行政办公室基础工作标准操作手册(公司)

行政办公室基础工作标准

操作手册

XXXXXX管理有限公司

目录

第一章、常用公文格式......................................2

附：公文格式样张........................................7

第二章、公文处理办法（细则）..............................14

附：企业公文处理单（样张）..............................19

第三章、文件报送制度.....................................22

第四章、会议制度.........................................23

第五章、重要情况报告制度及突发性事故、事件处理和报告制度…27

第六章、行政办公室人员入职培训制度.......................30

第七章、《行政办公室基础工作标准操作手册》

执行情况监督检查办法.............................31

第八章、印章管理制度.....................................33

第九章、档案管理办法....................................36

附：文件材料归档范围类别及保管期限.....................45

第十章、保密制度.........................................56

第十一章、审批权限制度...................................57

第十二章、行政办公室各岗位职责说明书（范例）.............77

-U4.—1—

刖百

各企业行政办公室作为沟通联系和上情下达、下情上报的重要部

门，在企业的日常经营活动中发挥着桥梁和纽带的作用。行政办公室

的工作质量能够直观地反映出本企业的整体工作情况。同时，目前

XX国际集团正在进行国际化、规范化、市场化的改革，适时推行一

套标准化的行政办公室基础工作程序，对提高北方公司所属企业行政

办公室工作质量，充分体现集团化、规范化的要求显得尤为重要。为

此，北方公司总经理办公室在对目前公司所属各企业行政办公室工作

状况进行调研的基础上，结合各企业的工作实际，会同在京各企业行

政办的主要负责人，共同编制本手册。

本手册是在以往北方公司下发的有关行政办公室工作各项制度、

规定的基础上，进一步的完善和汇总。由于北方公司所属各企业行政

办公室在职责范围、工作要求等方面存在不完全一致的地方，因此本

手册只是对公司所属各企业行政办公室的基础工作做了相对统一的

要求，而对于诸如：行政办公室岗位职责说明、权限审批制度等工作

内容仅提供参考范例，实际工作中还需要各企业根据本企业自身的特

点，以本手册的有关内容为依据，制定适合本企业具体情况的标准和

程序。

本手册下发后，希望各企业要认真学习，严格履行本手册的要求,

并在实际工作中不断总结、完善、提高，以使各企业行政办公室的工

作更加规范、统一，符合标准。

第一章常用公文格式

一、公文种类

公文种类主要包括决定、通知、报告、请示、批复、函、会议纪

要，具体适用范围如下：

1、“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关

单位和人员。

2、“通知”适用于对各部门和各企业布置工作，阐明有关指导原

则；发布规章、制度；转发上级单位和不相隶属的主管部门的公文；

传达要求各部门、各企业办理和需要周知或者共同执行的事项；任免

和聘用干部。

3、“报告”适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或

者建议，答复上级单位的询问。

4、“请示”适用于向上级单位的请求指示、批准。

5、“批复”适用于答复下属企业请示事项。

6、“函”适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问

题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。

7、“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文格式

1、公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文文尾三部分。

（1）公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽

度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：发文机

关名称、发文字号、签发人、红色反线。

1）发文机关名称：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”

组成。发文机关标识推荐使用宋体字（红色），字号按照醒目美观原

则确定，一般应当小于22毫米X15毫米。

2）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发

文机关名称下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。年份和序号使用

阿拉伯数码；年份使用全称，用六角括号“[]”扩入；序号不编虚

位（即1不编为001）,不加“第”字。

3）签发人：签发人姓名平行排列于发文字号右侧；签发人姓名

居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用

3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名

置于第1行，其他按发文单位顺序依次排列，下移红色反线。发文字

号与最后一个签发人同处一行，与红色反线相距4毫米。

4）红色反线：发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽（156

毫米）的红色反线。

（2）公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到

落款部分。排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件、

单位落款、成文日期、单位印章。

1）公文标题：红色反线下空2行，使用2号黑体字，居中排列。

宽度不超过版心（156毫米）。2行以上的标题，回行时要做到词义完

整，排列对称，间距恰当。

2）主送机关名称：标题下空1行，左侧顶格用小3号仿宋体字

标识，回行时仍顶格。

3）批（按）语：使用小3仿体字。

4）公文正文：主送机关名称下1行，每自然段空2个字。回行

顶格。使用小3仿宋体；公文正中小标题字加黑处理。数字、年份不

能回行。

5）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用小3

仿宋体字。其后标全角冒号和附件标题，附件如有序号使用阿拉伯数

字（如：“附件：1、XXXX"）,附件标题后不加标点符号。如有序

号，使用阿拉伯数字。附件应当与正文一起装订。并在左上角第1行

顶格标识“附件”。

6）发文机关名称、成文日期和印章：落款在正文或附件之后空

3行，右侧空4字。落款下为成文日期，用汉字将年、月、日标全；

遇“零”写为“0”。

>单一机关制发的公文，落款处可以不署发文机关名称，只

标识成文日期，印章使用红色。盖章端正、清晰，下压成文日期（盖

年压月）。

>联合机关制发公文，需加盖两枚印章时，应当将日期拉开,

主办机关在前，2个印章均压成文日期，盖章端正，排列整齐；2个

印章互不相交或相切。

>3个以上联合发文机关时，每排最多有3个发文机关名称、

日期和印章。最后一排如有1个或2个单位落款，均居中排布；印章

之间互不相交或相切。

>特殊情况说明：不得出现空白印章；当公文排版后所剩空

白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必

须使印章与正文同处一页；不得标识“此页无正文”。会议纪要和简

报不加盖印章。

7）附注：（指需要说明的其他事项）公文如有附注，居成文日

期左下方，空3行，用小3仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。

（3）公文版记标识规则：公文版记置于公文最后一页。排列顺

序为：分栏线、抄报抄送、印数等部分。

1）分栏线：主题词以下，每栏均用分栏线隔开。宽度同版心（156

毫米）。

2)抄报抄送：公文如有抄报抄送，在主题词下1行，使用小3

号仿宋体字。抄报或抄送后标全角冒号；抄报抄送机关排于冒号之后。

抄报抄送机关名称之间用逗号或顿号隔开，回行时与冒号后的抄报抄

送机关对齐；最后一个抄报抄送机关后用句号。

3)印数：版心右下端，右空两个字，使用小4号仿宋字。

2、页码：均使用4号半角白体阿拉伯数字，位于版心(156毫

米)中间处。

3、公文中的表格：公文如有附表，表格长宽比例与版心比例同，

特殊表格，可灵活处理。阿拉伯数字要对齐数位。

4、公文成品排版标准：文字从左至右横写横排。公文中横向距

离的长度单位为“字”，指1个汉字所占空间；纵向距离的长度单位

为“行”，指以3号字为高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。

一般每页排22行，每行排28个字。

(1)文字准确率要求100%,编排美观；规格符合标准，版心端

正。

(2)公文中所规定的字号，可以根据排版的需要，作适当调整。

(3)字迹清楚，图文附着牢固、亲墨亲水性好。

(4)版心不斜不走，版面干净，无底灰、无污点、无划痕。

5、公文印刷标准：印刷字面清晰，墨色纯正、浓淡适度均匀。

无脏、无皱、无破、无白页。

6、公文装订标准：一般为左侧装订，整齐牢固，无漏页、掉页、

缺页、颠倒页、混装页等。

三、电子文件的处理

1、计算机电子公文的储存格式和传输规范应当符合统一的公文

处理通用软件标准。

2、办公室行文时，要将领导最后批示的正式电子文件，按照文

件类别、性质建立文件夹，分别进行保存。

3、对于保密性质的电子文件应设置“打开权限密码”，密码由行

政办公室主任保管。

4、对接收到的外来文件，要建立独立的文件夹分类进行保存。

5、在接收北方公司文件时，要将行政办公室的电子邮箱作为唯

一对外接收的地址。行政办公室每个工作日必须明确专人，至少上、

下午各查看一次电子邮箱。发现有文件传入时，要及时保存至相应的

文件夹中，同时，打印出纸质文件，由办公室填写“文件传阅单”送

交企业级领导阅示。企业领导如有批示，再由行政办公室交由相关部

门办理。期间，办公室负责文件的督办、催办，并将部门办理的结果

以“部门传阅单”的形式反馈给企业领导。

6、报送至北方公司的电子文件，由行政办公室负责统一传递。

传递后将文件保存至专用文件夹。

附：1、公文格式样张（发文）

2、公文格式样张（会议纪要）

3、公文格式样张（简报）

（公文格式样张）

XXXX公司文件

XX发[2009]1号

关于XXXX的通知（小2号黑体）

各部、室：（小3仿宋体）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo（正文小3仿宋

体）

（空1行）

附件：1、XXXXXXXXX（小3仿宋）

（空3行）

XXXXXXX（右侧空4字）

X年X月义日

附件:

xxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo

公司政策/程序

题目：

编

页数

号

制定部门横向涉及部门

起草人批准人

生效日期修订日期

抄送部门：

（公文格式样张）

XXXXXXX

店务会纪要

第X期

行政办公室编二0二0年X月X

日

时间：

地点：

出席人：

主持人：

会议内容：

一、上周经营情况（附后）

二、经营管理情况通报

三、本周工作部署

四、宾客反馈意见的分析和处理

内容（小3仿宋）

报：XX（北方）管理有限公司

发：各部门2020年X月X日印发

共印XX份

（公文格式样张）

XXXXXXXXXX

会议纪要

第XX期

行政办公室编二0二0年X月X

日

时间：

地点：

出席人：

主持人：

会议内容：

内容（小3仿宋）

报：XX（北方）管理有限公司

发：各部门2020年X月X日印发

共印XX份

内部材料

注意保存

XXXXXXX

总经理办公会会议纪要

第XX期

行政办公室编XXX年X月X日

时间：XXXX

地点：XXXX

主持人：XXXX

出席人员：XXX.XXX、XXX,XXX

列席人员：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX

内容（小3仿宋）

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXX。

2、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXo

（公文格式样张）

XXXXXXX

简报

第XX期

行政办公室编二。二0年X月X日

标题（小2黑体）

内容（小3仿宋）

第二章公文处理办法（细则）

一、总则

第一条为使企业的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提

高公文处理工作的质量和效率，结合北方公司企业具体实际，特制定

本实施细则。

第二条本细则适用于本企业及各部室公文处理工作。。

第三条本企业公文是在经营管理过程中形成的具有法定效力

作用和规范体式的文书，是依法经营管理和进行公务活动的重要工

具。

第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等

一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到

及时、准确、安全、保密。

第六条企业领导应当高度重视公文处理工作，严格遵守本《细

则》，并加强对公文处理工作的领导、指导和检查工作。

二、公文的日常管理

第七条企业行政办公室秘书负责日常的文书资料整理和保管

工作。人员如有变动，须履行文档交接手续。

第八条日常文件资料的保管，应设立案卷条目和相应的案卷保

管夹，随时按文件产生的时间顺序、按文件之间的联系，分类整理，

分类存放于带锁的文件柜中。

第九条反复修改的文件资料，应保存定稿和重要的文件修改

稿。

第十条正式上报下发的公文，需保存电子版并列入文书管理范

畴。行政办公室在留存正式文件的同时留存电子版文件。

第十一条各部室于每年一季度（3月31日）前，将具有保存

价值的上一年的文件资料统一交到行政办公室，由行政办公室统一整

理、筛选后归档。

第十二条行政办公室应于每年上半年将档案整理完毕。

三、行文规则

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越

级请示和报告。

第十四条下级机关应当直接向上级机关请示和报告；因特殊情

况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。

向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十五条向上级机关报送公文，内容为：需要报告的重大事项、

上级机关要求报告办理情况的事项、须经上级机关审批或者决定的事

项。

第十六条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；如

需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关,

也不得抄送个人。

第十七条“请示”和“报告”必须严格分开，不得在“报告”

中夹带请求指示或者批准的事项。所有以本企业名义向北方公司上报

的请示、报告等建议用红头文件形式上报。

四、发文办理

第十八条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草

拟、审核、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十九条草拟公文要求做到：

（一）发文的议程应当根据行文目的、发文单位的职权以及与主

送机关的行文关系确定。

（二）公文内容应当情况属实、观点明确、表述正确、结构严谨、

条理清楚、直述不曲、字词规范、标准正确、篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字引文要准确，引用公文应当先引标题，

后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、

月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三

层为“1为第四层为“⑴

（五）应当使用国家法定计量单位。

（六）公文使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称；使

用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确

的中文译名。

（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、

词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字必须使用

汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十条公文在企业负责人签发之前，应当由行政办公室进行

审核。审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合本细则规定的公

文格式、行文规则和拟制公文的有关要求，并对文字进行把关和适当

的修改。

第二十一条草拟的公文如需会签，应当在呈送总经理签发前，

呈送分管领导审核、会签，然后呈送总经理签发。

第二十二条正式发文，应当由行政办公室留存一份存档。

五、收文办理

第二十三条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登

记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十四条所有收文应当统一归口，由行政公室负责登记、报

总经理阅批后，根据总经理的批示或指示精神，分送其他负责人或相

关部门办理。

第二十五条报总经理批示的公文，总经理应当及时批示。对有

具体指示事项的，应当明确签署意见、姓名和日期，其他审批人圈阅

视为同意；对没有指示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十六条总经理批示或者转请有关领导或有关部门提出办

理意见的公文，有关人员批示或者办理后，不得横传，要及时退回行

政办公室，由行政办公室按规定程序处理。

第二十七条报总经理阅批或者转请其他领导或有关部门办理

的公文，行政办公室要负责催办。做好紧急公文跟踪催办，重要公文

重点催办，一般公文定期催办，防止积压、延误工作。

第二十八条办理完毕的公文，行政办公室负责归档。

六、公文归档

第二十九条公文办理完毕后，行政办公室应当将公文形成过程

的相关稿件、材料等整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的

公文。部门草拟的正式发文稿件，应当根据存档要求，交由行政办公

室连同正式发文一起存档。

第三十条归档范围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存

价格等整理立卷，要保证归档公文的齐全、完整、能正确反映本单位

的主要工作情况，便于保管和利用。

七、公文管理中几个问题的处理

第三十一条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利

用计算机、传真机等传输秘密公文，应当安装加密装置；绝密级公文

不得使用计算机、传真机传输。

第三十二条，公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单

位的公章，视同正式公文管理。

第三十三条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，

视作自废止之日起不产生效力。

第三十四条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤

消时，需要归档的公文整理立卷后，按照有关规定移交档案部门。

第三十五条工作人员调离时，应当将个人手中的文件、材料、

暂借的公文等按照规定移交、清退。

第三十六条不具备归档和存查价值的公文、应当经过鉴别后，

由部门或行政办公室负责登记，报单位主要领导批准后销毁。

第三十七条单位的印章统一由行政办公室负责管理。公文使用

印章，必须经本单位负责人批准，方可用印。

第三十八条所有正式上报的文件必须以红头文件形式上报。

附件：企业公文处理单（样张）

XXXXXXX文件传阅单

文件名称

收件日期传送日期

阅批

意见

传阅人

备注

XXXXXXX文件处理单

年月日

来文单位

来文名称

来文编号份数

传阅人

日期

阅批

意见

备注

XXXXXXX内部文件呈报单

年月日

呈报主题呈报部门

呈报方式审阅呈阅其他

拟办意见

分管副总意见

总经理批示

xxxxxxx()发文稿

签发：核稿：

会签：主办部门和拟稿人：

事由：附件：

主送机关：抄送机关：

缮打：校对：监印：（本件共印份）

发文:号年月日封发

第三章文件报送制度

一、报送业主方及有关政府部门的文件内容：

（由各企业根据本企业实际情况自行确定，本手册不做统一要

求。）

二、报送北方公司文件内容：

1、各类经营管理范畴内，需上报的文件、请示和报告等；

2、经营分析会会议纪要；

3、年度总结和计划、经营预算、装修改造计划方案等；

4、重大事项、突发事件和事故的报告

5、副总/总助、双管制部门总监的调动、解聘和聘用等；

6、北方公司要求上报的其他文件。

三、文件报送的有关规定

凡经企业行政办公室报送的所有文件，一律要经企业总经理审核

批准后再报出。未经总经理审核批准，行政办公室不得擅自报送。

第四章会议制度

为了进一步提高企业总经理班子议事决策能力，更加有效地履行

企业经营班子的职责，保证XX国际集团和北方公司的政令畅通，保

证企业决策的规范化、民主化、科学化，保证经营管理的顺利进行，

特制定如下议事决策规则和相关会议制度：

一、总经理议事决策规则

1、会议实行总经理负责制。

2、会议要坚持决策的规范化、民主化、科学化程序。

3、总经理办公会议要有记录，并形成会议纪要，由行政办公室

归档。

4、会议记录应由办公室负责保存，不得存放在个人手里。

5、凡提交会议讨论的议题，与会人员应当充分发表意见。讨论

后，由会议主持人集中讨论意见做出决定。

6、对决议内容有不同意见的成员可要求在会议记录中载明自己

的不同意见。

7、凡会议讨论决定的事项，所有班子成员必须统一贯彻执行。

8、总经理班子成员因故不能出席的，如遇重大表决事项，可以

事先书面委托班子其他成员代为表决。委托书应当载明受托成员姓

名、委托事项、权限和有效期限，并由委托人签名或盖章，代为表决

的成员，应当在授权范围内行使权利。

9、列席会议人员可就有关议题发表意见，但无表决权。

10、出席和列席会议的成员，对所议事项有保密义务，不得擅自

披露有关信息。

二、总经理办公会议制度

1、总经理办公会根据需要召开或企业有定期召开制度。

2、总经理办公会议应当由三分之二以上的成员出席方可举行。

3、会议由总经理召集和主持。总经理不在时，可委托其他一名

成员召集和主持。

4、总经理办公会在必要时，可召开扩大会议，邀请相关人员列

席会议。

5、总经理办公会之后，如需整理会议纪要，由总经理办公室或

秘书起草会议纪要或拟制有关通知、决定等。

6、总经理办公会议纪要及有关通知、决定等文件，由总经理签

发生效，根据需要上报下发或留存。

7、总经理办公会议研究决定的企业需落实的事项，由办公室主

任负责提醒、督办各部室按要求按期限办理，并向总经理反馈落实情

况。

三、总经理办公会议题范围

1、研究和讨论党的路线、方针、政策、国家和当地政府有关法

规、规定、政策在本企业的贯彻实施事项。

2、根据集团和北方公司的指示精神和工作部署，研究、落实各

项工作任务的具体措施，确定在本企业贯彻实施方案。

3、研究和讨论企业发展规划、主要的经营管理工作方案。

4、研究和制定企业的规章制度。

5、研究和讨论企业重大经营管理活动的安排和实施方案。

6、研究和讨论企业的年度工作计划、总结；必要的季度、月度

工作计划、总结等。

7、研究和讨论企业人事安排与组织机构的调整。

8、研究和讨论企业员工的工资、福利及涉及员工切身利益的有

关问题。

9、研究和讨论企业员工重大奖惩事项。

10、研究解决重大宾客投诉事项。

n、研究解决企业突发事件等需集体讨论决定的事项。

12、研究讨论向董事会汇报或请示的重要事项。

13、召开经营班子民主生活会。

14、研究和讨论企业其他有关问题。

四、企业例会（店务会）制度

1、企业每周召开工作例会（店务会）一次，一般在每周一召开,

周三上午12点前将会议纪要报北方公司总经理办公室。

2、企业例会，由总经理主持召开。总经理因故不在，委托一位

副总经理负责召集会议。

3、会议出席人员：企业经营班子成员、各部室主要负责人。如

各部室主要负责人因事不能出席，应由副职或指定代理人参加。

4、会议内容主要为：本企业上周经营情况、经营管理情况通报、

本周工作部署、传达上级公司有关指示精神和工作要求等事项。

5、会议主持人对例会上各部室提出的问题或需要协调解决的事

项，应做出明确决断，并明确分工和落实。

6、会议结束后，出席会议的各部室人员应迅速传达和落实工作

指令和要求。

7、例会会议纪要由办公室负责整理，报主要领导审阅后，发各

部室、同时上报北方公司总经理办公室，并做好存档工作。

五、经营班子民主生活会

1、经营班子民主生活会应定期召开。

2、领导班子成员应结合当前形势和经营工作动态，认真开展批

评与自我批评，总结管理工作的得失，提出改进方向。行政办公室负

责做好会议记录。

3、会议一般由总经理主持，班子成员不得缺席。

六、企业专题工作会议制度

1、企业专题会议一般可分为：经营活动分析会、价格政策会议、

餐饮工作会议、销售工作会议、质量管理工作会议、培训工作会议、

更新改造工作会议、重大接待任务协调会议等。

2、企业专题工作会议，视经营管理情况的需要决定召开。

3、企业专题会议应事先根据会议需要，列出会议议题内容和要

求，责成有关部门进行调查研究，做好充分准备，待准备工作妥当后

召开。如有必要，办公室做好组织协调工作并做好会议记录等事项。

4、会议一般由总经理或分管副总（总助）主持，视会议内容确

定出席人员。

第五章重要情况报告制度

及突发性事故、事件处理和报告制度

一、重要情况主要包括，但不仅限以下内容:

1、重要客人来店活动。主要指中央政治局常委、人大常委会副

委员长、全国政协副主席、国务院国务委员以上党和国家领导人，以

及外国国家元首等。

2、公司VIP客人或身份重要的客人对公司设施或服务质量的投

诉。

3、一般客人对服务质量的重大投诉。

4、住店客人价值超过一万元的财物被盗。

5、住店客人发生的严重治安事件。

6、企业价值超过一万元的财产被盗。

7、企业发生的火警、火险、火灾事故。

8、企业发生的较大工伤事故。

9、企业重大设备损坏，影响正常营业的情况。

10、由于责任事故，造成经济损失在一万元以上的事故。

H、企业员工的非正常死亡的事故。

12、有关影响本企业和集团声誉及对企业经营产生重大影响的事

件。

13、对管理合同执行有重大影响的事件及业主方对企业经营的重

大决策、重要人事变动等情况。

14、各企业总经理班子民主生活会纪要。

15、各企业年度工作总结、计划，其中非在京企业要每季度上报

工作情况小结。

16、各企业总经理离开工作地一天以上，需告知北方公司总力、，

离开工作地三天以上（含三天）要书面报北方公司，或批准后方可成

行。

17、企业认为应该上报北方公司的其它情况。

二、关于突发性事故、事件的主要包括，但不仅限以下内容：

1、突发性事故是指：北方公司所属企业发生火灾、爆炸、凶杀、

重大盗窃、重大工伤；因停水、停电、停煤气、积水等原因严重影响

营业、生产、工程和发生重大交通事故等。

2、突发性事件是指：北方公司所属企业发生聚众闹事、罢工、

怠工、涂写反标；职工未经批准游行、静坐、示威，以上访为名呼喊

口号、出示标语、阻碍交通以及有关北方公司的重大涉外纠纷等。

三、重要情况的处理和上报程序：企业重要情况发生后，应及时

向北方公司总经理办公室报告。报告时应详细说明时间、地点、当事

人、处理情况及结果。报告可视不同情况，采取口头或书面的形式。

四、突发性事故、事件的处理和上报程序：

1、企业一旦发生重大突发性事故，企业主要领导应立即到达现

场，果断有效积极地组织或配合有关部门组织抢救、处理，确保事故

处理有序进行。

2、企业一旦发生突发性事件，企业领导要严格区分两类不同性

质的矛盾。对属于人民内部矛盾的，在维持秩序的同时，要采取教育、

安抚、疏导的方法，防止矛盾激化；如须采取行政、法律措施平息事

态，应报公安部门处理为主。

3、企业一旦发生突发性事故、事件应及时向北方公司办公室报

告，不得迟报、误报、瞒报；不得拖延、推诿、扯皮。报告的内容包

括：发生事故和事件的时间、地点、起因，造成的影响，已采取的措

施，可能进一步造成的危害以及要求帮助解决的问题等。

4、处理结束后，企业应向北方公司报送有关事故、事件发生的

综合报告。

五、有关重要情况及突发事故、事件，如发生须向XX国际集团

报告，则由北方公司统一上报，各企业不得越级上报。

六、问责制度

对未按本制度及时上报有关重要情况和突发事件、事故的单位和

个人，北方公司将采取问责制度。北方公司有权视情况，对有关单位

和个人给予必要的行政处分和经济处罚，并结合北方公司现实施的总

经理（副总经理、总经理助理）年度绩效考核手册，将处罚情况记入

有关人员业绩考核档案。对本制度的执行情况，北方公司将进行不定

期的巡视检查。

第六章行政办公室人员入职培训制度

一、行政办公室主任入职培训

担任北方公司所属企业行政办公室主任职务的人员，除本企业履

行正常的聘任手续外，还需接受相应的入职培训。本手册中所指的入

职培训，主要是针对了解和掌握本手册的主要内容和操作方法而言，

所以应主要包括，但不仅限以下内容：

1、了解XX国际集团、XX北方公司及本企业的基本情况。

2、熟悉本操作手册的各项要求，并在实际工作中认真执行。

3、为保证新入职的各企业行政办公室主任（主持工作的副主任）

能熟练掌握本手册的各项规定和操作方法，各企业新入职的行政办公

室主任（主持工作的副主任）需接受北方公司总经理办公室对其进行

的至少为期两天的封闭式培训，并对其进行有关业务知识的考核。考

核结果将告知本企业负责人。

二、行政办公室新员工入职培训

各企业行政办公室新入职人员的培训，由各企业根据本企业的实

际情况组织实施。但培训内容至少应包括以下几个方面：

1、各企业行政办公室要对新入职人员进行职业道德和行政办公

室人员基本行为规范的教育。

2、要培训新入职人员熟悉本手册的有关内容，掌握本企业行政

办公室业务各项基础工作程序和操作方法。

3、相关的各项业务技能培训等。

第七章《行政办公室基础工作标准操作手册》

执行情况监督检查办法

为保证本手册在各企业实际工作中得到认真的贯彻和执行，充分

发挥其作用，特制订本办法。具体内容如下：

一、《行政办公室基础工作标准操作手册》将列入企业总经理年

度绩效考核内容。北方公司总经理办公室加强对各企业日常执行情况

的监督，对未认真按本手册要求执行的情况将及时通知有关企业总经

理，并做好记录，以此作为企业总经理年度绩效考核打分的依据。

二、《行政办公室基础工作标准操作手册》将列入北方公司店级

干部年度考试和中层干部6门课考试内容。北方公司将根据实际情

况，有重点地选择本手册的有关章节，作为每年店级干部考试和中层

干部6门课考试中的一项内容。

三、《行政办公室基础工作标准操作手册》将作为北方公司服务

质量明查的体系。在每年度的服务质量明查中将各企业执行本手册的

情况作为一项必要的检查内容。

四、《行政办公室基础工作标准操作手册》将作为北方公司季度

巡视检查的内容。北方公司组织的对各企业每季度巡检工作中将对各

企业执行本手册的情况作为一项必要的检查内容。

五、北方公司将组织人员不定期对《行政办公室基础工作标准操

作手册》执行情况进行普查或专项检查。凡在检查中发现累计三次以

上不能严格执行本手册的现象，北方公司总经理办公室将书面告知有

关企业负责人，建议更换行政办公室负责人。

六、各企业在日常工作中，除对行政办公室工作人员进行入职培

训外，还要以本手册为基础，定期对有关人员进行行政办公室业务知

识的培训和考核。原则上每季度培训考核一次，并列入本企业员工“40

小时”培训计划。

第八章印章管理制度

一、印章的管理

1、印章保管以确保安全为主要目的。由专人保管，未经批准，

不得把印章交他人管理。

2、要坚持原则，严格照章用印，遵守保密规定。

3、盖印的位置要恰当，印迹端正、清晰；印章名称要与用印件

的落款一致，不漏盖、不多盖。

4、用印后要将印章擦净，及时存放进保险柜内。

二、印章的使用

1、凡以名义行文、函、介绍信、协议书、合同、证件、奖状、

备忘录、以及业务中需企业把关的各种报表等，应加盖印章。

2、凡需加盖印章和总经理个人印章，必须经总经理批准同意后

方可盖印。

3、文件用印以总经理对文件签发、签字为准，实施用印。

4、其它用印，一律填写“印章使用审批表“，经行政办公室报总

经理批准后，方可盖印。

5、严禁未经批准擅自用印，对违规用印，应根据情节和后果严

肃处理，直至依法惩处。

三、印章的回收

因某种原因致使印章报废，印章保管部门应将作废印章如数交回

行政办公室统一处理，或按业主方的要求统一交业主处理。

附件1:

XXXXXXX印章使用审批表

年月日

用印单位及部门经办人

用印事由及印数：

分管领导审核意见

总经理签字

行政办公室制

附件2：

XXXXXXX行政办公室用印登记表

编0种印部经办批准内容盖印

号

期类数门人人人

36

第九章档案管理办法

一、总则

第一条为规范和加强企业档案资料的管理工作，使日常文档管

理更加有序，特制订本办法。

第二条公文与档案的关系：公文工作是档案工作的基础。公文

是档案的前身，档案是公文的归宿。

二、组卷

第三条组卷的原则是：文件材料齐全完整，遵循文件材料的形

成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管

和利用。

第四条组卷的方法和要求：

（一）组卷一般以年代-问题为主，不能按年代-问题组卷时，可

以按同一时间、同一地区、同一文件名称等特征组卷。

（二）本部门产生的文件应尽可能集中一起组卷。

（三）上级和下级机关的来文，除与本单位文件有密切联系的文

件外，一般不在一起组卷。

（四）一个问题的请示与批复及与其联系密切的来往文件不应分

开，应组成一卷或连续组成数卷。

（五）不同保存价值的文件，应适当分开组卷。

（六）不同年度文件一般不得放在一起组卷，要按年度分开。请

示、报告、规定放在签发年；专案材料放在结案年；年度计划、总结、

预算放在针对年；长远规划放在开始年；多年总结放在最后年；批转、

批复放在批转、批复年；跨年度会议文件放在开幕年。

（七）案卷厚度一般不得超过200张。

37

第五条每个案卷要拟一个标题作为卷名。标题一般应由文件的

作者、问题、名称三部分组成，要能简明确切地反映案卷内容。

第六条案卷应当注明保管期限。绝密案卷应在卷皮“密别”栏

加以注明。

三、系统排列

第七条卷内文件系统排列：总的要求是重要的排列在前，一般

的排列在后。具体排列方法是：

（一）一个作者、一个名称、一个问题的文件，按时间顺序排列。

（二）一个作者、几个问题的文件，先排问题（按重要程度），

后排时间。

（三）同一问题的文件，签发稿在前、正文在后；批复在前、请

不在后；主件在前、附件在后。

第八条案卷系统排列：先按“永久”、“长期”、“短期”三种保

管期限排列；然后在同一保管期限里再按组织机构或问题排列；在同

一组织机构或问题里，还要按问题的重要程度排列。

第九条案卷排列后，要依次编案卷号，固定案卷位置。案卷号

应一卷一号，不能多卷编一号。

四、装订和编目

第十条在组卷和系统排列后、装订前，应做如下工作：

（一）填写卷内目录。卷内目录上所列各项均应填写清楚。

1、顺序号：一般应是一份文件一个号；来文与复文、请示与批

复要分别编顺序号；正件与附件只编一个顺序号。

2、文件作者：一般指形成文件的机关单位或个人。

3、标题内容：必须填写清楚。无标题的文件应拟出简明标题或

事由。

38

4、日期：即每份文件的成文日期。

5、所在页号：即每份文件的起止页号。

6、备注：可填写需要说明的问题。

（二）卷内文件的大头针、曲别针等金属物都要去掉。装订线以

外有字迹的文件或破损的文件，要裱糊压平，小张的文件材料要裱糊

在A4纸上，文件不得裁剪，纸张过大的可以折叠。

（三）编写页号。在有文字的每页材料的正面右上角编写页号。

编写页号要用铅笔。卷内目录单编号，备考表不编号。

（四）卷未附有备考表。将有关卷内文件材料需要说明的情况，

逐项填写在备考表内。备考表的下方，填写立卷人、检查人的姓名和

立卷时间，以示负责。

（五）卷内如有用圆珠笔或铅笔撰写的文件，或字迹已经扩散了

的文件，要复制一份，与原件一并立卷。

（六）案卷装订要使用统一制作的卷皮，装订要牢固、美观。采

用三孔一线的方法装订。

（七）填写卷皮。使用档案局统一监制的卷皮。卷皮第一栏，左

上角填写编年号，中间部位填写单位名称；第二栏填写档案类别；中

间大空栏填写案卷题目；下面两栏填写起止时间、卷内文件件数、页

数、保管期限、归档号。归档号用铅笔填写。

第十一条编制案卷目录。案卷目录统一由档案管理人员编制。

案卷目录要在案卷系统排列、固定案卷位置以后进行。全宗号、目录

号，统一由档案管理人员负责填写。

五、档案的管理和借阅

第十二条立卷后的档案资料，必须存放于正式的档案文件柜

中。档案室必须做到：防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防强

39

光、防高温、防有害气体侵蚀。要定期检查档案保管状况，对破损或

变质的档案应及时修补、复制或作其它技术处理。

第十三条凡需借阅和查考档案资料，必须经行政办公室主任同

意，由专人负责调档。借阅人必须在借阅登记簿登记，一般不得借出

档案室。如需借出，需经行政办公室主任同意，履行登记手续。归还

时，注明归还日期。

第十四条凡需复印档案资料的，均应得到行政办公室主任同

意，由专人负责复印，并在借阅登记簿注明复印份数。

六、档案及文件资料的销毁

第十五条各部室文书员应于每年年初，将上一年的文件资料经

过筛选后，凡不属于档案保存范畴的和不再继续使用的文件资料，自

行登记造册，待销毁。

第十六条各部室待销毁文件，于每年3月底之前交到行政办公

室，由主管领导审核批准后，组织销毁。

七、电子文件的归档

第十七条电子文件的归档内容应包含具有永久保存价值的文

本或图形形式的电子文件，归档时，电子文件打印成纸质文件并保存。

第十八条行政办公室应定期将有价值的电子文件进行拷贝，以

防电子文件丢失。

八、照片档案

（一）照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直

接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。

照片档案包括银盐感光材料照片档案和数码照片档案。

（二）照片档案的范围

1、记录公司主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的照

40

片。

2、记录领导人和著名人物参加与公司、本地区有关的重大公务

活动的照片。

3、记录公司、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其

他异常情况和现象的照片。

4、记录公司日常经营活动、文体活动等的照片。

5、记录公司组织或参加的重要外事活动、外出考察、调研等活

动的照片。

6、其它具有保存价值的照片。

（三）照片的整理

1、照片分类：照片档案一般按照保管期限一年度一问题进行分

类，也可采用年度一问题一保管期限进行分类。

2、照片号的编制：照片号的格式：全宗号一分类号一张号。或:

全宗号一分类号一册号一张号。

（四）照片说明的编写

1、照片的说明包括题名、照片号、底片号（如有）、参见号（与

本张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号）、时间（填写照片

的拍摄时间，采用8位阿拉伯数字标注。如2009年5月2日，标注

为20090502）、摄影者、文字说明等项目。

2、题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、

地点、事由等要素尽可能齐全。

3、大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密

切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写说明，

并注明大幅照片的存放地址。

（五）数码照片的管理

1、数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，刻制光盘

保存。永久和长期保存的数码照片应冲洗出照片。

2、光盘内文件信息的组织结构一般为：

(1)说明文件存储格式为文本文件，主要说明本张光盘内存储

的照片档案全宗名称、全宗号、归档年度、保管期限、照片数量、照

片反映的主要内容、摄影者等。

(2)照片档案子目录命名按照保管期限一年度一问题进行分类

命名，也可采用年度一问题一保管期限进行分类命名。照片文件命名

可按照照片内容简要描述。文件存储格式为JPEG文件。

(3)数码照片应分年度分保管期限刻制光盘，永久和长期保存

的应刻制一式三套，分别用A、B、C标注，A套封存保管，B套供查

阅使用，C套异地保管。短期保存的刻制一式二套，即A套和B套。

(4)光盘应分保管期限编制顺序号，采用油性笔在光盘背面标

注光盘顺序号、光盘套别号和光盘内照片的分类命名。

(六)照片档案的保管条件应具备防火、防水、防潮、防日光、

防紫外线、防污染、防有害生物、防盗要求，温度控制在25(以下,

相对湿度控制在30%—50%之间。照片档案数量较多的单位应配置恒

温恒湿柜或设置照片档案库保存照片档案。

九、实物档案

第二十二条实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活

动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档

案。

第二十三条实物档案的归档范围

1、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册

等。

42

2、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、

牌匾、字画、工艺品等。

3、公司对外交往中获赠的重要纪念品。

4、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。

5、公司成立以来使用过的牌、匾。

6、其它有保存价值的实物。

第二十四条实物档案的归档要求

1、应归档的实物自形成后的次年三月底前向公司行政办公室移

交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先

将归档实物移交行政办公室拍照登记，再办理借用手续。

2、归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意

将实物档案损坏、私存或转送他人。

3、归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的

管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

4、企业对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

5、企业实物档案保管部门为行政办公室。

第二十五条实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。

第二十六条实物档案的整理

1、归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物

为一件）。归档实物可按物品种类分类；实物档案较少，可不分类。

实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物、立体

实物等类别。

2、归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也

可按归档时间顺序排列。

3、归档实物的编号：

43

（1）归档实物按实物形状结合级别，依其时间先后顺序排列。

（2）归档实物按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水

号。

（3）归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，以“件”为

单位按一件一号原则进行编号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴

归档章（见图一），填写档号。平面实物将归档章粘贴在实物右下方,

立体实物将归档章粘贴在实物底部。归档实物的档号一般由全宗号、

类别号、件号组成。归档实物的档号格式：类别号一件号

（4）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编

制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日

期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项

目（见图二）。

实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全

宗名称、实物类别等项目（见图三），其中全宗名称为必填项，实物

类别为可选项。

实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准

A4型。

第二十七条实物档案的保管

1、实物档案应专库或专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相

应措施确保安全，移出行政办公室必须要履行签字手续。

2、对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对

清楚。

3、存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实

物档案褪色，确保实物档案完好无损。

4、易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护,

44

确保实物档案完好无损。

5、实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的数码照片按照

片档案要求整理。

6、奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入

档案盒保管。

第二十八条实物档案的利用

1、利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。

2、如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经公司总经理

批准，并须办理借用审批手续。

3、珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。

4、归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检

查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应立即追究责任。

附件：文件材料归档范围类别及保管期限

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附件:

文件材料归档范围类别及保管期限

一、文书档案保管期限

文书档案的保管期限定为：永久、长期和短期三种。永久为永久

性保管；长期为5-20年左右，短期为5年以下。

二、确定档案保管期限的原则

1、凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业工作

有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：企业制定的属于

法规政策性文件，重要问题形成的文件材料，召开重要会议的文件材

料，重要的请示、报告、计划、总结、综合统计报表、机构演变、单

位领导干部任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于企业主管业务

并要贯彻执行的重要文件材料、非直属上级机关针对本单位主管业务

并要贯彻执行的重要文件材料。

2、凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业工作有查

考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：本单位一般工作

文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件

材料，直属