湖南泥匠装饰设计工程有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南泥匠装饰设计工程有限公司简介 湖南泥匠装饰设计工程有限公司差旅费报销制度优化设计1湖南泥匠装饰设计工程有限公司简介湖南泥匠装饰设计工程有限公司成立时间为2018年12月29日，法定代表人为陈旺。注册资本为1000万元人民币，注册地位于湖南省宁乡市玉潭街道新城社区花明北路429号幸福里综合楼3A01-3A18，所属行业为批发和零售业，统一社会信用代码为91430124MA4Q7D5U9T。目前公司人员规模少于50人，有营销部、工程部、设计部、财务部和后勤部五个部门，经营范围包括室内装饰、设计；风景园林工程设计服务；建筑幕墙工程专业承包；建筑幕墙工程设计；建材、新型装饰材料、建筑装饰材料、金属材料、水暖器材、家居用品、家具、办公家具的销售；五金产品、灯具、卫生洁具、木质装饰材料、陶瓷装饰材料、金属装饰材料、橱柜、家用电器的零售。(依法须经批准的项目，经相关部门批准后方可开展经营活动)2湖南泥匠装饰设计工程有限公司差旅费报销现状差旅费管理是企业公司和其他企业的一项非常重要的企业经常性财务支出管理项目，作为我国企业财务费用中一项重要的的核算管理内容，虽然旅费占据我国企业内部财务费用报销管理费的比例相对较小，但是一旦碰到经常在外出差的企业员工，差旅费则直接与企业员工的整体经济社会利益直接挂钩，与此同时，企业对员工差旅费的预算审核以及报销管理工作也是切实体现企业财务部门严格执行我国企业财务费用管理制度的重要直尺，一旦稍微上有一些偏差，员工与其他企业之间就很容易产生矛盾。公司特按实际工作情况研究制定一套差旅费财务报销管理制度，以方便我们公司日常管理，使我们公司在企业管理发展过程中逐步形成管理制度化和工作规范化。2.1目前公司差旅费报销范围目前公司差旅费报销的范围主要包括员工出差旅途中的费用，包括旅途中的伙食费和住宿费，短距离出行的交通费，购买飞机、火车、汽车、轮船等交通工具的票费，如果是自驾出行，就只报销在出差路途中的油费、过路费和停车费，还有其他应计入差旅费的支出部分。另外员工在外出差时接待客户而产生的伙食费用，也一并计入到公司差旅费之中报销。2.2公司差旅费报销依据及标准（1）出差在外为客户订餐的伙食费用根据发票据实报销。员工在外出差时避免不了需要接待客户，而这一部分产生的伙食费用，为了方便公司管理，也计入到公司的差旅费之中来报销，报销金额可以根据结账单和收据据实报销。（2）员工出差旅途中的费用在限定金额内据实报销。公司员工因公事而需要出差的情况，员工在出差时产生的住宿费，伙食费还有在往返路途中产生的交通费都可以在限定金额内进行报销，超出部分自理。表1出差报销标准项目报销标准住宿费200元/天伙食费50元/天交通费50元/天合计300元/天（3）其他计入差旅费的支出部分根据发票据实报销。2.3公司差旅费报销流程（1）出差人员填制差旅费报销单。出差回来后员工先领取一张差旅费报销单，根据报销单上的要求逐一，按时填写，将发票全部粘贴整齐，找相关人员签字，然后找财务预支差旅费。（2）部门负责人审核签字。部门相关负责人要确认出差员工所填写的出差信息是否属实，对差旅费申请的真实性进行审核。（3）财务主管复核签字。员工所有需要进行填写的所有日常工作出差费用，食宿交通费用和其他消费事项都要经过审核去全部合理报销审核核实合规后，财务人员进一步负责组织员工进行企业单据合理审核，主要任务就是通过查找一些企业单据内容填写不规范、字迹不清晰、表达不准确的一些缺点和小地方，是否合理，若经过审核发现错误的则不予进行继续合理报销，对于这些单据上没有任何字迹涂改，变更的原始企业财务预算单据和原有营业执照发票等则审核不予进行继续合理报销。（4）出纳报销费用。出纳员工同时应认真核对并经检查后的出差员工人员缴纳差旅费用的报销单，确认真实无误后，按照实际核定报销金额分别采取通过银行支票转账，或者支票现金方式发放的多种形式给出差员工进行报销差旅中的费用。如下图所示：图1公司差旅费报销流程3.湖南泥匠装饰设计工程有限公司差旅费报销存在的问题3.1员工对于差旅费报销时间不及时由于一些出差人员出差太频繁，次数很多，出差时间相隔太短，导致极少成多，一次性报销的，就给财务工作增加了很大的难度。还有出差的时间不清楚，票据丢失的情况，或者是发生的费用较小，地点较近的，怕找领导签字，怕麻烦的，堆积在一起报销，而领导在审批单据时，由于票据很多，为了节省时间，也不会去具体查看发票就同意签字，财务人员对于领导领导同意报销的单据一般也不会深究，造成了一部分的不合理开支，以至于财务人员对于报销的内容不能进一步的了解和审查，无法起到审核监督的作用，导致公司差旅费的制度形同虚设。3.2公司关于差旅费的报销规定不完善公司企业差旅费具体规定开支限额范围如何规定，公司可能会根据不同相关部门也会有不同的开支规定，根据相关部门的具体规章制度，规定开支限额内的企业差旅费公司可以按照一定的报销程序作为凭据进行报销。但在日常生活中，对于经常在外出差的一些地方没有一个固定标准的报销费用，费用多少参差不齐，总是会由于各种主客观的问题或原因，使差旅费等不到统一的控制和管理，导致公司差旅费的增加。出差员工节约意识较弱，个人素质较差，不能实事求是的报销差旅费实际发生的费用，认为多报销一点也没关系，比如有些员工在出差时住的是超过报销标准上限的酒店，或者是没有达到上限却按上限报销的，都导致了差旅费的增加。3.3公司对于差旅费制度的执行不严谨虽然目前公司差旅费都是根据票据报销，但是往往在执行的过程中总有员工会利用公司差旅费制度的漏洞，多支少出，虚报差旅费。不少商家在利益的驱使下会帮忙虚开发票，增加差旅费的费用，或者将出差过程中不属于差旅费报销的部分也计入到差旅费之中去报销。另外公司员工对于差旅费制度不太重视，对申请差旅费的程序较为简单，通常是在需要的时候直接去找财务人员，没有书面的申请，员工对于差旅费制度不太重视，这样不便于财务的资金管理，而且很混乱，这些都是不符合差旅费报销的规定的。有时候员工填写的报销单不符合公司的要求，财务人员也不会说什么，睁一只眼闭一只眼就过去了，也不会要求员工更改或者重新填写。4.湖南泥匠装饰设计工程有限公司差旅费报销制度优化设计4.1差旅费报销制度优化目标为了更加规范公司差旅费的报销制度，有效地控制差旅费日常支出，提高办事的效率，规范出差的行为，避免公司员工铺张浪费，财务人员工作方便、账目清楚，特优化公司差旅费报销制度。对公司差旅费报销制度优化如下：（1）对公司差旅费的开支加强管理，同时以明确达到合理、节约、高效的目标来为公司提高经济效益。（2）强化公司内部的监督制度，严格执行差旅费报销制度流程。（3）根据出差人员和出差事由对差旅费报销金额更加细化、明确。（4）完善差旅费报销审核、管理流程。4.2差旅费报销时间优化设计差旅费严格采取一次一清的形式，不允许积少成多的情况发生，将多次发生的差旅费合并在一起一次性报销。出差次数太频繁的要做到分次报销，不要混合在一起，出差时间跨度太长的尽量要一个月清一次。在出差的过程中，出差人员应尽量取得与费用相关的单据和票据。报销差旅费的出差人员在出差回公司之后，应当要在三天之内完成相关的差旅费报销手续，最长也不要超过一个星期。财务人员应及时监督差旅费的报销情况，提醒出差人员及时报销差旅费，可以向超过时限的出差人员发出催促通知书，督促出差人员即时报销。过期没有报销的出差人员，财务人员不在受理报销业务。4.3差旅费报销规定优化设计（1）出差时接待客户的伙食费对于员工在出差时接待客户所发生的费用，建议公司可以根据不同的出差地方、客户的人数和当地的人均消费标准来规定详细的金额，确定上限，以便节省企业开支。表2接待客户伙食费报销标准地区金额上限1-4人5-8人长沙等一二线城市240元/天400元/天各地级市180元/天300元/天各县级160元/天240元/天（2）员工出差旅途中的费用eq\o\ac(○,1)伙食费和住宿费要根据员工真实的出差天数合理计算报销，杜绝出差人员利用出差的报销机会，报销出差费用之外应该由员工自行另外支付的部分。住宿费凭住宿发票，按实际住宿天数，根据不同人员的职位标准计算报销，超出的部分由个人自理。如果有多个人一同出差，住宿方式以节约为准。如果客户单位提供了伙食和住宿的，则不报销伙食费和住宿费。表3出差伙食费报销标准人员长沙等一二线城市各地级市各县级总经理根据票据实报实销总监、部门经理60元/天60元/天60元/天其他人员40元/天40元/天40元/天表4住宿费报销标准人员长沙等一二线城市各地级市各县级总经理根据票据实报实销总监、部门经理180元/天150元/天其他人员150元/天120元/天eq\o\ac(○,2)对于来回往返的交通费，制定不同的报销标准，规定好可以乘坐的交通工具，避免出现奢侈行为，增加公司差旅费的报销金额。员工选择来回的交通工具应该主要以实惠经济为主，没有按规定等级乘坐对应交通工具的，超支部分由个人自理，如果两地之间有更方便快捷且票价比普通方式便宜的，可以优先选择。总经理、总监和部门经理出差，因需要，随行的人可以坐同一个等级的交通工具。对于自驾的员工，可以根据发票报销汽车油费、过路费和停车费。市内短途交通费公司不予报销。表5长途交通费报销标准人员飞机高铁/动车火车/城轨汽车总经理普通舱二等座软卧软座实报总监、部门经理申请申请硬卧硬座实报其他人员硬卧硬座实报（3）其他费用应该及时计入到报销公司业务差旅费核算中的各项业务费用,可以根据公司发票和实际业务发生费用情况,据实核算报销公司差旅费。4.4差旅费执行优化设计出差业务办事管理人员应当按照国家严格的法律要求，按照国家相关行政标准要求严格执行有关日常差旅费的代理监督业务管理制度，规范他的日常出差业务办事管理行为，部门主要工作负责人、财务人员和其他入差代理出纳业务管理人员等，都应认真切实做好他的出差代理监督业务管理制度审核中的相关事项工作，提高他的出差代理办事效率，同时通过制定加强差旅代理企业财务监督管理制度，和差旅业务操作规范等来提高有关差旅费的监督管理费在支出中的使用率和合理性。（1）出差工作人员在每次出差前后都应该先认真按规定详细填写好出差申请单，标明员工出差的具体事由，出差来的时间，出差去的地点以及还有所有应需要的补助资金，由财政部门相关负责人进行审批之后，方可进行出差。（2）出差人员出差回来之后，需在规定时间内填制差旅费报销单，写明报销金额，并提交费用单据，粘贴好发票，踢脚的相关单据和发票必须真实有效可靠，并与报销的费用一一对应。（3）财务部门主要负责人人员，应该对每位员工真实填写的的外出差旅费申请单，和员工差旅费办理报销单材料进行资格审核，确认出差员工所填写或申请的信息是否真实有效，要求差旅费申请应做到真实、合理。（4）财务负责人复核出差天数，出差行程的合理性，报销标准，粘贴规范性，与申请单时间，地点等不符的不予报销，如果存在特殊原因的，要由部门负责人先签署意见后才能报销。（5）所属公司出纳，根据所属公司财务管理部门主要负责人员的会计资料审核，以及工作职责完成后的公司出纳财务员工的短期外出公务差旅费报销申请单，和出纳员工外出差旅费相关费用会计报销单对出纳员工外出差旅费相关费用报销，进行出纳财务会计报销,看出差人员是否有预支差旅费，有的话多退少补，没有就据实报销。图2优化后公司差旅费报销流程5.总结中国有句俗话：没有规矩，不成方圆。虽然公司有关于差旅费报销制度的规定，但是员工对于财务知识可能比较欠缺，对差旅费的报销流程不太熟悉，导致报销单据不齐全，内容不完整等情况。通过差旅费报销制度的优化设计，规范了公司报销差旅费的流程，有了一个统一的执行标准，有效的控制了公司差旅费支出金额，帮助财务提高了办事效率，便于财务及各部门审核，对企业差旅费的控制起了一定的作用。但在执行过程中还是存在着一些