单位会计电算化的日常管理

精品文档-下载后可编辑单位会计电算化的日常管理一、单位电算化维护管理

会计电算化的系统维护是软件系统运行过程中最为重要、又最费时的工作，单位财务部门应加强对维护工作的管理，以保证硬件、软件的故障及时得到排除，保证会计电算化系统安全、有效、正常地运行。会计电算化的维护管理包括软件系统硬件和软件的维护管理。

1.硬件维护管理

系统硬件的维护工作大部分由计算机销售厂家进行，使用单位往往只进行一些小的维护工作，主要包括以下内容。一是要定期进行计算机等硬件设备的检查，并作好检查记录。在系统运行过程中，如出现计算机硬件故障，要及时对出现的故障进行详细的分析，并作好详细的故障记录。二是财务部门在设备需要更新、扩充、修复后，由相关部门系统管理员与系统维护员共同研究决定，并由相关的系统维护人员实施安装和调试工作。

2.电算化软件维护管理

电算化系统软件维护可分为电算化软件操作性维护与电算化软件程序维护两种。一是电算化软件操作性维护。电算化软件操作性维护主要是利用财务软件的各种自定义功能来修改软件，以便适应会计核算工作中的变化，例如会计业务需要新增加会计科目时，操作员可以利用会计软件中的有关功能增加新的会计科目。二是电算化软件程序维护。电算化软件程序维护主要指维护需要修改程序的各项工作，包括给予软件正确性的维护，完善性的维护和适应性的维护。

二、单位电算化病毒管理

单位电算化病毒管理主要是采取预防措施，防止病毒进入系统。一旦染上病毒，要有消除病毒的办法。因为财务部门的数据可以说是一个单位的核心机密数据，一旦遭到病毒的侵入，后果将不堪设想，所以单位电算化的病毒管理工作就显得尤为重要。笔者认为，可以从以下几个方面进行管理。一是在单位电算化系统用机上安装防病毒软件卡或防病毒程序。比如像航天信息公司开发的安全隔离卡对数据保护就能起到显著的作用，这些软件驻留内存，监护计算机的运行，一旦发现病毒侵犯就会发出鸣叫声，通知用户及时用杀毒软件消除病毒，同时阻止病毒的蔓延和扩散。二是计算机操作人员应经常对计算机的硬盘和U盘及移动硬盘进行病毒检测，不在计算机上使用带有病毒的U盘，尽量保证财务部门机房少用甚至不用U盘。尤其是服务器上，应该禁止使用任何带有病毒可能性的存储介质。三是禁止在财务部门计算机上使用来历不明、情况不明的软盘，绝对禁止将游戏盘插入计算机，在财务部门计算机上玩游戏。四是制定使用备份U盘的制度，重要的内容都要做备份盘，外出工作时使用备份盘，即使备份软盘被染上病毒也可以将其格式化后再备份。并在U盘上注明保存的各项信息。

三、单位电算化机房管理

单位电算化机房管理的目的主要是给财务部门创造—个良好的工作环境，可以集中办公，并保护好计算机设备，防止非工作人员及非法人员进入机房，可以有效地保护机房的设备、计算机内的程序与数据的安全，主要是通过单位财务部门制定和实施机房管理制度来实现的。单位电算化机房管理制度可以通过以下制度来实施。一是建立对财务部门机房设备进行经常性检查和定期维护保养的规度，对计算机的运行情况及维修情况进行记录。二是对进入财务部门机房的人员进行严格资格审查。除系统管理员和财务部门相应操作人员及经过批准的人员外，其他人员严禁进入机房，系统维护员不得一人单独留在机房。三是财务部机房内的各种环境要求，如环境设备的管理要求、卫生要求、防水要求、防静电要求、等；机房中禁止的行为，如吸烟等。四是各种配套设备、材料及外来U盘及移动碣硬盘进入财务部门机房的管理要求。五是相应的规章制度制订成牌子挂在财务部机房醒目的位置。

四、单位电算化档案管理

单位电算化的档案管理是指单位财务部门对会计电算化系统内各类文档资料的建立存档、安全保管和保密工作。会计电算化档案管理也是通过制定和实施有关制度来实现的，主要体现在以下几个方面。一是单位财务部门应制定各种文档存档、保存期限及期满销毁的手续制度。例如，打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签名盖章才能存档保管，保管期限按《会计档案管理办法》的有关规定执行。一般是5－10年的期限。二是单位财务会计软件的保密措施。—般商业化会计软件都有加密措施，单位自行开发的软件的保密尤为重要，要制定调阅的权限、调阅的审批手续，设立调阅源程序及开发文档资料的登记册，记录调阅的时间、内容和目的等。三是单位财务会计档案的保管应实行权限分割制度。会计电算化系统的操作人员和软件相应程序开发设计人员不能兼任会计档案的保管工作。

五、财务管理

财务管理主要是控制计算机的使用、人员编制、各种材料动力的消耗，在保质保量完成工作的前提