销毁期限和程序，对过期档案进行销毁；销毁记录应认真记录销毁时间、档案名称等信息。五、档案管理责任企业综合管理部门：负责档案管理制度的订立与修订，并定期组织档案管理培训；监督档案管理工作的实施和落实，确保档案管理制度的执行。综合档案室负责人：负责档案室的日常管理和运营，确保档案管理的有效性；组织、布置档案整理、归档、借阅、销毁等工作；负责档案保密工作的组织和实施，确保档案信息的安全性。档案管理人员：负责档案的分类、整理、存储和查询等工作；依照档案管理流程和制度执行各项工作，并做好相应的档案记录。六、违纪处理对于违反档案管理制度的人员，将依据违纪的严重程度采取相应的纪律处分，并追究法律责任。七、附则本制度自颁布之日起生效，如有修订，须经企业综合管理部门批准后执行。档案管理人员须严格遵守保密规定，将档案信息视为商业机密，并妥当保管。档案管理人员须接受相关培训，掌握档案管理