跟单员岗位作业指导书

跟单员岗位作业指导书,,,,,,

工作职责,,,,,工作方法,

工作项目,工作内容,作业频率,完成时间,责任人,输出表单,输入信息

系统下单,根据系统内PMC下达的物料需求计划（物料需求计划依据是开发部、物流部、PMC主管签字确认的客户订单评审表）制定采购订单：进入采购管理模块--订单处理子功能选择采购订单--录入功能打开采购订单，双击选单号，进入采购申请单界面选择和PMC下达的机型一致的待采购物料，（注：如果是相同的供应商，可把不同物料生成于同一张采购订单中（Ctrl+鼠标点选），对于不同供应商的物料一种物料只能生成一张采购订单）。进入采购订单界面，输入供应商名称或供应商代码，生成采购订单；,不定时,当日完成,跟单员,采购订单,供应商名称或供应商代码

审核确认,跟单员依据前期采购提供的报价单审核物料单价是否符合，并在采购订单备注栏中填入物料所属产品的名称、数量并保存采购订单，并在系统中进行审核确认，同时等待相关部门主管对该订单的二次（采购部主管）、三次（财务部成本会计）审核，对紧急订单跟单员应及时跟催审核情况；,不定时,当日完成,跟单员、采购部主管、财务部成本会计,,备注栏中备注机型名称及机型数量

向供应商订货,所有部门审核完毕后跟单员负责在系统内生成正式的采购订单，并将订单打印传真或Mail的形式至相应的供应商，同时电话跟踪确认订单是否准时收到并要求供应商在收到订单后3-5天内回传确认。（跟单员要提醒供应商在采购订单那上必须明确标识PO号，否则收料员有权拒收）,不定时,当日完成,跟单员,,

跟催订单,随时与供应商核实物料交货情况，提醒供应商按我司采购订单交期及时交货。A、对因特殊原因需提前交期的订单，跟单员要及时通知供应商并做好协调沟通工作，确保物料能够按要求交期交货；B、对需推后交期的物料，跟单员也应及时告之供应商在指定的交期送货；C、对供应商不能如期交付的物料，紧急订单跟单员要及时告之PMC主管，非紧急订单跟单员在物料评审会上告之PMC主管；,不定时,不定时,跟单员,,

新物料跟单,对于首次采购的新物料，前期采购应提前将经开发部、品质部签字确认的《采购样品确认书》送至跟单员处签字确认并留存与责任跟单员（要注意必须提前给跟单员）。前期采购在系统内生成新供应商的相关资料和信息（供应商名称、联系方式、物料名称、物料单价），跟单员根据以上信息下单、跟单、追料；（比如有些采购物料计划下单已经两个月了，采购样品确认书才交到跟单员手中？？）,不定时,,前期采购跟单员,采购样品确认书,供应商名称、联系方式、物料名称、物料单价

现金采购跟单,对需要现金采购的物料，与供应商确认交期后，跟单员填写现金付款申请单，呈报相关主管领导（部门主管、财务主管、总经理）签字批准后，财务方可付款。现金付款包括三种情况：A、货到付款，对货到付款物料，物料由供应商送至收料中心经品质判定无误后，跟单员通知财务安排付款；B、款到发货，对需先期支付现金才能发货的物料（如LCD屏。。。。），跟单员根据物料需求情况及时通知财务付款时间确保交期；C、定金付款发货，跟单员下单至供应商后，通知财务将应付定金及时汇至供应商指定账号，跟单员与供应商确认收款情况并及时跟催物料。,不定时,,跟单员,,

转厂物料的跟单,"销售部报关员告之（现在我司只是口头通知，没有正式的程序文件？？此处程序模糊，现在基本上是跟单员确定是否出口机来判定是否转厂？？？）跟单员需转厂物料所属成品交期、物料名称、数量、型号，跟单员制作采购订单并下单至供应商，与供应商确定转厂物料交货日期并跟催物料。（备注：转厂是申请免税进口的料件用于生产成品后，本来应该直接出口的,但是可能此个成品在其他公司是作为原料或半成品来做成另一个成品用于出口，为了减少运输上的麻烦,用不着先出货到国外从国外买进到国内，所以产生了转厂这样一个操作程序）cc",,,,,

香港散货物料的跟单,"备货阶段：根据系统内PMC下达物料需求计划、物料库存情况（有库存的推迟下单或延迟交货）、最小包装量要求及送货最小金额要求，手工编制需香港下单采购物料的订单，输入供应商名称、物料名称、数量、型号、金额、交货日期；在做单的同时依据前期采购提供的报价单检查单价是否正确，并报主管签字确认。主管审核完毕后跟单员将订单打印传至供应商，同时电话跟踪确认订单是否准时收到并要求供应商在收到订单后3-5天内回传确认。将不能按照订单交期交付的物料作为风险物料，重点跟进。准备上货阶段：根据订单交期通知各芯片代理商做预约发票，并且把预约发票传给华富洋做付款通知书，在系统入单折算（当天汇率），同时把华富洋付款通知书打印并向财务申请付款并将通知书上上标明的入仓单号告知供应商准备送货。

供应商在指定交期将物料送到我司委托的香港华富洋仓库报关后送至收料中心，货物验收同系统下单物料。（满2W美金华富洋给予送货不满2W美金，自提）

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对账付款,在每个月的10号前与供应商完成上月所发物料的对账工作，对经双方确认的对账单，向供应商跟催月结发票，凭票付款。（对供应商多送物料，跟单员与PMC沟通，如是通用物料，后期项目还有需求，就收进来，没有需求的退料，此处需明确跟单员是否有此权利？）,每月,10日前,跟单员,对账单,

编制供应商交付及时率报表,进入系统内“采购管理”模块“入库子功能”打开“外购入库查询”明细查询供应商的交货批次，核实供应商送料交付情况，统计“交付物料总批数”“及时交付批数”“交付合格批数”计算及时交付率，并凭IQC的“收料检验报告”确定“交货合格率”，编制“采购订单及时交付率报表”，报SQE进行供应商考核。,每月,10日前,跟单员,交付及时率报表,

编制供应商评分表,跟单员负责在每一季度截止后，与下一季除根据公司编制的供应商评分表上的相关考核内容，召集IQC主管、采购部主管对供应商的交货表现进行考核评分，并将考核结果计入评分表并存档，作为判定供应商品质和是否具备继续供货资质的依据。,每一季度,下一季度初,跟单员,供应商评分表,

不良异常处理,来料部分不良：根据IQC来料不良报告或SQE通知做与供应商沟通及时退货补货工作；（此处要明确责任人，责任不清）,,,,,

,来料全部不良：根据IQC来料不良报告或SQE通知与供应商沟通退货；