2024年高等教育文学类自考-01513文书与档案管理历年高频考点试卷专家荟萃含答案

2024年高等教育文学类自考-01513文书与档案管理历年高频考点试卷专家荟萃含答案（图片大小可自由调整）第1卷一.参考题库(共25题)1.在鉴定某省民政厅解放初期的档案时，机关档案人员最先接触到一卷该单位工作组写的在某乡进行民主建政的试点报告，发现被定为“短期”保存。机关档案人员认为在解放初期的民主建政是一项很重要的工作，拟改为“永久”保存。但是后来经过整理又发现一卷以该厅名义向上级机关报告的全省民主建政工作总结，内容有全省民主建政工作的情况概述，还有各个试点乡民主建政情况的基本统计数据，被定为“永久”保存。于是放弃了将某乡进行民主建政的试点报告的案卷改为“永久”保存的打算。机关档案人员在没有发现后一卷案卷的时候，拟将“某乡进行民主建政的试点报告”定为“永久”保存的合理性有哪些？2.试比较各种登记形式的优缺点。 3.小王是某机关主管文书处理工作的干部，他刚开始工作的时候，对文书处理的手续不太熟悉，文件的传递，借阅都没有跟踪记录。所以，工作不到2个月，就因为数次无法及时调出领导所需要的文件，影响了工作。小王认识到，文书处理工作是一件重要和细致的工作。要求从事文书管理的人员必须具备良好的业务水平和综合素质。同时，最重要的是要建立起严格的文书处理制度，保证文书流通的效率和质量。小王开始采取一系列的措施，首先，他设置了固定的文书处理岗位和人员，全机关的文件由他来负责收发，传递，借阅和催办的工作，各处室都设置一名经常在单位工作的通知兼管文件，把住各处室的文书处理关口。其次，小王建立起责任制度，只用收文簿和借阅卡片两种收、发、借阅工具管理文件。具体做法是：来文在收文登记簿上登记，传阅文件交给该处室主管文件的同事，并在收文簿签字。办文在此簿上注明“办”字，办完再在“办”字后边写“讫”字，构成“办讫”二字。借阅文件都要填写借阅卡片，填写完卡片后要放在文件的原位置上，送还时再抽出卡片。最后，建立起文件流通时限制度。传阅和借阅文件都规定了阅读时间，到期及时催还，借阅文件到期可续借。文件收回后，一般是即时归档，最迟也应在当日归档，这样才能不遗失文件，不泄密。文件归档后，都要在收文簿上写“已存”字，平时查找文件时，只要看一下收文薄就知道文件的所处环节。小王是选择什么方法管理文件的？ 4.编制档案检索工具有哪些基本质量要求？5.发文登记的形式多种多样，目前使用最广的是（）。A、卡片登记B、活页登记C、帐簿登记6.文件有何作用？7.定稿8.著录卡片尺寸为12.5cm*7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm的空隙。9.“立卷六特征”有哪些？10.“三主优先”的原则是（）的原则。A、承办B、分发C、会签11.文书12.简述文书修改的主要范围。13.本.单位的会计年报应列入文书档案的归档范围。14.简述批办文件主要内容。15.当前，归档整理方法主要有两种：（）、（）。16.文书语言17.档案存贮缩微化18.单份文件整理的档号章栏目包括（）、类别号、保管期限、年度、机构、件号。19.根据《公文格式》规定，有条件的机关和涉外部门的公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准（）型。A、A2B、A3C、A4D、A520.主题词的组配，一般有（）和（）两种。21.由两个或两个以上的平级单位联合署名制发的公文是（）。A、返行文B、联合行文C、单独行文D、共同行文22.按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。A、16年和50年B、30年和10年C、30年和15年23.简述档案收集工作的基本要求。 24.简述行政公文的基本格式。 25.已在本.单位档案软件系统处理流转完毕的文件，只须将其电子版本归档即可。第2卷一.参考题库(共25题)1.简述单份文件整理的流程。2.什么是文书工作？文书工作的特点是什么？ 3.档案整理工作的主要内容不包括（）。A、区分全宗B、全宗内的分类C、收集D、案卷的排列和案卷目录的编制4.采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。5.档案鉴定工作指的是（）的鉴定工作。A、档案价值B、保管期限C、档案内容D、档案时间6.特殊载体档案7.列入永久保管为档范围的文件材料主要内容有哪些？8.试述档案工作的主要内容。 9.简述档案馆对历史档案的接收与征集。10.如何组织档案的系统整理和技术整理工作？ 11.简报12.简述计算机检索系统的优点。13.档案检索14.注发15.签发16.从形成的主体或者所有权归属来看，档案分为私人档案和（）。A、历史档案B、现行档案C、国家档案D、公务档案17.什麽是档案保管期限表？起结构和类型有哪些？18.试述档案工作的基本原则。 19.提要项在条目著录格式的第（）段。A、一B、二C、三D、四20.文件立卷归档21.下面各种信件中，属于文书工作人员拆封范围的有（）A、写有领导人“亲启”的信件；B、一般发至本.单位的封闭文件、函件；C、标有机密、绝密的机要件。22.用磨木浆造出的新闻纸，寿命大约有500年。23.简述鉴定档案价值的具体方法。 24.简述归档说明的主要内容。25.调查报告第3卷一.参考题库(共25题)1.论述文书档案的性质、特点与作用。2.档案标引3.试述档案的作用。 4.将下列文件合理地组为两卷，分别为其拟定案卷标题，并说明组卷特征。 1、××大学关于举办50周年校庆文艺晚会的通知 2、××省教委关于进一步在高校中深入开展人事改革的通知 3、××大学关于深入开展人事改革的决定 4、××大学关于评选50周年校庆文艺晚会优秀组织奖的通知 5、××大学50周年校庆文艺晚会节目单 6、××大学关于实行中层干部竞聘上岗的决定 7、××大学校长张××在校庆文艺晚会上的讲话5.试结合《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》，论述向社会开放历史档案的涵义？ 6.档案库房的日常管理包括哪些？7.国家某部派出了调查组到某省的信访局，调查A县刘某关于一起行政诉讼案的上访材料。刘某曾因此案败诉被判刑，刘某不服，曾给某省领导写过申诉信，涉及到与案情相关的重要情况。省领导在申诉信上做了批示，省信访局将该批示转给A县县委办公室负责办理。 省信访局的档案员来到档案室查找有关档案，结果没有找到。其中最重要的材料，省领导的批示件和该县县委的回复都不知去向。档案员查找领导交办登记簿，也没有查到刘某来信的记载，反复查询均无着落。无奈之下，只得派人专门驱车往A县信访办查找，但县信访办并无经手此信的相关材料。经过县信访办主任的回忆，当时他在县委工作的时候，曾经见过县委的回复材料。但是查找县委也无所获，甚至连发文登记本也没有找到。半个月过去了，因为档案材料不全使得调查无法进行，调查小组只好失望而归。 然而时隔5年，省信访局在收集整理5年前的一些案卷归档时，才发现与此案相关的来信处理记录和A县县委办回复材料都保存在领导交办信件处理卷宗中，共计5份材料12页纸及省领导的批示。但是，当这批档案材料送达后，诉讼当事人已经在服刑期间因为意外事故而死亡。本案例中，应当在哪些环节加强文书和档案的管理？8.档案销毁的原因有哪些？9.企业年鉴是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基建、科研等各类大事的综合性参考资料。10.归档的质量要求是什麽？11.承办12.简述计算机检索系统需要的物质技术条件。13.下列不属于应销毁的文件范围的是（）A、平时清退出的重份文件B、翻印复印的上级文件C、本.单位制发的文件14.大事时间、日期不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不记。15.什么是档案鉴定？16.文书的保存要体现（）的原则。A、简单，便于利用B、安全，物尽其用C、安全，便于利用17.公文的签发应注意些什么？ 18.档案人员提供咨询服务是以（）为依据。A、事实B、材料C、记录D、档案19.成文日期是怎样确定的？20.简述文书整理的含义。21.简述建立档案检索体系的理由。22.档案复制本分为（）两种。A、正本和副本B、正本和摘录C、副本和摘录D、复印和摘录23.档案检索工作的内容主要有哪些？24.案卷目录的编制是在案卷排列（）进行。A、之前B、之后C、同时D、当中25.急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？第1卷参考答案一.参考题库1.参考答案:改为永久保存的合理性在于它相对于现在的机关档案人员来说，具有了历史文献价值，具有对该地区民主实践的历史状况进行查考利用的价值，因此设定为永久保存。2.参考答案: 目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。 簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索； 卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失； 联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。3.参考答案:第一，规范流程，保证公文及时传阅。一是取送及时。收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。四是分类设夹，区别送阅。对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。五是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。第二，建立收发登记簿，保证公文传阅。一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。二是杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。4.参考答案: （一）档案检索工具信息存储要丰富； （二）检索要准确及时； （三）检索要方便实用 （四）档案检索工具要实现标准化、规范化5.参考答案:C6.参考答案:文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：1、上传下达作用；2、公务联系作用；3、凭证记载作用。7.参考答案:公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是机关制发文件的唯一可靠标准稿。8.参考答案:正确9.参考答案:作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。10.参考答案:B11.参考答案:概括地说，文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的 具有应用性的和特定格式的文字材料。12.参考答案:包括：深化主题，审查内容，调整结构，修正语句和标点符号。13.参考答案:正确14.参考答案:包括：一是收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。二是拟办时有困难的事项，批办时要交代该文如何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出办理意见报领导审批后再行办理。三是在指定文件承办部门时，凡需两个以上部门共同办文的，还要指定一个主办部门，以防承办部门出现于己有利的文件互抢，于己无利的文件互推或各自为政造成矛盾。15.参考答案:立卷法；单份文件归档16.参考答案:文书语言即实用性文体语言，它是用于社会活动、具有实用文特点、反映社会实践活动的规范化的语言体系。17.参考答案:就是用照像设备或其他摄影方法，把以纸张为载体的档案材料按照一定的比例缩小，摄录在胶卷或者平片上，也就是将档案胶卷化，平片化。18.参考答案:全宗号19.参考答案:C20.参考答案:概念限定组配；概念相交组配21.参考答案:B22.参考答案:B23.参考答案:档案收集工作的基本要求是：（1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作；（2）积极推行入馆（室）档案的标准化；（3）保证归档和入馆档案的齐全完整；（4）维护全宗和全宗群的相对完整性。24.参考答案:公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。组成公文的要素分为：（一）眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，包括6个要素：1.公文份数序号。2.秘密等级和保密期限。3.紧急程度。4.公文机关标识。5.发文字号。6.签发人。（二）主体置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体；包括7要素：1. 标题；2. 主送机关；3. 正文；4. 附件说明；5. 成文日期；6. 印章；7. 附注（三）版记置于主题词以下的各要素统称版记。包括3各要素：1. 主题词；2. 抄送机关；3. 印发机关和印发日期25.参考答案:错误第2卷参考答案一.参考题库1.参考答案: 1）收集：收集应归档的文件材料，齐全完整 2）归档判断：判断文件是否归档，依照归档范围，慎重决定文件去留 3）确定期限：确定归档文件的保管期限，准确客观 4）分类：年度-机构（问题或文号）-期限，分类方法科学、适用，保持相对稳定 5）编制页码 6）装订 7）排序 8）盖档号章 9）电脑著录 10）装盒排架 11）打印目录 12）编制检索工具2.参考答案: 所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。 文书工作的特点是： （1）政治性 （2）机密性 （3）规范性 （4）时间性 （5）事务性3.参考答案:C4.参考答案:正确5.参考答案:A6.参考答案:主要是指声像档案和机读档案。声像档案包括影片、照片、录像等档案；机读档案指用于存储计算机数据的磁盘、磁带、光盘等。7.参考答案: 1）、本机关制定的法规性政策性文件材料； 2）、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料； 3）、本机关职能活动形成的重要业务文件材料； 4）、本机关机构演变、人事任免、奖惩、人员名册等文件材料； 5）、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产凭证性材料； 6）、本机关反映单位基本历史面貌的文件材料； 7）、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示； 8）、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 9）、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的批复材料。8.参考答案: 档案业务工作的内容：主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。 档案事业的工作内容：机关档案室的工作，档案馆的工作，档案教育工作，档案理论和管理技术的研究工作，档案宣传、出版工作。9.参考答案: 收集历史档案的对象与途径： 1.收集散存在国家机关、社会组织中的一些历史档案。 2.征集收藏于和人手中的历史档案。 3.征集少数名族地区的历史档案。 4.收集党史、地方志办公室以及政协等文史组织及其他学术历史研究部门所征集到历史档案。 5.收集散失在国外的历史档案。10.参考答案: 档案的系统整理工作，一般是以全宗为单位进行的。 人员分工有两种方法：一种是由少数人包干整理一个全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同时进行；另一种是组织所有参加整理的人员对全宗逐个地进行整理。 档案的技术整理工作一般采用流水作业法较为合适，即按照档案整理的工作程序和技术整理工作的内容，把人员分为若干组，各司其职。11.参考答案:是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和文题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。12.参考答案:1.工作效率高；2.检全、检准率高；3.检索途径多；4.能够产生多种形式的目录与索引；5.通过通讯线路和终端设备，能就地向远方检索档案材料，提高了服务效果，节省了经费、人力和时间。13.参考答案:是指对档案信息进行加工和系统存储，并根据需要进行查找的工作。14.参考答案:是批注经过领导人同意发出的文件如何印发的行为过程。15.参考答案:是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文，并签注自己姓名和日期的环节。16.参考答案:D17.参考答案: 档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。 一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。 类型有五种： 1.通用保管期限表。 2.专门保管期限表。 3.同系统保管期限表。 4.同类型机关档案保管期限表 5.机关档案保管期限表。18.参考答案: 一、统一领导，分级管理。主要包括以下三个方面的内容： （1）档案工作要在各级人民政府的领导下，由各级档案事业管理机构和档案行政管理机关统一、分级、分专业进行管理。 （2）国家全部档案分别由各级、各类档案管理机构集中统一管理 （3）党政档案和党政档案工作实行统一管理 二、维护档案的完整与安全。 基本要求如下几点： （1）维护档案的完整 （2）维护档案的安全 三、便于档案的利用19.参考答案:D20.参考答案:是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。21.参考答案:B22.参考答案:正确23.参考答案: 对档案保存价值的鉴定，从其鉴定对象的规模和范围来说，可以分为宏观鉴定和微观鉴定两种。 （一）宏观的鉴定。通过分析和鉴别全宗档案的形成者所承担社会职能及其计划、任务和业务活动对保持社会历史记忆的重要程度，决定各个立档单位形成档案的整体保持价值。 （二）微观的鉴定，微观鉴定是针对一个具体单位档案或对其中某部分、某类、某卷、某件档案的鉴定。 （三）直接鉴定法。逐件逐张地审查文件，而不仅仅根据案卷目录和案卷标题就判断其价值。24.参考答案: （1）本.单位基本情况（单位名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况） （2）组织机构设置、主要领导人任职等及其变化情况 （3）本年度文书立卷情况（立卷工作的组织、文件完整性、数量、存在问题）25.参考答案:以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论的一种实用性文体。第3卷参考答案一.参考题库1.参考答案:文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。文书除了现实执行性这一本质属性以外，还有政治性、机密性、知识性等属性。档案同样具但有政治性、机密性、知识性等属性档案主要有原始记录性、利用的价值性和科学文化性。文书的特点有三方面：法定的作者、法定的权威和效力及特定地程式性。档案的特点有三方面：系统性、选择性和保存性。文书的作用为：领导指导作用、行为规范作用、公务联系和知照作用、凭据记载作用、传递信息与宣传教育作用。档案的作用主要有三个方面的作用：现实工作及各项社会活动的查考依据作用、历史凭据作用、科学研究的基础和条件作用。2.参考答案:是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范话检索语文的过程。给予文件或案卷以主题标识的过程称为主题标引。3.参考答案: （1）机关工作的查考凭证 （2）社会实践和生产活动的参考依据 （3）科学研究的可靠资料 （4）宣传教育的生动素材4.参考答案: 1，4，5，7为一组 组卷特征：作者特征内容特征 案卷标题：××大学关于50周年校庆文艺晚会的文件材料 2，3，6为一组 组卷特征：内容特征 案卷标题：××省教委、××大学关于深入开展人事改革、实行中层干部竞聘上岗的通知、决定5.参考答案:所谓开放历史档案就是将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”，向社会开放，只要履行一般的手续即可通过一定的方式进行利用。《中华人民共和国档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自行成之日其满30年向社会开放：经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于30年；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行”。《中华人民共和国档案法实施办法》进一步规定：“各级各类档案馆保管的档案，应当按照《档案法》的规定，分期分批地向社会开放。”6.参考答案:1.建立健全的库房管理制度（安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度）；2.温湿度调节和清洁卫生；3.注意档案在流动中的保护；4.定期安全检查。7.参考答案:加强文书的收发管理制度的制定，机关的总收发室负责外收发，对于收进的文件经过简要登记，不启封，然后转送机关的办公厅、秘书处和各个业务部门的内收发。内收发工作多由部门办公室的文书工作人员负责，进行启封、装封、加盖收发公章、编号和登记，送领导批办和有关承办人员处理。而在发文时由内收发装封后，交由外收发对外发出。并完整记录文书的收发流程。不要因人的存亡而导致文书的存亡。8.参考答案: 档案销毁的因素有人为因素和自然因素两个方面。  人为的损毁，主要表现在三个方面： 其一，由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏； 其二，由于档案管理工作人员或接触档案的有关人员麻痹大意，玩忽职守，或不遵守规章，以及缺乏档案学知识等，导致管理或使用不善造成档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱； 其三，档案在管理和利用过程中发生的磨损和老化。  自然的损毁，一是内因—档案本身，即文件制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。二是外因—档案所处的环境和保管档案的条件，如温度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。9.参考答案:正确10.参考答案: 1.整理归档的文书应齐全完整。 2.整理归档的文书要符合档案保护的要求。 3.整理归档的文书的保管期限应界定准确。11.参考答案:就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。12.参考答案: 1.系统本身需要的设备条件 2.档案原件的准备工作 3.有适合档案馆管理系统的计算机软件13.参考答案:C14.参考答案:正确15.参考答案:指档案真伪的鉴定和档案价值的鉴定。一般来说，主要指对档案价值即档案对于社会的有用性的鉴定。档案鉴定工作的内容包括以下三个方面：1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期