管理信息系统基础4

系统分析系统开发的阶段之二4.1.1系统分析的任务与难点1.系统分析的任务系统分析是在总体规划的指导下，对某个或若干个子系统进行深入仔细地调查研究，确定新系统逻辑方案的过程。系统分析阶段的任务是定义或制定将来新的系统应该“做什么”系统调查与分析概述管理信息系统的分析具体地说，在系统分析阶段要求系统分析人员详细了解每一个业务过程和业务活动的工作流程及信息处理流程，理解用户对系统的需求，然后运用各类系统开发方法和技术确定出新系统应具有的逻辑功能，再用适当的方法表达出来，形成新系统的逻辑方案。系统分析的任务与难点管理信息系统的分析确定系统的综合需求分析系统的数据需求导出系统的逻辑模型修改系统开发计划系统分析的任务与难点管理信息系统的分析2.系统分析的难点问题空间的理解人与人之间的沟通环境的不断变化系统分析的任务与难点管理信息系统的分析1.系统调查的内容组织机构的管理功能；组织目标和发展战略；工艺流程和产品构成；管理方式和具体业务的管理方法；业务流程和工作形式；数据和数据流程；决策过程和决策方式；现存问题和改进意见等。系统调查的内容与方法管理信息系统的分析2.系统调查的原则自顶向下全面展开先熟悉业务再分析其改进的可能性工程化的工作方式全面调查与重点调查相结合主动与用户沟通、保持良好的关系友好的人际关系系统调查的内容与方法管理信息系统的分析3.系统调查的方法研究资料方法根据对资料的分析研究，收集所需信息资料包括：企业组织结构图、公司战略计划、各部门的正式目标、政策手册、操作过程、工作指令、各种表格、报告、会议记录优点：获取大量历史、静态信息、有助于分析问题、数据精确缺点：需要整理归纳、深层次存在的问题不易发现系统调查的内容与方法管理信息系统的分析问卷调查法通过调查问卷的方式进行调查的一种收集需求的技术调查问卷分为两种类型：自由格式和固定格式自由格式的调查问卷为回答者提供了非常灵活的回答问题的方式。例如，“每天收到哪些报表和数据，如何使用或处理这些数据和报表？”；“这些数据是否适用？数据是否及时、准确？格式是否合理？”等固定格式的调查问卷则需要事先设定选项或几种答案供用户选择系统调查的内容与方法11/3管理信息系统的分析问卷调查法步骤：确定必须收集的步骤;确定采用的调查问卷的格式;设计调查问题;复制和分发调查问卷注意：试题易答、避免歧义或遗漏优点：大量发放、快速、低成本，保护隐私，便于归纳整理缺点：问卷不够灵活、信息质量难于保证、问卷设计是关键系统调查的内容与方法管理信息系统的分析用户访谈用户访谈就是面对面地与用户交谈步骤：选择访谈对象;准备访谈资料，包括访谈内容和进度安排等；进行访谈，并注意做好访谈记录；整理访谈记录系统调查的内容与方法管理信息系统的分析用户访谈优点和缺点：访谈为分析人员提供了与访谈对象自由沟通的机会；通过访谈可以挖掘更深层次的用户需求；访谈允许开发人员使用一些个性化的问题；成功的访谈在很大程度上取决于分析人员的经验与技巧；访谈占用的时间较多，访谈后的资料整理，也需要花费较多的时间系统调查的内容与方法管理信息系统的分析11/2实地观察法直接、背对背、带有一定的实验性优点：获取第一手数据、有助于弄清复杂流程、获取多方面数据，可以证实上述方法收集的资料正确与否，更正不正确的概念，澄清模糊的概念数据真实性需要确定、必须懂得业务、比较花费时间系统调查的内容与方法管理信息系统的分析4.2.1

组织机构调查组织结构指的是一个组织及其组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系管理业务调查分析

管理信息系统的分析组织机构调查就是对组织结构与功能进行分析，弄清组织内部的部门划分，以及各部门之间的领导与被领导关系、信息传递关系、物资流动关系和资金流动关系，并了解各部门的工作内容与职责。组织机构调查管理信息系统的分析为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能管理功能要以组织结构为背景识别和分析以组织结构图为背景分析清楚各个部门的功能后，分层次将其归纳与整理，形成各个层次的功能结构图；然后自上而下逐层归纳与整理，形成以系统目标为核心的整个系统的功能层次图管理功能调查管理信息系统的分析管理功能调查管理信息系统的分析可以帮助我们了解某项业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统的不合理部分，在新系统基础上优化业务处理流程业务流程调查管理信息系统的分析1.业务流程图的基本符号业务流程调查数据存储外部实体业务处理单据/表格物流/信息流管理信息系统的分析2.业务流程图举例工资核算的业务流程是：每月各个科室将当月的考勤表汇总统计，根据当月的出勤情况、病事假、加班时间和日工资来计算加班工资。其中日工资数据是人事处根据职工的档案工资计算得出的。另外，财务部要根据当月本单位的实际利润情况确定奖金发放额度，然后按照每个职工的奖金基数进行分配。职工的工资构成除了基本工资外，还包括各种福利费、加班费、奖金和扣除病事假等。在每个职工工资计算完毕后产生工资表，统一汇总计算后产生当月的工资月报上报给主管领导，并将工资月报保留存储，以便今后使用。业务流程调查管理信息系统的分析业务流程调查管理信息系统的分析3.业务流程图的作用业务流程图是系统分析人员作进一步系统分析的依据业务流程图是系统分析人员、管理人员相互交流思想的工具系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算机要处理的部分利用业务流程图可以分析业务流程是否合理业务流程调查管理信息系统的分析业务流程调查3.业务流程图的作用业务流程图是系统分析人员作进一步系统分析的依据业务流程图是系统分析人员、管理人员相互交流思想的工具系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算机要处理的部分利用业务流程图可以分析业务流程是否合理管理信息系统的分析什么是业务流程业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动流程就是“工作的流动（Workflow）”，是业务与业务之间的传递或转移的动态过程。业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够贯穿始终地反映经营情况业务流程相关概念业务流程重组业务流程重组(BPR)是一种改进,它的目标是通过重新设计组织经营的流程,使流程的增值内容最大化(附价值最大),非增值内容最小化(包括降低营运成本,控制营运风险,提高营运效率三方面),从而获得绩效的改进流程优化就是在目前流程基础上改进，去掉没有增加价值的活动，去掉不必要的传递，使流程更加通畅，从而达到短期的迅速改进业务流程优化流程是一系列活动的组合，这一组合接受各种投入要素，包括：信息、资金、人员、技术、文档等。最后通过流程产生所期望的结果，包括产品、服务或某种决策结果。

业务流程传统组织方式

以流程为中心的组织方式

原始流程：福特公司的美国总部有500多名财务人员，其单据往来十分繁杂。通常程序是：采购部与供应商制订购货合同，同时送一份副本给会计部门；供应商交货时开发票；仓库管理员验收货物后出具验收单，会计部门核对合同、发票、验收单，二者一致办理付款，否则需派人调查原因。如图1所示。流程重组成功案例--福特公司票据往来管理存在问题：福特公司建立了计算机系统，使采购、仓库、会计部门都应用计算机处理各自的业务，裁掉了20％的冗员，并以为这样很不错了。但是当他们知道日本马自达公司完成同样的职能只有5个人时，他们震惊了。因为即使考虑到福特公司的规模比马自达大，他们最多也只应有100名左右会计人员，问题在哪里？这就需要从根本上再造整个工作过程和工作内容。调查表明，很多传统的习惯是不必要的，例如在会计部门和采购部门以及供应商之间有很多冗余的单据往来，要花不少人力去核对单据。据统计，尽管不一致的情况只占少数，但会计部门却有80％的人花大量时间处理这类少数事件。又因经手人多，出错的机会也多，一旦单据之间不相符，就要花更多人力去追查，最后会计部门凭多次核对的发票付款。流程重组成功案例--福特公司票据往来管理（续）重组流程：福特公司再造了这一过程，引入了公用数据库，采购订单进入数据库并送给供应商，当仓库管理员收到货物时。从数据库中调出相应的订货合同，两者相符则验收入库、更新生产计划并自动开出支票，反之则拒绝收货。这样发票及其它往来单据不再需要。使得会计部门减少了75％的冗员，同时过程的速度、成本和质量亦都有极大改善。如图2所示。流程重组成功案例--福特公司票据往来管理（续）流程图的作用流程重组可以带来很多收益，其中分析类型是最有价值的，因为它可以从工作中许多方面确定应当改善的地方，例如：

了解工作流程：流程图可以帮助每个人了解在组织内部正在运转的流程和每个员工工作的具体内容。对特定活动以及这些活动和其它活动之间的关系的较好的理解使经理可以制订有效的决策并形成部门之间良好的工作关系。资源的利用：流程图可以帮助经理有效地使用人力和物力。流程图使那些较多参与流程的人来决定怎样有效的利用资源。例如：流程图包含的信息可以显示将某一雇员的才能用来检查工作是一种浪费，而应主动地用来生产。转换分配的任务的可以更好地利用他们的才能。培训过程：绘制流程图所形成的文档提供了管理阶层和雇员培训计划的基础，因为该文档描述了每一项工作所包含的任务以及执行每项任务的顺序。流程图文档描述了组织的功能并显示怎样实现这些功能，因此它对于一位新经理来说更为有用。工作流：通过分析流程图文档，我们可决定改善工作流的方法。在一些情况下，我们或许会发现一些任务被毫无理由地重复执行，通过减少不必要的重复任务，我们可以改善工作流程。在另一些情况下，我们或许会发现如果使用自动化设备，可高效率地执行一些任务，从而降低成本。本次流程设计的基本目的明晰各部门的基本职能，明晰各岗位的主要工作职责、内容、标准、任职资格及工作流程。规范现任工作人员的业务行为，使员工的工作有据可依，使新任工作人员尽快进入角色，尽可能减少管理的随机性。与制度建设相结合，满足AACSB的要求

流程图基本元素介绍流程图步骤流程画法流程图具体实例流程设计的方法与工具是否动作可选动作单个文件/表单多个文件/表单子流程存档判断/决策逻辑关系线数据人工输入人工操作卡片资料带或者排序合并……常用流程符号不常用流程符号终止流程图符号说明画流程图的步骤包括：一、直接上级；二、岗位工作职责；三、岗位工作内容；四、岗位工作标准；五、岗位任职资格；六、岗位工作流程第一步：填写流程说明所需信息的准备第二步：确定涉及的各个部门和岗位架构图第三步：描述这些部门和岗位之间的信息流和物质流，以及发生的顺序。

活动流程图所包括的主要责任流程图所包括的主要活动每一活动的主要输入每一活动的主要输出每一活动输出的接收者（内、外部）画流程图需了解的信息

责任

输入

输出

客户有明确定义的开端和结束有输入必有输出在整个企业组织中“流动”不局限于单一的功能和部门流程输入输出流程图绘制（续）流程图绘制（续）

起始点、终止点应该清楚和一致输入和输出应当尽可能量化为每一个任务框标明负责的人员和部门为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举地读懂流程图详细程度应达到足以识别无效率的活动流程图具体实例两种流程图描述法1以部门或岗位为单位的流程图2以活动为单位的流程图不管采用什么流程图，准确地描述出组织的业务流程才是最终目的。以部门或岗位为单位的流程图这种流程图以部门或岗位为单位，单位之间的连线表示动作或它们之间的关联，通过连线上的序号表示活动的先后，这几个要素构成了流程。这种绘制方法的优点是能够较为明确的表示出各单位的输出和输入以及它们之间的其他联系。如下图所示：某厂设备招标与采购岗位的

“设备招标、采购”工作流程图以活动为单位的流程图这种流程图与上一种不同，它以活动为单位，然后用箭头相连，并在顶部表示执行活动的部门，它在ISO9000系列中有所规定。它的优点是突出了价值活动的逻辑关系，并能够较好的表示出各部门的责任。如下图所示：某公司投资发展部的“投资决策”流程各部门/下属公司投资发展部外部专家委员会1、外部投资项目、投资机会的相关研究初步方案部门/下属公司配合5、审评（是否投资）8、报董事会审批，通过后向财务部下达资金需求计划主管副总投资决策委员会2、初审3、审批初审5、审批4、项目的可行性论证项目建议书可行性研究报告是否邀请外部专家委员会5、审批（是否投资）6、项目的进一步论证，编写商业计划书商业计划书7、形成投资决议1、根据公司的投资战略，收集项目来源，提出项目投资建议初步方案部门/下属公司配合否是1.数据调查的内容输入信息输出信息信息处理过程存储方式代码信息信息需求数据的收集与分析11/6管理信息系统的分析2.数据分析的内容围绕系统目标进行分析弄清信息源周围的环境围绕现存的业务流程进行分析数据的收集与分析管理信息系统的分析3.数据特征分析数据的类型以及长度合理的取值范围数据所属业务数据业务量数据重要程度和保密程度数据的收集与分析管理信息系统的分析数据流程图DFD是一种用来表示信息流程和信息变换过程的图解工具，它把系统看成是由数据流联系的各种功能的组合，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。数据流程图具有抽象性与概括性数据流程调查与分析

管理信息系统的分析管理信息系统的分析数据流程图的特征数据流程图是一种便于用户理解、分析系统数据流程的图形工具，它摆脱了系统的物理内容，在逻辑上描述系统的功能、输入、输出和数据存储等，是系统逻辑模型的重要组成部分。数据流程图的抽象性：表现为不考虑组织结构、工作场所、物流、存储介质、具体业务处理方式或技术手段等具体物理因素，只是抽象地反映信息流动、加工、存储和使用情况，能抽象地总结出系统的任务的任务以及各项任务之间的关系，从信息处理的角度将一个复杂的实际系统抽象成一个逻辑模型，实质地反映所开发的系统在信息处理方面做什么。数据流程图的概括性：表现为将系统中的各种业务的处理过程联系起来形成一个整体，给出系统的全貌，而不是描述业务的处理过程。1.数据流程图的基本符号数据流程图外部实体数据流数据处理数据存储管理信息系统的分析外部实体

外部实体是指系统之外又与系统有联系的人或组织，它表达该系统数据的外部来源和去处。在绘制某一子系统的数据流程图时，凡属于本子系统之外的人或组织，也被列为外部实体，而外部实体与外部实体之间的关系则不予考虑数据流程图管理信息系统的分析数据流

数据流表示流动着的数据，它可以是一项数据，也可以是一组数据。数据流的方向可以从加工流向加工，从加工流向数据存储，从数据存储流向加工，从源点流向加工或从加工流向终点。通常在数据流符号的上方标明数据流的名称数据流程图管理信息系统的分析处理加工处理加工是对数据执行某种操作或变换，是把输入数据变成输出数据流的逻辑处理过程。在数据流程图中用带圆角的长方形表示处理。长方形分为两部分，上半部分用来标识一个功能，一般用字符串表示，如P1、P1.1等。下半部分有一个名称，用来描述处理功能数据流程图管理信息系统的分析数据存储数据存储指通过数据文件、帐本等存储数据，用一个右边不封口的长方条形表示。图形右部填写存储的数据和数据集的名字，左边填写该数据存储的标志数据流程图管理信息系统的分析2.数据流程图的绘制方法绘制顶层数据流程图:把整个系统看作一个大的加工，然后根据系统从外界的哪些源接受哪些数据流，以及系统的哪些数据流送到外界的哪些外部实体，就可以画出系统顶层数据流程图数据流程图管理信息系统的分析9/30c图书借阅管理图书借阅管理系统管理员管理员读者分解顶图绘制中层数据流程图将顶图中的加工分解成若干个加工，并用数据流将这些加工连接起来，使得顶层图中的输入数据流经一连串的加工处理后变换成顶层的输出数据流数据流程图管理信息系统的分析读者注册预约登记借书处理还书处理借书卡，密码注册申请审批意见读者记录预约记录书库文件续借读者管理员系统管理员图书借阅管理细分中图绘制更底层的数据流程图在中图的基础上可进一步将功能分解，得到更详细、更低层的数据流程图数据流程图管理信息系统的分析图书借阅管理-读者注册处理读者系统管理员注册审核身份登记修改密码身份维护读者记录图书借阅管理-预约处理登录系统书籍查询预约登记3.绘制数据流程图的注意事项见书p108-p109划分层次的原则流程图的易理解性检查数据流程图的正确性数据流程图管理信息系统的分析1.数据字典的定义与用途数据字典是关于数据信息的集合，是数据流程图中所有元素严格定义的场所（每个元素对应数据字典中的一个条目）。数据字典把数据的最小单位看成是数据元素（基本数据项），若干个数据元素可以组成一个数据结构（组合数据项）。数据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存储的属性11/18数据字典11/13管理信息系统的分析11/28数据字典数据结构与数据元素的关系管理信息系统的分析2.数据字典的定义方法可以使用三种类型的任意组合定义数据

字典中的任何条目。顺序：即以确定的次序连接两个或多个成份选择：即从两个或多个成份中选取一个重复：把特定的成份重复零次或多次

数据字典管理信息系统的分析数据字典如:课程表={星期几+第几节+教室+课程名}

购物订单=订单编号+顾客姓名+送货地址+[家庭电话/移动电话/办公室电话]+{商品名称+商品数量+单价+（折扣）}+订购日期管理信息系统的分析数据元素数据元素是最小的数据组成单位，也是不可再分的数据单位。分析数据特性应从静态和动态两方面进行。在数据字典中仅定义数据的静态特性，具体包括：数据元素的名称、编号、别名和简述；数据元素的长度；数据元素的取值范围数据字典管理信息系统的分析数据结构数据结构描述数据元素之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据元素组成，也可以由若干个数据结构组成。数据结构的描述内容包括：数据结构的名称、编号、结构组成、简述、有关数据流和数据存储等数据字典管理信息系统的分析数据流数据流由一组或一组固定的数据元素组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、编号、组成、简述，还应指明它的来源、去向和有关数据流量数据字典管理信息系统的分析加工处理数据字典仅对数据流程图中最底层的加工处理进行定义和说明。具体内容包括：名称、编号、简述、有关的输入、输出和处理数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。描述内容包括：名称、编号、简述、结构、有关的数据流和相关的处理等数据字典管理信息系统的分析3.数据字典的特点通过名字能方便地查阅数据定义没有冗余尽量不重复在规格说明的其他组成部分中已出现的信息容易修改和更新能单独处理描述每个数据元素的信息定义的书写方法简便而严格数据字典11/17管理信息系统的分析建立数据字典的原则建立数据字典时应遵守的原则有：

(1)对数据流图上各种成分的定义必须严密、精确、易理解、唯一，不能存在二义性。

(2)书写格式应简洁且严格，风格统一、文字精炼，数字与符号正确。

(3)命名、编号与数据流图一致。

(4)符合一致性与完整性的要求，对数据流图上的成分定义与说明无遗漏项。

(5)应可方便地实现对所需条目的按名查阅。

(6)应便于修改和更新。

(7)没有冗余。1.结构语言简单的祈使语句指明要做的事情，它至少要包括一个动词，明确地指出执行的功能，至少要包括一个名词作为宾语，表示动作的对象例如，“计算平均成绩”、“获得职工姓名”等数据处理的描述工具管理信息系统的分析1.结构语言判断语句在处理功能中常常需要对根据某一条件的不同结论执行不同的处理动作进行描述，为此，可以用判断句来实现数据处理的描述工具管理信息系统的分析1.结构语言循环语句循环语句是指在某种条件下，连续执行相同的动作，直到这个条件不成立为止。它也可以用来明确地指出对每一件相同的事务都执行同一个动作数据处理的描述工具管理信息系统的分析使用结构语言应注意的问题描述处理功能之前必须首先指出该功能的输入和输出数据描述功能中避免使用界限不明确的词汇、含义模糊的形容词或逻辑次序不清晰的现象存在所有的语句必须具有较高的可读性，使人容易理解，清晰准确，不要使用修饰或漫谈的形式书写时格式要正确，而且有统一的标准数据处理的描述工具管理信息系统的分析2.判断表判定表用来描述一些不易用语言表达清楚或需要很大篇幅才能用语言表达清楚的加工逻辑数据处理的描述工具管理信息系统的分析2.判断表判定表的组成数据处理的描述工具管理信息系统的分析2.判断表判定表的构造方法列出所有基本条件，填写到判定表的左上列出所有的基本操作，填写到判定表的左下计算所有可能的、有意义的条件组合，确定规则个数，填写到判定表的右上将每一组合指定的操作，添入判定表右下相应的位置数据处理的描述工具管理信息系统的分析1.5.4MIS的结构判定表的构造方法简化规则，合并及删除等价的操作行动是相同的只有一个条件取值不同其他均相同对不同的这个取值应包含该条件的所有取值重新排列化简后的结果数据处理的描述工具管理信息系统的分析1.5.4MIS的结构3.判定树判定树是用一种树图形方式来表示多个条件、多个取值所应采取的动作数据处理的描述工具根条件条件条件条件行动行动行动行动……条件条件条件条件管理信息系统的分析1.5.4MIS的结构数据处理的描述工具订货方案订货时间≤30订货时间>100需求量≤库存量立即发货先按库存发，进后再补发条件状态动作订货时间>30且≤100需求量>库存量需求量≤库存量先付款，再发货不发货需求量>库存量通知先付款管理信息系统的分析4.4.1调查分析

1.系统目标分析根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对项目的可行性和必要性进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标新系统逻辑模型的确定管理信息系统的分析2.业务流程分析业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误或疏漏，修改和删除原系统中不合理的部分，在新系统基础上优化业务处理流程调查分析管理信息系统的分析业务流程分析的内容原有流程的分析业务流程优化确定新的业务流程新系统的人机界面调查分析管理信息系统的分析3.数据流程分析原有数据流程的分析数据流程的优化确定新的数据流程新系统的人机界面调查分析管理信息系统的分析4.功能分析和划分子系统5.数据属性分析数据的静态特性分析只分析数据的类型、数据的长度、取值范围和发生业务的业务量确定新的数据流程数据的动态特性分析是分析数据属性的动态特性调查分析管理信息系统的分析1.绘制新系统的数据流程图2.确定新系统的数据处理方式3.确定新系统的管理模型建立模型管理信息系统的分析1.系统概述要求对系统的情况做一高度概括的描述，应该简要说明系统的目标、系统与外部实体之间的物质以及信息的交换关系、系统结构、系统的工作过程和性质、基本经济指标、业务功能等编写系统分析说明书管理信息系统的分析2.新系统目标系统的总目标是什么？系统的目标树、系统拟采用什么样的开发策略和开发方法，人力、资金以及计划进度的安排，系统实现后各部分应达到什么样的功能，某些指标预期达到什么样的程度，新系统中新增的功能等。要注意各项指标应条理清楚，而且应尽量给出数量指标编写系统分析说明书管理信息系统的分析3.原系统的运行状况

以业务流程图、数据流程图和数据字典等为工具，详细描述原系统的信息处理和信息流动情况，对各主要环节的业务处理量、总的数据存储量、处理速度要求、主要查询和处理方式、现有的各种技术手段等，都应做一个扼要的说明。对建议修改的子系统、业务处理过程、某一数据存储等应加以详细的说明编写系统分析说明书管理信息系统的分析1.5.4MIS的结构4.新系统的逻辑方案新系统的逻辑方案主要反映分析的结果和对今后建造新系统的设想，包括以下内容：新系统拟定的业务流程及业务处理方式新系统拟定的分析优化后的数据流程，以及计算机系统将完成的工作部分新系统在各个业务处理环节拟采用的管理方法、算法和模型与新系统相配套的管理制度和运行体制的建立系统开发资源与时间进度估计编写系统分析说明书管理信