2024年备用金管理的制度（二篇）

第3页共3页2024年备用金管理的制度第一条备用金管理准则：(一)(二)(三)支出额度遵循严格控制的原则，报销时间实施紧凑管理，资金周转速度要求迅速。第二条备用金管理方式：实行定额管理制度。第三条备用金管理责任部门：由财务部全权负责。第四条备用金使用范畴：(一)(二)(三)(四)包括但不限于常设公务出差的员工差旅费，驾驶员出差费用（含油料、过桥费），日常办公费用，以及公司管理层和部门主管的业务支出。第五条备用金借款流程：1.借款人提交申请并填写“请款申请书”。2.经所属部门主管审批。3.财务部经理审核并确定备用金额度。4.总经理批准并签字。5.借款人填写“借据”。6.出纳员在确认手续完备后按定额发放现金。7.借款人在使用备用金后应及时凭单据报销。8.财务部在报销后补足备用金定额。第六条备用金借款人员及金额上限：(一)(二)(三)股东，公司领导，总经理，副总经理，各部门：1.办公室：2.市场营销部：3.其他部门：4.公司因公出差的业务人员：5.其他规定：对于特定项目所需的大额现金，各部门需以书面报告形式，经分管领导审批后，上报财务经理和总经理审批。第七条备用金使用准则：1.借款人必须按指定用途使用，禁止挪作他用，确保部门备用资金充足，如发生丢失，需承担全额赔偿责任。2.财务部应强化备用金管理，借款人需填写借款报告，按既定审批流程操作。借用的备用金应在业务完成后____天内报销清账，超过____天的单据财务部有权不予报销。3.对于长期使用定额备用金的业务人员，凭审核后的____等凭证按实际使用金额报销，不再单独办理请款。4.每年____月____日前，备用金使用者需完成清理手续，未在规定时间内办理报销或退款的，财务部将从其工资、奖金中扣回欠款。对于获准继续使用备用金的人员，可在次年____月____号后重新办理审批手续。5.借款人如内部调动、外调、辞退或辞职，需先到财务部办理备用金清理手续。2024年备用金管理的制度（二）一、备用金明细账管理为确保公司财务的规范与透明，特建立备用金明细账制度。各部门需明确备用金的使用情况，并在情况发生变化时及时清理，以确保资金的安全与有效使用。二、备用金使用范围备用金主要用于以下范围：1.因公出差所需的费用。2.办公用品等零星购置支出。3.因公需要的财务费用，包括但不限于年检、审计报告等。4.领导安排的其他应急所需资金。属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付；不属于上述范围的款项支付，一律由财务部门进行支付。三、备用金借款与报销手续1.借款流程：工作人员和部门需借用备用金时，应按规定格式填写借款申请单，明确借款日期、部门、借款人、用途及金额等信息。经分管领导签字同意、财务负责人审核、王总批准后，方可到财务部门办理借款手续。2.借款办理：备用金借支原则上由借支人亲自办理。特殊情况下，若由非借支人本人代办，需由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视为代办人的备用金，相关责任由代办人承担。3.报销要求：借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续。出差人员应在返回后三天内完成报销。若一笔备用金未使用完，应及时到财务部报账冲销，严禁挪作他用，否则不予报销。4.报销处理：报销时，财务人员应核对原借款金额，对超支部分及时付现退还本人；对报销后低于备用金金额的款项，应要求借款人退回余额以结清原借款。5.报销代办：原则上谁借支谁报销。若借支人因故不能亲自报账而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人姓名）账，金额（大写）”字样。因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人承担。6.收据管理：对于已核销的备用金，出纳应开具相应金额的收据，注明注销金额及收付款情况，一式三联。借款人应妥善保存收据以备查询。若临时借用的备用金财务未入账的，报销时应将借支人的借据原件归还借支人。报销还款时，借支人要主动索要收据或原借据，否则因此产生的责任和错误以实际证据为准承担相应责任。7.员工离职处理：公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理相关离职手续。四、拖欠备用金的处罚措施1.借款到期处理：备用金借款到期不还的，如有特殊情况无法按时归还的，应由借支人提出书面申请并说明原因，经部门负责人签字后报分管财务副总审批。无合理理由到期不还的，将直接从借支人工资中按月扣除直至还清。2.恶意拖欠处理：对于恶意拖欠备用金且不予偿还的行为，公司将通过司法途径解决。五、借支现金、支票及费用报销流程与制度（一）流程1.现金借支流程：借支人填写《借款申请单》并注明借款时间、事由等信息；部门经理审核借款金额的合理性；梁总或王总审批（不在时由财务经理审批）；财务出纳支付现金；外地汇款参照上述流程由财务人员进行汇款；王总委托借款的需电话确认后办理手续并事后补签。2.支票借支流程：借支人填写《借款申请单》；部门经理审核借款金额的合理性；梁总或王总审批（不在时由财务经理审批）；出纳填写支票并登记《支票领用登记表》后由使用人签字领取。（二）制度1.严格执行上述借支与报销流程；2.现金由财务部门统一管理并做到日清月结、帐款相符；3.禁止个人借用公款及公款私存；4.大额现金或汇票使用需提前通知财务部经理；5.