实施档案统一管理工作方案

实施档案统一管理工作方案档案管理在现代企业的可持续发展中起着不可替代的作用但企业档案的价值并不经常以货币量化的形式直接体现出来更多的是渗透凝结在企业日常的各项活动中的档案统一管理是在坚持和发展可持续发展理念的前提下吸收了档案管理的前端控制和全程管理思想，实现文档一体化科档一体化最终形成集团档案管理的规范化系统化，在集团范围内优化配置档案资源为目标形成集团档案管理的规模化集约化优势使集团档案信息资源随着企业利益共同体的建立真正成为一个系统的整体。档案馆经过多年来的档案数字化建设，已建立起60多万条数据的档案资源库同时对主要生产单位的档案资源进行了整合完全实现了各单位通过网络查询档案充分满足各方面的档案利用需求档案统一管理工作牵涉到每一个单位需根据统管单位工作特点重建管理流程优化和规范管理为进一步推动和实现档案的统一管理积极有效推进档案管理现代化工作和数字化档案馆建设尽快完成各单位的档案移交接收工作，特制定本实施工作方案。一、统管后实现的目标(一)实现整个档案业务流程的全面自动化实行专业化管理，提供专业化的优质服务；(二)建成各类数字档案信息资源库并对数据进行有效的组织和挖掘为企业的生产管理决策提供高质量的档案利用服务；(三)提供先进的档案利用手段让企业内部档案利用者通过企业局域网或者互联网在任何时刻任何地点较好地享有档案信息利用服务；(四)档案实体集中管理节省库房面积降低管理成本；(五)实现档案归档率100%，同时有效地促进企业整体管理水平提高。二、管理模档案实现一级管理使档案机构集中人员集中业务（档案实体集中全方位提供档案利用服务档案管理全方位采用计算机管理档案的检索全文浏览和业务管理全部通过计算机完成届时档案馆将建立起一个完整的档案实体管理中心、现行文件利用中心和数字档案馆。(一)档案实体管理模式新的档案实体管理模式是在集团公司范围内只保管纸质档案一套不再重复多份保管同时纳入统管范围内的各单位均不再保存档案纸质档案的收集整理立卷和归档工作全部由档案馆组织完成建档档案实体均采取专业化管理，各门类档案均配置相关专业的人员进行管理。(二)数字档案馆运行模式档案馆已建立的企业数字档案馆既不是模仿纸质档案为主体的实体档案馆也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库而是建立在现代信息技术的普遍应用基础上把分散于不同载体不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存储以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心为企业生产管理和决策提供可靠的档案信息服务的超大规模分布式数字信息系统其运行模式主要包括数字加工与服务管理、档案信息服务两方面。1、数字加工与服务管理模式求的人员对原有和即将产生的档案进行数字化同时对分散于各处的档案信息资源进行收集整理数字化后录入到现行电子档案管理系统。2、档案信息服务模式档案工作统管后提供档案信息的利用服务就显得特别突出将根据具体情况灵活采取以下形式来满足利用者的需求：①网案的数字化以及档案馆与各二级单位的档案整合工作已完全实现档案的互联网络查询；②建服务利用者提出需求后档案馆应快速反应最迟在半个工作日之内或更短时间内把档案复制件或电子文件送到利用者手中；③制场提供给技术人员使用档案复制件仅限于设备图光盘数据仅限于设备随机资料。④充分利用计算机和网络技术继续完善档案馆网上主页内容现行文件中心实行新信息上网发布电子邮件服务、联机公共目录查询等；开展档案信息咨询服务，定向、定题为用户进行交互式信息咨询并运用跟踪反馈搜索代理代查代译等方式代用户查询传递信息运用现代信息技术对档案信息进行加工提炼和深层次开发提供更多二次三次加工的信息产品拓展档案馆的服务功能提高档案服务质量。四、管理机构设置(一)在集团公司设立综合性的档案管理机构 档案馆(国家档案局注册编号为：XXXXX)，坚持档案的综合管理思想把分散的档案信息集中起来建立起现代化的档案信息数据库，并把其管理纳入到整个企业管理中加以完善；(二)除设计档案分库(设于设计院)、人事档案分库(由人事部管理)机构和档案管理岗位保留外，其它各单位档案资料室和档案员岗位取消设计档案分库由本单位改建成档案资料室按要求自行管理人事档案管理逐步过渡最终由档案馆统一管理；(三)股份公司及各子公司档案均委托集团公司档案进行数字化管理网络提供利用档案实体定期移交档案馆管理；(四)档案馆内部组织机构按建档管理、档案实体管理、数字化档案馆三个模块组成，具体如下图：五、统管范围除设计院外，其它各单位均纳入本次档案统管范围；特别说明：(一)原设立的各二级单位综合档案资料室和机关部的资料室不再当作档案保管场所；(二)基建技改工程前期资料施工资料工程预结算资料设计院设计档案(不含对外设计档案人事部的劳资档检档案等也纳入本次统管范围；(三)施工过程的工程档案管理直接纳入档案馆的统管理范围。六、档案统管工作的组织和实施(一)人员编制的核定和人员招聘、培训已完成；(二)工作分工：1)纳入统管范围内单位必须完成的工作1、提交本单位固定资产清单和设备清单的电子版件便于建立设备档案组织档案数据该项工作要求在接到档案馆发出的开展档案整合通知后10个工作日内完成；2、全面督促本单位管理人员和专业技术人员清理自己保留的图纸和技术资料并移交档案馆归档保存该项工作要求在接到档案馆发出的开展档案整合通知后15个工作日内完成；3、对归档入库(是指本单位的档案资料室)的档案由档案馆全面接收各单位应指定专人配合并创造相应的档案整合、移交接收条件；4、安排技术人员配合档案馆人员做好本单位档案源的配置工作；5、安排人员配合档案馆做好备件图的清理归档标识等工作。2)档案馆必须完成的工作1、编制档案统管工作计划(请见附件一)，认真组织实施；2、编制各单位档案整合(数字化整合工作流程请见附件)及接收档案的工作计划，认真组织实施；3、组织充足人员完成统管范围内单位的档案数字化及档案整合工作；4、对统管范围内单位的管理人员和技术人员进行全员性培训和考核使其达到能快速查找档案和利用档案的上年目地；5、全面接收统管范围内的档案；6、履行统管后各单位档案收集、整理、提供利用以及档案咨询等职责；7、针对档案统管后的工作情况，及时编制各项管理办法或细则，便于指导和开展工作。(三)档案资源整合，全面接收进馆目前已全面完成档案统管的单位有一钢厂高线厂宽板厂，其它单位按档案馆提出的要求按期完成。对在整合过程中档案原件和复制件的管理按以下方案进行：1、原件（纸质档案）管理纸质档案由原来的两套制管理改为一套制管理已保存的经档案馆整合后的这套纸质档案，包括图纸和技术资料，称之为“原件，由档案馆全面接收进馆管理，一般不作借出使用。2、复制件（纸质档案）管理这里所指的“复制件”是相对于“原件”而言“复制件主要是指用于日常生产维护的工艺设备档案资料。复制件由档案馆作出标识，由使用单位直接配置到各专业岗位技术人员手中，供专业人员日常使用，不纳入档案管理范畴，不作集中管理要求。复制件的制作由需求单位提出制作内容，经档案馆审定后配合完成复制件制作的具体工作。复制件的制作费用由使用单位承担，列入各单位的生产成本。七、统管工作要求(一)统管工作是否完成以单位双方负责人在档案交文据签字同意后为准在没有与档案馆完成档案交接工作前(以双方负责人签字为准各单位必须指定专人仍然要履行档案管理职责确保档案保管安全及时提供档案利用并配合档案统管工作的实施；(二在没有新的档案管理制度或办法细则颁发前的档案管理仍执行现有的管理制度或办法、细则；(三档案统管工作的实施是