外贸英文书信课件

外贸英文书信课程简介学习内容:

本课程主要学习信例,大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有:建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单,履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等课程简介本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式,了解通过哪些途径来发展新客户,开拓新市场,如何进行询购某商品,怎样报盘和还盘,怎样灵活运用付款方式,如何做到重合同守信用,怎样去审查信用证,做到不出差错,在理赔和索赔中做到有理有利有节;学会拟写信函和电传传真的写作技巧。Unit1BusinessLetterWritingContentI.Structure2.PrinciplesofBusinessLettersWriting3.Form4AddressingEnvelopes

Unit1BusinessLetterWriting

1Structure

1)信头(letterhead)

－－－

2)编号,日期(referenceanddate)

3)封内名称和地址(insideaddress)4)经办人(attention)5)称呼(salutation)6)事由(标题)(subject)7)正文(body)8)结尾敬词(complimentary)9)签名(signature)10)附件(enclosure)11)抄送(cctoXX)12)附言(postscript)Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/1)Letterhead外贸商号的信笺,一般都印有信头,包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等,有些会将经营项目,注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印,则信头位于信笺上中央或右上方。

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1Structure/2)ReferenceandDate

参考号:为便于存档与查阅,可以为信编写参考号,为避免混淆,最好标明Yourref:Ourref:打印日期注意事项:

A.

年份应完全写出,不能用(94)代替(1994)

B.

月份要写英文名称,不能用数字来代替,但可以用缩写。

C.

日期最好用基数字。Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/3)InsidenameandAddress受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方,沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言,便利有二:一是发信时可与信封地址相互对照,避免放入信封时发生差误;二是发信后便于准确归档,便于以后查找。对收信人而言,便利也有二:一是收信人读信时,如发现信封名称地址与封内名称地址不符,可以知道是放入信封时发生错误,将信返回;二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整,便于查阅Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/4)AttentionLine如需注明对方经办人,希望收信商号将信迅速交经办人办理,可以在封内地址下面加Attention或Attentionof

例1RichardThomas&BaldwinsLtd.,

151GowerStreet

London,SC76DY,England

AttentionMr.CaveorAttentionofPurchasingManagerUnit1BusinessLetterWriting

1Structure/5)TheSalutation这是写信人对受信人的一种称呼,其位置是在封内地址的下面空两行,目前外贸书信中一般通用的称呼语有:

Dearsir,DearMadam,DearSirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearMr.xxx

称呼后面的的标点,一般使用逗号或分号,美加来信中Gentlemen后用冒号

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1Structure/6)SubjectLineorCaptionLine

事由写在称呼语下面两行,一般是在信笺中间位置,事由要简单扼要,说明商品名称,数量,信用证或合同号等即Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/7)BodyoftheLetter这是书信的主体,表达发信人的意见。在信的开头有开头语(OpeningSentences),自成一节,在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/7)BodyoftheLetter在信的结尾一般有结尾语(TheclosingSentences),一般用来总结本文所谈的事项,提示对受信人的要求,如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如

Wehopetoreceiveyourearlyreply.Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/8)ComplimentaryClose在信的结尾一般有结尾语(TheclosingSentences),一般用来总结本文所谈的事项,提示对受信人的要求,如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如

Wehopetoreceiveyourearlyreply.Unit1BusinessLetterWriting

1Structure8)ComplimentaryClose结束语的下面,应将行号的名称用大写打出,必须由负责人签名,签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位,可以打字注明。例见教材外国函件都必须由负责亲笔签名,用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目,只是通函,不为人重视。Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/9)Enclosure如信中有附件时,应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2Enclsor3Encls,或详细列明如下:Encls:2InvoicesEnc:1B/L

1Photo

1CertificateUnit1BusinessLetterWriting

1Structure/10)TheCarbonCopyNotation如果函件要抄送其他有关单位,同时使对方也知道已抄送其他单位,可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“CCxxx”Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/11)Postscript信写完后,如果想起还有要紧的要说,可以在信末加P.S.引出补叙的话,然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。Unit1BusinessLetterWriting

2.PrinciplesofBusinessLetterWriting7“C”

1)Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的表现。

2)Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。3)Completeness完整一封商业信函应概况了各项必需的事项,如邀请信应说明时间、地点等,确忌寄出含糊不清的信件。4)Clarity清楚

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2.PrinciplesofBusinessLetterWriting7“C”

意思表达明确,要注意:

(一)避免用词错误:

(二)注意词语所放的位置:

(三)注意句子的结构:5)Conciseness简洁

(一)避免废话连篇

(二)避免不必要的重复

(三)短句、单词的运用

6)Concreteness具体7)Correctness正确Unit1BusinessLetterWriting

3Form1)FullBlockForm

完全平头式:凡是用打字机打上去的每一行字,包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。2)ModifiedBlockForm

改良平头式:这种格式,除日期,结尾礼词和签名部分外,其他部分每行开头都与左边空白看齐。Unit1BusinessLetterWriting

3Form3)ModifiedBlockFormwithIndentedStyle

混合式:封内地址及其他需要分行的部分,采用平头式,而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。4)SimplifiedForm

简单式:与平头式相仿,但省略部分内容,如称呼、结尾礼词等。Unit1BusinessLetterWriting

4AddressingEnvelopesReturnAddressStampAddressRemarks

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4AddressingEnvelopesRemarks:

1.Private私人信

2.Confidential机密信3.Registered挂号邮件

4.Express快递邮件

5.OrdinaryMail平信

6.Immediate(Urgent)急件

7.PrintedMatter印刷品

8.Sample样品

Unit2HowtoWriteaLetter

一、正面、否定和说服写作手法根据商务信函的性质,外贸英文信函的构思一般可分为三种方法。第一类为传递正面或积极信息(PositiveMessage),第二类为传递负面或拒绝信息(NegativeMessage),第三类为传递说服性或鼓动性信息(PersuasiveMessage)。正面信息也称为好消息或中性信函,即向对方提供所要求的业务信息,如商品目录、价目单、通知装船日期、安排保险等事宜;或者正面回复对方,答应对方要求等。负面信息也称为坏消息,即传递的是有违对方意愿的信息。说服性信函也称为劝服信函,即通过轮番几次信函的来往,提出希望,促使对方按自己的意愿行事。

Unit2HowtoWriteaLetter

综上所述,我们可作这样的小结:传递正面信息的写作原则:感谢对方的来信;告知已按要求采取行动;希望将来进一步合作。

Unit2HowtoWriteaLetter

传递负面信息的写作原则:感谢对方的来信;对不能接受要求进行合理解释;做出委婉或较明确的拒绝;期望将来有可能合作。

Unit2HowtoWriteaLetter

传递说服信息的写作原则:开头引起对方兴趣或介绍对方关心的话题;提出期望,鼓励或激发对方尽快做出决定;推动对方立即行动和应采取的具体行动;对将来充满希望。

Unit2HowtoWriteaLetter

二、直接和间接写作策略(DirectandIndirectWritingStrategy)由于信息的性质、作用不同,我们在撰写信函时就应该采取不同的策略和方法。一般来说,传递正面信息时写信人在开头段落就直接切入主题,或通报有关信息,或答应对方上次的要求,开门见山,直截了当,然后再解释细节。这样的段落安排是“直接构思法”(DirectApproach)。

Unit2HowtoWriteaLetter

传递负面信息或说服信息时要采取迂回策略,就是开始段提及其它,如客气提出收到来函或就双方关心的热点进行探讨,有意延缓通知坏消息或部分否定的消息,以创造友好气氛,然后说明情况做出解释,最后表达拒绝之意。因此,这类信函的段落安排遵循的是“间接构思法”(IndirectApproach)。

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在逻辑上,有两个专业的术语可用来说明“直接构思法”和“间接构思法”。前者称为“演绎法”(Deductive),主要包括书信中的一般业务信函如“询价、报盘、订货、投诉、确认”等传递正面消息和中型消息的书信,而后者称为“归纳法”(Inductive),主要包括书中的“还盘、促销、一般说服信息、特别索赔信、索赔信和拒绝信”等传递否定意义的书信。

Unit2HowtoWriteaLetter

当然,上述所介绍的构思法符合一般情况下的写作规律。有时因信函本身的性质、时间的紧迫感、传递的方式、联系双方关系的亲疏等因素的不同,写作上的构思和侧重面也会有所改变,希望大家在学习中进一步了解和体会。Thankyou,seeyounextweek！

商业shāngyè

[commerce;trade;business]以货币为媒介进行交换从而实现商品的流通的经济活动。商业有广义与狭义之分。广义的商业是指所有以营利为目的的事业；而狭义的商业是指专门从事商品交换活动的营利性事业。首先影响制造业然后影响商业的原材料短缺。《二十年目睹之怪现状》第五五回：“见了继之，谈起到广东的事，原来也是经营商业的事情。”黄金货币商业，是一种有组织的提供顾客所需的品与服务行为。大多数的商业行为是通过以成本以上的价格卖出商品或服务来赢利，如微软、索尼、IBM、联想、通用都是盈利性的商业组织典型的代表。然而某些商业行为只是为了提供运营商业所需的基本资金，一般称这种商业行为为非赢利性的，如各种基金会，以及红十字会等。一般认为，商业源于原始社会以物易物的交换行为，它的本质是交换，而且是基于人们对价值的认识的等价交换。编辑本段释义商业有广义与狭义之分。广义的商业是指所有以营利为目的的事业；而狭义的商业是指专门从事商品交换活动的营利性事业。商业保险商业保险又称金融保险，是相对于社会保险而言的。商业保险组织根据保险合同约定，向投保人收取保险费，建立保险基金，对于合同约定的发生造成的财产损失承担赔偿责任；或当被保险人死亡、伤残、疾病或者众业达到合同约定的年龄、期限时承担给付保险金责任的一种合同行为。其具有如下特征：1、商业保险的经营主体是商业保险公司。2、商业保险所反映的保险关系是通过保险合同体现的。3、商业保险的对象可以是人和物（包括有形的和无形的），具体标的有人的生命和身体、财产以及与财产有关的利益、责任、信用等。4、商业保险的经营要以盈利为目的，而且要获取最大限度的利润，以保障被保险人享受最大程度的经济保障。社会保险社会保险是指国家通过立法强制实行的，由劳动者、企业（雇主）或社区、以及国家三方共同筹资，建立保险基金，对劳动者因年老、工伤、疾病、生育、残废、失业、死亡等原因丧失劳动能力或暂时失去工作时，给予劳动者本人或供养直系亲属物质帮助的一种社会保障制度。它具有保障劳动者基本生活、维护社会安定和促进经济发展的作用。其具有如下特征：1、保障性：指保障劳动者的基本生活。2、普遍性：社会保险覆盖所有社会劳动者。3、互助性：利用参加保险者的合力，帮助某个遇到风险的人，互相互济，满足急需。4、强制性：由国家立法限定，强制用人单位和职工参加。5、福利性：社会保险是一种政府行为，不以盈利为目的。商业保险与社会保险的区别：1、性质不同：社会保险具有保障性，不以盈利为目的；商业保险具有经营性，以追求经济效益为目的。2、建立基础不同：社会保险建立在劳动关系基础上，只要形成了劳动关系，用人单位就必须为职工办理社会保险；商业保险自愿投保，以合同契约形式确立双方权利义务关系。3、管理体制不同：社会保险由政府职能部门管理；商业保险由企业性质的保险公司经营管理。4、对象不同：参加社会保险的对象是劳动者，其范围由法律规定，受资格条件的限制；商业保险的对象是自然人，投保人一般不受限制，只要自愿投保并愿意履行合同条款即可。5、保障范围不同：社会保险解决绝大多数劳动者的生活保障；商业保险只解决一部分投保人的问题。6、资金来源不同：社会保险的资金由国家、企业、个人三方面分担；商业保险的资金只有投保人保费的单一来源。7、待遇计发不同：社会保险的待遇给付原则是保障劳动者基本生活，保险待遇一般采取按月支付形式，并随社会平均工资增长每年调整；商业保险则按“多头多保，少投少保，不投不保”的原则确定理赔标准。8、时间性不同：社会保险是国家稳定的、连续性的制度；商业保险是一次性、短期的企业行为。9、法律基础不同：社会保险由劳动法及其配套编辑本段现代意义的“策划”现代意义的“策划”可以理解为借助一定的信息素材，为达到特定的目的、目标而进行设计、策划，以为具体的可操作性行为提供创意、思路、方法与对策。策划就是一种策略、筹划、谋划或者计划、打算、它是为个人、企业、组织机构为了达到一定的目的，充分调查市场环境、以及相关联的环境的基础之上，遵循一定的方法或者规则对未来即将发生的事情，进行系统、周密、科学地预测并制定科学的可行性的策划方案，同时在发展中不断地调整以适应环境的变化，从而制定切合实际情况的科学的方案就叫做策划。综上所述策划有以下几个主要的特点：第一、策划的本质一种思维智慧的结晶。第二、策划具有目的性，不论什么策划方案，都是有一定的目的，不然策划就没意义了。第三、策划具有前瞻性、预测性，策划是人们在一定思考以及调查的基础之上进行的科学的预测、因此具有一定的前瞻性。第四、策划具有一定的不确定性、风险性。策划既然是一种预测或者筹划就一定具有不确定性或者风险。第五、策划具有一定的科学性。策划是人们在调查的基础之上、进行总结、科学的预测，策划不是一种突然的想法、或者突发奇想的方法、它是建立在科学的基础之上进行的预测、筹划。第六、策划具有科学的创意，策划是人们思维智慧的结晶，策划是一种思维的革新、具有创意的策划，才是真正的策划，策划的灵魂就是创意。第七、策划具有可操作性，这是策划方案的前提，如果一个策划连最基本的可操作性就没有，那么这个策划方案，再有创意、再好也是一个失败的策划方案。发展观念：从用户和市场需求入手，逐步认识、掌握及运用行业发展规律，推行“知本运营(人力资源)战略”、“资本运营战略”、“资讯运营战略”及“创新+速度”战略，高速成长，非线性发展。经营策略：通过用户评判、以提高用户为主导来树立企业品牌；通过对外拓展，标准化运营模式，大幅度扩展、巩固设计市场份额；通过开放式、多方位的合作形式，建立、丰富工作室的人力资源队伍。工作风气：宽厚、专业、创新、高效。营销策划的方法营销策划是对营销活动的设计与计划，而营销活动是企业的市场开拓活动，它贯穿于企业经营管理过程。因此，凡是涉及市场开拓的企业经营活动都是营销策划的内容。

1．点子方法什么是点子？从现代营销角度来说，点子是指有丰富市场经验的营销策划人员经过深思熟虑，为营销方案的具体实施所想出的主意与方法。

2．创意方法创意是指在市场调研前提下，以市场策略为依据，经过独特的心智训练后，有意识地运用新的方法组合旧的要素的过程。

3．谋略方法谋略是关于某项事物、事情的决策和领导实施方案。编辑本段非策划的含义非策划是相对于策划提出的一个策划思想.著名策划人兰何水生认为，策划人不能把自己禁锢在策划里头寻死觅活，策划人的高境界应该是超脱，超脱于策划理论技能之外，利用其他专业行业的知识解决策划内部的问题及与其他策划的较量，好比说，策划是正派武功，非策划是邪门歪道，策划人首先是敢于突破创新的人，沾一点、学一点甚至全用邪门歪道解决策划问题首先使得你看问题的视角和解决问题的方法更宽广，此外你的非策划必然让对手琢磨不透更易取胜。编辑本段概念及延伸概述有人问什么是策划。做某件事的逻辑顺序就是策划，也称作创意策划。简单的策划，也可以说是想法、创意、点子。比如某人要喝水，先要打井，要先勘测哪块地方打下去会