SMP-05-009-00 检验异常结果处理管理规程

********医药科技有限公司管理规程标题：检验异常结果处理管理规程 起草日期编码SMP-05-009-00审核日期起草部门质量部批准日期生效日期新建立版本00分发部门：质保中心、质控中心1.目的：制定检验结果超标时应采取的措施，查明原因，并采取纠正预防措施，避免异常结果重复出现。2.范围：适用于质控中心进行的各项检验及对受托方检验异常结果的处理监督。3.责任人：质量部经理、QC、QA。4.内容：4.1.检验人员职责：4.1.1.检验人员的首要责任是获得准确的检验结果；4.1.2.必须使用经过批准的检验方法；4.1.3.使用经过校验和适当维护的仪器、设备，而且运行良好；4.1.4.使用有效期内的标准物质、对照品和合格的试剂、试液；4.1.5.在丢弃样品制备液、对照品液和标准制备液之前，检验人员应核查数据对标准的符合性，并正确处理数据；4.1.6.如在检验过程中发现差错，检验人员应立即停止检验；4.1.7.出现OOS结果，及时控制样品、溶液至调查结束；4.1.8.出现OOS结果，通知质控中心主任，并协助调查；4.1.9.与质控中心主任等相关人员做出调查结论并完成相关调查报告。4.2.质控中心主任职责：4.2.1.OOS结果进行确认，对可能的原因进行客观及时的评估；4.2.2.与检验人员讨论方法，确认检验人员知道并执行了正确的检验方法；4.2.3.检查原始分析中得到的记录，包括图谱、计算、溶液、检验用材料、仪器和玻璃器具，确定有无异常和可疑信息；4.2.4.检查仪器的性能、使用记录；4.2.5.检查标准品、对照品、试剂、溶剂和其他用到的溶液，应满足质量控制标准的要求；4.2.6.评估检验方法的执行情况，以保证是按照标准执行的，其标准的制定以方法验证数据和历史数据为基础；4.2.7.如果OOS结果确定为实验室差错（培训、仪器、工作不仔细等），应组织相关人员进行根本原因分析，确定差错的来源，并采取纠正预防措施以避免再次发生；若属于检验人员错误，则需组织对检验人员进行再培训；4.2.8.整个调查过程中的记录和证据。4.3.质保中心职责：4.3.1.审核OOS结果的化验室调查报告；4.3.2.若OOS是生产原因，参与生产等过程的调查；4.3.3.负责异常调查报告归档及定期评估；4.3.4.在产品的年度报告中对OOS结果进行评价；4.3.5.批准检验异常情况调查报告；4.3.6.指导化验室进行OOS结果的调查，并对调查过程及相关记录进行检查。4.4.生产部经理：在全面调查时，负责生产情况调查工作。4.5.设备部经理：在全面调查时，负责工艺用水制造情况、空调运行情况及设备运行等情况的调查。5.定义：OOS（OutofSpecification）：所有超出质量标准或药品注册标准、药典以及企业制定的可接受标准的检查结果，同时适用于中间控制实验室检测超出预定标准的检验结果。6.检验中出现异常值时的处理规定：6.1.通则6.1.1.检验过程中发现异常，QC检验人员应立即停止试验，继续进行是无效的；直到质控中心主任同意，检验方可重新开始；6.1.2.出现检验结果超标时不可无条件地进行复检以得到合格结果；以复检所得合格结果代替初始不合格结果时，必须做出书面的合理的说明；6.1.3.所有OOS结果均需进行调查。调查应及时、认真负责，调查记录及报告应及时归档保存；6.1.4.调查期限：发现OOS结果后要求在15个工作日之内完成调查，并填好规定的表格；根据情况需要可延长到30个工作日完成上述工作；6.1.5.如果查明超标原因并将某批做报废处理时，则应查明该超标原因是否危及其它批或其它产品，并做出相应的处理；6.1.6.调查过程分类：分质控中心调查和全面调查。6.2.调查实验状况6.2.1报告、确认：当OOS数据出现时，QC检验人员应迅速向质控中心主任报告，质控中心主任向质量部经理报告，以上报告过程应迅速，所有报告过程不能超出当天，检验人员并会同质控中心主任于当天对以下各项进行确认：1.详细确认实验原始记录（包括仪器打印数据等）、核实原始数据；2.确认实验方法、实验状况、实验操作过程；3.确认实验所用的仪器、用具、试药、试液、标准品等；4.调查、确认样品的取样条件、保管状况等。6.2.1.1.如确认OOS数据属于因计算错误或记录错误等造成时，QC检验人员应在检验记录上记录所发生的错误性质，纠正错误并重新计算或审核数据，而质控中心主任则应在该份记录上签名及日期，以进行确认，不必作进一步调查。6.2.1.2.如属于明显的质控中心错误，如物料转移不完全、样品溶液有洒出等稀释错误、检测器波长设置错误等仪器参数设置不正确等错误，QC检验人员在报告质控中心主任后，应将原始数据作废，按照检验方法要求重新进行检测，而质控中心主任应在原始记录上有清楚注明“该结果无效”并在该份记录上签名和记录日期，以进行确认，不必再作进一步调查。6.2.1.3如经过上述审核差错原因不明确，但怀疑可能是仪器的偶然性故障，则用原始制备的样品溶液按照原先的检验方法重新检验。重新检验可根据检验人员的工作经验、检验的物料（是成品、中间体还是原辅料）、检验的难易程度，由质控中心主任决定是本人复验还是他人进行。若通过重新检验原始制备的样品溶液确定了仪器的偶然性故障，检验人员在报告质控中心主任后，应将原数据作废，按照检验方法要求重新进行样品检测，在原始记录上由质控中心主任清楚注明“该结果无效”，并签名和记录日期，检验人员将纠正指示的内容、理由、日期等原始记录记入《检验异常结果处理记录》6.2.1.4.如果经前项调查后，不能明确OOS结果属于质控中心错误，应进行全面的OOS调查，调查包括生产过程调查和附加的质控中心工作――复核实验和再取样。6.2.2.复核实验5.2.2.1.复核实验是对原有产生OOS结果的样品的再检验。检验样品来源于留样室。如果是液体，可以是液体成品的原制剂单位或液体成品的混合物。如果是固体，可以是检验人员制备的相同混合样品的另一部分。6.2.2.2质控中心主任要针对不同的产品和检验项目制定具体的复核实验计划，复核实验应是另一检验人员完成而不是最初的检验人员。执行复核实验的检验人员至少要和最初的检验人员有同等的资质。原则上复验一次即可。不可复验至取得满意结果。质控中心主任在《检验异常结果处理记录》里记入必要事项（复核实验原因、复核实验具体计划、复核实验结果的判定方法、规格、复核实验结果），指导进行实验。6.2.2.3.评价实验状况质控中心主任根据复核实验结果和初次实验结果的比较分析，按一下两条对有无异常数据、有无实验误操作等进行确认和评价，将结果记入《检验异常结果处理记录》中并向质量部经理提交。6.2.2.3.1.能够判定初次实验结果是由质控中心操作异常引起的情况下，用复核实验结果代替初次实验结果。6.2.2.3.2.初次实验状况无异常、复核实验和初次实验的结果也无显著差异时，在全部结果的基础上进行判断。若不能确定引起实验异常的原因，应进行生产状况的调查。6.2.2.3.3.质量部经理对质控中心主任提交的复核实验记录的内容进行确认，指示下一步措施。6.3.再取样，再实验：6.3.1.有下列情况应进行重新取样检测：6.3.1.1.调查显示原样不具有批代表性；样品不正确、样品被污染时；6.3.1.2.当QA决定全面调查时，留样复验的样品不足；6.3.1.3.原结果不符合规定，复验结果又符合规定，引起全面调查时。6.3.2.重新取样必须采用原取样方法进行取样，取样的数量与原样相同。若原取样方法不合适，必须立即重新拟定新的取样方法并颁布实施。6.3.3.质控中心主任复验计划，具体要求参见“复核实验”，实验结果记入《检验异常结果处理记录》。6.4.对全面调查结果的处理决定：6.4.1.经过全面调查，OOS原因找到，发现是由质控中心因素或取样原因造成的。“复核检验”若符合规定，则发符合规定报告，放行该批物料或者产品；并采取相应的纠正预防措施。6.4.2.经过全面调查，OOS原因找到，发现是由生产因素造成的，则本批判为生产偏差，OOS调查转变为批生产偏差调查，并评估对已放行批次的影响。6.4.3.经过全面调查，OOS原因仍不明确，并且“复核检验”也不合格，则本批判为不符合规定，并可以采取进一步检验以判断不符合规定原因，以便采取纠正和预防措施。6.4.4.经过全面调查，OOS原因仍不明确，但“复核检验”合格，则将所有质控中心结果提供给质量部经理，组织GMP会议讨论，以便做最终决定。6.5.其它必要对应措施6.5.1质控中心异常质控中心主任对该检验人员进行再培训（做相应的培训记录），校验或修理仪器（仪器修理记录），当检验方法或取样方法本身有可能存在问题时，对检验方法或取样方法进行再确认，针对已发生的实验室异常采取再发生防止措施，并在以后的工作中得到反映。6.5.2.生产情况的异常如有必要，质保中心应进一步调查该生产情况异常对如下两方面的影响。采取对应措施：6.5.2.1.因生产条件（原辅料、工艺条件）引起质量异常时，对此生产条件下生产的其它批号产品。5.2.2