SM采购职能别引导课程

1 2 3 3 6肆、採購職能必修之數位學習單元 7伍、前置基本資料 9 9 9 10 11 11 12 14 15 15 18 21 25 27 33 42 42 42 46 48 51十一、預付流程（單次預付-開立訂金發票） 53十二、溢付流程（單次/多次預付-不開訂金 57請購資料維護付款流程在課程結束時，您應該要了解：(庫存不足(成品/訂單訂單變更BOMBOM變更(庫存不足(成品/訂單訂單變更BOMBOM變更應收票據會計傳票◆付款單應付票據各職能別之關聯說明：u後續若用料有改變，則可以「BOM變更」記錄之。託外加工則以「託外進貨單」記錄之。流程。預算與實際帳務比較，並可處理多套公司帳務。單位成本。6付款單 退貨單」<><>否會計總帳管理系統會計傳票分錄底稿維護借入單7肆、採購職能必修之數位學習單元順序建議閱讀時點01相關之品號基本239456789畫基本資料之關係8順序建議閱讀時點進口系統資料、費用、報表之關係建議：為達到更好的學習效果，我們建議您在上本課程前先於「鼎新ERPII企業學習網」（.tw/）研讀「建議閱讀時點＝課前」之數位學習單元。伍、前置基本資料◆◆護」時，會預設帶出該品號負責的採購人員，採購人員就可以挑選所負責的品號。指定該品號的主要供應廠商，在執行採購計劃時，的主要供應廠商。的採購人員。時，可以針對同類型的廠商進行評等。◆◆◆◆◆4.輸入付款給廠商的方式，例如：現金、電匯、支票、其他等4種。5.輸入支付帳款的條件，例如：次月初付款，2個月票期。6.採購人員與廠商議價之後的優惠價格條件可以輸入在價格條件。員作廠商的評比資料。1.核對採購：若公司是憑採購單收料購。2.更新核價：採購單與進貨單確認時，單價是否要更新到「品號廠商資料」作為下次採買料品時的單價依據。及「廠商資料新增與保留」數位課程單元。若需記錄與廠商之間交易的價格並作為日後採購或進貨時的參考依據，就可以利用此作業流程來記錄。修改<>修改<>系統會賦予此單價。員是否可以修改單價，可由「使用者權限建立作業」再做設定。<><>修改時，系統會賦予此單價。料記錄在「品號廠商建立作業」裡。例如：廠商名稱「華夏公司」等資料。◆◆◆1.採購或進貨單據，於「單據性質設定作業」設定「更新核價」之單別。當單據存檔確認後會將該品號的廠商售價資料寫回至品號廠作業。3.採購該品號之採購單價。註：品號廠商資料也可以自行新增，手動維護資料。並檢視該資料是否正確。採購人員收到請購單憑證後，與廠商聯絡好採購條件及單價後維護採購的相關資料。 修改是註：詳參「採購管理系統\請購管理篇」數位課程單元。購資料維護作業」直接確認需求。◆◆◆◆◆「修改」鈕，開始檢視需求明細資料；另亦可以「採購人員件找出自己負責的品號來維護。「採購單價」是否正確，可修改。其中「採購數量」會預設3.若已確認此請購需求，可將「鎖定碼」打勾，以區分已經確認及未經確認需求之資料。4.「採購碼」及「採購單號」不得輸入，執行「請購資料更新作業」後由處理。反之，已確認需求的請購單，後續再執行「請購資料查詢下列資料：採購人員在「請購資料維護作業」將採購條件維護好後，執行產生採購單。修改 請購資料維護是註：詳參「採購管理系統\請購管理」數位課程單元。◆◆1.篩選要拋轉成採購單之「請購單號」範圍。2.可選擇「鎖定選項」為「已鎖定」之請購單。4.輸入要產生之採購日期及產生哪一個單別之單據。執行結果（由系統自動產生之採購單）：◆◆◆◆◆1.依請購廠商不同更新成二張採購單資料。2.依請購資料更新成採購明細。3.系統會將拋轉成採購單的資料寫回請購資料維護作業中。將已確認之請購單拋轉成正式採購單。當採購人員要對供應廠商採買料品時，可以料，作為正式下採購單給供應廠商的依據。修改修改否是等...二、後續追蹤註：詳參「採購管理系統\採購單管理及採購變更篇」數位課程單元。），「單據性質＝33.採購單」之單別。帶出廠商基本資料中所預設的廠商資料，如：課稅別、交易幣別、付款條件等資訊，可視情況再自行修改。人員再將單據傳真/MAIL給廠商。當採購單傳送給廠商之後，後續因為數量或這支作業來保留歷史的採購變更紀錄，方便日後資料查詢。修改修改<>是<>是等...二、後續追蹤與整張結案等三種。u範例說明一：將流程三由請購更新而來的第一張採購單做變更，將品號◆◆重點說明：對採購內容做變更。4.整張結案：可以在採購變更單的單頭勾選整不再進貨了。指定結案：可以在採購變更單的單身勾選指定結案進貨了。新增品項：可以在採購變更單的單身輸入該張採購單不存在著輸入品號、數量、交期，這樣就完成新增料品的變更了。號、規格等資料。9.輸入變更原因，以作後續原因追查。料將會回寫至原採購單中。◆◆◆◆◆關資料。3.將單據存檔並確認後，更改的資料將會回寫至原採購單中。廠商在指定的期限內將料品送至公司，經資材人員點收，確認皆正確時，即可透過本作業來輸入相關的進貨資料。借入單建立作業<>借入單建立作業<>廠商ABC分析表等...等...註：詳參「採購管理系統\進貨與退貨作業篇」數位課程單元。）：◆◆◆◆◆◆◆◆3.按下「新增」鈕，於「進貨單別」欄位輸入單別（須於「單據性質設定），帶出單號。4.輸入「單據日期」及進貨「供應廠商」代號。選取「採購單號」後，按下「確定」鈕，系統將帶出原採購單資料。9.若廠商隨貨附發票，可於《頁籤：發票資料》補入發票資料。10.將進貨單存檔並確認後，進貨的資料將會由品管人員檢驗。◆◆◆◆◆1.收料後依公司進貨驗收流程規定交檢驗單位處理，故不須輸入「驗收數2.需要檢驗的料品在單據儲存時會提示的待驗訊息。◆◆◆◆◆1.以「查詢」方式找出上一步驟輸入之進貨單，不須另外新增單據，按下「修改」鈕後即可輸入檢驗結果。（進貨數量＝驗收數量＋驗退數量）5.若檢驗結果輸入完畢，單據於存檔後會自動確認。並將數量回寫至採購單的已交數量欄位中。註：若原本進貨單之所有明細品項都檢驗完成，該張進貨單將自動確認。退件退回給廠商。◆◆◆2.輸入要退回給哪一家供應廠商。4.輸入「備註」資料可作將來追查，接著將資料存檔點交給廠商。退貨、換貨或是折讓方式處理時，即可在本作業中輸入退貨的相關資料。退貨：輸入數量、修改▲退貨：輸入數量、修改▲<>否是<>否後可退回並扣款。◆◆◆◆◆3.確認「幣別」是否與對應之進貨單相同。後，品號、進貨單號及採購單號會由系統自動帶出。5.若廠商同意「退貨」就必須輸入及單價，單據確認後庫存數量會減少；若廠商同意「折讓」則數量不須輸入，只要輸入金額，兩者皆會減少應檢查「結案碼」狀況，若退貨後仍要繼續進貨，可重複進貨可利用「採購變更單建立作業」或「採購指定結案作業」指貨。退貨與驗退之差異：影響庫存數量。驗退：指於檢驗過程即發現不良，商品尚未入庫，並不會影響同尚未收到商品，驗退件可透過「驗退件退回作業」記錄處理。當廠商把發票送來請款時，採購人員就可以利用此流程紀錄進項發票資料。發票資料。票前要修改應付憑單上之發票資票前要修改應付憑單上之發票資具列之「發票資料修改」鈕處理。2.若採「月結」開立發票，則可於「應付憑單建立作業」輸入發票資料。◆◆補入發票資料；輸入完畢後按下「確定」鈕將資料儲存。請款資料。結帳方式：付款單建立作業結帳方式：付款單建立作業整批 是·整批否否應付憑單之產生方式：用於廠商結帳日較為特殊或緊急請款時。料。註：詳參「應付管理系統\應付系統之結帳作業」數位課程單元。◆◆◆◆◆◆單別，新增一單據。2.於「單據日期」輸入結帳日期。3.輸入「供應廠商」代號。計付款日推算出來的，也可以手動修改。預計兌現日：預計付款日+廠商基本資料中的付款條件所設定的預6.輸入收到廠商的發票資料。7.選擇「來源」為「1.進貨」及「2.退貨」。可於「憑證單別」欄位按F2交由財務單位確認及處理後續付款程序。8.系統會將廠商請款完成的應付憑單單號資訊寫回到進貨單建立作業中，並將結帳碼勾選。當廠商的請款資料確認都沒問題，後續財務料，利用付款單來支付廠商的貨款。A.權責分離付款單憑證修改 是付款單明細表付款單憑證修改 是付款單明細表付款單明細表付款單建立作業付款單憑證付款單憑證為「票據資金管理系統」之作業。建立作業」相關支票資料。B.權責不分離修改否修改否建立付款單時直接產生對應提款/匯款資料。付款單建立作業建立付款單時直接輸入應付票據資料。付款單憑證付款單憑證是付款單明細表付款單憑證付款單憑證為「票據資金管理系統」之作業。業」相關支票資料。採購料品時，廠商要求先行支付部分貨款作為訂金，並經雙方金發票，就可以利用此流程完成訂金資料的處理。（由系統自動產生）（由系統自動產生）位處理後續帳務程序。◆◆◆ ◆◆◆◆◆◆據性質設定作業」設定一「單據性質」為「74.預付結帳單」之單別。3.輸入「供應廠商」代號。4.於《頁籤：發票資料》之「發票號碼」欄位輸入收到之廠商發票號碼。憑證日期、金額（原採購單金額×訂金比率）等。尾款時沖銷用；該預付待抵單號亦會回寫預付結帳單單身之「備註」欄◆採購料品時，廠商要求先行支付部分貨款作為訂金，而訂金發品入