学院会议室管理制度

学院会议室管理制度第一章总则

学院会议室管理制度旨在规范学院各类会议的组织、召开及管理，确保会议的高效、有序进行，提升学院决策效能与工作执行力。以下是学院会议室管理制度总则内容：

一、本制度适用于学院内所有会议室的使用与管理。

二、会议室使用应遵循高效、节约、环保的原则，保障学院教学、科研、管理等各项工作的顺利开展。

三、学院会议室分为教学会议室、科研会议室、行政会议室等，根据会议类型和参会人员，合理选择会议室。

四、会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议议题收集、议程安排、参会人员通知等。

五、参会人员应按时参加各类会议，遵守会议纪律，积极参与讨论，并对会议决议负责。

六、会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，会议决议和任务分工明确，便于跟踪落实。

七、学院办公室负责会议室的管理工作，包括会议室预约、使用、维护等。

八、违反会议管理制度的规定，将按照学院相关规定予以处理。

九、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

十、本制度的解释权归学院所有。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是学院会议室管理制度中会议流程的相关规定：

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要，明确会议主题、目的、议题，并拟定会议议程。

2.会议组织者应提前与参会人员沟通，确认会议时间、地点，确保参会人员按时参加。

3.会议组织者负责通知参会人员携带相关资料，并提前将会议资料发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议主持人应在会议开始前5分钟到达会议室，检查会议设备、资料等是否准备就绪。

2.会议开始时，会议主持人应简要介绍会议主题、目的、议程和参会人员。

3.会议进行中，主持人应确保会议按照议程进行，控制会议时间，避免跑题。

4.会议期间，参会人员应积极参与讨论，充分发表意见，尊重他人发言。

三、会议记录

1.会议组织者指定专人负责会议记录，确保记录真实、准确、完整。

2.会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决议和任务分工等内容。

3.会议结束后，会议记录应在48小时内整理完毕，并发送给会议组织者和参会人员。

四、会议决议

1.会议决议应明确、具体，具备可操作性。

2.会议决议由会议主持人或会议组织者负责汇总，并在会议纪要中体现。

3.会议组织者负责跟踪落实会议决议，确保各项工作按时完成。

五、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应对会议进行总结，评估会议效果，总结经验教训。

2.会议总结应包括会议优点、不足之处及改进措施，并在下次会议中进行通报。

六、会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议纪要、决议、相关资料等整理归档。

2.归档资料应便于查阅，保密资料按照学院相关规定进行管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是确保会议决议得以有效实施的重要文件。以下是学院会议室管理制度中关于会议纪要跟踪落实的相关规定：

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整，决议明确。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论内容、决议事项、责任人和完成时限等。

3.会议纪要编制完成后，应由会议组织者审核，并在会议结束后48小时内发布给所有参会人员。

二、会议纪要的审批流程

1.会议纪要发布前，需由会议组织者或主持人审批。

2.审批通过后，会议纪要应以书面形式（包括电子版）通知所有参会人员。

3.若会议纪要内容有误或需修改，会议组织者应在收到反馈后24小时内进行修改并重新发布。

三、会议决议的跟踪与监督

1.会议组织者应建立会议决议跟踪机制，明确责任人，确保各项决议按时完成。

2.会议组织者应定期检查会议决议的执行情况，对未按期完成的任务，追究责任人并督促整改。

3.对于跨部门的会议决议，相关部门应协同合作，确保决议顺利实施。

四、会议决议的实施反馈

1.责任人应在会议决议规定的时限内，将实施进度和结果反馈给会议组织者。

2.会议组织者根据实施反馈，评估会议决议的实际效果，为后续工作提供参考。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要发布后，应由专人负责归档，确保资料齐全、便于查阅。

2.会议纪要的归档应遵循学院相关规定，保密级别较高的纪要需严格按照保密要求管理。

3.学院教职工有权查阅与自己工作相关的会议纪要，查阅流程应遵循学院相关规定。

第四章会议室管理规定

为保障会议室的高效利用，维护良好的会议环境，以下是学院会议室管理制度中关于会议室管理的规定：

一、会议室预约与使用

1.学院教职工需提前向学院办公室预约会议室，并提供会议时间、参会人数等信息。

2.学院办公室根据会议室使用情况，合理分配会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.若会议室使用时间有冲突，按照“先申请、先使用”的原则进行协调。

二、会议室设备管理

1.会议室设备由学院办公室负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室时，主持人或会议组织者应检查设备是否正常，发现问题及时报告学院办公室。

3.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得私自拆卸、损坏设备。

三、会议室环境与卫生

1.会议室应保持整洁、卫生，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，确保桌椅、设备等归位，垃圾清理干净。

3.学院办公室定期对会议室进行卫生检查，发现问题及时整改。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，参会人员应保管好个人物品，贵重物品请自行妥善保管。

2.会议室内禁止私拉乱接电源线、网线等，确保消防安全。

3.涉及保密内容的会议，应按照学院保密规定执行，参会人员需签订保密协议。

五、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由学院办公室指定专人负责管理。

2.使用会议室时，需向钥匙管理员申请领取，会议结束后及时归还。

3.钥匙管理员应做好钥匙使用记录，确保会议室使用情况可追溯。

第五章附则

为确保学院会议室管理制度的实施效果，以下为附则内容：

一、本管理制度自发布之日起实施，学院内所有会议室管理活动均应遵循本制度规定。

二、本管理制度