食品有限公司行政管理制度

xxx食品有限公司PAGEPAGE6行政管理制度目录总则 2第一章考勤管理 2一、上班考勤： 2二、会议考勤： 3第二章办公室管理 3一、仪容仪表与行为规范： 3二、安保： 4三、接待接访： 5四、卫生和后勤： 5五、通讯： 5六、工作计划（总结）管理： 7七、办公用品与设备： 7第三章会议管理 8一、会议设备： 8二、会议组织与召开： 8三、会议纪律： 8第四章出入管理 9一、人员出入： 9二、物品出入： 10第五章证照管理 10第六章文件管理 11一、文件分类： 11二、文件职责： 11三、发文格式： 11四、文件管理： 12附则 13总则为了维护正常的工作秩序，规范办公流程，提高办公效率，依据公司经营管理实际需要和《员工手册》相关规定及公司实际情况，特制定本制度。第一章考勤管理一、上班考勤：1、作息时间：（1）每周星期一至星期六上午12：00，星期六下午，星期日为休息日，（如遇法定节假日，以公司文件为准）；（2）每天上班时间上午8:30-12:00、下午13:00-17:30，（如有调整，以行政部发文通知为准）；2、公司员工不得迟到、早退，上班时间不得擅自脱岗、离岗；3、行政部设置指纹打卡机进行考勤管理。（1）员工外出办事未能按时到公司打考勤者，需在OA上打未打考勤证明，部门经理审核，总经理签字后，行政存档。（行政人事部的考勤原始资料每月需汇总进行统计并公布）；（4）行政人事部每月以考勤机数据和OA未打考勤证明为准，并严格考勤。4、请假管理，员工请假采取直接领导负责制：（1）请假时间24小时以内：在OA填写《请假条》直属上级签字确认告知行政人事部确认、备案《请假条》行政人事部考勤、存档；（2）请假时间24小时以上：填写《请假条》直属上级或人力资源部门核审核总经理核准告知行政人事部确认、备案《请假条》交行政人事部考勤、存档；5、节假日加班调休流程：调休人（行政部备案）填写《调休单》直属上级签字确认告知人事部确认、备案《调休单》交行政部考勤、存档；行政管理人员不得提前调休。6、如因出差不能打考勤者：出差人填写《出差申请单》直属上级和人力资源部审核总经理核准告知人事部确认、备案《出差申请单》复印件交行政部考勤、存档；7、突发紧急事件，直接报总经理办批准，返回公司三小时内补齐相关请假手续，否则视为旷工处理；8、凡无故未打考勤（在办公室工作时间须达4小时以上）一次罚款10元，3次以上未打考勤以30元/次计；9、月考勤无故迟到总时间超过30分钟按每分钟1元给予处罚；10、无故迟到60分钟以上，视为旷工半天（扣除一天半工资）；迟到120分钟以上，视为旷工一天，（扣除3天工资）；如全天无考勤记录视为旷工一天（扣除3天工资）；旷工三天，视为自动离职；11、未经上经许可，考勤登记负责人员不得擅自修改及变更考勤记录，一经发现给予罚款100元并作劝退处理；二、会议考勤：1、公司组织的会议有例行会议、专题会议和临时会议，相关会议各参会人员需按时参加，不得无故迟到、早退和缺席并遵守会议室管理规定；2、因故不能参加的，需向会议主持人或总经理办请假，经同意后方可；3、迟到、早退10分钟以内罚款10元/次、10—30分钟罚款30元/次并行政警告一次、30分钟以上视为缺席罚款50元并行政警告一次，无故缺席的作旷工半天论处并记过一次。第二章办公室管理一、仪容仪表与行为规范：1、工作人员在上班时间内应保持良好仪容仪表，总体要求是得体、大方、整洁。办公区内禁止着奇装异服、浓妆艳抹、着曝露装或穿拖鞋上班；2、保卫、保洁人员和前台人员必须穿着相应制服；3、工作人员在上班时间(即进入办公楼大门后的全部时间)必须正确配佩工牌；违者处以罚款10元/次，三次以上行政警告一次；4、所有人员对工牌必须严加爱护，不得私自修改工牌内容、销毁工牌及外借他人；违者处以罚款50元/次并行政警告一次，人为损坏或遗失工牌需在人力资源部补办，并缴纳工本费10元/次；5、每位员工应保证自己办公桌面的整洁，员工的办公桌内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失，工作时间不得做与工作无关的事；6、办公时间员工应坚守岗位，需暂时离开时应向职务代理人交待；7、妥善对文件资料进行保存保管，严防资料及公司机密外泄；8、强化消防安全意识，不私接乱接电线、违规使用火种、违规使用弱电信号等；9、爱护公物，对公司配发的办公用品严加爱护，妥善使用，出现故障立即报修，公用设施要按要求使用，故意损坏的要照价赔偿并进行处罚；10、语言文明、行为端庄，不说粗话脏话，禁止在办公区域内吵架或打架，违者罚款50—200元/次并进行相应行政处罚。二、安保：1、办公楼各种安全、事故预防、警戒；2、办公楼突发事故的应急措施并及时呈报上级；3、出入办公楼的来访人员应登记，上班时间除公事接洽外，一律谢绝会客，因公来访人员需先在前台登记、因工作原因需在公司加班或其它特殊原因在非上班时间逗留公司的工作人员需到安保人员处登记；4、进出办公楼物品查验及放行（若因特殊原因需携带公司物品外出，需事先由行政部开具出门条）；5、办公区工作人员有责任协助、配合安保人员完成对办公区的安全秩序的维护，主动接受安保人员检查，如有异常情况应及时上报行政部经理或公司总经理；6、防止盗窃，协助维持办公区域秩序；7、定期进行消防检查，更新设备、排除隐患、确保安全。三、接待接访：1、前台文员对来访人员要礼貌大方，热情周到，主动电话告知受访员工，经受访者同意后方可允许来访人员上楼。对拜访总经理的客人，要先问清有无预约，并主动电话告知总经办，经允许后，再带至总经理办公室，并主动递送茶水，来访人员离开后，应及时收拾桌面及水杯；2、如有公司内部员工办理入、离职手续，需先到前台处登记并得到应允后，方可有秩序地进入办公区办理；3、外来人员需进入办公区的，受访人应全程陪同，以确保公司相关资料、物品的安全；四、卫生和后勤：1、公司工作人员必须了解卫生的重要性与应用知识并认真执行；2、保持办公区域环境卫生干净整洁，不得随地吐痰，乱扔垃圾，不得堆放发出臭气或有碍卫生的垃圾；违者处以罚款10元/次；3、办公区域内禁止吸烟，并保持空气流通；违者处以罚款30元/次并行政警告一次；4、工作时间（8：30－17：30）严禁在办公区域用餐、吃零食、大声喧哗、嘻戏、打闹。违者处以罚款10元/次；5、洗手池、厕所及其他卫生设施，必须特别保持清洁（每天分时段按时清理）；6、办公区域地面、楼梯、窗面均需保持清洁（每天清洁，定期大扫除）；7、垃圾、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于制定垃圾箱内，不得任意乱倒乱堆，违者处以罚款10元/次；五、通讯：（一）公司固定电话：1、公司电话，主要作为方便工作人员与外界沟通，方便工作业务之用，不允许工作人员使用公司电话拨打私人电话；违者处以罚款30元/次；2、公司工作人员拨打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间；3、前台电话接听应做到接、转迅速（电话铃响三声），前台文员接听外线电话标准用语为：“您好，廖记！”当对方告知分机电话时，说：“请稍等！”，如分机占线，说“电话占线，请稍后再打！”接听内线电话时的用语为“您好，前台！”其他内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌；4、办公区工作人员在工作时间负责自己办公桌上的电话接听，如该接听人不在，则办公区其他工作人员应协助及时接听电话、记录信息、转告经办人；5、前台接待人员接听电话时应采用礼貌用语，接、转电话及时，对重要来电信息进行登记，并及时转告相关经办人；6、办公区工作人员接听电话时应注意接听礼仪，以及公司信息的保密工作，接听电话时不应影响办公区其他员工的正常工作。（二）个人电话：1、为保证公司与员工之间和部门与部门之间沟通渠道的畅通，以及提升有效办公效率，公司给相关岗位工作人员配备移动通讯设备或补贴一定的通讯费；2、配备移动通讯设备或补贴通讯费用根据岗位不同而定，其范畴和额度以人力资源部《岗位说明书》与《薪资管理方案》为准，补贴费用每个月在员工工资表中体现；3、公司移动通讯设备作为公司的固定财产，使用人必须严加爱护，妥善使用，人为的损坏来丢失按财务资产管理相关制度处理；4、公司配备了移动通讯设备的和享受了通讯补贴的必须保证24小时处于正常待机状态，非主观因素不能保持通讯畅通的应在行政部前台备案；5、员工不得随意更换电话号码，必须更换的须提前在行政部备案并在更换后及时报行政部备案，同时在OA系统中自行修改，有备用电话号码的须在行政部备案；6、行政人事部不定期对通讯状态进行检查，对通讯设备停机、关机、不接听或长时间处于无法接通状态的（因会议或其它工作不方便接听电话的，可以进行代接或呼叫转接），违者罚款50元/次；7、其它部门人员可以向行政部进行投诉，行政部将进行核查，依据行政部的核查和检查将对当事人进行处罚并告知本人；8、凡离职、换岗的员工须按程序及时办理退机退号手续，否则所产生的通讯费用和经济损失由当事人承担。六、工作计划（总结）管理：1、公司各部门工作实行工作计划和工作总结制；2、工作计划分为年度计划（总结）、月度计划（总结）和周工作计划（总结）；3、计划（总结）的具体实实施参见《工作计划（总结）实施细则》；4、工作计划（总结）的监督检查与效果评估由总经办负责执行。七、办公用品与设备：1、办公用品实行计划内请购，以旧换新，合理利用，杜绝浪费的原则；2、办公室水、电费开支控制责任人为保安；2、办公楼开灯时间：8：30—12：00，13：00—17：30（加班除外），开灯期间管理员可根据室内亮度合理控制灯光；3、空调开放时间（专人负责）：办公室安放温度计，温度高于28摄氏度低于10摄氏度可开放空调；4、办公室饮用水管理：饮水机电源开放时间：8：30—17：30（由专人负责）；5、复印机电源开放时间：8：30—17：30（由专人负责）;6、电脑实行使用人管理，开机时间根据个人工作所需，非工作时间一律关机（加班除外），若违反以上规定并由此造成电脑损坏，责任人应承担全部维修费用（注：其中连接三星打印机的电脑，由行政部负责开、关机8：30—17：30）；7、公司工作人员有义务爱护办公区域内的一切公共设施、设备，如有损坏，照价赔偿；8、办公室（独立）、财务室、会议室和沟通室的使用管理由行政部负责。董事长、总裁、总经理及总监的办公室未经许可任何人不得随意进出，因紧急情况必须打扰的仅能由行政专员通知；违者罚款10元/次，情节严重的加倍处罚并给予相应行政处分。第三章会议管理一、会议设备：1、会议设备由会议室、桌椅、投影仪、白板、纸笔等组成；2、会议设备的日常管理由行政部负责，召开会议需向行政部申请备案，并填写《会议申请单》（例行会议可不填写），说明所需物品、召开时间、会议时长等；3、会议设备应保持能正常使用状态，如有故障应及时排除，使用人在使用时应严加爱护，如有损坏照价赔偿。二、会议组织与召开：1、公司会议分为例行会议、专题会议和临时会议；2、例行会议由总经办组织召开，专题会议由总经理或总经办指定负责组织召开，临时会议由发起部门报总经办批准后组织召开；3、会议室、沟通室的使用实行预约登记（前台登记），未进行登记不得使用，会议室、沟通室在使用过程中其它人不得打扰，因紧急情况必须打扰的仅能由行政专员通知；违者罚款10元/次；4、会议主持人按正规程序申请会议，并安排做好会议纪要，必要时将纪要进行转发。三、会议纪律：1、会议现场组织遵循“谁发起，谁组织”的原则。会议主持人负责会议召开时的现场管理工作，所有参会人员应积极配合会议主持人，确保会议的顺利召开。未指定会议主持人的，由会议发起人担任会议主持人；2、会议主持人需提前10分钟进入会场，确保会前准备工作就绪，确认会议记录人员准备好会议记录工作；3、参会人员须准时参加会议，不得缺席、迟到和早退，如有违反按考勤管理规定处理，因故不能参加的，需向会议主持人或总经办请假，经同意后报行政部备案；4、遵守并保持会场纪律，通讯设备应保持静音状态，会场内禁止随意走动和外出，如若会议需要可将通讯设备交由行政人员或他人代为处理，紧急情况下，前台工作人员可以进入会场，向会议主持人汇报情况，在获得会议主持人允许的情况下，相关人员可以接听重要电话，违者处以罚款10元/次；5、会前做好准备，会中积极参与，会后认落实，确保会议的高效性；积极发言，力争而合，不恶意捣乱会议秩序，确保会议有序进行。第四章出入管理一、人员出入：（一）公司员工：1、进入办公区应配戴工牌；否则，保卫人员有权拒绝进入或进行相应处罚，进入办公区必须保持衣冠、头发整洁，穿着大方得体，否则，保卫人员有权拒绝进入；2、因事临时外出需按考勤管理进行登记。（二）来访人员：1、来司访客、外来业务人员、供应商、行政检查和参观团体统称来访人员；2、来访人员进入公司首先应凭个有效证件在前台进行登记，说明来由领取《来宾证》并佩戴好《来宾证》方可进入；带小孩进入的需在监护人的陪同下进入；3、有预约的来访人员应在前台的带领安排下到指定地点受访，没有预约的来访人员在前台与受访人确认同意后方可进入；4、受访结束后到前台归还《来宾证》后方可离开。二、物品出入：1、公司物品出入须在行政部门或资产管理部门办理“出门条”；2、保卫人员必须仔细核对“出门条”的记载是否与实物相符；如有不符，不得出门，并报告上级进行处理；3、物品进出时，保卫人员必须认真检查，如有危险品、易燃品、凶器、等，禁止进入办公区并报告上级进行处理；禁止带宠物进入办公区；4、公司员工应自觉、主动维护出入管理规定，确保公司、个人财物的安全，违反上述条款的处以罚款10—30元/次并给予行政处分。第五章证照管理一、公司证照由行政部统一管理；二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等；三、如：营业执照、卫生许可证、代码证、税务登记证、车身广告登记证书等等；四、证照的使用包括借用、复印等；五、证照使用必须填写《证照使用申请单》；六、证照借用程序：借用人申请→行政经理审核→总经理核准→办理借用手续→归还（借用完毕后，应在时限内归还证照保理人）；七、证照复印程序：借用人申请→行政经理审核→办理借用手续→归还（如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人）；八、证照复印件必须注明“此复印件仅办理······使用”并加盖“再复印无效章”；九、证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》；十、证照使用过程中间若有遗失、破损，使用情况与申请单填写内容不符，视情节给予相应处罚；第六章文件管理一、文件分类：公司文件分为正式文件、普通文件：1、正式文件包括：（1）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事件；（2）公告：向公司内外宣布重大事件；（3）规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施；（4）决定：对某些问题或重大行动作出安排；（5）决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。2、普通文件包括：（1）通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项和需要共同执行的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文；（2）函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题；（3）报告：向上级汇报工作；（4）请示：请上级指示批准；（5）批复：答复请示事项；（6）指示：对下级指示工作，阐明工作活动的指导原则；（7）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守执行的文件。3、正式文件（规定、决定、决议）内容需包括：（1）目的：对本文件的目的进行简单扼要的阐述；（2）范围：本文件适用范围；（3）定义：本文件所涉及名词术语在本文件中含义的解释；（4）权责：本文件赋予涉及文件的岗位、部门的权利和责任；（5）程序：本文件执行的程序和在执行过程中应遵守的原则、程序以及使用的方法的具体规定；（6）相关文件：与本文相关的其他文件；（7）附件：本文所涉及的附件，应注明附件的名称和件数；二、文件职责：1、总经办：公司文件统一发放、传递、催办、用印、保管和立卷归档。2、其他部门：主办部门：文件起草、文件处理3、协办部门：配合主办部门完成文件处理三、发文格式：（参见附件《文件管理实施细则》）四、文件管理：1、文件层次管理（1）公司级文件：该类文件为整个公司（各分公司）都必须执行的制度，如：财务管理制度制度，该类文件由该制度的执行部门制定，由公司主管副总审核，董事长批准；（2）分公司级文件：该类文件为整个分公司都必须执行的制度，如：考勤制度，该类文件由该制度的执行部门制定，由分公司主管副总审核，分公司总经理批准；（3）多部门级文件：该类文件为在公司几个部门间执行的制度，如：生产计划管理规定,该类文件由该制度的执行部门制定，由分公司主管副总审核，分公司总经理批准（4）部门级文件：该类文件为在文件制定部门内部实施的管理办法或规定，如：检查现场管理规定,该类文件由部门所属班组起草，经主管副总审阅后由部门负责人批准，报主管副总备案。2、文件处理程序，文件的处理程序分为发文、办文、收文和执行：（1）发文：发文一律分类别采用以上统一文件格式；发文程序：a、部门级文件：部门所属班组起草→OA中审批→电子文