湖南永和食品有限公司销售与收款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 湖南永和食品有限公司销售与收款内部控制制度优化设计公司简介公司的概述湖南省永和食品有限公司创办于2010年，公司总部位于湖南省岳阳市平江县安定镇官滩村官坪组，是一家专业研发、生产、销售鸭肉休闲食品为主的民营企业，注册资金：500万元。该公司现拥有强大的研发、销售团队。公司始终坚持“诚信立足创新致远”的经营理念。湖南省永和食品有限公司主要生产一元装、二元装、定量装、散装称重休闲食品，产品主要有香脖、鸭翅、鸡爪、素香牛肉、鸡丁、脆脆骨、鸭脯肉、鸡腿、鸭掌等。公司组织结构图1公司组织结构图财务部：负责核对原始单据，对公司经营活动进行会计核算，负责款项收支、定期对公司的资金营运能力进行分析等工作。生产部：负责生产过程中各原材料和半成品的管理、掌握并记录各种生产情况，解决生产问题等。销售部：负责线下产品的发货与销售、跟踪顾客的订货单执行状态、主持客户关系维护工作等。研发部：负责新专利技术的开发研究，专业技术型人才的培养，己有技术设施的改进更新、产成品质量的检验等。公司销售与收款内部控制存在的主要问题公司销售模式单一湖南永和食品有限公司根据自身发展的情况，大部分的产品通过经销商对外销售，现阶段经销商在该公司产品销售和创造利润上扮演着重要的角色，可看出该公司对经销商具有一定程度的依赖性，这使得该公司的销售额和利润一直处于被动状态。2019年湖南永和食品有限公司前四名客户的营业收入为150万，占公司总营业收入的20%，详见表1。该公司有大约60家经销商，营业收入占公司的总营业收入的80%。如果流失了主要的经销商会对公司的营业收入带来不利影响。不仅如此，由于销售模式的影响公司的品牌形象和市场占有率都要通过经销商来实现目标，因此也会对生产经营产生一定影响。同时，由于公司主要通过经销商来获取消费者的对产品的反馈信息，所以公司难以根据消费着提供的建议对产品进行创新和改良，导致公司成长速度缓慢。表1湖南永和食品有限公司前四名营业收入情况表客户名称与本公司关系主营业务收入（万元）占公司全部营业收入的比例（%）波记食品非关联方47.46.32长沙本亚食品贸易有限公司非关联方42.65.68长沙俊发商贸行非关联方32.644.35黄清辉辉煌批发部非关联方27.363.65合计150202020年新冠疫情的发生，大多数消费者只能居家抗疫，在此期间所以作为销售休闲食品为主的公司销售额较上年度有所增长，但由于很多快递公司都停止运输，导致单一的线上销售范围受到限制，没有更多的销售方式和渠道，所以营业收入虽有增长但增长浮动并不大，只增长了7.2%。客户信用评估制度欠缺对客户信用评估和控制相对简单，该公司对客户缺乏合理的信用评估，未明确划分客户信用风险等级，该公司对于老客户的赊销标准为：与该公司发生过交易，没有拖欠过货款，只要满足这两个标准的客户都允许发生赊销交易，这大大提高了公司的授信风险。该公司也没有设立一个专门核定客户信息的部门，靠销售员提交的资料来核定赊销额，并且没有核实资料的真实性。为了吸引大量客户，扩大销售额，为公司带来效益，该公司在没有对客户进行信用评估和控制的情况下盲目执行赊销。赊销后，由于业务员未明确个人的工作范围出现私自换岗的情况，导致一些销售业务难以顺利执行。例如，该公司在2020年8月11日销售一批4.3万元的货物给岳阳荣云批发公司，因为岳阳荣云批发公司为老客户所以该公司未对岳阳荣云批发公司进行当下的授信评估，没有及时得知岳阳荣云批发公司早已陷入财政危机，无法支付货款，而业务员王某在此期间已经从销售业务员换到仓库管理员的岗位，该笔订单没有按时跟进，以至于该笔货款无法收回。应收账款管理不严湖南永和食品有限公司采用的赊销模式虽然在一定程度上提高了该公司的销售额和销售数量，但也存在应收账款难以收回的问题，对公司的收款质量产生了不利影响，大大增加的坏账损失率。如表3所示，该公司2018年到2020年赊销账款占销售收入的比例先上升后下降，但赊销账款逐年增加，在2020年达269.45万元。坏账损失和坏账损失率也在不断上升，在2020年分别为74.73万元和27.58%，这说明该公司越来越多的应收账款不能收回，利润损失得越来越多，并且坏账损失率增长率一直高于赊销账款占销售收入的增长率，久而久之将会影响企业资金链条的流动性。究其原因，第一，该公司领导人过于重视销售额，忽视了催收账款，没有在公司建立催收账款的相关部门，也没有明确的催款制度，导致员工的工作重心偏向于销售，在催收应收账款工作上有所懈怠。第二，因为该公司在销售额上过度依赖经销商，所以在多数催款情况下为了维护双方的合作关系，不会选择走法律途径，这加大了公司的催款难度。第三，财务部门和销售部门相互推卸责任，催款工作难以明确，降低了催收账款的速度，错过了最佳的催收时机。表2湖南永和食品有限公司2018年-2020年坏帐损失分析表2018年2019年2020年赊销账款/销售收入34.05%35.71%33.51%赊销账款（万元）244.50267.83269.45坏账损失（万元）45.6563.9074.31坏账损失率18.61%23.86%27.58%公司销售与收款内部控制制度优化设计优化产品销售模式丰富产品销售模式湖南永和食品有限公司的销售额过度依赖与经销商，长时间处于被动状态，需要及时丰富产品销售模式。该企业可以跟紧时代潮流进驻电商领域，面向广大消费者，致力生产自己的品牌，对消费者进行市场调研，了解并满足消费者的口感及其他需求，把握产品的定价与销售流向，适应市场风格的转换。可以和电商公司合作进行网络直播和网络销售，扩大自身知名度，树立品牌形象。线上销售省去了经销商环节，直面消费者，还可以降低营运成本。该公司应该与主要的几个快递公司合作，扩大线上销售的区域范围。公司也可以开设自己的门店，适当进行促销活动，在一定程度上能够吸引消费者的注意、增加销售量，也让消费者在家附近就能买到该公司的产品。还可以建立小区消费微信群，在群里统一订货，送货上门，既方便消费者购买又扩大了消费群体，也减少了小金额销售单的数量，减轻了单量处理的工作量，还能减轻宣传压力，除此以外公司也应该一边实现多元化的销售模式一边加强对现有销售模式的管理，达到利益最大化的平衡点。图2多元化销售模式分析图提高销售人员和财务人员的综合素质“得人才，得天下”，有了多元化的销售模式，就需要先进的人才来管理销售模式，所以该公司应该建立严格的人才录用机制，对与销售部门老员工实施自愿参加培训的措施，通过奖励的方式鼓励老员工学习新的销售模式和销售知识，并且将员工的学习成果纳入考核，给予学习先进分子更大的上升空间，比如：晋升岗位，提高工资和增加福利待遇等。同时加强对员工进行专业技能培训，定期邀请专家到公司进行培训，销售部门人员主要从销售模式、沟通技术、市场情况等方面进行培训，财务部门人员主要从财务岗位技能、财经法律法规等方面进行培训，并对培训内容进行考核，将考核内容纳入到岗位绩效评定中。表3提高工作人员综合素质计划表部门名称培训内容考核考核等级及奖励销售部1、学习新的销售模式及知识；2、强化沟通技巧；3、了解市场近况。试卷考核A：100-90分（奖金2000元或晋升一级或多级岗位）B：89-80分（奖金1000元或晋升一级岗位）C：79-60分（奖金500元）D：60分以下财务部实践性的岗位技术培训，分为出纳、会计、税务。财经法规、职业道德。实操考试A：100-90分（奖金800元）B：89-80分（奖金600元）C：79-60分（奖金400元）D：60分以下完善客户信用评估制度和流程成立债权管理部进行信用销售管理随着时间的积累账款大面积逾期并且越来越多，更加说明了该公司完善信用销售管理制度的必要性。该公司应该制定合理的客户信用评估制度，划分信用风险等级。该公司可从财务、销售等部门抽调专业人员组建单独的债权管理部，从而形成财务部门和销售部门相互制衡的有效机制，明确分工，提高收债效率。新部门的工作内容如下：（1）搜集、整理客户的基本信息，建立客户信用档案；（2）对客户进行信用评级，根据评级确认其信用销售额度，坚持严格的售前审核政策，对有巨大风险的订单说“不”；（3）实时监控、跟进客户的重大内部及财务变动情况；（4）时刻关注应收账款的变动情况，并根据实际情形及时调整回收计划；（5）编制应收账款明细表，并审核；（6）催收到期应收账款，对产生逾期的情况要分析其原因，并制定具体的收款方案；（8）最后由销售会计完成货款结算工作。新部门工作内容流程图财务经理应收账款主管销售部销售会计审核审核核对催收账款关注应收账款变动情况编制应收账款明细表核对催收账款关注应收账款变动情况编制应收账款明细表制定催收方案并实施整理信息、建立信用档案跟进客户财务变动状况制定催收方案并实施整理信息、建立信用档案跟进客户财务变动状况货款结算确认信用评级确认信用额度货款结算确认信用评级确认信用额度图3债权管理部工作流程图使用EXCEL软件对客户信息进行管理该公司可以顺应信息化时代的发展潮流运用Excel表来进行客户信息管理，这样可以方便公司及时准确的查询到客户信息，能够时刻更新客户各方面变动的情况，确保客户信息的全面性。它也能减少统计客户数据的时间，减轻了员工的工作量，提高了工作效率。最主要的是通过信息整理了解客户的信用等级情况，初步判断出客户的偿债能力，以此公司管理人员可以得出有效的销售方案，在一定程度上保障公司营业利润，规避资金风险。将每个客户的基本信息录入到Excel表中形成客户信息档案。客户信息主要包括客户名称、客户地址、客户银行账号、客户税号、信用等级等等。此客户信息档案将客户分成三个等级，分别为重要安全（A级）、普通安全（B级）、重要危险（C级）、普通危险（D级），“累积欠款额”和“累积交易额”能够体现出客户和该公司的交易关系。员工可以在Excel表中按Ctrl+H搜索客户全称即可获取客户信息。图4公司客户信息档案表完善应收账款管理制度提高销售回款在业务员考核体系中的比重湖南永和食品有限公司应改变销售人员绩效考核体系，提高应收账款的回笼情况在业务员考核体系中的比重，明确与绩效工资挂钩的销售责任制度，对业务员的业绩实行产品销售额与应收账款回笼双指标考核，并提高该考核指标占绩效工资的比例，完善奖惩机制，对各项指标表现良好的业务员予以嘉奖，对没有完成相应指标的业务员实行惩罚，以此来强化业务员的警惕意识，充分发挥其主观能动性。绩效考核体系分为三个等级，并以合同规定的应收账款偿债期限为基准。第一级，在合同规定期限内收到回款，该业务员当月的绩效奖金为当月销售额的绩效奖金加上该笔回款金额的0.5%；第二级，在合同规定期限后收到回款，并且该笔应收账款没有发生坏账，该业务员当月的绩效奖金为当月销售额的绩效奖金加上该笔回款金额的0.3%；第三级，在合同规定期限后未收到回账款，并且该笔应收账款发生了坏账，对业务员实行当月销售额的绩效奖金扣除400元。表4业务员绩效考核体系收回时间是否发生坏账回款系数绩效奖金（元）合同规定期限内否0.5%销售收入*收入系数+回款金额*0.5%合同规定期限后否0.3%销售收入*收入系数+回款金额*0.3%合同规定期限后是0销售收入*收入系数-400设立风险准备金账户湖南永和食品有限公司存在大量难以收回的应收账款，公司很可能会遇到意想不到的的风险，在这样的情况下，公司应该考虑谨慎性原则，除了加强客户信用管理和回收账款管理还需要设立风险准备金账户，才能更好的防范风险、减少损失。公司可以根据账龄分析法以应收账款数额为基础按比例计提信用风险准备金到这个账户里，要及时对应收账款进行核对，至少每个季度核对两次。准备金一但计提便不能轻易动用该账户的资金，只有当企业遭遇类似于此次新冠疫情的突发事件出现资金周转困难情况时，才可以取出缓解公司的运营压力，帮助企业在困境中度过难关。公司可将应收账款整理为1年以内、1-3年、3年以上三个部分，每一部分的按不同比例比计提准备金。如根据该公司2020年12月31日应收账款余额表编制出按一定比例计提的“准备金账户计提金额表”。表5“应收账款”准备金账户计提金额表单位：万元账龄账面余额计提比例（%）准备金1年以内269.4538.091-3年125.53810.053年以上65.593019.67合计460.5737.81评价湖南永和食品有限公司销售与收款内部控制优化设计首先实现销售模式多元化，打破过度依赖经销商的局面，开拓销售渠道，吸引更多的合作商家和消费者，让该公司能够更加直接的面向广大消费者，及时吸取消费者反馈的信息，满足消费者需求，在改良的基础上勇敢创新，促进该公司产品的更新，该公司的营业额也会因此得到大幅度上升，有更多的资金致力于产品研发，也促进了市场占有率的提高。此方案用具体的措施建议该公司重视员工综合素质和专业技能的培养，培养了多样化的人才促进了多元化的销售模式的发展，用奖励的方式鼓励员工学习，提高员工工作的积极性，同时塑造积极向上的企业文化氛围。该公司建立债权管理部门进行信用销售管理能够准确的了解客户的财务状况，降低公司的销售风险，提高收债效率，避免一定程度的利润损失，更重要的是将信用销售管理工作系统化，方便办公和管理。公司运用Excel软件进行客户信息管理，能够及时查找客户信息，及时做出销售方案，提高了员工的工作效率。该公司提高销售回款在绩效奖金中的比重让员工重视应收账款回笼的工作，避免管理人员和员工重销售而轻收款的问题，在一定程度上促进了应收账款收回速度，能够使公司的营运资金周转得更快，减轻了企业的营运负担。该公司设立风险准备金账户，可以有效应对突发事件，当公司陷入经济危机时，可以缓解公司压力。

参考资料[