目前基层公文处理中存在的问题及建议

目前基层公文处理中存在的问题及建议自税务公文处理系统（ODPS）运行以来,基层通过该系统收发的文件占到了95%以上，所处理的文件中又以上级机关的来文为主，公文处理工作的质量和效率较之以往手工运作得到大大提高。但在基层现行公文处理中，由于系统设置问题以及人为因素造成的“失误”在一定程度上影响了公文处理的运行质量。存在的问题主要表现在以下方面：一、文秘人员操作不熟练，文件处理流程不规范。一些基层人员对公文处理系统掌握不全面，操作不熟练，甚至一些科所的内勤人员以前基本上没学过公文，对公文的掌握不够，影响了办文质量。在文件处理流程中，流程乱、随意性较大，表现在一些单位收文传递由主要领导直接签批给相关部门；或未经办公室主任拟办，直接由承办部门签拟办意见报局领导批示等现象。二、公文下发渠道较混乱。主要表现在通过公文处理系统传递文件的习惯没有养成。一些单位对系统内收文既有通过公文处理系统处理，又有通过纸质文件传递签收和签处，甚至一些单位应该从公文系统下发的正式文件，只是在局域网发布一下了事，文件传递比较随意；再者是一些拟发人对拟发文件严肃性认识不够，不需从公文系统中“走”的简单的通知、通报、成立小组以及层层转发的文件，也要非经过公文系统拟发不可，造成系统内“垃圾文件”过多，过滥。这些问题已严重地影响到系统公文的整体质量。三、公文处理中的发文不规范。由于一些人员计算机操作水平有限，加上文字编辑功底薄弱，平时拟发的文件又少，因而对电子公文的操作“望而生畏”。能够完整、准确的拟发文件，很多基层人员感到困难，“失误”很多，主要表现在“通知”“请示”文种相混淆；既使用通报又使用通知的文种重叠情况；引用公文及附件标注不规范；排版不准确；部分单位发文字号不规范，未按规定区分国税发、国税函和国税办等等方面。四、公文处理的办结渠道不畅。目前县（区）级税务机关电脑的普及率还不是很高，一些文秘、内勤人员同其他同志合用电脑，阅览文件受限制，影响着办文的时效；再加上基层一些年龄大、电脑基础差的同志使用电脑较困难，他们阅读文件相对比较困难，分送给他们的文件只能长期滞留在他们的个人信箱内，文件不能及时办结，时常出现超办理时限的现象。五、公文处理的纸质归档不及时。存在纸质归档的公文未按档案管理要求分类归档，未建立索引目录，卷内目录设置不规范，项目不齐全等问题。根据现行税务档案规定，凡通过系统公文处理的文件，还要同时进行纸质审批，纸质登记，纸质归档。对这种双重工作，具体负责公文处理的文秘人员往往想不通，视为不必要的重复劳动，因此工作常常消极、滞后。六、文秘人员更换频繁，责任意识不强。由于干文件处理工作在基层常被认为是一项没有面子的事情，领导无所谓、同事瞧不起，没人愿意干，干了也不长，推着走，蒙着干。经常是处于频繁换人状态，长期以来造成基层对公文处理工作的重要性认识不够，没有充分认识到公文质量代表国税机关形象，代表办公室工作人员水平，从而缺乏责任心。七、公文处理程序更新慢，软件运行滞后。目前使用的ODPS是较早使用的公文处理软件，软件中公文格式与2004年总局印发的《税务机关公文处理实施办法》和2005年省局印发的《机关公文处理实施办法》的规定有所冲突，主要体现在文件格式、文件使用纸张方面。软件升级不到位，办公室技术力量难以及时更新。八、文档管理不统一，档案设施不规范。由于对文档管理工作意识不强，多年来，税务系统各基层单位的档案管理参差不齐，且绝大部分县（区）局档案室设施老化，已远远满足不了档案的存放标准，这也是归档不及时的主要原因。针对上述存在的问题，笔者提出以下几点建议：一、提高认识，领导重视。公文处理工作看似细小、平凡，甚至单调、繁琐，但却是上情下达、下情上达的重要枢纽，缺一不可，十分重要。基层单位领导要充分认识到基层文秘工作的辛苦，给予充分的理解和肯定，让干此项工作的干部能稳住心、踏实干。二、制定适应基层国税的公文处理系统操作细则。详细、全面的规定公文登记、公文传递、公文格式、公文归档办法，统一收文的拟办意见、办理程序，统一发文主送机关名称，统一电子发文的流转与环节，统一非文件类重要公文（信息、通报等）的处理，统一外部收文的传递方式和归档。三、切实提高公文处理人员素质。认真组织学习上级文件和工作要求，使每位国税人员都熟悉公文处理。每年定期组织公文处理工作人员集中培训或交流学习，尤其是增强新上岗文秘人员的培训，多开展基本操作技能的培训，编写详细的操作手册，可从如何进入模块到操作技巧和操作要领上入手，手把手地教，这样才能收到实效。同时要不断总结公文处理好的方法措施，剖析公文处理中常见错误，及时集中培训，提高公文处理的操作水平。四、建立健全严格的公文拟、审责任制，纳入考核范围。严格按照《全国税务机关公文处理实施办法》的具体要求认真处理好每件公文，使公文处理更具规范性，保证公文信息系统顺利传递。加大对公文处理的考核和检查力度，将公文质量列入年度工作目标管理考核内容之一，提高基层单位对公文处理的重视程度。五、重视强化公文归档保存工作。配备专职人员从事文件收发及档案管理，确保岗位相对稳定。加强收发文的登记、整理、归档和管理，确保各类纸质文件的完整、规范、安全。确保电子文档定期备份，明确备份的方式、时限，如采取刻录光盘