小学档案管理制度（3篇）

小学档案管理制度小学档案管理规章制度旨在规范和保护学校内部各类档案的安全、完整与有序，其核心原则如下：1.分类归档原则：依据学校的组织架构、职能特性与管理需求，对档案进行分类、整理和归档，涵盖学生档案、教职工档案及行政档案等。2.学籍档案与教师档案管理：学生档案分为学籍档案和个别档案，包含个人信息、学术记录、行为评价等。教职工档案则涵盖个人基本信息、职务文件、教学评价及奖惩记录，且应定期更新。3.保障档案安全：采取适当的保管措施，如使用专用档案柜，实施借阅登记制度，以防档案遭受灾害、破坏或丢失。4.建立档案检索系统：设立档案检索机制，确保档案能被迅速且准确地查找，可采用电子档案管理系统以提升效率。5.规范档案借阅：校内人员在工作需要时，可申请借阅档案，需记录借阅信息，并设定合理的借阅期限，通常不超过一个月。6.定期评估与销毁档案：档案管理人员应遵循档案保存期限，适时进行档案销毁前的审查，并确保相关记录的完整。7.制度的适应性与完善性：各小学可根据自身实际与需求，对上述基本要点进行调整和优化，以提升档案管理的效率和办学质量。小学档案管理制度（二）第一章总则第一条为了做好小学档案的管理工作，提高档案管理工作质量和效率，明确档案管理的基本原则，制定本制度。第二条本制度适用于小学所有档案的管理工作。第三条档案的管理工作应遵循真实、准确、完整、安全、便捷、高效的原则。第四条档案管理工作采用电子化管理方式，并配备相应的管理系统和设备。第二章档案管理机构及职责第五条小学设立档案室，负责小学档案的管理工作。第六条档案管理员负责小学档案的管理工作，具体职责如下：1.负责档案的接收、整理、分类、归档工作；2.负责档案的查阅、借阅、复制、传递工作；3.负责档案的销毁、留用、转接工作；4.负责档案的安全保密工作；5.负责档案管理系统及设备的维护和更新。第三章档案的建立与归档第七条档案的建立应包括以下内容：1.学生个人档案：包括学生的基本信息、成绩单、奖励记录、惩罚记录等；2.教师档案：包括教师的基本信息、教学资料、培训记录、奖惩记录等；3.学校档案：包括学校的组织机构、发展历程、重要文件等；4.其他相关档案：根据需要可以建立其他相关档案。第八条档案的归档应按照文件的分类和时间顺序进行，确保档案的完整性和可查性。第九条归档文件应按照一定的标准进行装订，以便长期保存和使用。第四章档案的查阅与借阅第十条档案的查阅工作应遵守以下规定：1.档案管理员应负责档案的查阅工作，确保档案的安全和完整；2.查阅档案需事先填写查阅申请表，并在指定的时间和地点进行查阅；3.查阅的档案应先经过审批，并保证查阅人员具备查阅的合法权限。第十一条档案的借阅工作应遵守以下规定：1.档案管理员应负责档案的借阅工作，确保档案的安全和完整；2.借阅档案需事先填写借阅申请表，并在指定的时间和地点进行借阅；3.借阅的档案应先经过审批，并保证借阅人员具备借阅的合法权限；4.借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需延长借阅期限，应及时申请。第五章档案的传递与转接第十二条档案的传递工作应遵守以下规定：1.档案的传递只能由档案管理员或经过授权的人员进行；2.档案传递应通过系统内部的电子传递方式进行，确保传递的准确性和及时性；3.档案传递过程中应保持档案的安全，避免丢失或损坏。第十三条档案的转接工作应遵守以下规定：1.档案的转接工作应由档案管理员在规定的时间和地点进行；2.转接档案应填写转接记录，明确转接的档案名称、数量和接收人；3.转接后需要进行档案的核对，确保档案的完整性和准确性。第六章档案的销毁与留用第十四条档案的销毁工作应遵守以下规定：1.档案的销毁应经过档案管理员审核和学校领导批准；2.被销毁的档案需填写销毁记录，明确销毁的档案名称、数量和销毁原因；3.档案的销毁应采取安全可靠的方式进行，确保档案的彻底销毁。第十五条档案的留用应遵守以下规定：1.对于重要的历史档案，应进行合理的留用和保护；2.留用的档案需填写留用记录，明确留用的档案名称、数量和留用原因；3.留用的档案应进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。第七章档案的安全保密第十六条档案的安全保密工作应遵守以下规定：1.档案的管理人员应具备保密意识和责任心，确保档案的安全和完整；2.档案的存储和传输应采用安全可靠的方式，防止档案的泄漏和损坏；3.涉及个人隐私的档案应加密处理，并严格限制查阅和借阅的权限。第八章档案管理系统与设备第十七条档案管理系统应具备以下功能：1.档案的创建、归档、查阅、借阅、传递、转接等管理功能；2.档案的查询和统计功能，方便管理人员进行档案的管理和运用；3.档案的安全保密功能，限制非授权人员的访问和操作。第十八条档案管理设备应包括以下设施：1.档案柜：存放档案的专用柜，具备防火和防潮的功能；2.扫描仪：用于档案的电子化处理和备份；3.电脑和打印设备：用于档案管理系统的操作和档案的复制。第九章附则第十九条对于本制度未涉及的事项，可参照相关法律法规进行处理。第二十条本制度由小学校长负责解释。小学档案管理制度（三）1.目的本档案管理制度的目的是为了有效管理和保护小学档案，确保档案的完整性、可靠性和安全性，方便学校的日常办公和学生个人档案的查询和使用。2.适用范围本档案管理制度适用于小学全体教职员工和相关部门，包括教务处、行政办公室和学生事务办公室。3.档案的分类和归档3.1档案分类根据档案的性质和用途，将档案分为教务类档案、行政类档案和学生类档案。3.2教务类档案教务类档案包括教学计划、教学大纲、课程表、教科书采购记录、教学评估报告等。教务类档案由教务处负责归档和管理。3.3行政类档案行政类档案包括学校行政管理文件、会议纪要、人事管理档案等。行政类档案由行政办公室负责归档和管理。3.4学生类档案学生类档案包括学生入学登记表、成绩单、奖励记录、处分记录等。学生类档案由学生事务办公室负责归档和管理。4.档案的保管和存储4.1档案保管所有档案应按照分类标准进行编号，记录档案的名称、存放位置和保管责任人，并制定相应的档案保管目录。档案保管责任人应确保档案的完整性和安全性，防止遗失、灭失和损毁。4.2档案存储档案应存放在专用的档案柜或密封箱内，并采取防尘、防潮、防火和防震措施。档案存储区域应保持整洁、干燥，并定期进行清理和消毒。5.档案的借阅和归还5.1借阅申请借阅档案需填写《档案借阅申请表》，并注明借阅的档案名称、借阅目的和借阅期限。借阅申请需经相关部门审核同意后方可借阅。5.2审核和授权借阅申请应由档案保管责任人审核，并由相关部门负责人授权。授权后，借阅者方可取阅档案。5.3档案的归还档案借阅期限一般不得超过一个月，逾期需重新办理归还手续。借阅者应按时归还档案，并将相关文件整理完好放回原位。6.档案的销毁6.1档案销毁申请对于已经失效或无存档价值的档案，需要进行销毁申请。销毁申请需经相关部门批准，并编制《档案销毁清单》和《档案销毁审批表》。6.2档案销毁程序经批准的档案销毁需由档案保管责任人组织实施。销毁过程中应严格按照销毁清单和审批表进行，确保销毁的档案完全、彻底地消除。7.档案的安全和保密7.1档案的安全档案保管责任人应确保档案的安全性，禁止私自携出档案，严禁随意更改、涂抹和插入无关文件。档案保管区域应设置视频监控和安全门禁系统。7.2档案的保密档案保管责任人应严守档案的保密责任，不得向外泄露档案内容和查询记录。对于涉及个人隐私和学校机密的档案，应采取额外的措施加以保护。8.监督和评估教育主管部门和学校相关部门应定期对档案管理工作进行监督和评估，发现问题及时整改，并对档案管理工作进行专业指导和培训。