社工站会议管理制度及流程

社工站会议管理制度及流程第一章总则

一、目的

为确保社工站各项工作高效、有序开展，提高决策的科学性、民主性，加强内部沟通与协作，制定本会议管理制度。本办法旨在明确会议的组织、流程、纪要跟踪落实及会议室管理规定，以提高会议质量，促进社工站发展。

二、适用范围

1.本制度适用于社工站召开的各类工作会议，包括但不限于站长办公会、项目协调会、团队例会等。

2.本制度适用于社工站全体工作人员及参与会议的相关人员。

三、基本原则

1.实事求是原则：会议讨论问题应遵循客观、公正、真实、准确的原则，避免虚假、误导性信息传播。

2.高效原则：会议应注重效率，议题明确，会前充分准备，会中严格控制时间，会后及时落实。

3.民主原则：会议充分听取各方意见，鼓励畅所欲言，尊重不同观点，达成共识。

4.保密原则：会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密。

四、会议分类

1.站长办公会：由站长主持，站内各部门负责人参加，研究决策重大事项，部署工作。

2.项目协调会：由项目负责人主持，项目相关人员参加，协调项目进度，解决项目中出现的问题。

3.团队例会：由团队负责人主持，团队成员参加，总结工作，布置任务，交流经验。

4.专题会议：针对特定问题或工作，组织相关人员参加，研究解决方案。

5.其他会议：根据工作需要，临时组织的各类会议。

五、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应确保会议的顺利进行。

2.会议主持人负责制定会议议程，通知参会人员，并确保会议资料提前发放。

3.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

4.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音，保持会场秩序。

六、本办法自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。社工站全体工作人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主持人根据工作需要，确定会议主题、目标、议程和参会人员。

2.会议筹备人员负责收集会议资料，准备会议所需文件、报告等。

3.会议主持人应在会议召开前至少3天，将会议议程、相关资料和会议通知发送给参会人员，确保参会人员有足够时间准备。

4.会议通知应包括会议时间、地点、议题、参会人员、主持人等信息。

二、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、目标和议程。

2.各部门或个人按照议程顺序，汇报工作、提出问题或方案。

3.参会人员针对议题展开讨论，提出意见和建议。

4.会议主持人引导讨论，确保会议有序进行，避免跑题。

三、会议决策

1.会议主持人对讨论结果进行总结，形成决策。

2.对重大事项或争议性问题，可采用投票或举手方式进行表决，表决结果需记录在会议纪要中。

3.会议决策应充分尊重多数人意见，同时考虑少数人合理诉求。

四、会议总结

1.会议主持人对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和要求。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

3.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员参与。

五、会议纪要

1.会议结束后，会议纪要负责人应及时整理会议内容，形成会议纪要。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

3.会议纪要需在会议结束后1个工作日内发送给参会人员，由参会人员确认无误后签字。

4.会议纪要应作为工作依据，由相关部门负责跟踪落实。

六、会议流程的优化与调整

1.定期对会议流程进行评估，根据实际效果和参会人员反馈，对会议流程进行优化和调整。

2.注重提高会议效率，减少无效和重复议题讨论。

3.鼓励采用现代化手段，如视频会议、线上协作等，提高会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的确认与发布

1.会议纪要整理完成后，应由会议主持人审核，确保纪要内容准确、完整。

2.审核通过的会议纪要应在会议结束后1个工作日内，通过邮件、内部通讯系统等方式发送给所有参会人员及相关部门。

3.参会人员应在收到会议纪要后2个工作日内，对纪要内容进行确认，如有异议，应及时提出并说明理由。

二、责任分配与任务落实

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限。

2.责任部门或个人应根据会议纪要的要求，制定具体的执行计划，并按计划推进工作。

3.会议主持人或指定专人负责跟踪任务的执行情况，确保决策得到有效落实。

三、进度反馈与协调

1.责任人应定期向会议主持人或指定跟踪人报告任务进展情况。

2.对于执行中遇到的问题和困难，责任人应及时反馈，以便及时协调资源，解决问题。

3.会议主持人应定期组织协调会议，对跨部门或重大的任务进行协调，确保工作顺利进行。

四、检查与评估

1.任务完成后，责任人应提交工作总结报告，包括完成情况、遇到的问题和解决措施等。

2.会议主持人或指定评估小组对任务完成情况进行检查和评估，确保工作质量符合要求。

3.评估结果应作为相关人员工作绩效的评价依据之一。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要确认无误后，应由专人负责归档，便于日后查询和追溯。

2.会议纪要的归档应按照一定的分类和编号规则进行，确保资料管理的规范性和便捷性。

3.对于涉及重大决策和重要信息的会议纪要，应采取适当措施，确保信息安全。

六、持续改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行回顾，总结经验教训，提出改进措施。

2.鼓励参会人员提出改进意见和建议，优化会议纪要的整理、发布和跟踪流程。

3.通过不断改进，提高会议决策的执行力和工作效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定人员进行申请。

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.预订成功后，预订人应按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知行政部门。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并保持设备完好。

2.行政部门负责定期检查会议室设备，发现问题及时维修或更换。

3.会议室应保持环境整洁，提供充足的座位，确保参会人员舒适参会。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持安静，不得喧哗。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，不得随意搬动或损坏。

3.会议结束后，预订人应负责组织清理会议室，确保场地整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室应设置适当的安全措施，如消防设施、安全出口等，确保参会人员安全。

2.会议室内涉及机密内容的讨论，参会人员应遵守保密规定，不得泄露。

3.行政部门应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

五、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据实际使用情况合理分摊，由行政部门制定具体收费标准。

2.预订人需在会议结束后按照规定支付会议室使用费用。

3.特殊情况下的会议室使用，可根据实际情况给予优惠政策。

六、会议室管理优化

1.定期收集会议室使用反馈，针对问题进行改进，提高会议室管理水平。

2.推广现代化会议室管理手段，如在线预约、智能会议室等，提高会议室使用效率。

3.鼓励各部门合理利用会议室资源，减少闲置和浪费现象。

第五章附则

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