管理制度汇编

******有限公司

管理制度汇编

MP1.0

******有限公司2020年版

版本修订记录表

序号版本修订内容修订时间修订人审核人

12015年版根据公司实际情况和2020-5-6各部门公司经理

业务需求修订办公会

22017年版各部门把现有的规章2020-5-6各部门公司经理

条例加以系统的整办公会

理，同时对新配备设

施的管理制定了新的

文件或条例

32020年版修订部分条目，精简2022-5-6各部门公司经理

业务流程办公会

签发人

目录

办公场所管理制度.........................................1

关于办文办会的规定......................................16

财务保密管理规定........................................20

费用报销管理制度（试行）.................................24

关于暂借款与预付款的管理制度.............................29

资产管理制度............................................35

档案管理制度............................................45

资质证书管理制度........................................52

考勤管理制度............................................56

公章使用管理规定........................................65

合同审签流程............................................70

人事管理制度............................................73

项目管理制度............................................96

采购管理制度及操作流程...................................99

监控值班管理规定.......................................104

办公场所管理制度

为完善公司行政管理制度，建立规范化、合理化的管理制度，提高工作

效率和企业文化层次，使公司各项工作有序开展，特制订本制度。本制度适

用于公司全体员工。

第一章场所界定及变更

一、本公司办公场所划分为涉密场所及非涉密场所，界定涉密场所需由

公司办公室填写《******有限公司密场所审定表》申报，经公司保密办公室

及保密工作领导小组审批，涉密场所安全防护条件应符合公司保密管理制度

要求。

二、在公司涉密场所办公人员应按照《******有限公司涉密场所涉密人

员登记表》登记造册。

三、因公司办公业务需求变更，需变更、撤销涉密场所的，需由公司办

公室填写《******有限公司涉密场所变更、撤销审批表》进行申报，经公司

保密办公室及保密工作领导小组审批。

第二章出入管理

一、本公司人员出入管理

（-）公司全体员工要自觉遵守办公秩序，应衣着整洁、举止端庄、精

神饱满、态度热情、文明礼貌，言谈举止要符合企业员工行为规范；不穿奇

装异服，不得穿拖鞋上下班。

（二）出入公司时需佩戴门禁卡，否则值班人员不得予以放行。

（三）公司涉密办公区域仅限本公司涉密人员进入，非涉密人员未经批

准严禁进入。

（四）未经批准，不得将涉密办公区域任何设备和资料带离涉密办公场

所；亦不得将个人办公电脑及具备存储、拍照和摄像功能的电子设备带入公

1

司涉密办公区域。

二、来宾、访客出入管理

（一）拜访公司人员的来宾、访客进入公司时应在一楼等候，经和被访

人联系确认后，出示有效证件登记、填写《******有限公司来访登记表》，由

被访人员引领进入公司办公场所。

（二）来访人员未经批准严禁进入公司涉密办公场所，因工作需要进入

涉密场所，需经涉密场所负责人批准，并填写《******有限公司进出涉密场

所登记表》，外部人员在涉密场所过程中应有公司专人全程陪同。

第三章办公管理

一、自觉维护公共秩序，遵守社会公德，爱护公物，维护环境清洁；保

持办公场所的安静，不得大声喧哗、唱歌，不得串岗闲聊。

二、下班时要整理好台面文件及物品，办公桌上保持清洁，将座椅摆放

整齐，抽屉和资料柜须锁好，关闭一切电器，人走时关窗锁门。

三、非工作时间涉密场所无内部人员在场时，各类涉密载体必须锁入密

码文件柜或密码保险柜内。

四、未经批准，严禁在公司办公场所私接网线，连接无线路由器；严禁

从上网区搭接网线到涉密办公区。

五、卫生间水龙头及电灯要随用随关，厉行节约，杜绝浪费。

六、严禁在办公场所内做其它与工作无关的一切活动：

（一）严禁在上班时间上网聊天、打牌、玩游戏；

（二）严禁使用办公电话闲谈；

（三）严禁在办公场所内进行赌博活动；

（四）严禁使用非正常配置的高功率电器；

（五）严禁私拉乱接电线；

（六）严禁在办公室烹煮或用餐；

2

（七）公共场所严禁吸烟。

第四章监控值班管理

一、监控室值班人员应按要求填写《******有限公司工勤人员登承诺书》,

必须具有高度的工作责任心，熟悉各个安装地点的情况，及时掌握各种监控

信息，对监控过程中发现的异常情况及时上报并协助处理。

二、监控室应保证运行正常，监控人员每天定时查看监控录像，并填写

******《******有限公司监控值班记录表》。

三、监控人员必须保守秘密，不得在监控室以外的场所议论有关录像的

内容。

四、值班人员在当班时不准做与工作无关的事，严守工作纪律，监控室

禁止无关人员入内。

五、值班人员应根据他人提供的情况及从屏幕中观察到的可疑情况，进

行定时、定位、定人及时录像，并做好记录。

六、任何单位和个人不得私自移动探头和转动探头方向。

七、监控主机为专用设备，不能用于其它工作。不得在监控主机上安装

任何与监控无关的软件和程序。

八、值班人员应爱护使用的设备，不得擅自拆装设备。监控管理人员要

定期对探头进行清理，以保证探头的清晰。当班时搞好值班室内卫生，保持

整洁，严禁在监控室吸烟。

第五章卫生管理

一、搞好个人办公区域的卫生，做到物品摆放井然有序，保持个人使用

的办公设备整洁、干净、卫生。

二、办公场所、办公室和洗手间必须保持整洁、卫生，卫生标准是：

（一）地面保持本色，无废弃物、污水、污迹、浮土现象；

（二）四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；

3

（三）照明灯、电风扇、空调上无浮尘；

（四）书橱、镜子上无浮尘、污垢，书橱、档案橱内各类书籍资料排

列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；

（五）桌椅摆放端正，办公桌上无浮尘，物品摆放整齐；

（六）电脑、打印机等设备保养良好，外观整洁、无灰尘；

三、严禁从办公室窗口往外乱倒污水、茶叶水，乱扔烟头、废纸及杂物。

四、办公桌面各种书籍、资料、文件、文具等均应放置整齐美观，无乱

堆乱放物品现象，室内无卫生死角。

五、涉密办公场所内废弃资料集中统一销毁，个人不得随意丢弃。

第六章消防管理

一、各部门负责人为防火安全负责人，其主要职责是：落实执行有关消

防安全的规章制度；检查本办公室的消防安全情况；纠正违章行为，及时发

现消除消防安全隐患。

二、办公室内不得存放易燃易爆危险物品，包括废弃的易燃物品。

三、未经政府相关部门批准，未做好安全可靠的防护措施，办公室内严

禁明火作业。

四、办公室内的各用电设备要正确使用，电源插头应使用合格产品，不

得乱拉临时电线；严禁将无插头电器电线直接引入插座进行电路联接。

五、办公室的出入口及消防通道应保持畅通，不得堵塞。

六、各部门工作人员应熟悉各自办公室周围的疏散通道情况并保证其畅

通。

七、各部门工作人员应熟悉本办公室附近所配置的消防器材和使用方法。

八、每天下班前，各部门都要进行一次防火检查，切断电源，关好门窗。

第七章检查与考核

一、每天由公司办公室相关人员检查公共区域的环境，如有发现不符合

4

以上要求，罚50元/次。

二、公司涉密场所应按照《******有限公司涉密场所定期检查记录表》。

二、每周对个人区域的环境进行检查，如有发现不符合以上要求，罚每

人20元/次。

三、在公司涉密办公场所开展的保密大检查由公司保密办牵头组织，检

查组成员须均为公司涉密人员。

四、在办公室大声喧哗者罚款20元/次。

五、在公共区域吸烟者罚款50元/次。

第八章保持与维护

一、爱护公共财产，禁止在办公家具、办公设备、墙面上乱写乱画或钉

钉子；

二、保持洗手池清洁，严禁在卫生间中倾倒茶叶及其它易造成下水道堵

塞的废物残渣；

三、参加会议结束后，应自觉清理好面前的杂物，座椅归位并摆放整齐；

四、自觉爱护公司会议室、楼梯、洗手间、各办公室门窗、窗帘、灯具、

墙壁开关等公共设施；

五、涉密场所的日常设备安装、维护应经公司保密行政管理部门审批，

外来安装、维护人员进出涉密场所应填写《******有限公司工勤人员登承诺

书》，施工过程应有公司涉密人员全程陪同。

附件1、《******有限公司来访登记表》

2、《******有限公司密场所审定表》

3、《******有限公司涉密场所变更、撤销审批表》

4、《******有限公司进出涉密场所登记表》

5、《******有限公司涉密场所定期检查记录表》

5

6、《******有限公司涉密场所涉密人员登记表》

7、《******有限公司涉密场所工勤人员上岗资格审查表》

8、《*****51c有限公司工勤人员登承诺书》

9、《******有限公司监控值班记录表》

6

附件1:

******有限公司来访登记表

序号日期时间来访单位或姓名联系方式来访事由人数被访人备注

7

附件2：

******有限公司涉密场所审定表

申报部门：填写日期:

绝密级口

涉密场所申报涉密级别机密级口

秘密级口

姓名

负责人涉密人数

电话

申报理由

楼层号

所在地理位置须附地理位置平面图

1、人工防护措施：保安守卫口保安巡逻口

本公司员工值班口

2、物理防护措施：铁门、铁窗铁栅栏口密码保险柜口

采取防护措施密码文件柜口

3、技术防护措施：红外报警器口电视监控口

视频干扰器口碎纸机口

门控系统口会议保密机口

保密办意见领导签字：

年月日

保密工作领导领导签字：

小组意见

年月日

8

附件3：

******有限公司涉密场所变更、撤销审批表

申报部门：填写日期:

绝密级口

涉密场申报涉密

机密级口

所名称级别

秘密级口

姓名

负责人涉密人数

电话

涉及国家秘密

事项主要范围

变更口

撤销口

理由

保密办意见领导签字：

年月日

保密工作领导

领导签字：

小组审核意见

年月日

9

附件4：

******有限公司进出涉密场所登记表

有效证进入

序号姓名单位/部门事由携带物品离开时间审批人备注

件号时间

10

附件5：

******有限公司涉密场所定期检查表

涉密场所

检查日期

名称

1、保密制度和措施制定落实情况合格口不合格口

2、保密责任落实情况合格口不合格口

3、涉密场所物防、技防设施设备的安装运行情况

检合格口不合格口

4、视频监控装置系统运行情况合格口不合格口

查5、密码文件柜是否使用规范合格口不合格口

内6、涉密场所工作人员、工勤人员在岗保密教育情况

合格口不合格口

容

7、涉密场所工作人员遵守保密纪律、履行保密义务情况

合格口不合格口

8、人员进入涉密场所管理情况合格口不合格口

9、涉密载体管理情况合格口不合格口

存在问题

整改要求

检查人（签字）：被检查部门负责人（签字）：

年月日年月日

附件6：

******有限公司涉密场所涉密人员登记表

序号部门名称人员姓名性别职务职称涉密等级是否经过保密培训

附件7：

******有限公司涉密场所工勤人员上岗资格审查表

姓名曾用名性别

出生文化

民族

年月程度照片

身份

籍贯

证号

工作工作

地点岗位

家庭所在地

住址派出所

联系

方式

政治态度：热爱祖国，热爱社会主义，拥护党的方针、政策

现实

是口否口

表现

思想状况：稳定口基本稳定口不稳定口

家庭成员及主要社会关系（直系亲属）

与本人政治

姓名工作单位（涉外应标明国别与所在机构名称

关系面貌

人事部

门审查

签字：

意见

年月日

保密办

审查

签字（盖章）

意见

年月日

13

附件8：

******有限公司工勤人员承诺书

本人承诺：

严格遵守国家保密法律、法规，不泄露、不窃取任何单位国家秘

密和内部信息，保证在工作中做到：

1、不该问的绝对不问；

2、不该看得绝对不看（单位各类介质如文件、资料、图片、照

片、电脑显示器内容）；

3、不该说的绝对不说（任何自己可能知悉的秘密信息和内部信

息）；

4、不记录、复制、保存、传递任何可能接触到的涉密信息；

5、不私自处理、销毁办公室的文件、资料及其他载体；

6、进入涉密场所工作须经涉密场所负责人、保密办同意后，两

人同时进入；

7、如拾到涉密文件、资料载体须及时报告上级；

8、如发现其他人员由窃密行为，要及时制止并报告上级；

9、积极配合单位保密部门对涉密案件的查处。

本人如违反以上承诺，愿意接受有关部门保密审查，按照国家法

律法规和单位保密管理规定接受处罚，并承担相应的法律责任。

承诺人工作岗位：保安员口保洁员口维修人员口其他人员口

承诺人（签字）

身份证号码：

年月日

14

附件9：

******有限公司监控值班记录表

0期值班人值班时间监控设备运转情况值班事件记录情况处理（备注）值班签字

08:00-16:00

1日16:00-22:00

22:00-08:00

08:00-16:01

1日16:00-22:01

22:00-08:01

08:00-16:02

4日16:00-22:02

22:00-08:02

08:00-16:03

4日16:00-22:03

22:00-08:03

08:00-16:04

4日16:00-22:04

22:00-08:04

15

关于办文办会的规定

为适应公司不断发展的业务工作需要，进一步推进办文办会工作

的科学化、制度化、规范化，针对公司办文办会工作的实际，特制定

本规定。

第一章关于公文处理的规定

一、公文处理是包括公文收发、拟制、办理、管理、立卷归

档在内的一系列衔接有序的工作。本规定要求，公文处理要做到

准确、及时、安全、保密。

二、公司办公室负责公文处理工作，并对各部门的公文处理

工作进行业务指导，具体承担办文办会任务。

三、公文的种类很多，根据公司的实际办公情况，公司行文

的主要种类可为：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、

规定、函、会议纪要。

四、公司公文的格式，可参照党政机关的公文格式简化行文。

其中的主要项目内容如：发文字号、主送对象、发文署名、印章

等，必须按要求规范使用。

五、公司行文的形式暂定为一种:《******有限公司》（******

司字（20XX）XX号），用于印发以上各种类的公文。以后随

着公司公文量增多的实际需要，可及时增加公文的形式。

六、起草公文应由办公室秘书人员在办公室主任的主持下进

行；重要文件应有公司领导亲自起草或亲自主持起草。准备印发

16

的文稿，在送领导审签之前，必须先由办公室秘书进行认真地校

核。

七、公文须经公司领导人审批签发方可印发、生效。重要的

公文，必须由总经理最终签发、或授权副总经理签发；一般性的

公文，在总经理知允的情况下可由副总经理或办公室主任签发。

八、公司办公室秘书应身兼多职、一专多能，在做好发文办

理的同时，还要做好收文办理和公文立卷归档工作。收文办理包

括：签收、登记、分发传阅、承办、催办等程序。办公室要注重

做好公文管理和保密工作。

第二章关于会务办理的规定

一、以求真务实的精神规范好办会工作、切实提高会议质量,

是提高工作效率、推进公司工作开展和任务落实的重要措施。本

规定要求以精简效能、安全保密的原则办好公司的各类会议。

二、针对公司开展工作的实际需要，确定本公司召开四种类

型的会议：经理办公会议、经理（扩大）会议、公司员工全体会

议、保密工作会议。

三、各类会议的具体规定：

（一）经理办公会议：由总经理决定并主持召开、或委托副

总经理主持召开。参会人员为：总经理、副总经理、总经理助理。

会议主要内容：研究决定工作规划、市场开拓、人事管理等涉及

公司全局性的重要议题；日常发生亟待研定的重要事项。

（二）经理（扩大）会议：由总经理决定并主持召开、或委

17

托副总经理主持召开。参会人员为：总经理、副总经理、总经理

助理、各部门的负责人。会议主要内容：研讨商定经理办公会议

做出的事关公司全局的事项；听取部门的工作汇报并做出相关决

定；其他需要部门负责人知晓并需征求意见的事项。

（三）公司员工全体会议：由经理办公会议决定召开；由总

经理主持召开、或委托副总经理主持召开。参会人员为公司的全

体员工。会议主要内容：总结上年工作、部署下年工作、请所领

导讲话；传达重要的上级文件、会议精神；通报需全体员工知晓

的重要事项。

（四）保密工作会议：由公司保密工作领导小组或公司保密

办公室决定召开；由保密工作领导小组组长（保密办公室主任）

主持召开、或委托副组长（副主任）主持召开。参会人员为公司

保密工作领导小组成员或保密办成员。会议主要内容：总结部署

保密相关工作；通报需涉密人员知晓的重要事项。

四、公司办公室负责具体的办会任务。办公室可确定一名会

务秘书，承担会前通知、会中记录、会后整理纪要、保管会议文

档等具体工作任务。

五、公司召开大型会议，可从各部门抽调人员、以办公室为

主组成会务组，具体负责会议的筹备、会前、会中、会后的服务

工作。

六、为确保会议的质量和效率，公司领导在召开各类会议之

前，要做好充分的准备工作。一般应将研究工作的会议内容，提

18

前通知参会人员做好发言准备。需要会议讨论修订的各类文件,

也应提前印发给参会人员。

七、加强对参会人员严守会议纪律的教育。树立开诚布公、

光明磊落、大讲正气的会风，杜绝”会上不说、会后乱讲”的现

象。要提高保密意识，严禁随意泄露需要保密的会议内容。

19

财务保密管理规定

基于财务工作流程，结合保密管理制度，对财务信息进行分类,

确定涉密财务信息和非涉密财务信息，特制定本规定。

第一章财务工作流程图

财务系统项目信息报备

口

非涉密项目涉密项目

项目金额客户等信息保密小组确定特殊代码

第二章财务系统项目信息报备

财务系统项目信息报备分为非涉密项目和涉密项目。非涉密项目

按正常流程填制项目编号，项目名称，客户信息，金额，成本等相关

信息；涉密项目在财务系统报备时，涉密项目信息采用保密小组指定

的代码填制。

第三章项目收支

20

一、项目回款

银行回单上的每笔项目回款会显示客户名称，财务部出纳负责统

计项目回款，并保管回款登记簿，各部门商务人员一律到财务处确认

项目到款，不允许借阅、复印该回款备查簿。若有特殊原因，需借阅

或复印的，应提交申请，需部门负责人，分管副总，总经理签字后,

由出纳协助其查询。

二、项目收入

各部门商务人员在申请开具发票时，申请单和发票会涉及项目编

码，客户名称，发票内容等信息。首先由税务会计负责发票的开具,

其次，应收会计负责收入的确认，最后，发票申请人领取发票，并登

记发票领用簿，内容涉及客户名称，发票内容，项目编码的发票领用

簿由税务会计负责保管，属于秘密资料，不允许借阅、复制。

三、项目成本、费用报销

各部门商务人员报销的成本费用类原始凭证会涉及项目编码，项

目名称，发票内容，在经相关领导签字审批后，由出纳负责支付款项，

费用会计负责制单，最终生成凭证。

此处各业务部门的报销单据可能涉密，若借阅业务部门的报销单

据，需经部门负责人，分管副总及总经理签字后，由档案管理人员帮

助其进行查询；职能部门的报销单据为非涉密资料。

第四章档案管理

财务档案包括会计凭证、会计报告（包括审计报告和税审报告）、

银行存款余额调节表、资产评估报告、验资报告、纳税申报资料以及

其他财务资料。

21

根据财政部国家档案局【发布文号】（98）财会字第32号规定，

企业当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管

一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交单位档案管理机

构统一保管。

故此，本年度（2015年度）及上年度（2014年度）财务资料可

由财务保管，其他部门若需查询凭证，应填写财务资料借阅审批表（见

附件1）,在部门负责人，分管副总签字后，由财务档案管理人员帮

助其进行查询，不允许复印或带离财务档案室。

以前年度（2013年度及以前年度）财务资料由档案管理人员统

一保管，其他部门若需查询凭证，应填写财务资料借阅审批表，在部

门负责人，分管副总签字后，由财务人员协助其在财务系统中查询其

需要查找的凭证号，再由公司档案管理人员帮助其进行查找相应的凭

证，不允许复印或带离公司档案室。

第五章其他事项

一、财务人员全部要求使用公司或保密小组规定的U盘，禁止使

用非公司办公设备拷贝资料，以及禁止将办公设备带离办公场所。

二、严格执行公司保密管理相关规定，定期组织财务人员学习保

密规章，以增强财务人员保密意识。

第六章责任追究

一、各部门必须严格遵照按上述规定，做好申请和使用登记。如

违规使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究

其法律责任。

二、本规定自批准发布之日起实施。

22

附件1:

财务资料借阅审批表

日期：年月0

材料名称

申请人申请部门份数

借阅材料

事由

部门负责

人意见

分管副总

意见

归还时间

财务资料

管理人签

学

号

编号年

注意：本表一式两份，申请人一份，财务留存一份

23

费用报销管理制度（试行）

第一章总则

一、为规范******有限公司（以下简称“******公司"）内部管

理，经公司经理办公会议研究，特制订本制度。

二、本制度适用于******公司各部门。

第二章细则

一、费用报销期限

（一）职能部门人员的费用报销需在实际发生日（即开票日期）

后的10个工作日内到财务处进行办理，逾期不予报销。

（二）业务部门人员的费用报销需在实际发生日（即开票日期）

后的一个月内到财务处进行办理，长期驻外人员最长不得超过3个月,

跨年票据财务将另行通知。

二、实物用品的采购与报销

（一）实物用品的范围

实物用品主要是指办公文具、电脑硬盘内存卡等配件、易耗电子

产品、劳保用品、固定资产等有形用品。

（二）实物用品的采购

实物用品的采购应本着节约的原则，由各部门按照实际需求自行

采购。购置后要以实物到产品部办理实物入库，产品部应组织清点。

同时开具入库单交予经办人，各部门按需领用，逐件登记。

（三）实物用品的报销

报销人应按财务报销制度填写报销单据，并粘贴发票、明细单（如

24

机打小票、经销售方盖章的清单等）、产品部入库单等附件，签字齐

全，方可报销。

三、交通费、汽油费的报销

（一）交通费的管理

交通费主要包括乘坐出租车、公交车、地铁等所发生的费用。

1.出租车

公司人员因公外出确有需要乘坐出租车的应注明乘车起始点、目

的地及事由，实报实销，连号的出租车票一律不给于报销。

2.公交车、地铁

为方便公司人员因公出行，办公室统一为每位员工办理一张

"******市政交通—通“，每月统一充值，每次充值300元/卡，公

司不再办理任何个人一卡通发票报销业务。

（二）汽油费的管理

各部门车辆，因公报销加油费的应提前经总经理批准，并在办公

室进行公车使用备案。办公室将统一为报备人员车辆办理限号加油卡

一张，并按实际使用量统一充值，充值前各部门应填制车辆使用情况,

包括路程、里程等信息，由办公室监督使用，公司不再办理任何个人

的加油费报销业务。

办公室报销时应向财务提供各部门加油费分摊表。

四、差旅费用的报销

（一）各业务部门人员差旅费用应据实填写《差旅费用明细表》。

（二）差旅费中的发票日期必须与人员的实际出差日期相符，所

有票据为差旅所在地开具，非出差期间的发票一律不予报销。

25

（三）当次出差的发票必须按次及时报销，忘报、漏报的一律不

允许同其他差旅期间的一起报销。

（四）差旅期间按公司员工每人每天100元标准据实报销，超出

标准金额扣15%的税金计入部门考核费用。

（五）出差期间如需在外地购置办公用品，单次出差所购总金额

在300元以下的，无需开具入库单，凭发票、明细单即可报销；超过

300元的办公用品除发票、明细单外，还应附有合理的用途说明《超

额办公用品报销特批说明》（附件1）,经部门负责人签字后方可报销。

五、房租费的报销

（一）因项目开展需要租房的，应以公司名义（即承租方为

“******有限公司”）和房东签订租房协议。

（二）房租费报销时需将发票和租房协议复印件一同粘贴在报销

单后计入项目成本。

六、会议费的报销

（一）因经营需要，必须召集会议的，应规范简朴、务实高效,

严格控制会议数量，规范会议费管理。

（二）报销时应同时提供以下凭证：

1、召集会议的“会议通知单”（时间地点人员内容等事项）；

2、经总经理批准的“会议申请单”；

3、经参会人员手签的“会议签到单”；

4、会议组织方或酒店提供的“会议结算单”；

5、发票及相关的报销凭证。

第三章其他

26

一、按照公司《成本核算管理办法》，日常费用实报实销，以确

保各部门的业务正常运营，对其部门间接费用、项目可控费用、绩效

工资年终有结余的，在留足次年部门运营资金外，公司将在年末以年

终奖金的形式进行发放，次年不在办理运营资金借款。

二、本制度作为以前报销管理制度和《成本核算管理办法》的有

效补充，从公布之日开始执行，各部门应提前做好准备工作，彻底落

实，与前制度有异项的以本制度为准。

27

附件1:超额办公用品特批说明

超额办公用品特批说明

部门

报销人员

姓名

主要货物名称总金额项目号

办公用品

内容

用途说明

部门领导

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关于暂借款与预付款的管理制度

为进一步规范******有限公司（以下简称******公司）财务管理，

特针对暂借款与预付款制订本制度。

第一章借款类型

一、暂借款

暂借款包括因公个人借款和因私个人借款；

因公借款是指因业务需要向公司借款，主要包括：备用金、零星

采购借款及其他临时性借款等。

因私借款是指因非公司业务事项需要向公司借款，诸如个人发生

重大事故或生活遇到困难等原因发生的借款。

二、预付款

预付款是指因公司业务的需要，预先支付的货款、工程款、服务

费、保证金或押金等款项（一般发票或收据在收到款后给我方开具）。

第二章借款流程

一、因公借款及核销

（一）借款人应按“借款单”的要求填列借款事由、金额、结算

方式、部门项目编码、还款时间等信息，金额超过10000元还需附有

借款预算表（参考附件3）,审批签字齐全；

（二）借款单第一联交财务记账，第二联自行保存。公务办理完

毕10个工作日内，应及时核销借款，核销借款需按照费用报销管理

制度办理，填制“报销凭单”并附借款单第二联交财务核销；

二、因私借款及核销

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与因公借款流程一致。

同时，借款人应按期还款，未按约定期限归还借款的，财务部有

权联合相关部门采取暂扣当事人工资、暂扣其所在部门间接费用等措

施。

第三章预付款流程

一、需要预付给外单位的咨询费、广告费、保证金、材料费、货

款等款项（不限于上述列明的），一律由公司转账支付；

二、申请预付款时，应填写“预付款申请担保书”（见附件1）,

同时提供能足够证明该预付款项的合同、订单或标书等相关资料。

三、经经办人、项目经理、部门负责人、总经理等签字审批后,

第一联交财务记账，第二联自行保存，并在支付款项时到财务登记“预

付款台账”（参考附件2）,备注预计发票开具时间、核销预付款记录

等事项。

四、收款单位给于发票或收据后应及时向财务办理核销手续，将

发票或收据与“预付款申请担保书”第二联一并交至财务处。

五、保证金后续收回与变更：保证金收据应于一周内交予财务;

保证金到期的应及时催促对方单位退回保证金，变更使用用途的应及

时向财务做用途变更。

第四章管理与监督

一、借款应当遵循专款专借、及时报账，前账不清、后款不借的

原则；特殊事项应有经总经理批复的书面文件。

二、财务部定期清理暂借款，对逾期未还或未核销者，应及时通

知当事人，同时财务部有权联合相关部门对当事人采取追偿措施。

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本制度自2020年5月6日起生效执行，请各部门严格遵守，与

前规定有不一致的以本制度为准。

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附件1:

******有限公司

预付款申请担保书

申请部门：申请日期:

项目名称：项目编号：

申

付款方式：口现金口支票口汇款口其他方式

请

人付款内容（事由）：

填

付款金额（大写）：小写¥：元

写

预计销账时间：

会备注

计

处

理

总经理签字：部门负责人：项目经理：经办人：

财务主管：财务审核：出纳：

1、此单据适用于预付货款、工程款、各类服务费、保证金、押金等经营

注：性往来款；

2、业务负责人在发票或收据返回时应及时交于财务处理。

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附件2：

预付款管理台账

序申请预计给发票核销预付保证金收保证金退

日期项目名称合同号对方单位全称支付内容金额经办人备注

号经办人/收据时间款时间据交回回处理

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

注：1.业务负责人发生预付款项时认真登记；发票或收据返回时同样认真登记核销。

2、保证金收据应在付款后一周内交回财务，财务人员定期组织核销和催要发票，及时清理台账。

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附件3：

__________________项目活动预算

时间：月日至月日

序号期间项目单位预计数量预计单价预计金额备注

1

2

3

4

总计

编制人：审批人:日期:

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资产管理制度

第一章总则

一、为了规范公司资产管理及涉及的涉密信息设备保密管理，确

保国家秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《涉密

信息系统集成资质管理办法》（国保发（2013）7号）、《涉及国家

秘密的信息系统分级保护技术要求》、《涉及国家秘密的信息系统分

级保护管理规范》等有关规定，结合******有限公司保密管理制度,

制定本制度。

二、本制度中所指资产是指公司固定资产、信息设施设备及其他

低值易耗品，资产分为涉密资产和非密资产，涉密资产的最高涉密等

级为机密级。

三、本制度适用于公司各部门。

四、公司产品部为资产管理部门，应建立、完善资产分级管理台

帐及信息设备分台账，台账应当产品部、保密办各执一份，并实行动

态管理，分季度进行核验。

五、公司资产管理的原则：“管理规范、责任明确、配置合理、

安全保密”。

六、产品部对公司资产负有监督、检查和指导的职责。

第二章资产概念及范围

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一、固定资产是指单位价值在1000元人民币以上，使用年限在

1年以上的资产；或价值不及1000元人民币，但公司要求按固定资产

来管理的资产。

二、信息设施设备是指计算机、通信及办公自动化设备及公司统

一采购的计算机软件。

三、低值易耗品是指单位价值在1000元人民币以内，使用年限

不超过1年；或使用过程中易损耗的财产。例如公司办公用品、电脑

耗材、通迅耗材等。

第三章资产申购

一、资产购置由各部门提出采购要求，产品部审核，产品部根据

现有资产情况及消耗标准，判断是否同意购置或直接从其它部门调拨

并加注意见。

二、如需添购资产，应由需求部门填写《资产购置申请表》，报

相关领导审核批准后，由产品部采购人员采购。

三、所需添购涉密资产，应当经过保密办审核。

第四章资产入账管理

一、由产品部和财务部依据部门提交的《资产购置申请表》联合

验收，详细核对品名、规格、数量、金额，仔细检查物品质量，对验

收合格的物品填写《资产入库单》，记入库存；对验收不合格的物品

须及时通知采购人员调换，否则不予入库。

二、如果添购资产为涉密资产，需保密办参与物品的验收，详

细核对产品相关安全保密资质及证书。

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三、产品部依据部门提交的《资产购置申请表》，领用人及制单

人同时在《资产出库单》中签字确认后，发放给申请部门。

四、涉密资产入库、出库，应当报保密办备案，并按照公司《涉

密载体管理制度》和《通讯及办公自动化设备保密管理制度》进行管

理，记入公司涉密载体登记总台账及分台账。

五、《资产出库单》一式三份，产品部、财务部、申请部门各一

份。若资产用途为处理涉密信息，《资产出库单》一式四份，产品部、

财务部、保密办、申请部门各一份。

六、入账过程中因保管不善或其它人为因素造成固定资产遗失、

失窃或损坏的，必须按规定赔偿。

七、产品部按照资产涉密属性做好资产的分类，统一编号，建立

资产档案，登记账卡并在资产明显位置粘贴设备标签。

第五章资产使用管理

一、产品部负责核查、统计各部门的资产状况，明确部门使用管

理责任，保密办负责核查、统计各部门的涉密资产状况，明确部门使

用管理责任。

二、部门资产出现遗失、损毁的应由使用部门填写《资产处置申

请单》经过主管领导审批后，及时报产品部和保密办更新资产管理台

帐。

三、资产在公司内部部门之间调拨转移的，须填写《资产内部调

配登记表》经转出、转入部门相关人员及部门负责人签字确认后方可

转移。

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四、各部门借出资产，应遵循资产部门制定的外借制度。任何人

违反公司规定，外借资产，造成损失的，按帐面价值全额赔偿。

五、资产使用人离职时，须将资产移交或归还，涉密资产应当交

由保密办处理后归库或调配其他人员使用。

六、涉密资产使用的管理应当由保密办按照公司《涉密载体管理

制度》和《通讯及办公自动化设备保密管理制度》进行监督和指导。

第六章资产维修和报废管理

一、公司资产在长期使用过程中，由于自然损耗或使用磨损等原

因，不可避免发生部分零部件的损坏。为了保证资产的正常运转及使

用，由部门提出申请，经产品部、保密办、部门总经理批准后可以对

资产进行必要的修理。

二、公司资产经专业人员确认已无法维修或维修费用超过资产原

值时，由使用部门申请报废，由产品部依据《资产折旧计算表》核定

后，经公司领导研究同意后办理相应手续。

三、涉密资产的维修和报废必须经过保密办审批，由保密办统一

进行集中销毁。

第七章资产盘点和检查

一、产品部负责资产的登记、检查及日常监督管理工作，不定期

抽查各部门的资产管理情况，资产盘点情况记入《资产盘点明细表》。

保密办负责涉密资产的登记、检查及日常监督管理工作，不定期抽查

各部门的资产管理情况，资产盘点情况记入《资产盘点明细表》。

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二、各部门安全保密管理人员负责本部门资产的自查和盘点，每

季度盘点一次并将清查盘点情况报产品部和保密办。

三、产品部、财务部和保密办每季度对各部门资产管理情况进行

全面检查及盘点，并出具书面报告。对各部门盘盈盘亏的资产，找出

原因及责任人，报公司领导审批后处理。

四、盘点过程中发现有资产下落不明的，如属管理不善等人为因

素造成，将追究当事人和管理者的责任，并视具体情况赔偿损失。若

有涉密资产下落不明的，应立即报告保密办领导并协助调查。

五、涉密资产台账做到动态更新，保持保密办、产品部、各部门

台账的一致性。

六、对违反资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除公司资产的行

为和破坏公司资产的现象，要严格追查责任，视情节给予处罚。

第八章附则

一、本制度由产品部、财务部和保密办负责解释。

二、本制度经总经理办公会、保密办审批印发之日起执行。

附件：

1、《资产购置申请表》

2、《资产内部调配登记表》

3、《资产处置申请单》

4、《资产盘点明细表》

5、《资产折旧计算表》

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附件1:资产购置申请表

资产购置申请表

申请部门：日期:

型号规格数量品牌

固定资产名称：

要求：

用途：

申请部门负责人：申请人：

单价：数量：总金额：

管理部门意见：口购置口调配口更新部件

管理部门负责人：管理员：

保密办审批意见：

总经理审批意见：

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附件2：资产内部调配登记表

资产内部调配登记表

名称规格

数量型号

调配资产内容

密级原责任人

购置时间原值单价

调配理由

调入部门负责人

调出部门负责人

产品部意见

保密办意见

财务审核

总经理意见

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附件3：资产处置申请单

资产处置申请单

名称规格/型号

密级责任人

账面原值数量

账面净值使用年限

报损报废

原因

使用部门意见

产品部意见

保密办意见

财务意见

总经理意见

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附件4：资产盘点明细表

资产盘点明细表

使用部门日期

编号名称规格型号数量使用日期密级核对情况使用人签字

43

附件5、资产折旧计算表

资产折旧计算表

上月增加上月减少

使用部门资产名称密级上月折旧额本月折旧额

原价折旧额原价折旧额

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档案管理制度

第一章总则

一、为了规范公司档案管理，特制定本制度。

二、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。

三、本制度最终解释权归公司总经理总经理办公室，总经理办

公室负责本制度的修订完善。

第二章档案管理机构的设置及基本要求

一、档案划分及管理部门

（一）档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技

术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、

声像等历史记录。

（二）公司设立档案室，隶属于总经理办公室，并设置档案管

理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的

档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。

（三）公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,

公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并

建立电子与纸张分类目录。

二、各部门资料管理

（一）公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的

资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档

案归口管理。

（二）各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实

行统一的标准分类管理。

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（三）档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

第三章档案分类

一、档案质量

（一）档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字

迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

（二）档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写