企业采购的内控流程设计与控制研究

摘要：如何优化企业采购的内控流程是很多企业一直潜心研究的重要课题，其与企业经济效益的提升有着密切的联系。对此，笔者将围绕内控流程设计与控制这一核心内容，基于企业采购的视角针对内控流程概述、存在的问题以及实践策略等多个方面展开一系列的探究和讨论，旨在为从事企业采购内控管理工作的相关人员略陈管见。关键词：企业采购；内控流程；设计；控制；策略中图分类号：F274引言企业采购是内控管理工作中的重要内容，同时也是维持企业各项经营活动高效开展的关键所在。采购内控管理成效会在一定程度上影响企业的经济效益，因此企业管理高层需明确采购工作对于企业运营发展的重要意义，并对其内控流程设计与控制加以重视，这也是笔者将要同大家分享和探究的主要内容。一、企业采购的内控流程概述企业采购的内控流程通常涵盖四个重要环节。首先，是采购计划审核环节。在此过程中，企业必须不断地对产品的供应范围及其审核过程加以明确，清晰明了的采购项目审核流程能够有效推动企业采购活动的各项职责以及权限的落实。其次，是供应商的动态评估环节。在采购过程中企业还应建立科学的供应商评估系统，以科学、合理的评估指标对供应商进行定期的评估研究，以此为依据帮助企业按照最新的评估结论对采购计划做出调整。再次，是采购验收环节。企业必须不断加大对此环节的内控管理力度，将供货时间、供应方法以及验收流程进行细化，实现对采购流程的透明化、信息化管理。最后，是付款审核阶段。在该阶段中企业必须对应付账款与预付账款的权责范围以及付款条件进行明确，并在采购项目的内控流程中严格执行［1］。二、企业采购内控流程存在的问题（一）采购合同订立与审核不当采购合同履行是否合法合规，能否根据合同内容执行完毕，将会对企业的经济效益产生直接影响。采购合同因订立或审核不当而产生的内控问题主要体现在以下几点：首先，采购价格偏高。企业在签订采购合同之前，未能综合、全面地对当地市场进行调研，对市场价格缺乏深刻的了解，因此难以根据当前的市价准确地对供货商采取调整报价等措施，未能开展规范的招标工作，因而导致采购价格偏高。其次，合同条款并未执行。部分企业在采购合同中已经注明了违约条款，可是当采购项目中实际发生违约行为时，该条款却形同虚设，企业并未执行。由于供货商原因而无法及时交付，影响企业正常运营的情况，企业也并未依法追缴违约及索赔责任，继而使得企业承担了相应的经济损失。再次，在企业招标环节作弊。部分投标供货商为了能够成功地拿到招标合同，有时会采用一些非法手段，对企业采购项目负责人实施行贿讨好，套取企业的采购报价底线，并予以虚假优惠，以此来实现成功中标的目的。但是在实际的供货中，供货商想要达到利润最大化，以次充好，从而在一定程度上对企业造成经济损失。最后，缺乏对采购合同审核工作的重视。部分企业通常会将采购工作的重点放在质量验收和付款审批，从而极易忽略采购合同审核工作的重要性，缺乏科学、规范的采购合同审核流程，最终导致合同审核工作趋于形式化，无法真正发挥其审核作用。（二）供应商的准入不严谨与评审不规范企业供应商通常会有明确的准入管理制度作为采购内控管理工作的基础，但若是对市场准入管理制度并不清楚，便会有人为因素的影响，而无法严格依照规范程序对供货商进行审核评价，此时所采购商品的质量、价格以及供应日期等均无法得到保障。此外，若是对供货商没有科学地开展内控考核，也没有把定量及定性的考核指标有效地整合在一起，就会出现供应商的准入评审工作趋于形式化，而采购人员则有一定的契机徇私舞弊。企业若没有把供貨商评审工作落实到位，仅仅进行形式上的供货商评估，而不在具体的实施中按规定落实，便会导致采购商品的质量得不到保障，且采购价格被高估，长此以往势必会对企业的发展前景产生负面影响。（三）采购验收不严格，采购到的货物质量存在瑕疵部分企业因人力资源有限而导致采购部门的人员配置不足，采购岗位和验收岗位未能得以分离，经常由同一人员所兼任，这会造成采购验收工作不严格，使得企业所收到货物资质量存在瑕疵。比如，采购验收人员自我监督意识薄弱，导致验收成效不佳，瑕疵品数量较多。再比如，采购验收人员以公谋私，以次充好，因而导致货物质量水平堪忧，不利于企业的长远发展。（四）采购付款审批环节控制不到位企业在开展采购工作之前需完成采购合同的签订工作，而采购合同必须在平等、公正、透明的原则上进行签订，并同时对采购价款、质量标准、交货时间、支付方法以及经济违约责任赔偿范围等内容作出清楚的标注。由于采购合同涉及企业资金流转等问题，因此企业针对采购合同的前期审核工作尤为重要。基于此，企业需要充分将采购工作与付款审核工作进行分离，把职责和权利都进行明确，以便于对采购活动进行更有效的监管。若企业采购内控管理中并未对财务人员设有单独的审批权，则无法确定合同文件、入库单、收据文件的内容均是一致且有效的［2］。此外，若企业采购项目中的财务人员未能与供货商完成应收账款与日常账务的核算工作，无法依照合同要求完成账目核对，双方就无法对采购内控管理工作中所出现的问题进行有效地解决，从而给企业造成经济损失。三、企业采购的内控流程设计与控制实践策略（一）制订符合需求方向的产品采购计划企业采购部门应当按照实际状况，合理制订科学的采购计划。采购计划应当与企业的采购预算、运营规划、库存管理和市场物价变化相契合。采购人员可以通过科学合理的计算方法，明确企业全年的最高采购量和按次实施的最高采购量。通过这种方式，不仅能够有效防止企业因单次采购数量过多而浪费企业流动资金，造成库存量过多，同时还可以合理地计划最佳采购时间节点，在保障企业能够维持正常生产规划的同时，避免因频繁采购而消耗的时间和精力。举例说明，企业的管理部门可以在产品的配送工作中多和运营部进行沟通联系，根据企业在各商圈的门店分布情况和业务状况来制订产品的配送计划。另外，对统配产品的种类和数量也要谨慎判断。具体可以从市场价格和库存储量的角度进行统筹规划，合理制订符合企业需求方向的产品采购计划，并将此计划提交至企业采购项目负责人进行审核，相关负责人签字批准后方可实施相应的经营活动。这种标准化的采购执行模式可以有效提高采购内控管理执行成效，减少不必要的经济损失。（二）提高产品质价比审查地位市场价格的波动是瞬息万变的，因此当企业采购人员制订货物采购计划以后，就必须立即对当前的市场行情进行客观、全面的分析和判断，这也是企业开展采购项目的基本要求。举例说明，企业在开展某种特定产品采购工作时，必须针对销售产品的真实数量进行统计，再对产品销售的周期性特点进行客观分析，并以此为依据确定当前时期该产品的采购数量。而针对该产品的同类产品，企业可以就其知名度和质价比进行对比分析，在评价其品牌力和质量的同时，与同类别或同价位的产品进行横向比较，并将最终的对比结果提交给企业的采购负责人，由其授权确定后才能进行后续的产品采购活动。（三）严格控制供货商准入标准首先，企业需要确立供货商准入标准。进一步完善和优化供货商准入标准的评价系统，再根据企业自身的经营状况对供货商的资质、能力、技术优势、产品质量、服务水平以及物流配送方式等多个方面进行全方位的考核，必要时还应该组建专业的评估队伍，针对供货商展开实地考察与调研工作，筛选出合适的供货商并与之形成合作。其次，针对供货商实施动态评估。企业在制定供货商的动态评估标准时需将其财务状况、公司声誉、供货准时度和产品质量使用合格率等数据信息列入动态评估范畴，信息评估管理系统必须不断更新，将评估结果实时分享到企业采购内控管理部门，并按照评估结果对供货商实行等级划分，以便于采购内控管理人员对供货商进行统一管理。最后，企业还应与供货商建立良好的合作伙伴关系。在供货商数据库进一步优化后，企业可根据定期的考核指标进行供应商的分类和筛选，不断淘汰不符合采购要求的供货商，再引进新的供货商形成竞争局面，最后和优秀的供货商建立合作伙伴关系，并不断加大与之合作的力度，通过合作使双方的资源优势得以充分发挥，从而进一步推动企业的长期稳健发展。（四）加大对采购合同的审核力度为进一步优化企业采购内控流程，采购部门还应对采购合同实施全面审核。在企业签订采购合同的初期阶段，应重点规避采购合同的盲目签订、错误购买、虚增购买成本费用等现象，并严格遵循先消耗现有存货，后实施采购的基本原则，避免错误的采购而造成存货积压、挤占企业流动资金等问题。此外，企业还应按照订货选厂、质量择优、产品选型、价格选廉、运距选近、供应条件择优、服务水平择优的宗旨，适当加大对采购合同条款的审核力度，并规定企业在开展过招标活动后，需对中标供货商再重新开展一次议标活动，从而进一步降低企业采购成本，维护企业长远的经济效益。（五）完善企业审查会计信息系统企业在针对采购工作实施内控管理时可以引入先进的信息技术，从而形成系统化的审查会计信息内控管理系统。在实施过程中，企业所有的采购支出票据以及电子收付记录都可以通过信息系统来实现统一存储，在完成企业财务管理信息的同时，还可以实现对企业采购项目所涉及的各个环节的统一内控管理。在此基础上，企业还可以系统化管理相应的采购收据、采购合同、采购产品质检报告、物流发票等相关凭证，以此来显著提高企业采购内控管理效能，最大程度上保障采购数据信息的真实可靠性，还可以长期留存［3］。（六）采购业務不相容的岗位应相互分离首先，采购计划的申报岗位与审批岗位要互相分离，避免企业采购项目出现由一人决定的情况，从而减少部分产品大量存货而积压闲置或浪费等问题的产生。其次，供货商的咨询比价岗位与最终价格确定岗位要互相分离，这才能确保供货商选择的公平性，并且可以有效规避舞弊风险。再次，采购合同的拟定岗位与合同审核批复岗位要互相分离，重要条款都要经企业法律部门确认经济责任条件后再进行签署，这样有利于保护企业的合法权益。最后，采购产品的验收管理岗位与会计财务管理岗位要进行账实分离，其目的在于保障账实一致。针对一些特殊岗位，企业还可以设置人员定期轮岗制度，以期充分发挥采购内控管理职能。（七）落实企业采购产品质量的审查工作针对采购产品所开展的质量检验工作需在产品入库之前加以落实，严格按照事中监管方案实施，在进行外观检验工作的基础上，由内控监管部门和产品质检部门使用不同方式实施协同质检，以确保产品质量与采购要求相符。另外，企业还应将具体的质检分析单据提交至内控管理部门加以审核，以确保质量检验数据分析的准确性和真实性。（八）加大采购付款流程管理力度采购付款环节的审核工作必须由财务部门独立完成。审核范围包括发票信息、合同条款等，财务人员需对各项资料进行比对，如发现异常问题，需在第一时间提交至业务部门进行整改。在采购付款的审核过程中，财务人员需在核实以后才能进行销账，支付前要求采购人员提供付款方案，待财务部门核实以后才能进行采购付款。此外，企业还应深入贯彻落实采购项目的定期对账工作，财务部门需定期编写对账信息清单，交由采购部门和供货商核实以后进行信息回传，一旦