2024年公文管理制度（四篇）

第2页共2页2024年公文管理制度一、总则1.为确保公司公文制作的规范化和严谨性，明确公文起草、流转、审批、接收等环节的标准，提升办公效率和发文质量，充分发挥文件在各项业务中的指导作用，根据本公司实际情况，特制定本规定。2.本规定适用于本公司所有部门及员工。二、细则1.公文格式公文格式应遵循国家现行有效的公文格式标准执行。2.公文管理流程2.1.1文稿起草与审核。根据公司经营管理需求，相关部门人员需自行起草文稿，并填写《发文审核单》提交。2.1.2部门负责人审查。部门负责人应对公文初稿进行详细审核。2.1.3会签与修订。明确会签人员，由各会签人提出意见，根据会签意见修订文稿，然后提交公司领导审批。2.1.4领导审批。公司领导对提交的公文及审核、会签意见进行审阅，并做出明确指示。2.2文件签发。原则上，公司文件需由总经理进行签发，可采用书面或电子形式。2.3文件制作与发布2.3.1文件整理。由拟稿人将稿件及电子版提交办公室，完成公文编号、格式调整及文字校核等工作。2.3.2校对与审签。经过办公室整理的拟发文件，由拟文部门进行内容校对，然后进入签发环节。2.3.4文件发出后，办公室应将纸质文件连同会签单存档。3.发文管理公司对外发布文件，通常采用纸质形式。对政府部门的报告或请示，由相关部门或办公室负责送达及跟进回复。4.收文管理办公室收到重要外来文件后，根据文件重要性提出处理建议，送公司领导审批。按批示交相关部门处理，处理部门需注明处理时限。处理完成后，处理部门或个人需填写处理结果，连同文件及《文件处理单》交办公室存档。重要事项的处理结果需向审批领导报告。三、附则1.本规定解释权归公司办公室所有。2.本规定自公司董事长签署之日起生效，后续修改时遵循相同程序。3.本制度具体生效日期为____年____月____日。2024年公文管理制度（二）版记应位于公文的最终一页，即封四，各要素应排列于页面底部。(14)主题词应以____号黑体字居左顶格标注，后接全角冒号；词目使用____号小标宋体字，各词目间以空一字符的间隔分隔。主题词应先标注反映公文内容的词汇，再标注表示公文类型的词汇。(15)抄送信息置于“主题词”下一行，左空一字符使用____号仿宋体字标注“抄送”，后接全角冒号。抄送机关间以逗号分隔，换行应与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标注句号。(16)印发单位名称位于抄送机关下方（如无抄送机关，则置于“主题词”之下），占一行为宜，使用____号仿宋体字。印发单位名称左空一字符，印发日期右空一字符。印发日期以公文盖章的日期为准，用阿拉伯数字表示。(17)份数标注于印发日期下方，右空三字符，采用____号仿宋体字和阿拉伯数字。(18)版记中的主题词、抄送机关、印发单位和印发时间等要素下方分别加一条宽度与版心相同的反线。(19)页码使用____号半角白体阿拉伯数码，位于版心下边缘下一行，数码两侧各有一条____号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页及后续空白页不标注页码。3、纸张格式及印装规定(1)公文应使用A4型纸，天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm____225mm（不含页码）。(2)公文应双面印刷，页码应居中，两面误差不超过2mm。印刷要求墨色清晰，字面无花、无白、无断画现象。(3)采用左侧装订，不得有页码错位、掉页现象，两页页码间误差不超过4mm。平订钉锯应位于书心上下各1/4处，平订钉锯与书脊间距为3mm-5mm。确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平整牢固。四、行文规则行文规则是根据发文部门与收文部门的隶属关系和职权范围制定的规范。国家对公文的行文规则有严格规定，公司行文应遵循国家相关规定，重点强调以下几点：1、行文需具有实际需求，注重实效性。2.行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，通常不得越级请示或报告。3.能够区分主送、主报单位与抄送、抄报单位。主送、主报单位为公文处理单位，抄送、抄报单位为涉及公文内容的其他相关单位。上行文（如报告、请示）主报、抄报向上级单位，平行文或下行文主送、抄送则向下级或平级单位。向上级的请示、报告不得同时抄送同级或下级单位。五、公文的收发1.发文流程：(1)公文签发需建立公文签发审批表，由总经理签发，内容包括文号、文件标题或内容概述、签发日期、拟稿人、校稿人、会签人、签发人等。(2)公文签发前，由行政人事部进行审核，确保格式符合本规定，无错别字，附件齐全，签发手续完备。审核无误后，按签发程序签发，由行政人事部打印、分发。(3)总经理外出时，如遇紧急文件，经总经理批准，可由副总经理签发。(4)建立发文登记表，记录发文日期、文号、文件标题或内容概述、接收部门、接收人、接收日期、回收日期、回收人等信息。2.收文流程：(1)建立收文登记表，记录收文日期、发文单位、文号、文件标题或内容概述、接收人、呈送部门、接收人等信息。(2)收文需登记并及时交予公司或相关部门阅批、处理。对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的公文，应及时退回并说明理由。(3)审批公文时，对有具体请2024年公文管理制度（三）版记应位于公文的最终一页，即封四，各要素应排列于页面底部。(14)主题词应以____号黑体字居左顶格标注，后接全角冒号；词目使用____号小标宋体字，各词目间以空一字符的间隔区分。主题词应先标注反映公文内容的词汇，再标注表示公文类型的词汇。(15)抄送信息标注于“主题词”下一行，左空一字符使用____号仿宋体字标识“抄送”，后接全角冒号。抄送机关间以逗号分隔，换行应与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。(16)印发单位名称位于抄送机关下方（如无抄送机关，则置于“主题词”之下），占一行空间，使用____号仿宋体字。印发单位名称左空一字符，印发日期右空一字符。印发日期以公文盖章的日期为准，用阿拉伯数字表示。(17)份数标注于印发日期下方，右空三字符，采用____号仿宋体字和阿拉伯数字。(18)版记中的主题词、抄送机关、印发单位和印发日期等要素下方分别加一条宽度与版心相同的反线。(19)页码使用____号半角白体阿拉伯数码，位于版心下边缘下一行，数码两侧各有一条____号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页及后续空白页不标注页码。3、纸张格式及印装规定(1)公文应使用A4型纸，天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm____225mm（不含页码）。(2)公文应双面印刷，页码应居中，两面误差不超过2mm。印刷要求墨色清晰，字面无花、无白、无断画现象。(3)采用左侧装订，不得有页码错位，误差不超过4mm。平订钉锯应位于书心上下1/4处，平订钉锯与书脊间距为3mm-5mm。确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平整牢固。四、行文规则行文规则是根据发文部门与收文部门的隶属关系和职权范围制定的规范。国家对公文的行文规则有严格规定，公司行文应遵循国家相关规定，重点强调以下几点：1、行文需具有实际需求，注重实效性。2、行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，通常不得越级请示或报告。3、需明确主送、主报及抄送、抄报单位。主送、主报单位为公文处理单位，抄送、抄报单位为涉及公文内容的其他相关单位。上行文的主报、抄报应向上级单位，平行文或下行文的主送、抄送则针对平级或下级单位。向上级的请示、报告不得同时抄送同级或下级单位。五、公文的收发1、发文流程：(1)公文签发需建立公文签发审批表，由总经理签发，内容包括文号、文件标题或内容概述、签发日期、拟稿人、校稿人、会签人、签发人等。(2)公文签发前，由行政人事部进行审核，确保格式符合本规定，无错别字，附件齐全，签发手续完备，审核无误后按签发程序签发，由行政人事部打印、分发。(3)总经理外出期间，如遇紧急文件，经总经理批准，可由副总经理签发。(4)建立发文登记表，记录发文日期、文号、文件标题或内容概述、接收部门、接收人、接收日期、回收日期、回收人等信息。2、收文流程：(1)建立收文登记表，记录收文日期、发文单位、文号、文件标题或内容概述、接收人、呈送部门、接收人等信息。(2)收文需及时登记并送交公司或相关部门阅批、处理。对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的公文，应及时退回并说明理由。(3)审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，无请示事项2024年公文管理制度（四）第五章公文处理第二十二条公文处理涵盖收文处理、发文处理及档案整理。第二十三条收文处理的主要步骤如下：(a)签收：收到的公文应逐一清点，确认无误。外来文件由综合办公室行政专员签收，各部门的拟稿文件签收由文书专员负责。(b)登记：详细记录公文的主要信息和处理状态，签收人员需在文件登记簿中清晰填写交接事项，并附阅办单提交审核。公司人员带回的重要文件及资料应及时送交综合办公室登记保管，不得私自保存。(c)初审：由综合办公室负责人进行文件初审，主要审查内容的真实性，是否应由公司处理，是否涉及其他部门权限，以及是否符合公文起草的其他要求。不符规定者应及时退回并说明原因。(d)阅批：外来文件，综合办公室应提出处理建议和审批权限。文件流转人员需当天签阅完毕，紧急文件需即阅即办。流转过程中，除文件流转人员，其他人员不得随意接触文件（特殊情况除外，如文件流转人员请假，可由指定代理人处理；领导指定特定人员流转文件，此人应立即向文件流转人员报告文件状态）。(e)承办：紧急公文需明确办理时限。承办部门应迅速处理，有明确时限要求的应在规定时间内完成。涉及多个部门的，应明确主办部门，主办部门在处理中涉及其他部门权限的事项，应主动协商，协商未果可报请公司协调或裁定。(f)传阅：根据领导指示和工作需求，及时送传阅对象阅知或批示。公文传阅人员应掌握文件去向，防止漏传、误传和延误。(g)催办：跟进公文办理进度，督促承办部门按时完成。紧急或重要公文应指定专人催办。(h)答复：公文办理结果应及时回复来文单位，并视需要通知相关单位。第二十四条发文处理的主要步骤如下：(a)复核：已获公司负责人签批的公文，应在印发前复核审批手续、内容、文种、格式等。如需实质性修改，应报原签批人复审。(b)登记：对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记录。(c)印制：确保公文质量和时效，涉密公文应在符合保密要求的场所印制。(d)用章：公文盖章限于发出和存档，应确保印章清晰端正，防止错盖、漏盖。(e)核发：印制、盖章完毕后，再次检查公文，然后分发。文件流转人员应详细记录签收情况，以备查证。第二十六条上级公司的公文报送由综合办公室行政主管负责（含在上级公司OA系统中的报送）。与业务往来单位的报送分发，由业务承办部门指定专人负责。公文报送和分发应确保及时，不得积压或延误。第二十七条根据档案法律法规及公司《档案管理制度》，应及时收集、整理需归档的公文及相关材料。公司主导与外单位联合办理的公文，应保存原件。第六章公文管理第二十八条各部门应严格按照本制度执行公文管理，确保管理严谨规范，充分发挥公文效用。第二十九条公文的印发传达范围应按公司要求执行，如需变更，须经签发人批准。第三十条复制、汇编公文需经公司负责人批准，复制、汇编的公文视同原件管理。第三十一条公文的撤销和废止由公司决定