鸿瑞祥房地产公司办公用品采购业务账务处理流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\z\u1 鸿瑞祥房地产公司简介 鸿瑞祥房地产公司办公用品采购业务账务处理流程优化设计鸿瑞祥房地产公司简介郴州市鸿瑞祥房地产开发有限公司（以下简称鸿瑞祥房地产公司）成立于2005年12月02日，主要的经营范围包括房地产的开发和经营，还有物业管理服务。公司的注册资金为3000万，并有房地产三级资质开发的权利。公司本着真诚服务他人用心做好房地产的态度，在当地房地产开发业有较好的名声。公司地点位于林邑之城湖南省郴州市开发区五岭大道紫云山庄18栋。目前主要经营君悦澜山警苑小区楼盘，开发占地面积124亩，开发规模307060平方米，共开发房屋37幢、1910套，绿化率达到40%。公司为了探索房地产领域，适应房地产市场经济发展的需要。积极拓展经营领域，坚持为小区居民住户提供美好的现代都市生活新空间。每一套户型坚持“以人为本”的设计思想，以新颖的设计、独特的造型、优美的环境，为住户创造一个优美、安全、舒适、方便、文明和具有较高生活水平的居住环境。公司将秉承“创造精品，奉献社会”的经营理念，遵循“追求卓越，筑造精品”的宗旨，真诚希望与社会各界共同创造一个美好的未来。公司的组织结构如图1-1所示。图1-1公司组织结构图鸿瑞祥房地产公司办公用品采购现状分析及流程2.1办公用品采购现状分析该公司是一家房地产开发公司，公司分为很多个部门，其中销售部和财务部所需的办公用品最多，合理的办公用品采购有利于公司每天业务的顺利进行，目前公司具有较为完整的采购流程。鸿瑞祥房地产公司现在主要由财务部某位工作人员兼顾采购员的工作在指定供应商进行采购，每月都会固定去市场进行办公用品的采购，并及时清点办公用品库存确保之后的办公过程中可以供应充足。公司采购人员依据每个部门供需办公用品情况提供相对应的办公用品，如表2-1所示是9月份各部门办公用品采购供需计划，采购员需根据计划进行办公用品的采购。表2-19月份办公用品采购供需计划表（举例）部门序号名称及规格单位数量备注销售部1一次性纸杯包10100个装2传真机台23文件夹个50牛皮纸4订书机个15得力财务部5笔盒1015只装6A4纸包20500张7打印机台28餐巾纸包15200抽2.2办公用品采购流程分析本公司的采购流程是首先由各部门提交办公用品采购供需表，然后由采购人员收集各部门办公用品采购供需表进行审核，根据各部门需求去市场进行采购，将采购的办公用品放入公司库房，采购人员进行库存盘点。根据市场开具的发票和购买凭据在财务部进行报账，由财务部编制相关会计凭证，借记管理费用——办公费，贷记货币资金。并且登记领用台账记录各部门领用情况，本公司财务部采购办公用品采购流程图如图2-2所示。图2-2鸿瑞祥房地产公司办公用品采购流程图鸿瑞祥房地产公司办公用品采购业务账务处理存在的问题对于一个房地产开发有限公司来说，销售业务是公司的主要环节，那么采购业务就是公司的核心环节。采购看起来很简单，但是有很多值得我们重视的环节。可能会由于采购人员的懒散而导致大批办公用品账实不符，浪费大量资金用于采购办公用品上。该企业虽然有较为完整的采购流程，但是其中有许多小问题，这些小问题往往容易到最后酿成大问题。3.1没有制定规范的办公用品采购计划规范的办公用品采购计划有利于加强公司对办公用品的管理，控制费用的开支，减少不必要的浪费，有利于办公用品的采购和使用。该公司的采购计划中没有对不同价位办公用品的价格有相应的上限要求，这样会造成办公用品价格变动较大。所以公司应该规定办公用品的合理市场价格范围，从中挑选出性能好价格又相对实惠的产品，如遇之前购买的产品价格突然上涨，但是又有可替代性价比高的新产品，采购人员可以向领导申请后更换原始购买计划。公司的采购计划制定随意，往往是复制了上个月的采购计划，而不是根据每个月实际需要来填写。因此每个月的采购计划都需要使用部门进行严格审核后再上报到采购员处，由采购员进行一一购买。3.2办公用品采购报销流程不严谨费用报销是财务人员日常工作中很重要的一部分，因为公司会发生各种各样的业务，随之发生的各项费用也不尽相同。该公司的采购报销业务是财务部根据采购人员提供的办公用品购买单据和相关增值税发票，对采购人员进行报账。如果出现了自制收据就是所谓的“白条”是不能进行报销的，同时要严格把关发票，尤其是印章部分，万万不可以马虎大意。该公司的报销流程过于单一，会出现办公用品价格超过预算标准，产品质量不达标的问题，财务人员应该清点购买物品的实际数量和单据上的数量是否一致，并检查是否都可以使用。同时报销单需要经过相关部门经理和主要领导审核批准后，财务人员再将采购费用支付给采购人员。3.3办公用品采购审批流程不完善该房地产公司的办公用品采购单据都是采用手工传递，主要由采购人员将采购供需单和采购计划表交给相关部门经理签字审核，再交给公司领导审批批准。通过市场采购后，将采购原始凭证交给财务部进行审核报账，财务部根据原始凭证写出会计分录并登记相关账簿，同时报账申请单要由财务人员和公司领导进行审核。审核通过后，采购人员凭报账申请单完成报账。手工传递采购单据容易导致单据遗失而发生相互指责推卸责任的内部问题，这样不利于公司的发展，同时手工传递浪费了大量的时间去审核票据。随着经济社会的不断发展，传统的手工单据传递、统计单据与审核工作已与现代企业对办公效率高效完美的要求逐渐脱节，这样会影响公司内部的迅速发展。鸿瑞祥房地产开发有限公司办公用品采购业务账务处理优化设计方案4.1提前制定办公用品采购计划针对目前本公司的情况来说，办公用品应该由采购人员有计划有目的进行采购的，每月的高消耗办公用品采购一次，时间定为每月的30日。各部门应该列举好下月所需办公用品清单交给采购人员审核，采购人员制定完整的办公用品采购计划，并要进行商品估价上报给领导，待领导批准后再去采购。所以办公用品采购应该分为日常采购计划和紧急采购计划，这样就可以更好的节约人力物力财力，让采购时间更加准确固定。非日常耗用办公用品的采购属于紧急采购，各部门如果想要临时让采购人员采买非日常耗用的办公用品，就需要由各部门相关负责人填写办公用品采购申请单，并在申请表的说明栏内标注须立即采买办公用品的原因，经相对应申请部门负责人审查通过后，才能让采购人员进行采买任务。采购申请单如图4-1所示办公用品采购计划申请表公司名称：鸿瑞祥房地产开发有限公司年月日序号物品名称数量单价（市场估价）用途申请部门申请人预估所需金额合计大写：领导意见：4-1办公用品采购计划申请表4.2对办公用品采购凭据进行审核财务部对于采购人员报销的流程，首先要根据采购人员提供的物料清单，整理单据，打出正式的入库单据。根据入库凭据，采购人员把办公用品的发票收据准确无误的装订整齐，核对无误后在记账凭证后粘贴好支出凭证。严格对原始凭证的审核，如原始凭证存在残缺必须要求相关人员进行补充，或者提供相关的证明材料来证明其真实性。还要根据采购流程找会计进行审核和使用部门的经理签字，以及相关领导进行审批，待相关领导审批完成后再找财务现金会计报销，并且加盖银行章进行报账。对于相关支出要做好现金日记账的登记，相关的增值税发票也应该登记应交税费明细账。一张合格的办公用品采购凭据应该有采购人员、财务经理、部门经理的签字，采购金额应该详细到小数点后两位，日期要详细。并且要加盖供应商的公司章，公司章不得有模糊、残缺。公司最好要有固定的办公用品供应商来提供日常所需的办公用品，采购人员要关注供应商每天更新的办公用品市场价格，需要及时与公司的原始采购价格进行比对。采购人员还需填写相关的采购费用报销单，由领导审批完成后交给财务部进行审核。采购费用报销单如表4-3所示。表4-3采购费用报销单采购费用报销单编号：填写日期：部门采购人采购用品类别（）办公用品（）日常用品（）其他号码费用（合计）人民币（大写）审批意见：主管领导（签字）审核（签字）总经理（签字）费用明细4.3使用OA办公自动化系统钉钉是目前针对我国企业而量身定制的一款高效精准的免费办公软件，帮助企业建立一个规范、全面的办公流程。同时可以帮助中国中小企业企业解决内部管理问题，全面提升公司的内部全方位管理。我们可以运用钉钉OA办公自动化系统，让公司领导以及成员能够随时随地通过线上平台了解到相关重要业务进度的情况。同时通过网络线上平台可以轻松实现移动办公和远程异地办公的问题。首先由管理员登录钉钉账号添加办公用品采购申请审批，打开工作功能后在常用应用中找到“审批”。点击审批页面后，相关人员可以根据所在部门对办公用品的需求在钉钉工作台中填写采购申请单，然后由部门经理在钉钉工作台页面进行审核批准。再由采购人员查询办公用品库存，如果无库存则要填写《采购计划表》。采购人员通过采购计划表安排采购，通过市场开具的发票和相关原始凭证交付给财务部进行报账。财务部审核购买凭证，并在钉钉工作台上填写报销流程移交到公司领导和相应部门经理，由公司领导和相应部门进行报账的审批工作。OA办公自动化系统尽量减轻公司成员平日工作的工作强度，同时也可以节约时间成本，提高工作效率更好地为公司创造收益。避免了线下办公过程中单据传递而浪费的时间，用系统软件代替传统的手工工作，这样可以帮助公司处理相关内部事务。最终目的是帮助企业节省公司的经营成本成本，从而实现效益最大化。同时财务可以根据钉钉工作台上的电子原始凭证进行做账，简化了手工传递原始凭证的步骤。电子原始凭证具有可靠性，安全性，保存时间长以便于日后的查询。如钉钉办公系统审批流程图4-3所示。图4-3钉钉办公系统审批流程图总结在市场环境中随着市场经济的不断完善，中小企业之间的市场竞争也越来越激烈。中小企业要想在这场竞争中脱颖而出，就必须具备良好的内部控制。采购流程虽然是每个企业公司必须具备的，但是想要做好还是得依靠电脑数据，紧跟时代潮流。本公司针对没有规范采购计划的现象，及时制定详细的采购计划和完整的采购流程，让财务部可以精准做账，确保公司的每一笔账都有所用。企业一定要注意采购过程，不仅要有采购人员对采购过程和采购质量负责。同时，全公司的每位员工都要关注并监督采购的质量，发现问题需要及时汇报