广州汇熙科技有限公司部门备用金业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1广州汇熙科技有限公司简介..........................................1

2广州汇熙科技有限公司部门备用金管理现状、所存在问题及产生原因分析..1

2.1管理现状....................................................1

2.2所存在问题..................................................1

2.2.1备用金存取保管不规范...................................1

2.2.2备用金额度没有规划.....................................1

2.2.3员工相关方面素养较低...................................1

2.3产生原因分析................................................2

2.3.1备用金管理制度松散.....................................2

2.3.2相关人员不重视.........................................2

2.3.3备用金使用范围不严格...................................2

3广州汇熙科技有限公司部门备用金业务财务融合流程设计................3

3.1问题解决方案................................................3

3.1.1完善备用金管理制度.....................................3

3.1.2提高员工对财务方面的认识...............................3

3.1.3具体规定备用金使用范围.................................3

3.2业务财务融合流程设计........................................3

3.2.1流程表设计.............................................3

3.2.2流程图设计.............................................6

3.3广州汇熙科技有限公司备用金业务的财务核算....................7

3.3.1申领备用金方面.........................................7

3.3.2报销备用金方面.........................................7

3.3.3账务处理方面...........................................7

4结束语............................................................9

参考资料...........................................................10

湖南商务职业技术学院毕业设计

广州汇熙科技有限公司部门备用金

业务财务融合流程设计

1广州汇熙科技有限公司简介

广州汇熙科技有限公司是一家以从事应用服务业和科技推广为主的民营企

业。公司成立于2020年10月16日，位于广州市天河区，原名为广州鸣创商务

服务有限责任公司，受市场经济因素等影响，于2021年10月28日变更，由商

务服务业转变为专业技术服务业。本公司业务涵盖软件开发、信息技术咨询服

务、网络技术服务、大数据服务、物联网技术服务等多项服务，公司一直致力

于做好研究开发科学技术，来解决居民生活或实际生产需求。

2广州汇熙科技有限公司部门备用金管理现状、所存在问题及

产生原因分析

2.1管理现状

广州汇熙科技有限公司采用的是非定额备用金管理制度，随借随用，用后

报销。其备用金主要使用范围：采购员零星采购；个人因公出差零星开支；经

常性的零星开支。

公司为民营企业，规模较小，人员少，其财务制度不够规范严格，对于备

用金的借支、报销等方面更是管理松散。所以主要产生了如下几项问题：备用

金存取保管不规范、备用金额度没有规划、员工相关方面素养较低。

2.2所存在问题

2.2.1备用金存取保管不规范

公司没有配置保险箱等安全保管设备，对于现金的保管没有起到很大的重

视，也没有安全的存放地点。存在“公私不分”，“公款私存”，“公款私用”现

象，在提取备用金的时候，经常通过私人的银行卡存放。存在大额提取备用金

的现象，财务人员为了减少工作流程，一次提取高额的备用金，大量的现金存

放在企业不仅增加了现金管理风险，还造成了现金闲置，降低现金运营效益。

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2.2.2备用金额度没有规划

经常出现备用金准备不足或者准备过于充足的情况。一方面出现员工来借

支备用金，但是备用金用完了的情况，因而导致一些员工只能先自己贴钱，再

等到有备用金的情况下才能够报销，某种情况下会影响该员工工作进度，会耽

误公司业务进度，导致员工的心理不平衡。也存在提取一次备用金能使用很长

一段时间的情况。

2.2.3员工相关方面素养较低

财务人员对于备用金的借支审核不严格，还有财务人员更愿意给一些老员

工报销，而不愿意给一些年轻员工报销。部分非财务人员不注意借款归还日

期，甚至有随意更改备用金金额的现象。一些员工会把自己私人出行的餐饮费

等讲作客户招待费等拿来报销。

2.3产生原因分析

2.3.1备用金管理制度松散

实施科学的备用金管理制度，有利于企业业务的开展，提高员工工作积极

性和工作效率，备用金应该做到专款专用，不得挪用，借助他人使用或用于其

他用途。公司没有非常明确严格的备用金管理制度，备用金管理人员对备用金

的安全保管没有重视，没有备用金制度约束，也没有提取金额限制。

2.3.2相关人员不重视

备用金是企业财务管理的一项重要内容，是流动资产的重要组成部分，备

用金的使用是否科学、有效关系到企业的经济效益问题。财务人员自己对备用

金不够重视，不管是安全问题还是使用问题。而领导自己签字审批的时候也没

有考虑到是否合理的问题。对备用金的科学合理使用，应该做好规划，从公司

的持续发展考虑。

2.3.3备用金使用范围不严格

员工在借到备用金后，使用范围应有严格的规定，主要用于办公费，会议

费，招待费，外出人员的差旅费、油料费、过路费等零星支出费用。例如:个别

跟财务人员或者领导人关系好的员工，对他的报销比较松散，睁一只眼闭一只

眼，他的一些个人出行活动所带来的费用也给予报销。导致企业造成了备用金

的资金浪费，影响了企业发展。

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3广州汇熙科技有限公司部门备用金业务财务融合流程设计

3.1问题解决方案

3.1.1完善备用金管理制度

制定合理的备用金管理制度，借支时按照预计需用金额领取，多退少补，

一次报销。备用金要逐月结清，不要让备用金滞留在报销员的管理之外，不能

及时结清便会造成公司经济损失。但也不能让工作流程变得繁琐，效率低下。

3.1.2提高员工对财务方面的认识

现金是企业的一项重要资源，现金管理影响到企业经营业绩的好坏。多组

织财务人员，管理人员进行一些企业财务管理，会计核算方面的培训。提升财

务人员的自身专业水平和基本素养，让《会计法》、《企业会计准则》等相关法

律法规具有约束力。对于备用金应指定专人管理负责，做到合理规划、规范使

用，不挪作他用。

3.1.3具体规定备用金使用范围

对一些不合理的备用金用途不予通过，相关领导对员工的备用金审批签字

时也要严格审核，不要什么都给通过，让一些员工有机可乘。要做到赏罚分

明，严格执行，不能挪作他用。备用金应主要使用于采购人员预支的零星采购

资金，出差人员必要随身携带的差旅费，或其他需现金支付的小额零星开支。

3.2业务财务融合流程设计

3.2.1流程表设计

表1借支备用金业务财务融合流程设计表

序号步骤操作内容负责人

借款人填1借款人按规定填写借款单各部门经理

1写借款单2借款人将填写好的借款单交部门经理签

字

借款单审借款人将借款单交所属部门的分管副总各部门分管

2批审批副总

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1财务部会计对借款单进行审核财务部会计

2财务部会计将借款单交财务部经理审核

3财务部会计将超过10000元的借款单交财务部经理

3借款单交财务总监审批

财务部4财务部会计将30000元以上的借款单交财务总监

总经理审批

5财务部会计将在限额内的报销单进行帐总经理

务处理

6财务部会计对会计凭证进行审核

出纳

1财务部将超限额部分并已审批完毕的借

4款项领取

款单进行帐务处理并进行会计凭证的审核

2财务部通知借款人领取款项

费用会计

编制记账1根据审核无误借款审批单编制记账凭证。

5凭证2将记账凭证交财务部经理审核

审核记账财务部经理

凭证审核费用会计编制的记账凭证的合理性。

6

出纳

1根据经审核的记账凭证登记现金日记账

登记现金

7日记账2将记账凭证交费用会计。

8登记科目费用会计

明细账。登记（其他应收款）科目明细账。

表2备用金报销业务财务融合流程设计表

序号步骤操作内容负责人

1整理原始整理需要报销的单据统计报销金额提供给部门员工

费用单据服务公司，请服务公司提供费用的原始单据。

1.去财务部领取费用报销单。部门员工

2.依据支出所在部门填写部门、信息业务

2填写报销发生的时间填写日期、实际业务填写即付款

单项、实际业务发生金额填写费用。

3.将原始单据贴在费用报销单后面。

4.将填写完成的费用报销单交给直接上

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级、财务部经理审核。

1.判断业务的真实性。部门经理

2.核对报销金额是否为实际发生额相符,

3审核报销费用报销单金额与原始单据金额是否一致，该

单项经济业务是否已经走过报销流程，是否存在

重复报销。

3.审核无误后在差旅费报销单上签字。

1.审核业务的真实性。费用会计

审核报销2.审核发票的票据填制的内容和加盖的印

4单章以及发票的规范性、—致性、合理性、正确

性。

1.支付现金给报销人并让其在费用报销单出纳

5付款并签上签字。

字⒉将费用报销单交给费用会计。

1.根据费用报销单编制记账凭证。费用会计

6编制记账2.将记账凭证交财务部经理审核。

凭证

1.审核财务会计编制的记账凭证。财务部经理

7审核记账⒉.审核完成签字或者盖章。

凭证3.将单据交费用会计记账。

1.根据经审核的记账凭证登记现金日记出纳

8登记现金账。

日记账2.在记账凭证上签字或盖章。

3.将记账凭证交给费用会计登账。

登记明细根据记账凭证登记明细账。费用会计

9账

5

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3.2.2流程图设计

财务总监财务部部门经理业务员

审核审批填写借款单

编制记账凭

审核领用

证并支付

登记现金日

记账和科目明

细账

图1借支备用金业务财务融合流程设计图

财务总监财务部部门经理业务员

整理原始费

用单据

审核审核填写报销单

付款并签字

编制记账凭

审核

证

登记现金日记

账科目明细账

图2备用金报销业务财务融合流程设计图

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3.3广州汇熙科技有限公司备用金业务的财务核算

3.3.1申领备用金方面

在申领备用金方面，首先申请人根据实际预估所需金额填写借款单，部门

经理去对其合理性真实性准确性来审批，财务部进行审核，不超过一万元的可

以直接审核签字，超过一万元不到三万元的交财务总监审批，超过三万元的则

需向总经理审批，审批通过则出纳可以发放款项。然后由费用会计编制记账凭

证，交由财务经理审核，最后由出纳登记现金日记账和费用会计登记科目明细

账。

3.3.2报销备用金方面

在报销备用金方面，需先由报销人整理原始费用单据后填写报销单，部门

经理和费用会计根据经济业务的真实性审核签字，然后出纳给报销人付款并签

字，费用会计编制记账凭证并给财务经理审核，最后由出纳登记现金日记账和

费用会计登记明细账。

3.3.3账务处理方面

广州汇熙科技有限公司备用金账务处理相关举例如下：

销售部的业务员杨品因公出差宁波与2022年11月12日借支备用金2000

元，相关账务处理如下：

借：其他应收款—杨品2000

贷：库存现金2000

业务员杨品实际使用差旅费1744元，11月16日凭机票和发票到财务部报

销，退回现金256元，相关账务处理如下：

借：销售费用—差旅费1744

库存现金256

贷：其他应收款—杨品2000

登记账簿如下：

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