地产档案管理制度

档案管理制度编号：XXXX-XZ-04版本：1.0生效日期：XXXX有限公司编号：XXXX-XZ-04版本：1.0生效日期：管理体系文件档案管理制度发放编号：编制：审核：批准：版本修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注1目的加强文书档案工作，实现文书档案管理工作的制度化、规范化、科学化，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用。适用范围适用于集团总部及所属全资和控股城市公司，各专业配套公司参照执行。术语定义文书档案是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。职责部门名称具体职责总部行政管理部门为集团总部文书档案的归口管理部门；负责集团总部文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用、鉴定和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。城市公司行政管理部门为城市公司文书档案的归口管理部门；负责城市公司文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用、鉴定和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。各部门（集团及城市公司）配合做好文书档案的收集、整理、移交与鉴定工作。管理制度档案归档范围范围凡公司在日常工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的文件材料均属于归档范围。要求任何部门和个人不得私自留存，据为己有，必须定期向公司档案室移交归档。档案分类、归档、保管具体详见附件：【档案分类、归档、保管标准】可以根据企业实际情况进行分类调整可以根据企业实际情况进行分类调整文件的整理与立卷管理要求凡由公司起草的文件材料，包括与公司发文直接关系的上下级文件，办理完毕后，应及时将原稿、附件和印件归档；各部门保管文件的人员，要做好文件材料的收集、分类、整理和保管工作，本年度形成的文件材料一般要求在第二年的第一季度末整理完毕后编制《档案移交清册》，经部门负责人检查后，向公司档案室移交。参加上级单位召开的会议带回的文件材料，由出席会议的同志按规定及时交档案室。专业会议文件材料可暂由本部门保管，次年移交档案室；各部门向档案室移交档案，应符合有关规定和要求，确保档案的质量，档案室对移交的文件材料与对应的文件目录进行审核、验收，对不合格的需进行修改或整理，合格后签收。整理原则文件的正件与附件、定稿为一件（定稿是电脑打印且无领导改动的，可以去掉定稿，直接用批文稿头与正本）；请示与批复可为一件，也可单独为一件；归档文件如有重要批示、转发文与被转发文为一件；批办、催办、注办的也应视为同一件；非诉讼案件放在结案年立卷。质量要求已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制；归档文件的书写材料严禁用不耐久的字迹材料，用纸幅尺采用国际标准A4纸。整理程序分类区分年度：将文件按其形成年度分开。按年度分类是将文件按形成年度或文件内容所针对的年度分类，跨年度的规划放在针对的第一年整理，跨年度的总结放在针对的最后一年整理，计划与总结同一文件的，选择在总结年度整理。区分职能：将文件按行政、经营、工程三类分开。固定归档文件按件固定，固定时，文件正本在前定稿在后；正文在前附件在后；原件在前复制件在后；转发文在前被转发文在后；批复在前报告在后；文件固定时，采用有利于最大限度保持文件材料原始状态的固定手段，防止文件缺页、损伤、腐蚀；归档文件取左边与上边对齐固定，对不是金属装订的有关书籍，可保持原有状态不再另行装订；对不利于档案保护的装订要统一去除，破损需要裱糊的，要统一处理后再固定。排列同一年度、同一职能的归档文件材料按文件形成时间排列装盒档案应装满档案盒，其厚度不超过档案盒厚度。档案盒由档案室标注年度、职能、起止件号编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号目录及其它整理对全年登记的发文、收文、部门形成的文件材料和机读文件的目录项目指标（件号、责任者、文号、题名、页数、备注）进行核对，把计算机的文件管理转为档案管理；做好保管期限的升级、降级及不必归档文件的清理；档案目录装订。档案的日常管理管理要求档案室应配备必要的硬件设施，建立健全档案管理制度并做好贯彻落实工作。对重点档案、特种形体形成档案，必须有效地加以保护，对破损、霉变、散失、字迹褪变等受损档案应及时采取修复、复制等有效措施，确保档案的安全。档案室应对保存的档案建立《档案管理台账》，对档案的收进、移出、保管等情况进行登记。档案的保密管理要求档案管理人员必须树立高度的保密观念，自觉地遵守党和国家各项保密制度和有关规定，严守国家机密；不准将档案带到其它公共场所，严禁传播自己工作范围的机密；未经许可，任何人不准摘录、转抄、复印、摄录档案。档案的借阅和利用事由文件归属审批程序内部人员查阅/借阅/复印档案集团总部填写《档案借阅申请单》，非秘密档案报档案管理负责人批准，秘密级、机密级档案报总裁办主任、集团副总裁批准城市公司填写《档案借阅申请单》，非秘密档案报行政管理部门经理批准，秘密级、机密级档案报行政管理部门经理审核、城市公司总经理批准外单位借阅公司档案，须持有单位介绍信（注明利用档案目的及范围）集团总部非秘密档案报档案管理负责人批准，秘密级、机密级档案报总裁办主任、集团副总裁批准城市公司非秘密档案报行政管理部门经理批准，秘密级、机密级档案报行政管理部门经理审核、城市公司总经理批准档案室的原始稿件一般不宜外借，如确因工作需要出借时，一般应在一周内归还，最长不得超过一个月；借阅的档案，不得转借，并要爱护好档案，禁止在案卷上做记号、涂改、仿造，更不能擅自抽、拆、损坏档案，未经同意不能复制或摘录档案。借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，违者将按有关规定追究责任。档案的鉴定和销毁鉴定时间每年5月1日鉴定人员由行政管理部门经理和有关部门负责人及档案管理人员组成档案鉴定小组工作内容重新确定文件密级并对失去保存价值的档案提出处理意见处理程序经鉴定小组确认可以销毁的档案，由行政管理部门经理填写《档案销毁审批单》集团总部报总裁审批城市公司报总经理审批管理要求销毁档案应在指定地点进行，由鉴定小组指定两人监销，并在销毁清单上签字。任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。档案库房管理管理要求档案人员要忠于职守，确保档案完整和安全。档案库房是机要重地，非档案工作人员不得入内。因工作需要进入者，须有档案人员陪同方可入内。保持库房设备整洁，力求做到无尘、无霉、无虫、无杂物等。根据库房温度、湿度的要求，利用现有条件做好通风、降温、去湿工作。库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及酸碱腐蚀性化学剂。库房内必须有防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫等设施和应急措施。对库房内的消防设备经常进行检查，使之保