关于物业公司内部控制及风险规避的措施研究

面对公司发展过程中各种潜在的风险，应加强内部控制，全面监督物业公司各项活动，及时发现风险隐患并解决。然而，在物业公司内部控制落实中，内部控制仍存在一些问题，影响了物业公司的健康运行，风险规避效果难以保障。基于此，本文探讨了内部控制的意义，概述了内部控制的特点，阐述了内部控制中存在的问题，以及其带来的各项风险，最后，有针对性地探讨风险规避措施，以期全面推动物业公司的健康长远发展。2020年，物业公司经历了严峻的考验，为小区业主的健康筑起了第一道防线，赢得了政府及广大业主的好评，同时北京市物业管理条例的发布，更加规范了物业管理服务活动，发展前景非常好。但是，面对物业公司经营发展过程中的各种潜在风险，物业公司应尤为加强自身的内部控制，有效规避各项经营风险，保障公司经济效益，同时为客户提供优质服务，推动物业公司的健康运行。一、公司内部控制的意义内部控制，是一种有效的控制手段，其以内部管理为主体，通过相互监督、相互制约机制与高效的内控措施，提高资金的安全性，规避企业经营风险，确保财务信息真实性、可靠性与完整性，预防违法乱纪现象的发生[1]。可以说，内部控制作为一种管控手段，在企业经营管理中，发挥着重要作用，保障了企业正常运转，为风险规避提供了帮助。在物业公司发展中，为保障公司经营管理活动的有序进行，对公司的人、财、物等展开一系列监管活动，即为内部控制。在实施内部控制中，应按照“三标一体”构建科学的监督机制，最大限度地预防风险，降低企业经营损失，增强企业经营效率。落实内部控制，提高管理水平，化解经营风险，逐步推动企业健康、稳定、长效发展。二、物业公司内部控制的特点物业公司想要落实内部控制，规避风险隐患，必须掌握内部控制的特点，为内部控制的作用发挥奠定基础。（一）安全管理始终放在第一位在物业公司日常运行中，物业公司不仅要保障日常运行的安全性，还要保障商业承租户、小区业主的财产安全、生命安全[2]。若出现安全问题，将直接影响公司的服务质量和社会形象，继而影响公司盈利与健康发展。对此，在公司经营管理中，应始终将安全管理放在第一位。须知，物业公司的主要工作为：商业办公楼、小区居民楼等的物业服务，而在物业公司经营管理中，各项任务都与人员息息相关，若不能控制安全风险，极易威胁人们的财产与生命安全，为物业公司带来巨大打击。（二）加强资产管理风险物业公司主要工作是为租户、业主服务，并负责诸多固定资产管理，因此，应全面监控公司负责范围内的固定资产，若固定资产出现损失，则表示资产管理风险已经发生，管理职责未能有效落实到位。在资产管理上落实内部控制，才能有效保障固定资产的完整性、准确性，推动公司各项业务顺利进行。对此，在内部控制中，应掌握资产管理风险较大这一特点，强化资产保管，发挥内部控制作用，推动物业企业有效运营。（三）做好内外信息沟通物业公司与其他行业公司不同，作为一个对终端客户广大业主、租户提供服务的企业，在信息沟通过程中，不仅需要对内沟通，还要对外进行信息沟通[3]。在内部控制工作中，积极与企业内部进行沟通，才能保障各个部门良好运行，发挥企业服务效果；及时与业主、租户进行信息沟通，才能增大其对企业的信任值，保障业主、租户及时缴费，为物业公司的发展奠定基础。三、物业企业常见风险隐患（一）决策风险物业公司作为传统的服务行业，一方面利润率低，为了更好地生存下去，必须开发新的项目（比如面对小区养老问题，构建智慧社区等），发展增值服务项目，另一方面可以凭借其稳定的现金流，广阔的发展空间及无显著的周期性、持续的扩容器获得资本市场青睐。近年来物业公司纷纷上市，截至目前，累计有13家物业企业在港上市，1家A股上市（南都物业），另外还有更多企业走在上市的路上。面对机遇，企业必须结合市场与本企业实际情况，制定科学的发展战略，否则极易出现战略决策失误现象，导致企业遭遇风险，为企业带来较大经济损失，甚至导致企业被市场淘汰。在物业公司发展决策中，若对市场情况应对不足，或者对自身评估误差，都可能导致决策风险，为物业公司带来大量人才和资源的损失。对此，物业公司在制定发展战略时，应重视内部控制，全面监控企业自身情况与市场变化，针对性制定战略决策，积极听取各部门的意见，避免出现决策失误现象，有效规避决策风险[4]。（二）经营风险目前，老旧居民住宅小区物业价格普遍较低，商业办公及新小区物业价格相对趋于合理，所以老旧居民住宅物业小区的经营风险相对较大，需要付出的管理成本更大。面对新、老旧居民小区和商业办公区，物业公司在提高管理水平的同时，应加强内部控制，减少经营风险。在日常经营管理过程常见的风险因素：1．客户管理类：法律诉讼（包括与业主、供方等发生法律诉讼）；行政部门（与基层业委会、物业主管部门）；信息传递（信息传递不及时引发相关事件升级的问题或者故意瞒报、谎报、漏报重大事件）；印章管理（盗用、失窃）；社区文化（活动过程中出现人身伤亡及意外事件）；保险（因未购买公共责任险、停车场责任险、机损险、高空抛物险等带来经营风险）；重要资料存储（因突发事件导致资料丢失）。2．人力资源类：证件核查（电梯、消防、电工、给排水等）；劳动合同；离职手续等。3．财务管理类：工商、税务等部门查处而引发的问题；员工舞弊行为；备用金的管理（部门备用金存入个人账户等）。（三）合同签订与履行风险物业公司在承接物业管理相应业务前，大多会与业主之间订立服务合同，以此约束双方严格依照合同执行各自的权利与义务[5]。但是，很多业主不与物业公司签订合同，往往按照已接受服务的事实被动履约，一旦遇到问题，全部推卸给物业公司，而且会以各种理由拖欠物业费（房屋漏水、落地窗户飘雨、供暖温度不够等等），对此，必须加强双方合同约定与签订，必须加强合同内容的严谨性。对合同管理进行内部控制，有效杜绝合同履行风险。四、物业企业内部控制中存在的问题目前是物业公司发展的黄金时期，一是法律法规的健全。2020年3月27日北京市第十五届人民代表大会常务委员会第二十次会议通过了《北京市物业管理条例》，该条例自2020年5月1日起施行。二是人们逐渐改变了过去对物业公司的偏见，使物业公司的工作有利于开展。但是，物业公司在实施内控管理过程中，仍存在一定的问题。下文对此展开探讨。（一）物业公司内部控制体系并不完善1．审批签字环节经办人根据实际业务申请签字；部门经理审核真实性，必要性、合理性；财务负责人要了解业务的实际情况，对资金支出的合法、合规性进行审核，并对合理性负责监督。分管领导再审核签字，总经理对结果负责审批签字。但是，遇到紧急采购，经办人直接找总经理签字办理付款，导致部门经理、分管领导不知情，容易致使不合理及舞弊发生。另外，在对项目专项审查过程中发现一笔业务填多张报销单，仅签至部门经理，不经分管领导、总经理审批签字支出。越权审批报销，逃避公司领导审批，这两种行为，都起不到内控监督的作用。2．重要证件、用章的保管和使用环节有些公司在管理过程中，任人唯亲，公司重要的证件、用章全部由一人保管，既影响了公司的正常运转，又背离不相容岗位分离的原则，增加了经营风险。（二）企业内部控制人员专业能力不足在企业构建内部控制机制时，内控人员的专业水平与大局观念直接关系着内控作用的发挥，影响着物业公司对风险的规避作用。然而，物业公司人员整体素质和规模相对较低，内控机制的构建仍不完善，加之，公司管理者对内部控制的重视度不足，对内控人员要求不高，未对内控人员开展系统、全面的培训工作，导致内控人员专业性不强，缺乏对大局的把握，缺乏统筹管理能力。如此，在对物业公司管理中，内控人员的专业性欠缺，影响了内控作用的发挥，无法有效进行风险预警与规避，增大了物业企业风险发生几率。（三）各项目部、职能部门缺乏有效沟通协调在公司实际运营过程中，各项目部、职能部门有时发生重大合约事件，认为请示总经理同意就可直接办理，根本不通知财务人员，缺少财务内控一环，对涉税风险（业务如何分项，是否选择正确的税率，发票的约定、是否含税与不含税价格）以及资金支付风险（收、付款方式、是否收取押金或者保证金等）根本不加考虑，导致公司事后在履行合同中处于被动不利地位，给公司造成损失。（四）审计监督体系不健全在实际内控中，多数物业公司缺乏审计监督体系。为了精简人员，审计监督部门往往由财务人员兼任，并且在内部控制执行中，缺乏奖惩机制，影响了内部控制的有效落实，导致内部控制流于形式。物业管理服务小区往往分布在不同区域，监管力度不强、监管周期较长，导致出现问题审查不清，容易给公司造成一定损失。五、基于内部控制的风险规避措施在物业公司管理服务过程中，商业办公区与居民住宅小区的管理是不一样的，相对来说，居民住宅小区的风险因素较多，导致的风险也较多，在公司日常运行中，居民住宅小区的公共管理比较复杂，处理不当或不及时，影响公司形象，制约公司正常运转。对此，要积极落实内部控制，采取切实的措施，针对性解决内部控制中存在的各种问题，全面发挥内部控制的作用，有效规避各类风险隐患。（一）物业公司应建立健全内控体系，有效规避各类风险在多数物业公司中，内控体系建设并不完善，存在诸多地方需要改进，对此，物业公司应积极转变企业内部控制体系建设现状，以现行法律、政策为基础，科学制定内部控制标准，促进物业公司的可持续发展[6]。具体来讲，首先，做好内控组织工作，由公司管理层负责，引入专业的内控人员，做好内控建设与实施工作，并设置审计部门，提升内部控制管理水平。其次，按照国家“三标一体”做好内部环境的诊断和完善，控制业务活动的设计和运行，促使控制活动和内部环境匹配，推动控制活动顺畅进行。最后，制定动态风险评估机制，围绕内控目标，准确判断影响目标实现的因素，以此判断风险。同时，对风险大小、可能带来的损失等进行评估，针对性展开风险防范工作，有效规避风险，推动物业公司各项业务的顺利进行。（二）提高内部控制人员专业知识结构和综合素质财务人员专业知识结构和综合素质的提高对内控的工作质量起到重要保障，人才的多寡也直接关系着企业发展，所以建立一支高效、专业、优秀的财务人员队伍，对全面落实内部控制，有效规避各类风险，显得尤为重要。财务人员的培养可从以下几方面进行：首先，企业在选人用人方面加强思想政治培养，党员领先，分管领导和部门经理要率先垂范；二是定期开展培训，包括专业培训和职业道德培训。财务人员是内部控制管理中制定与执行好坏的关键因素，所以既要组织财务人员进行内部学习文件，又有定期参加外部的专业培训；三是加强风险识别与控制能力培养，提高内控人员的风险防范意识，以此将内部控制全面落实到风险控制中，降低企业风险，减少因此而带来的损失。（三）加强各部门、项目部之间及全员的沟通协调内控制度覆盖公司全业务，全部门，需要公司全体岗位人员参加和重视，才能有效执行。每个岗位的职责、每项业务的作业流程和衔接，在哪个环节容易出现舞弊和漏洞，在哪个环节需要有其他部门的支持和配合，各个岗位的具体负责人最为熟悉。所以，必须调动各部门、项目部及相关人员积极讨论，建言献策，完善与力行内控制度。（四）加强内控体系的信息化程度信息化技术的普遍应用，提高了物业公司的工作效率，实现了信息资源共享，为公司各层级进行事前、事中、事后的分析与反馈提供了及时、有效的信息和数据，同时，更要加强信息化系统的安全性。在建立内控信息化过程中，利用POWERBI构建企业内控数据指标模型，快速将内控数据汇集成完整信息，建立表和数据一对多的关系，从单一视图中就能查看从概要到各等级详细信息的所有数据，在建立好可视化输出的维度和展示方式之后，每个月只需要将原始表格放到原有的文件夹下，刷新数据，即可实现实时更新数据，有效的信息化工具，提高内部控制的工作效率。（五）制定完善的内部审计监督体系在内部控制具体实施过程中，多数物业公司存在审计监督体系不全问题，制约了内部控制的有效落实。物业公司应该依照自身特点，完善内部审计监督体系，构建风险评估框架，