会议室使用管理制度

———会议室使用管理制度会议室使用管理制度1为充分发挥会议室功能，进一步规范会议室的使用和管理，确保各类会议正常召开，特订立本规定。第一条会议室（包含局十楼会议室、数字中心会议室、二楼会议室）由市局统一管理，局办公室负责具体调度。会议室涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。其中局十楼会议室由局办公室负责，数字中心会议室由数字中心负责，二楼会议室由市容支队和规划支队共同负责。第二条为了避开会议时间发生冲突，提高会议室使用效率，各部门的工作例会布置，应当抄告局办公室统一备案。如召开工作调度会、推动会等，需用会议室，在会议确定时，应当在第一时间将会议事项、参会人员等情况，及时报送局办备案，以便统一布置。第三条会议室使用遵从领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；本侧紧要、紧急优先的.原则协商解决。第四条如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。部门牵头召开的会议，席卡、会务用品（如：茶叶、投影设备、音响等）及会务服务，由部门具体负责；市领导出席的会议或全局性会议，会务服务等由局办公室具体承办，相关部门和单位予以搭配帮助。第五条会议期间参会人员要爱惜公共设施，自发维护会议室的环境卫生。第六条会后使用部门及时关闭投影仪、空调，桌椅及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净乾净。如发现设备故障和公物损坏应及时告知办公室，以便及时修理。第七条未备案使用会议室，显现会议冲突的，由其自行协调处理。第八条本制度由局办公室负责解释，自印发之日起施行。会议室使用管理制度21、会议室是学校举办会议的紧要场合。为保证学校日常工作的正常运转，提高会议室的.使用效率，特订立本管理方法。2、办公室所属会议室只供学校举办各种会议、举办各种活动和对外接待使用。学校所属各会议室、报告厅依据工作需要均可向各部门开放。3、实行会议预约制度。各部门如需使用会议室一般应提前1天在OA系统提交《会议使用申请表》，经部门领导审批、校办主任审批后，由学校办公室协调布置。《会议使用申请表》填写包含申请日期、申请人、申请部门、会议名称、会议时间等内容。若部门预定的会议室与学校临时性紧要会议发生时，以全校性会议为先。4、校级会议和接待由学校办公室负责接待。5、保证会议室的清洁卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物。服务人员要及时整理、清扫会议室，保持清洁环境。6、爱惜会议室设施。任何人员不得随便移动会议室的家具和物品。7、会议结束后，会议室使用部门须到学校办公室办理交接手续。8、对于不按规定要求使用会议室的部门，办公室有权提出批判，甚至停止其再次使用会议室。会议室使用管理制度3一、目的为了进一步加强会议室管理，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特订立此制度。二、定义本制度的会议室重要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室三、用途会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场合，无特殊情况不行挪为它用。四、会议室使用规定1.会议室均由行政人事部统一管理，统筹协调布置使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；2.部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写《会议室使用申请表》，经行政人事部允许后方可使用。临时性使用会议室，必需经行政人事部负责人同意后方可使用；3.使用原则：先申请，后使用。没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，增补相应手续后可使用；但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个人；特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用次序。但行政人事部不负责协商，由使用者自行协商；4.遇公司层级的紧急及紧要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的紧要会议；5.部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开始使用。超出10分钟仍未到达会议室的，行政人事部有权对会议室的使用另作布置；6.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。如需延长使用时间，需及时通知行政人事部。如在紧接的时间段内已布置给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必需离开该会议室，停止使用该会议室；7.任何部门或个人在使用会议室期间，必需爱惜会议室的设备设施而且安全使用。严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿；8.会议室内的全部设施设备，未经允许，不得带出会议室；9.会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式布置、人员接待、会议记录等，但如有需求可申请由行政人事部予以帮助；10.会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的乾净。使用完毕后，务必将全部移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时需关闭空调、投影仪等电源设备；11.如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。五、程序1.申请流程1）部门或个人到前台处查询会议室的使用情形；2）部门或个人向前台申请，申请中需包含使用时间、规模大小、拟用设备等情况；3）前台人员依据部门或个人的申请需求作出布置，并在《会议室使用登记表》上做记录；4）前台人员需将《会议室使用申请表》张贴在会议室指定位置处；5）部门或个人定时间使用会议室。2.使用流程1）部门或个人按会议室使用规定使用会议室；2）部门或个人自行指定人员布置会务工作。3.交还流程1）部门或个人使用完毕后，前台人员需检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；2）如部门或个人不改正，前台人员应及时上报行政人事部负责人协调；3）如部门或个人拒绝改正，行政人事部将出惩罚通告，对部门或个人作出惩罚。会议室使用管理制度4为规范会议室的使用及管理，为各种会议供应充分的后勤保障和接待服务，特订立本制度。一、使用程序1、使用会议室前，需向办公室预约登记，并说明使用时间等情况，由办公室统筹并公示会议布置。2、使用会议室前，由使用部门提前布置会议室，必需时办公室可供应帮助。3、使用会议室期间，使用部门要在会议室门前自发将告示牌调整为“会议中”，室内物品设施使用方法见背页“会议室使用须知”。如需其他帮忙可致电88888888、4、会议结束后，使用部门负责将会议室恢复原状，并将告示牌调整为“空闲”。二、管理制度1、办公室负责定期检查会议室，并督促清洁人员每天上、下午上班前对会议室进行清理。2、使用部门和与会人员要爱惜室内公物，保持室内清洁，不得随便将会议室用品带走或挪作他用，损害公物照价赔偿。3、会议室使用后，使用部门需关闭灯、空调，擦净白板，清理垃圾，摆放用水，摆正座椅，将会议室恢复到使用状态。会议室物品摆放标准见背页。三、本制度自20xx年12月起施行。会议室使用管理制度51、会议室是学校师生召开会议、进行学习等集会活动的公共场合，师生要严格遵守会议室的使用管理制度。2、会议室由办公室管理，负责会议室的财物、使用和卫生等管理工作。3、学校及各部门使用会议室，要提前1天与办公室申请，并做好申请登记，以便办公室统筹布置。4、使用会议室实行部门负责人承包制，要爱惜室内财物，保持室内清洁。凡损坏、挪用而造成公共财物损坏的，要依照同等物品的市场价加倍赔偿。使用后，卫生清扫不符合要求者，有权不再批准使用。5、进入会议室要讲文明，讲纪律，讲卫生，遵守公共秩序，保持安静，爱惜公物，严禁吸烟，严禁喧哗和乱动物品。6、使用会议室结束后，部门负责人要与办公室当面清场交接，及时归还钥匙，保证会议室的正常使用。7、外单位使用会议室要提前3天与学校办公室申请登记，经学校负责人批准后，每次交付肯定押金后方可使用。8、办公室要严格执行制度要求，对违反规定所造成的一切后果由办公室负责。会议室使用管理制度6为进一步规范管理睬议室，提高工作效率，乐观稳妥推动会议系统建设，特订立本制度。第一条、会议室设备应由其会议室管理员负责日常管理和维护。如遇设备故障，应及时向各行信息中心报告并维护和修理。第二条、会议室管理员必需坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在会议召开前一天，应按规定程序对相关设备进行全面检查。第三条、会议室只能由系统管理员操作，严禁其他无关人员操作。第四条、会议召开前，主办方应做好以下相关准备工作：（一）拟定议题议程；（二）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等；（三）提前一天通知参会单位或个人。第五条、各参会单位接到会议召开的通知后，必需在会议开始前2小时调试好系统，保证所需仪器设备提前到位，保障网络传输效果稳定正常。第六条、主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人；对没有按时登陆系统的.分会场，将追究其相关人员的责任。参会人员应提前到会，因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。第七条、系统管理员在会前和会中必需按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭终端电源等非法操作。会议召开期间，管理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进行。管理人员还要作好有关工作，组织参会，保持会场安静，将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随便离开会场。当会场不需要发言时，将扩音器置于静音状态。作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应快速回应，不得与其他分会场相互呼叫。会议室管理人员，要做好会议室内的资产管理，严格按有关规程管理维护设备。第八条、参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律，听从管理人员布置，爱惜设施，不准擅自调动设备。第九条、各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。会议结束后，各分会场应及时将会议效果上报各行信息中心。主会场、每个分会场都应准备《会议室使用情况登记薄》，用于记录会议室使用情况及运行状态（包含会议时间、会议名称、召集单位、参加人员及系统运行是否正常等）。《会议室使用情况登记薄》由系统管理员本人填写并签名。第十条会议召集者对会议内容秘密事项的保密工作负总责。参会人员及记录员对会议内容秘密事项负有保密的义务。会议室使用管理制度7一、订立目的为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特订立本制度。本制度适用于集团各公司各部门。二、管理方法第一条：会议室是特地用于召开会议、研讨工作的`地方。会议室由行政处统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。第二条：为了避开会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知行政处，填写《会议室使用申请单》，以便统一布置。第三条：填写《会议室使用申请单》时，需说明会议相关情况。譬如明确使用时间、参会人员等，如有需要行政处协办的事项需提前注明，以便行政处依据情况做好相关协调布置。第四条：正常工作日，各部门提前到行政处填写申请单，并到前台备案，即可使用会议室。若周六日使用，需提前半天到行政处填写《会议室使用申请单》，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。第五条：如有外来领导或客人来我公司，需提前一天通知行政处，以备整理睬议室及准备果盘等。如公司培训等内部使用，需提前半天申请。第六条：会议室使用需遵从领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本侧紧要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政处负责人，立刻开启会议室先行使用，事后补办有关登记。第七条：部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由综合办另作布置。第八条：如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他布置，可超时使用。但若紧接的时间段内已布置了其他部门使用，超时部门必需离开会议室，停止使用该会议室。第九条：如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。第十条：各部门在会议期间要宣导参会人员爱惜公共设施，自发维护会议室的环境卫生。第十一条：会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净乾净。如发现设备故障和公物损坏应及时告知综合办，以便及时修理。第十二条：未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到行政处负责人许可。借用完毕后，需及时归还。会议室使用管理制度8学院会议室是接待上级领导及召开各种会议的场合，为提高会议室的使用效率，特订立本管理方法。一、学校会议室由党政办公室统一负责使用管理，由保洁公司负责卫生清扫。二、凡以学校名义接待外来客人以及召开的相关会议，由党政办统筹布置，并提前做好各项准备工作，包含会场布置、音响设备的调试、茶水和水果的购买、摄像及录音等要工作到位，责任到人。三、凡学校领导召集的系（院、部）、处（室）特地会议，由党政办公室统一布置使用时间，承办部门应提前一天到党政办公室办理睬议室使用申请登记手续，填写《会议室使用申请表》，并及时领取和交还会议室钥匙。四、凡各系（院、部）、处（室）召集的小型会议或活动，承办部门应提前到党政办公室办理申请登记，并及时领取和交还会议室钥匙。若预定的会议布置与学校临时布置的重点会议发生冲突，以学校的会议优先。五、会议室严禁吸烟，特殊会议及活动除外。六、借用单位要爱惜会议室的一切公共设施，在使用仪器设备时，要严格依照仪器设备的操作规范操作，如有损坏或丢失，由借用单位负责；使用结束后，要认真检查各类仪器的开关、照明及设施的使用情况，无异常情况后，关闭门窗，将钥匙交回党政办公室。七、会议室实行“一会一清扫”制度。每次会议结束后要保持会议室的乾净、舒适，借用单位应及时将桌椅摆放整齐，保洁公司将卫生彻底清扫干净，使会议室恢复原貌。会议室使用管理制度9为加强会议室管理，确保会议室的文明、有效使用，特订立本制度：一、会议室是学院特地用于召开会议、组织学习和接待客人的场合，未经允许，不得挪作他用。二、全部会议室由办公室统一管理，负责使用调配和设备维护。三、严格审批手续。其他部门使用学院会议室，至少提前一天到办公室填写会议室使用申请表，申请表上需写明：使