会议室日程管理制度

会议室日程管理制度第一章总则

为确保会议的高效有序进行，提高会议质量，明确会议目的与责任，制定本《会议室日程管理制度》。本制度适用于公司内部所有层级会议的安排、召开及管理。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议的组织、召开及后续跟进，确保会议资源得到合理分配和使用，提高决策效率。

2.会议应遵循务实、高效、节俭的原则，严格控制会议规模、时间和成本。

3.会议内容应具有针对性和实用性，提倡事先准备、充分讨论、明确决策。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、项目协调会等。

2.特殊会议可根据实际情况在本制度基础上制定专项会议管理规定。

三、责任与分工

1.会议的组织、召开、纪要及跟踪落实工作由会议主持人负责。

2.会议室的预定、布置、设备检查等事务由会议管理员负责。

3.各参会人员应按时参加会议，积极参与讨论，并按时提交会议纪要。

四、会议分类

1.按照会议性质，分为决策性会议、协调性会议、汇报性会议和培训性会议。

2.按照会议规模，分为大型会议、中型会议和小型会议。

五、会议时间

1.会议时间应充分考虑参会人员的工作安排，避免影响正常业务开展。

2.会议时间原则上不超过2小时，确需延长，应由主持人提前通知参会人员。

六、会议通知

1.会议主持人应在会议召开前至少1个工作日发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应包括参会人员名单，参会人员收到通知后应及时回复确认。

七、会议纪律

1.参会人员应按时到达会场，保持手机静音或震动，会议期间不得随意离场。

2.会议内容涉及商业秘密或敏感信息，参会人员应遵守保密规定，不得泄露。

八、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修订。参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序和效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人根据实际工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议主持人制定会议议程，包括会议讨论事项、预计时长等，并提前与主要参会人员沟通确认。

3.发送会议通知：会议主持人负责发送会议通知，确保参会人员了解会议相关信息。

4.预定会议室：会议管理员根据会议规模、时间等需求，预定合适的会议室，并负责会议室的布置和设备检查。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议管理员负责参会人员的签到工作，确保会议资料的发放和参会人员名单的准确性。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和目的，强调会议纪律，确保会议有序进行。

3.会议讨论：会议主持人按照议程引导参会人员进行讨论，鼓励发表意见，确保议题充分讨论。

4.会议决策：针对会议讨论事项，主持人组织参会人员进行决策，明确责任人和完成时间。

5.会议总结：会议接近尾声时，主持人对会议成果进行总结，对未决事项进行说明，并对下一步工作进行部署。

三、会议纪要

1.会议纪要的记录：会议管理员负责记录会议纪要，包括会议主题、参会人员、讨论事项、决策结果等。

2.会议纪要的整理与分发：会议结束后，会议管理员应及时整理会议纪要，并在1个工作日内发送给参会人员。

3.会议纪要的归档：会议纪要应按照规定进行归档，以备后续查询。

四、会议后续工作

1.跟踪落实：会议主持人负责对会议决策事项进行跟踪落实，确保工作顺利进行。

2.反馈与汇报：责任人在规定时间内完成相关工作，并向会议主持人汇报进展情况。

3.评估与改进：会议主持人根据会议效果和反馈，对会议流程进行评估，并提出改进措施。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审核与发布

1.会议纪要完成后，由会议主持人进行审核，确保纪要内容准确、完整。

2.审核通过的会议纪要，由会议管理员及时发布给所有参会人员，并抄送相关领导。

二、任务分配与责任人确认

1.会议纪要中应明确每项任务的责任人，确保责任人清晰了解任务内容和完成标准。

2.责任人应在收到会议纪要后的两个工作日内确认任务接收，如有疑问应及时向会议主持人反馈。

三、任务执行与进度反馈

1.责任人应按照会议纪要的要求，制定工作计划并执行任务。

2.责任人需定期向会议主持人汇报任务进度，对于重大节点或问题应及时上报，确保问题得到及时解决。

四、跟踪监督与协调支持

1.会议主持人应定期检查任务执行情况，对进度滞后或遇到困难的项目提供必要的协调和支持。

2.对于跨部门合作的项目，会议主持人应协调相关部门，确保工作顺利进行。

五、会议纪要落实情况的评估

1.会议主持人应在任务完成后，对会议纪要的落实情况进行评估，包括任务完成质量、时间节点遵守情况等。

2.评估结果作为对责任人和相关部门工作绩效的参考，同时为改进会议管理提供依据。

六、反馈闭环与持续改进

1.根据任务执行和评估结果，会议主持人应收集反馈，对会议纪要的跟踪落实流程进行优化。

2.定期组织会议管理培训，提高会议纪要的编写和跟踪落实能力，形成持续改进的机制。

七、归档与查阅

1.会议纪要及其跟踪落实情况应按照公司档案管理规定进行归档，方便后续查询和应用。

2.对于重要的会议纪要和执行成果，应设立便捷的查阅渠道，供公司内部参考学习。

第四章会议室管理规定

一、会议室预定

1.会议室的预定采用先到先得的原则，会议管理员负责预定的协调和安排。

2.预定会议室时，申请人需提供会议主题、参会人数、时间等信息，以便会议管理员进行合理安排。

3.会议室预定成功后，申请人应在会议开始前至少30分钟完成会议室的准备工作。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行，确保座位充足、布局合理。

2.会议桌椅、话筒、投影仪等基本设备应保持完好，如有需要，应提前安排技术人员进行检查和调试。

三、会议室使用

1.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，不得在室内吸烟、进食或乱丢杂物。

2.会议结束后，申请人负责组织参会人员清理会议室，恢复原状。

3.未经允许，严禁将会议室用于非正式会议活动。

四、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，防止不当使用造成损坏。

3.如发现设备故障，应及时报告会议管理员，以便及时维修。

五、会议室安全与保密

1.会议室应设置适当的安全措施，如消防设备、紧急疏散指示等。

2.会议期间，参会人员应保管好个人物品，重要文件不得随意放置。

3.会议内容涉及商业秘密或敏感信息时，参会人员应遵守保密协议，不得泄露。

六、会议室维护与保洁

1.定期对会议室进行保洁，保持室内环境整洁、卫生。

2.会议管理员应定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保会议室的正常使用。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议管理员有权进行制止并记录在案。

2.严重违反规定者，将按照公司相关规定给予相应处罚，并通报批评。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司管理部门所有。

二、