档案管理规范手册

一、文献材料搜集、整顿、归档制度

一、按照《档案法》、《安徽省档案条例》的有关规定，

本单位档案工作实行集中统一管理的原则，各门类档案由有

关部门负责搜集齐全，并进行整顿、立卷（件），定期移交

档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工

具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有或

拒绝归档。

二、搜集、归档范围

凡属本单位职能活动中形成的具有查考运用价值的文

献材料、图纸、表格、声像、实物、电子等多种门类、多种

载体的文献材料都应列入归档范围。认真贯彻专兼职档案人

员“四参与”工作，即参与单位重大活动、参与项目验收会、

参与设备开箱、参与单位有关会议，保证单位各类文献材料

时搜集齐全、完整。

三、搜集、归档时间

各部门要准时搜集、整顿各类文献材料。文书档案应归

档文献材料在次年三月底前搜集齐全，六月底前整顿归档完

毕。会计档案在会计年终终了后，可暂由财务部门保管一年,

期满后，由会计人员编制移交清册，移交综合档案室统一保

管。业务档案在案件办理结束后归档。声像档案和实物档案

随时归档。采用逻辑归档的电子文献即时进行，并定期完毕

物理归档，采用物理归档日勺电子文献定期进行。

四、归档规定

凡归档的文献材料必须齐全、完整、精确、行文规范、

书写工整、字迹清晰、签订手续完备，手写材料一律使用碳

素墨水或蓝黑墨水，打印件采用激发打印机，电子文献日勺脱

机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式

打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文献排列遵照正本在

前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后日勺

原则有序排列。一般规定归档原件，会计凭证、账本、报表

必须是原件。同步做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续

完备、保管期限精确。归档的照片要附简要阐明（内容、时

间、地点、人物、拍摄者），音像带要附内容提纲和讲解词,

电子文献规定真实、完整，并精确阐明配套日勺软硬件环境，

且使用原则化的文献格式。

五、归档份数

本单位发文一般留存两份，其中一份归入对应门类档

案，另一份编制“本单位发文汇编

基建档案本单位必须保留一套原件。

电子档案脱机保留三套，一套封存保管，一套供查阅使

用，一套异地保管。

其他各类档案均归档一份。

六、归档手续

各部门整顿归档后按规定移交综合档案室，并履行交接

手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、档案保管制度

一、严格执行《档案法》有关加强档案管理日勺规定，增

强法制观念，依法办事，保管好本单位的所有档案。

二、各门类档案由综合档案室集中统一管理，档案与档

案库房由专人管理，未经容许，无关人员不得私自进入档案

库房。

三、档案柜排列要按照有关规则整洁统一排放、编号；

档案要按照不一样门类、载体等有关规则进行分类寄存，做

到规范化、原则化，并编制档案寄存示意图。

四、及时做好档案资料的收进和移出登记，建立健全档

案工作基本状况台账。凡接受进档案室日勺档案，都必须认真

先进行清理查对，经加工整顿符合管理规范后方能入库，必

要时还须进行防虫、除尘处理。

五、档案员对室藏档案要常常进行检查，对破损或字迹

变退变色的档案及时修补、复制或作其他技术处理。

六、切实采用措施，做好档案库房的防火、防水、防潮、

防尘、防盗、防鼠、防虫、防高温、防污染等九防安全俣护

工作。

七、每日做好温、湿度的测记工作，温度要常常保挣在

14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,每周通风一至二次,

根据需要及时除（加）湿，增（降）温度发现问题及时采用

有效措施进行处理，防止危害档案的现象发生。

八、档案室内要常常打扫卫生，保持室内清洁、整洁、

美观，严禁吸烟、饮食，严禁寄存易燃、易爆危险品，严禁

堆放任何杂物，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器

具。

九、离开时关好门窗，关闭电源。常常检查档案保管

设施，做好设备目勺维护工作，保证器械正常运行。

三、档案借阅运用制度

一、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应

自觉履行借阅手续。

二、凡借阅档案，需经主管领导同意。外单位人员借阅

档案，应持单位简介信，经主管领导同意后，方可办理借阅

手续，并在借阅期限内准时偿还。

三、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以

任何理由转借他人。

四、借阅人员未经领导同意，不得复印、抄写档案资料。

对摘抄、复制的档案材料，经认真查对，对的无误时，方能

签字盖章。

五、档案管理人员对偿还日勺借阅材料要认真进行检查，

确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。

六、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失

等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责

任。

四、档案记录制度

一、档案工作人员应对档案收进、移出、整顿、鉴定销

毁、保管、运用的数量和质量状况及时进行记录。

二、档案工作人员应熟悉的、档案业务、掌握室藏数据,

及时、精确上报多种档案记录报表，做到账物相符。

五、档案保密制度

一、档案人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行《中华

人民共和国保密法》以及党和国家规定日勺各项保密制度，依

法办事。

二、档案人员必须加强自身修养，牢固树立保密意识，

忠于职守，不将档案带到公共场所，不将档案带回家中，不

得与无关人员谈论档案内容。

三、对保密档案或未经领导同意运用的档案不得私自提

供和扩大使用范围，保证档案资料的政治安全，不发生档案

资料被窃和失密事故。

四、查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本所

领导同意不得调阅。查阅人员只能查阅经同意查阅部分内

容，不得翻阅其他内容。

五、本室档案一般不得外借，只限在阅档室查阅，如确

需借出室外，须要领导同意；在查阅中，如需复印、摘抄档

案内容的，需要档案管理人员同意，并由专人负责保管，运

用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容，以保证档案安

全。

六、外单位查阅本所档案，必须持有单位简介信，否则

不予接待。要摘抄或复制有关档案内容日勺，需要经本所分管

领导同意，摘抄或复制内容需经档案工作人员审核，有保密

内容的，运用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。

七、查找提供档案一律由档案人员进行，非档案人员严

禁进入库房内。

八、档案材料日勺转递可按机要文献转递规定办理。

九、经鉴定需销毁的保密文献资料，必须编造清册，经

领导同意后按保密规定统一组织销毁，并做好销毁记录。

十、发生泄密事件，必须及时上报，立即追查，视情节

轻重进行处理。

六、档案鉴定销毁制度

一、档案领导小组负责对已到期的各类档案进行鉴定

审核、销毁工作。

二、根据国家档案局对档案保管期限日勺有关规定，制定

本单位各类档案保管期限表。并精确鉴定档案的存毁。

三、鉴定工作由鉴定小组负责。对已到保管期限的档案,

应逐卷、逐件进行鉴定；具有继续保留价值日勺档案材料，要

重新确定保管期限，组卷（件）保留；确已失去保留价值日勺

档案材料，要编制销毁清册一式两份，报本单位领导同意后

方可销毁。

四、编制档案鉴定工作方案与鉴定工作汇报。

五、鉴定工作原则上每年进行一次，销毁剔除档案，必

须由两个以上在指定地点由专人销毁，并在销毁清册上签订

姓名和销毁日期。

六、非经档案领导小组审核同意，严禁任何人、任何部

门私自销毁各类揩案材料。

七、部门立卷制度

一、凡本部门在各项活动中形成日勺文献、具有保留价值

的资料均属本部门整顿归档范围。

二、各部门兼职档案员，负责对本部门的文献资料进行

搜集、审定、整顿、立卷（件）、归档。

三、兼职档案员要严格遵守有关的规章制度及各项档案

管理制度，按综合档案室提出的各项规定整顿、归档，保证

案卷质量。

八、档案工作责任追究制度

一、未依法建立档案机构或者配置档案人员，根据有关

法律、法规，追究单位重要负责人的责任，并接受同级或上

级档案行政管理部门的惩罚。

二、未依法对多种门类、多种载体档案实行集中统一管

理，根据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任,

并接受同级或上级档案行政管理部门的惩罚。

三、将公务活动中的应当归档的文献资料，据为已用或

拒绝向档案部门移交附，追究主管人员日勺直接责任，并限期

改正，对限期内不改正者，予以行政处分，视状况予以经济

惩罚。

四、所保留日勺档案存在安全隐患，知情而不采用有效保

护措施时，追究主管负责人和直接负责人日勺责任，并责令迅

速采用有效挽救措施；导致档案损毁日勺，视情节予以行政处

分和经济惩罚。

五、玩忽职守导致档案丢失、失密，追究有关人员的责

任，予以行政处分，并根据档案的价值，责令赔偿损失。

六、私自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案日勺,

追究直接负责的主管人员或其他直接负责人的责任，予以行

政处分。

七、涂改、伪造档案日勺，追究直接负责人和有关人员日勺

行政责任或经济责任。

八、私自出卖或转让档案时，予以警告、罚款，并没收

非法所得。

九、上述所列各条内容中，如有构成犯罪日勺，依法追究

刑事责任。

九、档案与电子文献登记备份

工作制度及措施

档案与电子文献登记备份是全省档案信息化建设的战

略目的，为了加强此项工作的管理，更好地实既有关工作日勺

科学、原则、规范，特制定档案与电子文献登记备份工作制

度。

一、登记备份中心机房管理制度

1、登记备份中心由专人进行管理。

2、所有设备均需安放在整洁，严格按照软硬件架构进

行规划与连接，保持机房整体布局效果，便于维护。在用电

正常状况下，保持每天24小时开机。定期检查设备日勺各个

指示灯和设备线缆日勺正常连接，发现问题及时处理。

3、保持机房清洁，非机房管理人员不得私自进入机房。

严禁将食物和危险物品带入机房，严禁在机房内做任何违反

正常工作日勺行为。

4、网络设备与服务器必须在配置稳压电源和UPS日勺电

网环境中运行，主机运行过程中不得振动、拖动或碰撞主机。

严禁其他人员操作使用服务器和网络硬件设备，技术服务人

员需要进行操作，需由登记备份中心管理人员的配合下进

行。

5、外来人员参观机房，须有上级部门公函和领导的陪

伴；外单位人员因工作需要进入机房时，需征得主管领导同

意并进行有关手续登记。

6、机房设备不得随意拆卸。平常操作必须严格遵守操

作规程和安全保密规定。严格执行登记备份安全保密规定和

各级公安部门公布的有关管理规定，严禁任何登记备份数据

上传网络。

7、不得私接电源和随意迁拉线路，严禁乱动电闸和消

防器材，严禁使用明火。

8、登记备份机房配置工作日志登记簿。机房工作人员

必须记录当日工作状况，定期将日志登记薄交主管领导审阅

并立案。对重大故障和疑难事件要做详细记录和立案，包括

故障现象、发生原因、处理过程、参与人员、处理成果等。

9、UPS要有良好日勺接地系统，接地电阻应当不大于5

Q。温度规定保持在0。040寸之间；环境温度规定55%±

10%；严禁在UPS输出端连接感性设备和大电流设备。按照

正常的次序开机、关机。

二、登记备份中心安全保密工作制度

1、严格遵守《中华人民共和国保密法》、《中华人民共

和国互联网管理措施》等有关的法律、法规、条例及其各项

规定、制度。按照国家安全保密规定，实行控制源头、归口

管理、分级负责、突出重点、有利发展的原则。

2、登记备份中心负责管理本中心计算机信息网安全保

密工作。

3、严格执行国家有关规定及与有关业务单位日勺保密规

定对登记备份数据严格保密，与互联网或其他公共信息网实

行物理隔离，安装网络安全硬件管理设备，登记备份中心管

理人员要亲密关注浏览服务器工作记录，发现问题及时防患

及处理。

4、在登记备份中心日勺网络出口端加装网络防火墙，并

做好对应的安全设置，安装正版杀毒软件，做好杀毒软件病

毒库时及时更新。做好设备的病毒查杀工作，一旦机器感染

病毒后，应立即将病毒机与网络隔离并做妥善处理。

5、未经主管领导同意，登记备份中心管理人员和信息

技术有关人员不得向外公布和提供任何登记备份中心日勺数

据信息。

6、存储涉民业务的登记备份数据时计算在送修前，要

做好数据迁移和保密处理。

三、登记备份中心设备管理制度

1、设备管理重要包括：网络设备、服务器、存储、计算

机及外设、UPS、机房专用空调、调试工具、计算机配件等

设备的管理。多种设备要妥善保管。

2、设备安装在专业技术人员指导下进行，摆放要整洁整

洁又便于维护。

3、定期检查多种设备的连接线缆，严禁私自拆卸设备部

件和违规操作设备。没有特殊状况严禁在设备带电状态插拔

连接件。开、关设备应有时间间隔。设备运行过程中不得振

动、拖动或碰撞。多种设备要做好定期维护和保洁。

4、设备使用过程中发既有异常现象应立即停止并保留工

作，待查出原因排除故障后再进行工作，对于设备不稳定运

行状况应严禁运行，及时维修，以防导致大日勺损失，若发现

问题及时和技术人员联络处理。

5、对临时闲置日勺设备应安全寄存保养。闲置设备要保持

整洁，摆放稳固，平整。

6、需要维修日勺设备，应及时报修。属于人为损坏或丢失

日勺，要追究有关人的责任。

7、报废设备和配件要做好记录，及时移交有关部门。

四、登记备份中心备份数据管理制度

1、登记备份中心所备份的数据是各单位产生的重要电

子文献、业务数据和数字化成果，中心管理人员必须增强责

任意识，加强数据安全管理。

2、为防止数据损坏和人为导致的数据损失，保证登记备

份中心备份工作的正常运行，既要做好备份数据的交接凭据

管理，又要做好接受数据的存储管理。

3、备份措施，中心备份采用中心集中存储和移动存储介

质双备份的方式，本机保留备份一份，使用移动存储介质保

留一份备份，备份凭据统一保留。

4、对备份内容必须妥善保留，安全保留，认真做好备份

内容、时间的详细登记备份工作。

5、根据备份数据的特性，选择不一样的备份方式和备份

节点，如社保等涉民业务档案采用月备份，电子文献以归档

年备份等方式，区别备份。

6、每年将一年最终一种备份节点日勺数据保留，并辨别保

管期限，以备不时之需。

十、分管档案工作领导岗位职责

一、组织本单位人员学习、宣传、贯彻执行《中华人民

共和国档案法》和11级及地方档案行政管理部门有关档案工

作的各项方针、政策、法规的活动，并严格遵守《中华人民

共和国档案法》。

二、加强对本单位档案工作的领导，把档案工作纳入本

单位的整体发展规划，并纳入本单位议事日程，纳入有关人

员的岗位职责，督促档案室按上级、地方档案部门规定做好

应做的工作。

三、常常检查档案工作的开展状况，定期听取档案工作

汇报，关怀档案二作和档案室的建设与发展，从人力、财力、

物力上予以支持，及时处理档案工作中存在的问题和困难，

逐渐改善工作条件，使档案工作与本单位的各项工作协调发

展。

四、加强档案业务建设，对本机关的所有档案要集中统

一管理，把档案工作列入机关日勺年度计划和长远发展规划，

增进档案管理的原则化、规范化，逐渐实现档案管理的现代

化。

五、加强档案管理的队伍建设，并为之发明宽松、优越

的工作、学习环境，不停提高其业务素质和科学管理水平。

六、加强档案工作人员的教育、管理和培训。加强他们