外事与外联事务管理制度

外事与外联事务管理制度1.前言为了加强企业的外事与外联事务管理，提高企业的国际化水平和国际影响力，规范外事与外联工作流程，促进企业与国内外相关机构、组织和个人的合作与沟通，订立本规章制度。2.应用范围本规章制度适用于企业内外事务与外联工作的相关人员，包含企业管理层、外事部门、外联部门的工作人员，以及涉及外事与外联事务的其他部门人员。3.外事部门的职责外事部门负责企业外事事务的组织、协调与管理，具体职责如下：3.1.确定外事目标与策略：依据企业的发展战略与需求，确定外事工作的目标与策略，订立实施方案。3.2.外事资讯与研究：收集、整理有关国际贸易、国际政治、国际经济等方面的信息和研究成绩，为企业外事决策供应参考。3.3.外事活动组织与协调：组织和协调企业的外事活动，包含参加国际会议、展览、洽谈、考察等，订立活动计划、布置行程、预算和资金管理等。3.4.外事合作与沟通：开展企业与国际机构、组织和个人的合作与沟通，促进企业的国际化发展，建立合作关系。3.5.外事文件和公文的起草与处理：负责起草与处理与外事相关的文件、公函等，确保其准确及时、符合规定。3.6.外事风险分析与应对：对外事活动可能面对的风险进行分析与评估，并订立相应的风险应对措施，确保外事活动的安全可控。4.外联部门的职责外联部门负责与国内外相关机构、组织和个人的联系与合作，具体职责如下：4.1.建立外联网络：与国内外相关机构、组织和个人建立联系，并建立和维护外联网络，开展合作与沟通。4.2.联络与沟通：负责与外部合作伙伴的日常联络和沟通工作，及时了解对方需求和信息，协调解决合作中的问题。4.3.合作洽谈：负责与外部合作伙伴进行合作洽谈，确立合作关系，签订合作协议，推动合作项目的实施。4.4.外联活动组织与协调：组织和协调与外部合作伙伴的沟通活动，包含合作会议、研讨会、培训班等，确保活动顺利进行。4.5.外联形象宣传：负责企业对外形象的宣传与推广，包含参加展览、发布宣传料子、建立媒体关系等，提升企业的知名度和声誉。5.外事与外联工作流程5.1.外事与外联工作的启动：依据企业的发展战略和需求，外事部门依据实际情况启动外事与外联工作，确定工作目标和计划。5.2.外事工作的策划与组织：外事部门依据工作目标与计划，进行具体的外事活动策划与组织，包含活动时间、地方、参加人员等的布置。5.3.外事活动的准备与执行：外事部门负责外事活动前的准备工作，包含行程布置、物资购买、预算编制等。在外事活动执行阶段，严格依照计划进行活动，并及时处理相关问题。5.4.外联工作的开展与推动：外联部门依据合作需求，自动与合作伙伴联系，进行洽谈与协商，推动合作项目的实施。5.5.外事与外联工作的总结与评估：外事部门和外联部门分别进行工作的总结与评估，发现问题并提出改进看法，不绝完善外事与外联工作机制。6.外事与外联事务管理的规范要求6.1.保密要求：外事与外联工作涉及到企业的紧要利益和机密信息，相关人员必需严格遵守保密规定，不得泄露、传播相关信息。6.2.费用管理：外事与外联活动的资金使用必需符合企业财务管理规定，凭有效的费用报销凭证进行报销。6.3.外事与外联文件管理：外事部门负责外事文件的起草、审核、签发、传送和归档等工作，确保文件的准确及时和规范。6.4.外事与外联报告与汇报：相关部门需要定期向上级报告外事与外联工作的进展情况、成绩和问题，以便及时进行调整和引导。6.5.外事与外联人员培训：企业应定期组织外事与外联相关人员进行培训，提升其外事与外联工作的专业素养和本领。7.违规与惩罚凡违反本制度规定的，依据情节轻重予以相应的惩罚，包含但不限于口头警告、记过、降职、辞退等，情节严重的，可以追究法律责任。8.附则本规章制度的解释权归企业管理层全部，并依据实践情况进行必需的修改和完善