会议服务规划方案

会议服务规划方案2018230837会议服务规划方案2018230837会议服务规划方案2018230837招待服务标准1.0目的为了规范会议招待行为，一致服务标准，连续、稳固的为用户供给优异会议招待服务。2.0合用范围合用于大厦各种会议招待工作。3.0职责3.1客户部负责会议招待的详尽实行。3.2客户员负责会议登记和提前确认工作，保证会议如期召开；并记录好会议召开的单位、列席人数和招集的领导职务来决定会议的大小，采纳相应的服务措施；3.3客户部负责安排工作人员对会议室进行部署，保障会议室整齐酣畅；3.4会议招待员负责在会议进行时期巡逻，及时办理突发事件，保证会议顺利进行；4、程序4.1会议的分类依据现时会议招待工作实质状况，将会议招待分为平常招待（二类会议招待）、一类会议、暂时会议。4.2会议招待服务标准1）每天安排一名会议招待员于清早8：00上班，于8：00-8：15分时段完成以下工作：将全部会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。2）每天的工作由会议负责人依据实质状况进行安排。3）会议招待员一定注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水平备到位。4）到岗后第一检查会议室内的灯能否打开、空调温度能否酣畅、设备、会议物质能否到位、烟灰盅能否洁净，发现异常没法办理时及时向主管领导报告；5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议招待员应在自己管理区轮番巡逻，以便能及时给新到的客人奉上茶水，直至与会人员基本到位。6）与会人员基本到齐后，会议招待员将自己管理地域内的会议室内茶水增加一遍后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束（若有特别状况可自己掌握）。7）在加茶水过程中，会议招待员应及时更换烟灰盅、留领悟议室内设备运转能否正常、空调温度能否舒适。服务工作要认真周密，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；8）会议招待领班一定列席督查服务员工作，巡视会议室的准备状况和会议的进行状况，以便有突发事情时及时对付；9）接到热线人员通知，会议暂时需要的物质，应5分钟内送到，如没法满足，会议招待员亦应5分钟内到会议室向客人解说，如客人不满意或不接受，会议招待员应通知会议负责人列席解决。10）会议结束后，会议招待员应简单将会议室整理一遍，包含将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；全部设备恢复原状；会议暂时用品（插线板、铭牌、暂时增加的椅子、白板等）还到库房，假如桌面及地面较脏，应通知洁净员列席洁净，洁净后会议招待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。11）每天下班前，会议招待员还对付自己管理地域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备能否关好才能走开。4.2.2一类会议（专指服务地域在主楼内的会议室）：会议招待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后，与预定会议人员联系，认识会议的需求，并要求对方在《会议物质需求表》、《会议花费结算表》中签字确认。按客户要求申购会议物质。申购物质到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时对付影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生状况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，禁止没关人员进入会场（会议室）；全部准备稳当后，可要求客户到现场观看。4)会议招待员一定注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水平备到位，在会议室门外面带笑容站好等候迎接参会人员。按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序展开工作。会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；客户部主任或客户服务经理，一定列席督查会务工作人员的状况，巡视会议室的准备状况和会议的进行状况，以便有突发事情时及时对付；如会议有需要，在会议时期应增强安全保卫工作，防范没关人员进入会场搅乱会；机电设备部人员应注领悟议时期用电设备的工作状况，防范事故产生，应保证走火通道的畅达，紧迫状况下，应有服务员在场进行劝导。会议结束后，会议招待负责人持客户确认的《会议物质需求表》、《会议花费结算表》到我部收费员处开发票。将发票交客户时必定要求客户签收，会议招待负责人向来跟进，直到我司收到该花费为止。4.2.3暂时会议：1)接到热线人员的通知后，该地域会议招待人员应5分钟内列席按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。4.3会议工作流程4.3.1服务热线值班人员下班前将OA网上收会合议的信息填写在《商务招待活动登记表》上交会议招待负责人员，并在第二天一上班重新采集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其余部门配合的招待工作，应将会议状况记录在《会议招待设备准备工作表》中交弱电组及其余部门进行会议准备。4.3.2服务热线值班人员每20分钟对OA网进行暂时会议信息的采集，并将新信息及时通知会议招待负责人员，由其安排工作并将新信息登记在《商务招待活动登记表》中。会议招待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及准备工作，检查结果记录在《商务招待活动登记表》上。无语音、投影系统的会议不用填《会议招待设备准备工作表》。4.3.3会议招待负责人员在领取当日《商务招待活动登记表》时，应将前一天的《商务招待活动登记表》、《会议招待设备准备工作表》交服务热线值班人员一致归档。4.3.4服务热线值班人员收到语音、投影会议室预约信息后，5分钟内将《会议招待设备准备工作表》交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好准备工作。4.3.5观光招待、二类会议、电视电话会议的会议招待工作，应在管理中心发出通知后进行。客户部对接会议使用方，确立会议议程，转交弱电组、严格按议程准备及配合。4.3.6领导平常办公会议、观光招待、二类会议及4电视电话会议，由服务热线值班人员经过公司内部网向客服中心负责人及公司直接领导公布信息。备注：观光招待、二类会议、多功能会议厅及4楼电视电话会议的工作流程均应按上述内容实行，以保证商务活动的一致性及各项质量记录表格的有效性。4.4弱电技术员的平常保护及会前准备4.4.1原则：保证会议系统的设备正常运转4.4.2措施：每周保护、检查会议室的会议设备（语音、投影），做好保护、检查工作的记录，每个月进行会议室会议设备功能性的评估。2）会议前半小时依据服务热线供给的《会议招待设备准备工作表》，对会议室会议系统进行检测，并将完成状况记录在《会议招待设备准备工作表》上，由会议招待人员进行复核。3）领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进。4）会议开始前5分钟，会议招待人员用礼貌语言“各位领导清早好（下午好），进行最后一次试音”，考据会议系统。一、上岗前按规定着工装，衣饰整齐并佩戴胸卡；头发梳理整齐，不浓妆艳抹；二、业主来访时应站立服务，站姿正直，保持自然平易的浅笑，工作时间不得随意离岗；三、受理投诉时礼貌周密，耐心解答。见到业主主动打招呼，语言规范、清楚，对疑难问题不推委，做到视同一律。如遇繁忙，需请业主稍等、体谅，务求供给周密、认真的服务；四、对业主应主动热忱，遇个别业主无理言行时，晓之以理，动之以情，不以恶言相待，不得与业主发生训骂行为；五、接听电话时语言标准、清楚，态度平易、平易，服务快捷、正确。对投诉内容要认真记录，及时派人办理或向主管报告，并在24小时内予以解决或答复，做到事